从知识管理出发创新档案信息资源管理策略
田兵兵
摘要：知识管理和档案信息资源管理在很多方面都有着高度的契合度和耦合性，应用知识管理的方式对档案信息资源进行有效管理，有利于全面优化档案管理工作流程、提升档案知识服务的社会效果。文章在分析知识管理与档案信息资源管理相互关系的基础上，剖析了档案信息资源管理传统模式存在的不足和现实挑战，并提出了应用知识管理优化档案信息资源管理的可行性策略。
关键词：知识管理 档案信息资源管理 档案管理公共服务
作为影响社会发展进程的重要生产要素，知识在社会生产过程中所发挥的作用日益突出。知识管理这一新兴概念诞生于20世纪90年代，知识管理实现了从海量无序信息到有序数字化知识的加工和转换。创新档案管理体系，对有效发挥信息资源的价值具有重大的现实意义和深远的历史影响。将知识管理应用至档案信息资源获取、加工、存储、利用等方面，对解决档案信息资源管理面临的现实挑戰、挖掘“沉睡”的数据信息、实现档案信息资源价值的最大化具有重大的意义。
一、知识管理与档案信息资源管理的关系
对于以原始信息为主要管理对象的档案学领域而言，知识管理自诞生以来就与其有着非常高的契合度和耦合性。知识管理在档案学领域的应用和研究，与该学科的发展进程大体一致，两者存在着密不可分的联系。
（一）档案信息资源是知识管理的内容来源
从档案信息资源的内容和载体特征来看，一方面，档案信息资源内容来源于人类社会活动的原始记录，根植于历史，服务现代，面向未来。在不同的时代，档案信息的解读空间和应用价值均呈现出多元化、差异化的基本特征。另一方面，信息技术的快速发展带动了档案载体的变迁，由甲骨、泥版、金石、竹简、木简、纸张等传统文书，逐步演变到胶片、光盘等电子文档，反映了各自所处时代的社会发展水平，让信息资源价值的解读和利用有了更多的可能性。
知识管理是以理念、内容和技术为客体的，档案信息资源能为其提供丰富的内容以作为管理活动的主要目标和重点支撑。在人类社会的漫长发展历程中，档案学领域积累了丰富的信息资源。将知识管理引入档案信息资源的管理过程，有利于不断调整、优化档案部门的管理职能，为政府部门提供决策依据，以适应档案信息资源开发利用的社会需求变化。
（二）档案信息资源管理优化以知识管理为必然指向
档案是文明社会的产物，记载着人类社会发展进步的轨迹和历程，其信息资源来源于实践、应用于实践，具有极高的社会价值和历史价值。在现代信息技术和知识经济的共同作用下，档案信息资源管理呈现出崭新的发展局面。知识管理和档案信息资源管理在内容、方式、原则、目标等方面，呈现出诸多的共性特征：两者均以信息资源为管理对象，通过内容获取、资源整理、开发应用、保存管理等环节，不断挖掘知识内容和信息资源的应用价值。档案信息资源管理的基础内容和发展规律决定了引入知识管理这一研究视野，是优化档案管理方式、提升发展水平、挖掘资源价值的必由之路。
二、档案信息资源管理传统模式面临的挑战
加快推进知识管理学科对档案信息资源管理传统模式的优化和改造，是顺应知识经济时代发展趋势和社会公共需求变化的必然要求，而当前，档案信息资源管理传统模式仍面临着一系列挑战。
（一）档案管理技术的现代化变革挑战
随着时代进步和技术的不断发展，档案管理必将走向现代化，这进一步要求档案信息资源管理的各个环节必须适应外部条件和内部革新的变化形势，推动档案信息资源管理向知识化、信息化、高效化、现代化的转变。不同于高度依赖人工操作的传统档案管理，现代档案管理活动主要受到信息手段和网络的深入影响而发生改变。档案基础设施对信息技术的适应和支持，是促进档案管理现代化转型的重要前提。但部分档案部门的既有技术基础设施和条件，还无法完全适应档案信息资源现代化管理的需求，还存在网络硬件设施落后、电信设备更新迟缓、办公自动化水平较低、技术手段应用不足、信息化水平不高等现实问题。
（二）“重管理、轻开发”的观念意识转型挑战
在信息化时代，网络信息资源数量呈爆炸式增长，对档案管理和开发利用提出了新的挑战。然而，海量信息中并非所有资源都符合社会发展及开发利用的需求，这就要求档案管理主体在开展科学、系统的管理工作的同时，加快传统管理理念的转变，要具备利用信息技术手段进行基础分析研判的能力，以有效发挥档案信息资源的价值。在实际工作中，部分档案工作者未能及时适应档案管理的新形势和新变化，仍习惯于传统档案“重保管、轻利用”的固有模式，缺乏主动创新和服务意识，在档案的开发利用过程中处于被动状态，对社会需求变化缺乏足够的了解，服务内容和服务模式相对单一，导致档案信息资源价值的利用率不甚理想。
（三）档案管理模式的转型挑战
信息技术和网络通信的发展为传统档案存储形式、管理手段的变革提供了新的机遇。传统档案以纸质文本载体为主，常规利用方式主要为档案查阅、复印与外借、开具证明、信息咨询等。当今，相对于档案室纸质信息查询模式，人们更习惯和倾向于直接通过网络获取档案信息的模式。社会对纸质档案的利用和依赖程度整体呈下降趋势，这对档案管理模式提出了更高要求，需要重新构建与之相适应的档案管理模式，以行之有效的信息化基础工程建设，为档案管理的优化升级提供基本支撑。
三、基于知识管理的档案信息资源管理优化路径
知识管理是对知识要素的新型管理思潮和方式方法，它充分回应了知识经济时代提出的新挑战，将其运用于档案信息资源管理之中，能够有效提升档案信息的处理和传递效率，提高信息资源配置、共享的成效，进而能够以更加丰富多元的方式充分挖掘和利用档案信息资源的潜在价值。
（一）优化档案知识库
档案知识库存储和管理着海量信息资源，其构建需要以技术、管理和内容为重点支撑，以丰富的信息资源为核心依托，这要求档案管理主体必须根据信息资源的知识属性特征，应用知识管理手段对其进行编研。档案知识库涉及的学科领域和要素种类繁多，分类方法灵活多样，其整理者和研究者可依托知识库的支持环境、档案编研专业方法、有效工具和系统模型，通过搜集和确定公共需求，搜集与检索档案信息资源，分析和集成档案知识库框架结构，对档案知识库进行编研、归档和开发利用。这样，既可依托既有档案数据库进行升级建设，又可依据不同信息资源的知识属性重新配置和构建。同时，应充分考虑目标受众的实际需求和便捷应用，以实现知识库信息资源价值的最大化。
（二）推动档案资源共享
知识管理以共享性为重要特征。部分档案封闭的管理状况与知识管理存在一定程度的现实冲突，这就要求档案管理主体必须打破信息资源共享的桎梏，使不同社会主体能够公平共享档案信息资源。从具体实践路径上看，可以以馆际合作与资源共享为重点突破口，打通不同档案机构之间的交流、互通和协作渠道，让不同机构、平台、地域的档案知识充分流动起来。当前，大部分档案管理机构均已具备基础的信息技术条件，这为开展档案信息资源跨机构流通共享奠定了基础。为构建高效的信息资源共享平台，各档案管理机构应提前梳理馆藏资源，按照统一的档案编码标准进行初步维护，进行顶层设计和统一规划。在此基础上，根据互利共赢的原则开展多方合作，对各档案机构所持有的信息资源进行整合，集中提供服务，实现档案信息的公平配置和高效流通。
（三）创新档案服务模式
基于知识管理理念的档案信息资源管理，相较于传统档案管理模式有较大的创新，其工作理念、工作制度和工作方法均发生了相应的变化。档案机构应利用信息资源给社会公众提供服务，充分吸收信息技术的发展成果，采用更智能化的技术，提高档案知识服务的智慧化水平。当前，大数据、云计算等新兴技术已在众多学科领域广泛应用，档案管理也应及时吸收这些技术发展成果，创新服务理念和方式方法，促进档案事业良性发展。对此，档案管理主体应树立服务意识，将满足社会需求作为档案服务工作创新的根本导向，利用智能技术开发档案信息资源，实现传统纸质档案的网络化、信息化、智能化；利用社交媒体构建实时交互平台，通过不断探索、拓展档案信息资源服务的边界，为公众提供更加优质的档案服务。
四、总结
在知识经济时代，传统档案信息资源管理模式已無法完全适应社会发展的需要，亟须注入新鲜血液以保持其学科的活力。因此，应积极吸收知识管理既有研究成果，以知识管理为主要导向，创新档案管理理念和方式方法，引入信息技术手段，激活“沉睡”的信息资源，实现档案信息资源的有效利用、高效流通和公平配置，提升档案服务水平，推动档案事业快速健康发展。
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作者单位：河南省中医院（河南中医药大学第二附属医院）
