基于大数据环境下的高校档案信息化建设分析
杨咪咪
摘 要：在传统的高校档案管理工作中存在着对档案管理工作不重视、档案管理缺乏一定制度、管理技术落后等问题。大数据时代的到来，为高校档案管理工作带来了极大便利。大数据是互联网时代发展的产物，广泛应用在生活中的多个行业，它具有数学类型多元化、数据体量大、信息获取速度快等特点，这在很大程度上可以提升高校档案管理的效率。本文通过对高校档案管理的概念、大数据的定义进行阐述，研究分析大数据环境下高校档案信息化建设的意义，并对高校档案建设中存在的问题提出了大数据条件下的解决方案，旨在通过建立大数据条件下的高校档案管理体系，提升高校档案信息化建设水平。
关键词：大数据;高校档案;信息化建设;管理效率
随着信息化技术的不断进步和发展，大数据技术得到越来越广泛地应用。在大数据环境下，充分利用好信息化技术对档案进行管理，可以有效提高管理效率。加快推进高校档案管理与信息化技术相结合，不仅能够在档案管理中捕捉更多的有效信息，实现信息资源的共享，也能为广大师生提供更好的服务质量，促进高校档案信息化建设迈入新的发展阶段。大数据环境下的高校档案信息化建设可以在实行统一化管理的基础上，更利于档案保存，避免出现损坏等问题，为档案管理人员带来诸多便利。
一、高校档案管理概述
高校档案主要是指高校在教学管理、科学研究、党政管理等一系列活动中形成的资源，包括文字、图片、声音、视频等内容，具有非常重要的作用和意义。高校档案管理主要是对高校存在的档案进行记录和保存工作，除此之外，还有对档案信息的系统收集、按要求整理统计等工作。高校档案管理工作具有十分科学规范的要求，需要对学校的档案信息进行标准化管理，从而提升高校档案管理的能力水平。同时，高校档案管理还具有资源结构多元化的特点，能够记载教师的教学和科研成果等方面的重要信息，为学校的发展和对学生的培养起到非常重要的作用。高校档案管理还具有服务性的特点，能够促进社会发展，有利于人才的流动，是市场经济的主要产物之一。
二、大数据环境下的高校档案信息化建设
1.大数据概念
大数据又被称为巨量资料，英文叫做big data。大数据指的是一种在获取、存储、管理、分析方面远远超出传统数据库能力范围的数据集合，具有海量的数据规模、多样的数据类型、快速的数据流转和价值密度低特征，需要使用更强的决策力、洞察发现力和流程优化能力的新处理模式来适应海量、高增长率和多样化的信息资产。大数据技术具有高速性、多样性、真实性等特点，采用分布式计算架构进行处理，能够为我们的工作和生活带来诸多便利。大数据技术中的Hadoop是分布式处理软件框架，能够按位进行数据信息的存储，并且具有很高的扩展性，其处理数据的速度特别快，能够在节点之间动态地移动数据;可为数据进行副本存储，以避免发生存储失败现象，防止数据信息丢失;能够容纳的数据量特别大，从TB级别升级为PB级别，存储数据类型比较多，包括视频、图片、文章、地理位置等;其处理速度特别快，能够通过计算机、平板电脑、手机、物联网等多种形式进行传播;价值密度比较低，在视频监控中，有用的数据为1s，具有一定的安全性。
2.高校档案信息化概念
高校档案信息化指的是利用信息技术进行档案管理，从而完成相关工作。首先，需要对已有档案进行初级信息化，通过相关数字技术，将档案录入到高校档案系统中，通过系统的分类将档案信息进行归类处理。其次，可以实现网络信息共享，通过登陆高校档案信息管理平台进行操作，发掘所需要的档案信息，从而实现高校档案资源共享。最后，高校档案的信息化能够以电子影像技术为支撑，将纸质化的档案转化为电子信息进行管理，为档案管理提供统一的积累、鉴定、归档、查询、应用平台。
3.大数据环境下高校档案信息化的重要意义
高校档案信息化建設符合时代发展特征，在大数据的环境之下，通过信息技术来建立高校档案管理系统，从而实现高校档案管理工作信息化，有效提高信息管理效率。传统意义上的高校档案管理通常是由人工完成，不但工作效率比较低，还会出现工作失误，造成档案信息泄露、档案内容丢失等问题。在大数据的背景下，通过信息化档案管理体系的建设，通过信息技术进行档案的录入、收集、处理、管理、共享等，可以系统化进行高校档案管理工作，有效拓展高校档案的服务范围和服务群体。在档案信息化建设的基础上，提升高校档案的共享性和开放性，通过登陆学校档案共享信息平台查询相关信息，在服务与改进中不断促进高校档案信息化建设和发展。
三、现阶段高校档案管理中存在问题
1.缺乏对档案信息化技术手段支撑
第一，现阶段的高校档案管理人员对大数据条件下的信息化建设工作认识不足，工作中仍倾向于沿用传统的档案管理方法开展高校档案管理工作，缺乏对大数据环境下档案信息化建设的认识和理解。第二，学校对档案管理信息化建设关注度不高。相较于档案建设而言，学校更多的将资金系统性投入到学校教学设施、师资力量建设、人才培养及学科发展规划等方面，容易忽视高校档案管理工作的重要性。第三，高校对档案管理信息化建设的硬件方面投入不足，信息化档案系统对相关的信息化设备、网络建设等方面具有非常严格的要求，只有充足的基础设备技术才能够作为档案管理信息化建设提供强有力的支撑。如一些学校在档案管理中缺乏体系化的数据库、信息处理系统等基础条件建设，导致在高校档案管理信息化建设工作难以取得实质性的效果。第四，需要对档案管理软件进行投资，建立学校档案管理信息平台，这不但能够进行档案信息的录入，还可以实现平台档案资源的查询和共享。
2.缺乏对档案信息化管理制约
高校在档案管理工作中由于缺乏完善的管理制度进行制约，导致工作人员工作效率低下，无法实现正常的管理工作。在高校档案管理工作中，也需要很多部门之间进行协调和配合，才能够更好地完成工作。只有建立相应的档案管理制度机制，才能够更好地进行协调和沟通，提高工作效率。部分档案管理工作人员存在一人兼多职，在完成自己本职工作后，还需要开展高校档案管理工作，容易造成工作人员精力不足，导致工作上的一些失误，同样对档案管理工作造成了很大的影响。一些档案管理工作人员缺乏职业道德素养，工作比较懒散，同样由于缺乏相应的制度进行制约，工作积极性不高的情况时有发生。长此以往，会导致工作人员业务不熟，不但不会进步，反而会倒退，十分不利于信息化条件下高校档案管理工作的创新和进步。
3.缺乏档案专业化管理人员
一些高校档案管理人员没有经过专业的岗位培训就从事相关工作，不了解正确的档案管理步骤和相关知识，档案管理技术比较落后。很多档案管理人员缺乏相应的信息技术知识，无法对相关系统进行正确操作，从而影响高校档案管理信息化建设进程。因此，常常会因为工作处理不熟练、情况不了解而造成失误。很多传统档案管理工作都是以纸质文件为主进行收集、分类和整理、储存，有时这些文件会随着时间的发展而变得字迹模糊或者页面发黄，无法看清档案信息内容。同时，也容易造成档案丢失，在进行档案查找时也极为不便，不但会浪费大量的时间，甚至会无法找到相应文件。大数据环境下的档案管理不只是传统的停留在收集意义上的管档，对档案的利用率很低，主要以对档案的收集、整理一系列归档工作为主，管理档案人员也有限，没有真正认识在大数据条件下档案管理的意义和价值。
21世纪的竞争归根结底是人才竞争，如何培养和建立起高素质的档案人才队伍，为档案信息化建设提供人才和技术支撑，将传统意义上的高校档案管理向信息化、智能化转变，进而推进高校档案信息化建设事业的前进发展。
四、大数据环境下高校档案信息化建设解决方案
1.加强高校档案信息建设进程
在大数据环境下，高校档案管理者要突破自身原有的管理思维，培养一定的创新意识，从而有利于信息化档案体系建设。在开展高校档案信息化建设中，第一步要解决的即是对信息化建设硬件设施采购，包括信息化档案管理工作中需要的计算机系统、数据库、网络中心、网线、扫描仪等，从而为信息化建设提供基础设备。同时，还需要对相关软件进行购买和不断改进和升级，从而为高校档案管理工作提供软件支持。为了更好地提供档案服务，可以在档案信息平台上设置人工查询、在线询问、专题服务等功能，实现高校档案信息化建设的互动性和服务性。
2.完善信息化管理制度
高校应该建立相应的管理制度，对档案管理工作人员进行约束。学校可以制定相关纪律规定，如工作人员在上班时间不许玩手机，不能做一些与工作无关的事情等。学校也可以在办公室内安装摄像头，对工作人员进行监督指导。学校还可以设立一些奖惩措施，当工作人员表现优秀时，可对其进行奖励;反之可对其进行惩罚，从而规范工作人员的行为，有效防止工作人员工作懒散、缺乏敬业精神的现象发生。
3.加强信息化档案人才队伍建设
加强高校档案管理队伍建设，不断提高档案管理工作人员的专业技能和职业道德素养，养成良好的职业习惯。同时，不断招纳先进技术型人才，促进高校档案信息化建设。要牢牢把握住人才是信息化建设的根本，要提高高校档案信息化建设管理水平，必须重视档案管理人才队伍建设。信息化档案从业人员需要具备专业理论知识及时间能力、信息化操作能力，才能真正为基层档案工作提供更加有力的保障。针对档案意识不强、队伍不稳定、整体素质偏低等现状问题，一是加强对档案信息化建设人员的业务培训。建立常态化层级培训制度，有区别地开展档案人员培训。由于从事档案信息化建设的人员业务水平参差不齐，承担的具体业务内容也不尽相同，对人员的培训应该因材施教，有层次、有针对性的开展培训。为长期从事专职档案工作人员提供专业平台培训，加强与其他高校档案管理专家交流，学习借鉴好的工作经验和方式方法。为新入职的档案工作人员提供基本的档案工作培训，建立档案管理基本流程规范，树立起档案意识，熟练掌握基本业务技能。二是鼓励优秀档案人员进行课题研究。高校档案工作人员长期工作在档案事业一线，在日常档案管理工作中积累了丰富的实践工作经验，可以从更紧贴实践的基础上，发现问题、思考问题、研究问题和解决问题。通过加大对一线档案管理人员培养，激发学习工作热情，在研究中不断提升能力素质。同时，在研究中可以加强横向沟通交流，促进高校档案研究发展，解决通用性困难问题。三是稳定高校档案队伍。加强对档案工作的重视程度，保证档案队伍的完整性。提高档案工作任务的工作待遇，重视档案工作人员的工作价值，对具有丰富档案管理经验的“活字典”，要充分激发工作的积极性，保证高校档案信息化建设人才队伍的可持续发展，为档案信息化管理提供充足的人才和智力支撑。
4.建立大数据时代高校档案管理体系
（1）高校档案管理系统设计和开发。在大数据背景下，基于B/S架构利用JAVA技术进行编程，并通过开发SQL Server数据库，共同组成高校档案管理系统。该系统主要分为档案管理和系统管理两部分，通过MVC的思想进行设计。在用户界面，当用户提出请求后，会将命令信息传递到逻辑模块中，然后再进行请求处理，并发布命令为用户的请求做出相应的回复，从而实现用户与系统之间的交互。管理模块中就具有档案信息的创建、录入、查询、管理、撤销、加密等功能，同时还具备信息数据的共享功能，实现大数据时代的高校档案信息快速传输功能。
（2）规范档案基础信息数据采集。在大数据环境下对整理、分析档案数据提出了新的更高的要求，必须要建立数据采集标准和规范。特别是档案信息多元，涵盖内容繁杂，不同渠道的信息影响数据的整合利用。建立统一的档案基础信息采集规范和标准，从而为实现数据的整合利用创造条件。同时，在巨量标准数据采集的基础上，通过对数据的研究，充分发挥大数据挖掘和分析的作用，有效提升高校档案信息化建设的动态化、系统化水平。
（3）加强档案信息安全措施。随着档案信息共享功能的实现，档案信息安全越来越被人们所重视。可以通过防火墙技术，防止不法人员对高校档案信息进行破坏，也可以通过数字签名以及水印技术防止其他人员抄袭行为的发生。加强保密技术研究，对大数据信息化的档案资料进行多次加密，防止被人破解和利用。使用数字签名、证书认证等技术手段，对档案文件进行加固，确保信息的安全和保密性。限制信息化档案查询、使用权限，划定不同操作權限及管理等级，分层级使用档案信息。同时，还可以进行网络监控，防止其他人员进行破坏，安装杀毒软件，防止系统被传入木马病毒而导致系统瘫痪，以及设置防火墙等对数据传输进行监管，阻止没有范文权限的IP地址对档案数据的访问浏览，最大限度的保护好档案电子数据安全。
五、结束语
综上所述，在大数据时代背景下，高校档案管理建设也应该向着信息化、共享化迈进。高校档案建设应充分利用好大数据时代的有利条件，创新档案管理的模式和工作思路，紧跟时代前进发展，不断创新档案信息化建设理念和方式方法，通过学习信息化建设的先进技术，将技术前沿发展与工作任务的现实需求紧密衔接，加强对数据挖掘、数据分析的相关技术研究，从技术层面不断提高高校档案的信息化建设水平和数据利用率。同时，档案管理人员应该突破固有的档案管理思维，不断与时俱进，利用信息化技术对高校档案进行高效管理，实现资源整合，建立高校档案信息资源共享平台，从而实现网络共享。运用大数据思维方式，整合好高校的传统档案资源，在高校建立起“大档案”的理念，从传统的封闭性、静态化管理向智慧化、体系化转变，将档案建设和综合利用有机统一起来，从而为教师和学生的档案保存、统计和查找工作带来便利，提供快速、可靠、便捷、准确的信息化数据支持，推动高校档案建设和管理工作向更高层次、更高水平发展。
参考文献：
[1]王 红.基于大数据的高校档案管理信息化建设路径分析[J].办公室业务，2019
[2]郑彩云，向少华.基于大数据的高校档案管理信息化建设探讨[J].开封教育学院学报，2016
[3]陈 军.大数据环境下高校档案信息化建设问题及对策[J].通讯世界，2019
（作者单位：宝鸡文理学院）
