抗击新冠肺炎疫情下流动人员档案管理策略研究

2022.06.14

薛晓鹏

摘要：新冠肺炎疫情暴发以来，大量流动人口的流动，导致疫情的扩散。对流动人员档案管理策略的研究有利于疫情的科学防控。本文阐释了新冠肺炎疫情下流动人员档案管理的意义，分析了其存在的问题，从规范流动人员档案的收集工作、管理体制、信息化建设和服务工作提出具體建议。

关键词：新冠肺炎;流动人员;档案管理;档案收集;信息化建设

在新冠肺炎疫情防控工作中，由于大量的流动人口导致的疫情扩散暴露了我国流动人员人事档案管理存在的不足。进一步做好流动人员档案管理工作，能够全面掌握流动人员的分布、数量、流向等信息，对国家掌控流动人员整体情况、提高科学防控手段和减轻疫情的扩散具有现实意义。

1 流动人员档案管理中存在的问题

1.1 流动人员档案归档缺乏完整性。流动人员档案在收集工作时，往往存在归档缺乏完整性的问题。主要表现在档案信息存放分散、管理混乱，收集工作不主动及时，电子材料不能跨单位共享导致纸质材料不全等。[1]

1.2 流动人员档案管理机构混乱，之间缺乏联系。流动人员人事档案管理应实行集中统一、归口管理的管理体制。其主管部门应是县级以上（含县级）人民政府的人力资源社会保障部门，其他单位未经授权不得管理流动人员的人事档案。

目前来看，我国流动人员档案管理出现了“多头管理、政出多门”的局面。管理机构主要有公共就业机构、人才服务机构、人力资源社会保障部门授权的单位和没有档案管理权限的用人单位。这些管理机构由于整理标准不一，导致流动人员档案管理秩序混乱，形成了多头无序的管理局面。同时，各个管理机构之间的缺乏联系，工作上没有来往、各自独立管理流动人员档案，这样不利于对流动人员档案的全面了解与动态把握。特别是跨地区流动人员的人事档案，需要一个省份到另一个省份对接，所以管理机构的混乱局面使跨地区流动人员人事档案管理更加无序。

1.3 流动人员档案信息化水平不高。目前来看，我国流动人员档案管理信息化水平较低。流动人员档案管理的信息化水平直接影响的就是服务水平和服务质量，具体表现在由于流动人员档案管理机构没有自己独立的网站，导致流动人员在办理人事档案的接收、传递和查阅等服务时，不能通过网上异地查询、网上办理、网上预审等网上办事平台来方便快捷地办理人事档案相关工作。流动人员在利用档案时，须反复多次奔波于人才服务机构，制约了流动人员档案的接收与传递工作。

1.4 流动人员档案管理服务水平低。目前来看，我国各地区流动人员档案管理服务工作还存在很多问题。各省级人力资源社会保障部门没有根据当前辖区内流动人员档案管理服务机构的现状建立科学合理的档案管理服务体系，各地区对流动人员档案管理服务知识的宣传工作有待提高，在档案材料的收集、传递、保管等环节中没有做到全程把关和严格制度，流动人员人事档案在传递过程中还存在渠道不畅通。各地区应根据《关于简化优化流动人员人事档案管理服务的通知》要求，进一步地优化流动人员人事档案管理服务工作。[2]

2 流动人员档案管理方法的策略

2.1 规范流动人员档案的收集，使其归档内容完整。流动人员档案管理部门应通过各种渠道将流动人员所形成的分散的档案材料集中，进行统一保管。

流动人员人事档案管理部门应按照有关收集标准与规范，建立人事档案材料收集归档的机制，制作流动人员人事档案材料。流动人员档案管理部门应及时掌握形成人事档案的材料，主动地向档案形成部门和其他有关方面收集流动人员人事档案，从而维护流动人员档案的成套性。

流动人员档案材料来源广泛，有组织形成的，也有个人形成的，在收集时我们应采用多种收集途径进行收集。同时，还应采用定时收集、定向收集、追踪收集三种收集方法相结合的方式进行收集，确保各地区流动人员档案管理部门严格审核归档材料，使归档材料手续完备、完整齐全、内容真实、对象明确。

2.2 健全流动人员管理体制，加强部门间的联系。政府人力资源社会保障部门应接受党委组织部门指导与监督，具体由县级以上（含县级）的人才服务部门和公共就业部门或人力资源社会保障部门授权的单位进行管理。其他部门未经授权不能管理流动人员的人事档案。跨地区流动人员人事档案管理部门应由现单位或户籍所在地的人才服务部门和公共就业部门负责。

2.3 提高档案信息化水平，建立大数据共享理念。各级主管部门应大力推进流动人员档案信息化建设，制定并出台流动人员档案信息化建设标准，实现数据向上集中。同时，推进流动人员档案数字化工作，完善统计分析、异地查询、资源共享等功能，为全国跨地区流动人员档案信息管理服务奠定基础。

各地区应建立人力资源社会保障部门内部信息的共享机制，完善流动人员档案信息的互通和数据衔接。[3]针对流动人员档案的复杂性和分散性建立大数据共享理念，通过网络技术对流动人员档案进行全面的收集，运用大数据共享理念进行数据的录入。将流动人员档案转化为电子档案，通过扫描的手段将其转化为数字资源，为建立流动人员档案信息基础数据库做准备。

2.4 完善流动人员档案管理服务工作体系。流动人员档案管理服务工作是人才服务和公共就业的重要内容，各地应完善流动人员档案服务工作体系。

其一，推进流动人员档案管理服务信息公开。其二，促进流动人员档案管理服务便民利民，《关于简化优化流动人员人事档案管理服务的通知》指出：“应简化和进一步优化流动人员人事档案管理服务工作。”[4]取消办理转正定级等手续，畅通人事档案传递渠道。积极推进前台业务办理水平、后台政策的协调，加强异地档案查询服务工作。其三，规范收费行为。各级主管部门应贯彻落实取消流动人才集体户口管理服务费和档案收费的决定，将流动人员档案管理这一基本服务相关经费纳入到财政预算当中。杜绝以流动人员档案为载体的隐性收费和捆绑收费行为，从而保障流动人员人事档案管理服务工作的正常开展。