境外投资项目“三维四层”档案管理体系的构建与实施
刘凯 王洋
摘要：境外档案管理是高质量开展境外业务和投资建设项目的一项基础性工作，也是推进境外企业合法合规、降低风险、加强内控，维护国家利益和企业权益的根本要求。文章为加强境外档案管理，以投资项目为例提出了“三维四层”的档案管理体系：从“投资项目生命周期维”“档案管理阶段维”“档案类别维”的三个维度和“组织层”“制度层”“管理层”“保障层”的四个层次，为境外企业系统化开展档案工作构建完整的管理对象，以期为境外档案工作的规范化管理提供借鉴。
关键词：境外投资项目 境外档案 档案管理 档案管理体系
“一带一路”倡议为中国企业“走出去”设立企业、承担项目带来了前所未有的机遇。随着境外投资版图的快速拓展及国际化经营的迅猛发展，随之产生的档案数量呈几何倍数增长，档案来源越来越复杂、内容越来越丰富、形式种类越来越多样，加强境外档案管理的重要性及紧迫性日益凸显。如何立足于境外项目档案的差异性、特殊性，系统性地做好境外档案管理，是档案工作者面临的新挑战。本文从工作实践的角度总结规律，以境外投资项目为例提出“三维四层”的档案管理体系，旨在为加强境外档案管理提供思路，为做好境外档案工作添砖加瓦。
一、境外投资项目“三维四层”档案管理体系构建与实施的背景
（一）服务企业生产经营，保障境外投资高质量发展的需要
构建有效的档案馆管理体系，通过查证、参考、利用档案信息，能有效保障境外投资项目的高质量发展。在项目开发期、建设期和运营期，档案为项目科学决策、履约管理、运行维护等提供可靠依据；在项目出售转让、股权调整、移交等资产处置活动中，档案作为项目资产的重要组成部分，可以充分证明项目质量的符合性、各项技术的先进性等，有效维护资本保值增值。
（二）满足风险内控要求，维护境外投资合法权益的需要
境外投资面临风险纷繁复杂，对企业内控、风险、合规管理提出了较高要求。档案能直接记录和证明企业各项境外投资业务的合法性、合规性，国内及所在国的审计、检查及资产监管需要真实、完整、准确的档案作为“可追溯”“可验证”的重要工具。同时，档案作为原始凭证，是法律诉讼、争端处理、权属确认等活动的重要凭据，可以有效维护企业权益。
（三）适应境外档案特点，提升境外档案管理水平的需要
处于境外动荡政治环境、复杂法律环境、多元文化环境、偏远地理环境的同时，境外档案管理也面临着制度不健全、基础配套设施不全、专业人员缺乏、工作条件差等诸多不利因素。由于缺乏成熟的模式和经验，企业面临着境外档案失控导致资产损失、商业秘密外泄的风险，境外档案管理亟须加强。
二、境外投资项目“三维四层”档案管理体系的构建
笔者在总结境外投资项目档案管理规律和特点的基础上，明确境外档案管理工作目标和主线，从而构建出“三维四层”的管理体系，如图1所示。
所谓“三维”是指以“档案管理阶段”为X轴、“档案类别”为Y轴、“投资项目生命周期”为Z轴架构的三维坐标。“档案管理阶段维”分为创建、收集、整理、归档、保管、利用、處置七个阶段。“档案类别维”包括文书档案、会计档案、项目档案、合同档案、科研档案、设备档案、特介档案等。“投资项目生命周期维”分为项目开发、融资、建设、运营、移交五个阶段。通过“三维”模型能够直观展示境外投资项目档案业务工作内容，为系统化开展境外档案管理定义了完整的管理对象和框架。
所谓“四层”是指围绕“三维”境外档案业务框架，实施组织层、制度层、管理层、保障层的“四层”档案管控体系。“组织层”通过顶层设计，建立“两级平台，三级管控”（国内公司总部、境外项目公司两级档案管理平台，实现国内公司总部对总部各部门及境外项目公司、境外项目公司对其各部门及承包商、各承包商对分包商三级管控）的组织体系；“制度层”通过编制制度范本，健全“所在国优先”的境外档案管理制度体系；“管理层”通过实施全程管理，确保境外档案管理“四个全覆盖”（项目阶段全覆盖、档案类型全覆盖、档案业务流程全覆盖、项目参与方全覆盖）；“保障层”通过采取保障措施，实现档案管理体系有效落地。
通过在国内总部、境外项目公司实施档案信息系统建设，将“三维四层”管理体系的管理内容、主要流程嵌入到信息系统，促进境外项目档案实现规范、高效的管理。
三、境外投资项目“三维四层”档案管理体系的实施
（一）坚持目标引领，明确境外档案管理“五化建设”主线
围绕企业战略方针，明确境外档案工作目标，即建立境外档案全宗，确保各类境外档案收集齐全、系统有效、安全保管、开发利用，实现档案信息资源的集成和共享，为企业境外投资和生产运营提供系统有效的档案信息服务。为实现这一目标，应明确境外档案管理工作主线，做到持续探索境外档案管理规律，推进“五化建设”，即管理制度化、业务流程化、工作标准化、管理信息化、价值最大化。
（二）做好顶层设计，建立“两级平台，三级管控”的组织体系
应建立起“两级平台，三级管控”的境外档案管理组织体系，如图2所示。在国内公司总部、境外项目公司两个层面，搭建两级档案管理工作平台，形成三级管控体系。在公司总部成立档案工作领导小组，档案工作领导小组下设办公室，制定实施境外档案工作发展规划，建立管理体制和工作制度，组织境外档案检查、指导、考核、培训和验收等活动。境外项目公司以投资方为引领，组织成立项目档案工作领导小组。领导小组主要负责建立健全本单位档案管理体制和工作机制，做好境外档案的收集、保管、统计、利用及鉴定处置等工作。此外，投资方应要求主要承包商建立对其国内外分包商档案管理的管控体系，以落实其档案管理要求。
（三）编制制度范本，健全“所在国优先”境外档案管理制度体系
为推进境外项目公司尽快建立健全档案管理制度体系，国内总部在制定总部境外档案管理制度体系的同时，应组织编制一套境外项目公司档案管理制度范本。境外项目公司在“所在国优先”的原则下，在制度范本的基础上适应性地修订，快速建立项目公司档案管理制度体系，使各类型境外档案的形成、收集、整编、利用等工作都有章可循。
（四）实施全程管理，确保境外档案管理“四个全覆盖”
将档案工作纳入项目全生命周期管理，以实现“项目阶段全覆盖、档案类型全覆盖、档案业务流程全覆盖、项目参与方全覆盖”。
1.以档案专项验收为导向，加强境外项目档案管控。如图3所示，实施以档案专项验收为导向的境外项目档案管理，坚持“事先介入、事中控制、事后验收”，确保项目档案的完整、准确、系统、规范。
（1）事先介入。一是在法律环境尽职调查中关注东道国是否有档案管理相关法律条款，加强对法律风险的防范。二是档案人员参与合同审查，重点审查档案章节和条款，保证档案条款的完整性、适用性。同时，在合同中将档案管理纳入履约考核，作为合同款支付的前置条件。
（2）事中控制。公司总部实施“三个纳入”：纳入对境外项目公司的年度经营业绩考核及对总部各部门的年度考核，与奖励系数挂钩；纳入对境外项目公司的检查、审计事项，检查重点档案的归档情况；纳入公司评优奖励体系。境外项目公司实施“六项措施”：召开档案工作专项会议，部署重点任务；制定档案工作计划，落实管理责任；依托档案工作领导小组，建立定期协调会议机制；定期开展专项检查，实施闭环管理；开展档案管理考核；组织有针对性的业务培训。
（3）事后验收。将档案专项验收作为境外投资项目竣工验收的前置条件，通过档案专项验收巩固“事先介入、事中控制”的实施效果。
2.緊抓关键节点交接，保证无缝衔接。针对境外投资项目周期长、国内外参与方多、档案来源和内容广泛、档案运动路径复杂等情况，将控制关键节点交接作为落实境外档案全程管理的切入点和突破口，设置投资阶段向建设阶段交接、建设阶段向运营阶段交接、运营阶段向东道国政府或收购方交接、参建单位向项目公司交接、运维单位向项目公司交接、项目公司业务部门向档案部门交接等六个关键节点。
3.制定管控关键要素，落实清单式管理。制定“三大类、十二项”境外投资项目档案管理关键要素，紧抓“要素管控”，指导境外档案全过程管理，如图4所示。
（五）采取保障措施，实现境外档案管理体系有效落地
1.坚持人员培养，加强队伍建设。加强总部档案人员配置，境外项目档案管理专职人员优先选择具有档案专业背景或具备丰富经验、认同企业价值观、忠诚可靠的人员；兼职人员要以档案工作为主要工作内容，同时综合考虑其他工作需求进行选聘。应为境外档案人员参加继续教育、职称评定创造条件，鼓励档案人员参与所在国档案工作者学、协会组织。
2.坚持经费投入，提供物质保障。将档案业务经费列入年度经费预算。根据项目实际建立档案库房，配置设备设施及档案装具，确保档案安全保管。
3.坚持培训宣传，强化全员意识。在员工入职或外派前，将境外档案管理的相关要求纳入培训内容，提升境外业务人员的档案意识和技能。组织开展多种形式的档案宣传工作，提升领导层、业务人员的档案证据、资产和风险意识。
4.坚持复盘创新，实现螺旋上升。对重点项目、工作节点进行复盘，找出境外档案管理的亮点及不足，分析问题及其产生原因，及时总结经验并改进应用。
（六）建设信息系统，提升境外档案管理信息化水平
积极应对信息技术广泛应用给境外档案管理带来的机遇。在项目管理信息化系统（PRP）中开发文档管理模块，实现文件的分类、上传、版本控制、查询及归档管理。推进境外项目开发部署档案管理信息系统并与业务系统建立接口，适当简化系统功能，简化系统操作，增强系统兼容性及备份，实现资源数字化、服务网络化，确保境外档案信息资源的有效利用。
*本文系国家档案局2019年科技项目“‘一带一路倡议下中央企业境外档案管理研究”（批准号：2019-R-15）成果之一。
参考文献：
[1]陈慧，罗慧玉，王晓晓，等.境外工程档案标准化管理规范探究[J].北京档案，2020（9）：10-14.
[2]王强，唐振华.关于境外档案工作“以人为主”管理策略的思考：以中国石油境外档案工作现实为例[J].北京档案，2012（1）：17-18.
[3]蔡盈芳.《企业境外档案管理办法》内容要点[J].中国档案，2019（2）：30-31.
作者单位：1.中国电建集团海外投资有限公司2.中国电力建设集团有限公司
