突发公共卫生事件档案管理工作初探
张洋
摘 要：突发公共卫生事件指的是突然发生的可能会对社会或者公众健康以及公共卫生安全等造成一定的损害或重大传染疫情等一系列突发的公共事件。而突发公共卫生事件也给疾控机构档案管理工作带来了一定的冲击，这时适用于正常状态下的档案管理方法和相应的原则都需要进行充分的考虑甚至改变，这样才能与突发公共卫生事件档案工作的管理和特点相吻合[1]。
关键词：突发;公共卫生事件;档案管理
DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.020
突发公共卫生事件档案管理工作是国家和社会组织以及个人在预防、应对和处理突发事件应急处理活动过程中形成的具有存储价值的历史记录。对突发公共卫生事件档案进行了解和掌握，不仅可以对突发公共卫生事件方面的事情进行经验的汲取，而且还可以充分提高疾控中心应对处理突发公共卫生事件的能力。
1 突发公共卫生事件档案管理工作的特点
1.1 非程序性的档案收集
当发生突发公共卫生事件的时候，大多数人根本没有做好思想准备，疾控机构档案管理工作人员也是一样的。在新任务和新环境到来的时候，传统档案管理工作中的各个环节已无法进行完全的适用，这就导致了很多工作需要重新进行，而且还会使以前的工作变得更加被动。所以想要尽可能的保证档案的安全管理，就要打破传统收集、整理、鉴定、保存、统计和利用等一系列的档案管理体系，这样才能更好的对档案进行收集和整理，才能尝试和探索更多新的管理方式。
1.2 多样化的档案内容
在突发公共卫生事件的档案管理内容中，不仅有政府部门所形成的一些检测报告和应对预案以及解决方法，而且还有一些媒体的报刊和杂志等影像资料，因为这些档案的内容来自各个不同的方面，所以它不仅直接反映了人们对突发公共卫生事件的预防意识，而且还直接表达了人们对于突发公共卫生事件处理工作的整个过程[1]。
1.3 檔案性质的专业性特点
档案性质的专业性特点是由突发公共卫生事件的类型来决定的，如果突发公共卫生事件是某一种类型，那么突发公共卫生事件档案就可以集中的从专业的角度对相应的内容进行反应和记录。
2 突发公共卫生事件档案管理的现状
2.1 缺乏完善的突发公共卫生事件档案管理体系
我们现在正处于经济转型的重要时期，我们在对内部突发公共卫生事件进行处理的时候，还要对外部的突发公共卫生事件进行处理。所以做好突发公共卫生事件档案的管理工作，对开展突发公共卫生事件风险评估与应急处置经验积累，乃至疾控中心的科研教学有着相当高的价值，同时也有利于社会的发展。突发公共卫生事件包括自然灾害、传染病类事件、食源性疾病事件及其他涉及公共卫生安全的突发事件，因此在对事件处理的过程中还要对各种复杂的资料进按照事件的发生类型进行归档。目前疾控机构工作倾向于事件应对过程中的处置而往往忽略了信息的整理，没有建立起完善的档案管理体系，没有规范的档案管理流程。因而导致资料归档不及时、不完整、不规范等问题，造成了档案的严重缺失，难以实现档案的研究价值。
2.2 档案管理人员缺乏一定的专业素养
疾控机构档案管理人员大多没有经过专业的专业的、系统性、规范的培训，不仅对归档工作的方法不了解，而且大多数人年龄偏大。同时疾控机构也没有将档案管理工作作为绩效考核的一部分，所以档案管理人员就缺乏一定的工作积极性，同时也缺乏对专业知识学习的渴望。
3 加强突发公共卫生事件归档管理工作的方法
3.1 要加强对突发公共卫生事件档案的收集工作
对突发公共卫生事件进行归档是事件应对结束后的文件资料经过系统性的整理然后进行归档保存的全过程。归档制度的完善不仅能保证各项业务工作的顺利开展，同时也为档案的积累提供了有力的条件和保证。档案管理工作人员在对突发公共事件发生的时候，要主动跟进事件的发展情况，尽量做到全程参与，这样才能更好的对事件进行记录，才能更好的保证突发公共卫生事件档案收集管理工作的真实性和完整性[2]。档案的收集形式不要局限于纸质版的文件，因为在突发公共卫生事件的时候一些影像资料和音频文件等都可以作为记录，所以相关人员要积极的对这些资料进行收集和整理，这样才能保证档案收集方法的灵活性，同时还能有效提高文件材料的完整性。对于一些比较重要的档案，管理人员要进行实时的跟踪，同时还要将一些比较有保存价值的档案进行收集，并对其他人员进行业务的指导工作，协助其他管理人员形成归档文件，这样能有效的避免因为拖延时间而造成的档案丢失或损坏。
3.2 要加强突发公共卫生事件的档案管理工作
在应对突发公共卫生事件时，疾控机构的档案管理工作显得尤为重要。它可以为我们总结事件发生的规律，研判事件发展的趋势，提供事件处置的经验，提高事件应对的能力。因此首先疾控机构要对档案管理工作给予高度的重视对档案的安全管理要做到防患于未然。然后还要尽可能的保证档案室的防火物资充足，要建立完善的档案保护机制，对于一些比较重要的档案要进行实时监控，同时对于一些电子档案要定期进行备份，同时还要做好档案的保密工作。对于突发公共卫生事件档案的管理原则要按照《国家档案局关于机关档案保管期限的的规定》等相应的规定进行执行和管理[3]。
3.3 要加强对突发公共卫生事件档案管理的团队建设工作
3.3.1 要对突发公共卫生事件的档案管理工作进行全员培训
突发公共卫生事件的档案管理工作关系着每个工作人员的工作职责，在突发公共卫生事件处理完毕后，每个人都有可能留有对突发公共卫生事件的处理材料，所以我们要加强对工作人员进行档案管理的培训工作，让每个工作人员都了解档案留存的重要性，了解文件归档的范围，这样才能对保存的文件进行正确的处理。此外还要加强档案管理人员的培训力度，这样才能充分提高他们的业务能力，使其在文件归档的时候避免出现疏漏。
3.3.2 要建立档案管理人员的晋升机制
档案管理工作是一项比较枯燥且不直接产生经济效益的工作，而且通常在疾控机构档案管理工作人员的职称及职务晋升相对而言是比较困难的。从长远的角度考虑，应健全档案管理人员晋升机制，在职称评审及职务晋升方面给予更多的机会，提高待遇，同时给予档案管理人员一定的关心，这样不仅可以提高他们的工作积极性，而且还能使其充分发挥档案管理人员的主观意识，使其能主动对档案进行收集和整理[4]。
4 结束语
综上所述，做好突发公共卫生事件的档案管理工作对开展突发公共卫生事件风险评估及应急处置工作有着相当重要的意义，不仅能在以后对类似突发公共卫生事件的应对过程中提供一定的预防和控制经验，进而能在一定程度上避免和减少人员的伤亡，所以我们要主动提高档案的现实利用价值，这样才能更好的满足社会的信息利用要求。这样不仅能切实有效的对人民群众的生命和财产安全提供了有力的保障，同时也为突发公共事件的应急反应和能力等提供了良好的推动作用。
参考文献
[1]许鹏.疾控中心档案管理工作中存在的问题及对策[J].改革与开放，2015，（8）：121-122.
[2]张志刚.疾控中心档案管理质量提升对策研究[J].卷宗，2019，9（15）：11.
[3]冀昌龙.基层疾控中心突发公共卫生事件应急管理实践[J].中西医结合心血管病电子杂志，2017.
[4]吴志超，巩立新，孙宏绪.谈谈如何做好基层疾控中心档案管理工作[J].首都公共卫生，2009，3（2）：94-95.
