浅谈农机档案的收集及整理工作
摘 要：近些年来，我国经济和社会发展，带动了科学技术的不断革新，与此同时农业也紧跟时代发展的步伐，朝着现代化的方向稳步前进，农业机械在农业生产中得到了广泛应用，农业生产效率相比以前得到了大幅度提升。我国作为农业大国，农业发展的好坏直接决定了我国的经济建设情况。农业发展涉及的范围非常广泛，相关的数据也比较繁琐、复杂，因此加强农机档案收集和整体工作十分有必要。分析了农机档案收集和整理的相关内容。
關键词：农机档案;收集;整理
DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.008
档案详细记录了不同部门各项工作开展的具体情况，其作用主要可以表现在这几个方面：指挥单位正常工作的可靠依据;帮助领导决策的得力工具;澄清内部是非的重要依据。农机化工作现如今得到了人们的广泛关注，在农机档案管理中加强对数据以及资料的收集、记录，能够进一步促进新技术和新设备的推广与应用。收集的对象主要是农机主管部门办理完毕、立卷归档的文件。收集工作搞不好，文件归档不齐全、不完整，就不便于利用。
1 加强农机档案管理对推进农机化进程的作用
就目前我国科学技术和农业发展的现状来看，农业机械化的普及范围越来越广泛，农业档案是农业机械化发展中的基础环节，对农业机械档案实行规范化管理有着重要作用。农业机械档案在农机便民服务工作的开展、农业机械化新技术的创新和开发、农业机械新工具的利用以及未来发展中都起着至关重要的作用。
近些年我国经济的不断发展以及农业机械化生产水平的提升导致农业档案数量也在增多，档案管理工作任务也来越繁重，对农机档案管理的要求也更为严格。这就需要有关部门强化对农机档案的管理力度，推动我国农机化进程，以这种方式来推动我国农业朝着现代化方向发展。
2 农机档案的收集
农业机械档案主要是通过文字、图片的方式，详细记录农业机械部门的日常工作，并将其完好保存，方便日后查找和阅读。不仅如此，就目前我国农机档案管理的实际情况来看，还有完整的体系作为依据和支撑，将档案记录的要求、格式一一列出，档案管理人员必须严格按照标准进行数据、信息的收集和整理，在保证工作质量的同时，提升工作效率，推动我国农业机械的发展。
2.1 农业机械档案收集的要求
对于档案员而言在收集和接受相关工作中需要时刻保持着认真负责的态度，减少工作的失误，建议采用验收制的方法进行收集;农业机械主管部门需要建立完善的奖惩制度，一旦工作人员在档案管理过程中出现了态度懈怠、缺乏责任意识的现象，就需要进行严厉的惩罚;与此同时，针对表现优异的工作人员可以给予适当地物质奖励和精神奖励。对于档案馆而言，在进行收集工作的时候需要提前通知保存机关，在农机档案的内容上把好关，保证内容的真实性和规范性。
2.2 收集的范围
农业机械收集的范围主要有以下几个方面：
1）各农机业务主管部门所保存的重要资料，如农业机械化文件、农机购置补贴“一户一档”资料、农机牌证管理资料等。这里重要的农机化档案指的是一些定期卷和永久卷，档案馆在接受时需要保证一定的及时性。
2）收集的手续。保证手续的完整性和有效性是农业机械化档案收集工作质量提升的前提，这样一来对于档案室和相关人员都受益，在进行统计工作和查询资料去向都能够有迹可循。在收集工作的手续方面主要包含以下两点：第一是清点相关档案室应该在定期卷和永久卷上根据年度案卷目标来进行相关清点工作，同时还需要和验收相配合，将案卷按卷一个一个清点，核对案卷标题是否存在错误。正是由于案卷本身的重要性和机密性，因此当清点工作出现差错的时候，很有可能会带来重大的损失。第二是立据，这一项指的是档案员在进行收集农机档案时需要进行收据开具，并且还需要保留对应的存根。
3 农机档案整理的分类及内容
并不是所有收集到的农业机械档案都需要进行归档和整理，要根据级别、年份，有针对性的整理出有价值的档案进行归档处理。农机档案分类的时候首先要有清楚的界限，没有交叉重叠;分类的原则要坚持统一，同时还要根据本单位的档案特点，灵活运用分类的方法;在档案分类的过程中要遵循连续性的原则，对档案分类要按照统一的标准进行，同时也要选择正确的分类方式，在前后衔接上做到统一。
3.1 农机购置补贴档案
第一、农机购置补贴策略，主要是指农业机械补贴资金应用管理条例、补贴实践方法、工作实践计划、农机购置补贴主体信息以及地方政府进行的政策社会宣传内容、设备购买资料等，农机购置补贴实际应用情况、资源应用情况反馈等方面，均是农机购置补贴档案政策条件的代表形式。第二、农机购置补贴帐目档案信息。即农机购置补贴资金申报记录、农机购置补贴购买账目汇总表、农机购置合作合同等。就是与应用资金之间有密切联系的档案内容。
3.2 农机监理档案
首先，要保持农业机械档案和驾驶员档案的一致性，从而方便档案管理人员建档。驾驶员在为其机动车进行登记时，要确保驾驶证号正确无误，并将行驶证号填在驾驶员登记表上。如果驾驶员没有驾驶证，则不予发牌照;如果驾驶员没有行驶证，不核发实习驾驶证。从源头上杜绝出现有证无车、有车无证的不正常情况，尽可能减少工作中的失误;其次，机动车档案、驾驶员档案以及事故档案三者的编号和目录编制应该保持高度一致。人、车、事故档案应归位统一类别，并且要做到对应。与此同时，要以不同地区的编号作为编排，驾驶员、机动车和事故档案三类都要以不同的代号编排。第三、纸质与电子文档相结合。实行有效的档案管理，应坚持传统（纸质）档案与新式（电子）档案的有机承接。一方面，对传统档案进行分类规划，该部分所对应的农机设备包括拖拉机、收割机等。实际操作时，可以借助电子化信息整合渠道，逐步对所有农机档案信息进行电子化输入，构建电子版本的电子档案体系，这样后续进行农机资源应用时，也就能够实现高效率的档案查找、管理了。另一方面，以拖拉机为代表的传统农机记录档案信息，应按照地区、实际购买商家、驾驶员等方面的信息，统一规范进行信息统计，并归总进行纸质档案收集。
4 农机档案管理推进农机化进程的有效措施
通过农机档案管理推进我国农机化进程，主要可以从这几个方面出发：1）完善农机档案工作机制。为了确保档案信息的真实准确，有关部门要建立完善的工作机制，严格落实各项档案管理工作;2）提升档案管理人员素质。要提升管理人员的政治素养以及专业技能，档案管理人员自身也要做到与时俱进，转变传统档案管理理念;3）改善档案管理工作环境。不管是在硬件设施还是软件上，都要进行革新，确保基础设施的完整性，避免火灾、受潮等不利因素对档案造成的损失;4）加强档案开发利用深度。从某种程度上来看，档案也是一种资源，需要加强对资源的挖掘和使用;5）强化农机社会化服务水平。好做好农机大户的引导工作，提升服务的组织化程度，提升经营服务水平。不仅如此，还要进一步扩大人才队伍，严格按照标准进行农机档案管理工作，加强培养服务意识。
参考文献
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[2]刘亚梅.农机档案信息社会化服务浅述[J].农业开发与装备，2020（07）：29.
[3]姚波.提高农机监理档案规范化管理水平的重要性及措施[J].乡村科技，2020（07）：64-65.
作者简介
李学科（1978-），男，汉族，湖南南县人，本科，初级，研究方向：档案管理
