财务共享模式下企业集团推行财务RPA的应用研究与思考

    孙中罡

    伴随财务信息化带来的效率与效果的不断升级，基于财务数字化转型的大趋势下，大体量的集团公司在搭建财务共享中心后，势必会引用RPA技术对海量、重复、有规则的业务进行自动化处理;RPA技术可以将共享财务从大批量的重复性劳动中释放出来，使共享财务人员有更多的精力进行流程和规则的优化和过程管控。财务RPA在实际应用中，可以大幅提升财务共享中心的工作效率，降低批处理业务的错误率，进一步提高行业劳动力资源与工作效率，让行业在改善精益生产方面的实际应用中具备行业的至关重要现实意义和管理模式。

    一、前言

    近几年，财务转型的改革浪潮愈发汹涌，数字化与信息化成为焦点，企业关注的重点开始向“管理会计”倾斜，战略、业务、共享三大维度的财务人员成为改革的间接性成果。笔者所在的企业集团已初步建立财务共享中心，服务于集团公司下属各二级单位。在财务共享模式下，企业集团为了加强整体管控，高效、快捷掌握全集团的同口径数据，RPA技术的推广势在必行，符合财务信息化、数字化、自动化的未来趋势，助力企业集团提升经营管理能力。

    二、RPA技术推行的必要性

    在过去的二十几年中，企业集团的财务管理实际内容在逐渐转变。在转变的背后，出现了各种各样的尖端技术，例如物流管理数据终端信息集成、ERP应用平台、银企直联、大数据处理（机器人工艺流程自动化和云数据）、计算机运算，这些新兴技术为策略管理组织提供了新的定义，面对新的有利机会和新形势，企业集团现有的财务管理中存在着许多跟不上科学技术发展速度的问题。这些问题在不同程度上直接影响着企业集团的高品质可持续发展。作为服务集团的财务共享需要、也应该存在先进的处理手段与技术。

    在财务共享模式下，财务人员每天都受到繁杂且千篇一律的基础性业务任务的约束，例如银企对账、中转过度类科目的核对、对公/对私付款、发票认证核对等业务，这些工作需要大量的体力劳动，长时间工作且低附加值、低效率和重复性工作。因此，共享中心经常出现加班情形，而出错几率也随之增高，从而导致共享财务人员自我及客户的满意度下滑而无法做得更好。如何将他们从繁重的、重复性强的基础工作中释放出来，去做高附加值的共享财务工作，成为财务共享中心面临的崭新话题。

    三、RPA技术的应用研究

    （一）RPA概述及应用基础

    RPA（机器人行动步骤自动化技术）是一种程序软件辅助工具，它类似于网络游戏中的外挂与辅助脚本，它使用自动化软件模块来模拟操作程序整个步骤，可以精准、快速模拟人类的手动操作执行，而不会直接影响现有的IT基础架构，仿佛一个机器人在工作，安全、可靠、稳定，将不同的异构系统衔接串/并行。RPA可以取代劳动力资源或劳动力投资，完美的完成重復性办公，可以满足科学逻辑办公。财务RPA，通过技术手段重塑并优化了共享财务工作，是数字化模式下的新兴劳动力代表。

    RPA技术在财务共享领域的实施和推广，有着得天独厚的应用基础。首先，财务共享中心专门处理标准化、流程化的业务，存在规律性较强且重复性极高的机械化工作流;其次，基于成本效益原则，一个企业集团通过财务共享推行RPA，业务处理量随着集团的体量而不断增加，可以更大的发挥其价值。

    （二）RPA能有效解决的一些问题

    RPA适用于财务管理复杂性低，基础的流程自动化（例如：结构单一的交易处理，日常咨询服务和已设立的事件处理程序解决流程）以及工作效率，平均速度和回响反映能力的工作领域;RPA还可以用于较错综复杂的财务管理活动，例如：会计的基本概念经营管理和财务管理对账，甚至在高价值链的财务管理处理中，例如财务计划和结构分析，风险管理，经济利润预测和结构分析等。通过部署机器人执行，它将大大节约成本费用，获得更高单位质量的统计数据，提升流程和计算机数据控制，并促进财务管理经营模型和公司概念模型的转变。

    （三）RPA技术的实际应用

    现阶段，越来越多的大中型企业在财务共享模式下，部署财务RPA技术，在一定程度上以自动化代替原有共享财务的手动操作，配合他们完成有规律可循的批量、重复性强的基础性工作，从而优化了财务管理流程，提升成员单位报账业务的处理时效性，同时在某些方面也降低了财务风险，加强风险管控。

    1.资金业务领域之一对私/对公付款业务的账务处理。由于对私的费用报销业务和对公的购买商品接受劳务业务，成员单位提单量较大，且基于银行实际付款的流水认领与清理标准的中转/供应商科目来完成稽核与账务处理，符合机器自动化处理RPA技术的应用基础，通过自动化处理，可实现全天候7x24小时、高准确的业务核算与复核工作;资金业务领域之二同名账户资金调动的账务处理。此类业务类似上述的对私/对公付款，区别在于双向的银行流水认领，即：资金在账户间的流入和流出产生的实际流水作为稽核要点进行账务处理;资金业务领域之三银行余额调节表的编报。通过模拟人工操作，部署RPA自动提取银行系统的银行账户月度对账明细单，同时在ERP系统中自动导出该银行账户的企业明细账，由财务机器人自动实现两者的核对工作，高效找出差异并显示未达账项信息行项目。

    2.应收/应付业务领域的暂估冲销。基于业务的实际情况，财务共享中心月末会经常处理成员单位提交的各种成本费用和收入的暂估预提，次月需要对该类暂估业务进行冲销。为避免遗漏和会计处理的及时性，通常通过设置自动冲销按钮来实现RPA处理，即：成员单位在当月提交暂估业务时，勾选是否触发次月自动冲销，如需冲销，在此笔业务完成全流程结束后，在次月自动向机器人推送冲销指令，通过RPA技术完成相应指令操作。

    3.总账及报表业务领域的月结步骤自动化处理。在月结过程中，月结步骤之间存在着错综复杂的串/并联关系，导致前一步骤未完成，很可能后边的月结动作都无法执行。为了在规定时间内出具单体报表，共享中心财务人员经常加班，甚至熬夜完成当天的既定步骤，转天仍要按时完成后续结账动作，致使他们精神状态下降，有出错率增加的风险存在。基于上述情形，为保证报表出具的时效性，同时给参与月结的人员一定缓冲和休息，通过RPA技术完成规则明确的标准化月结动作，或许是广大月结财务人员的心声。部署自动化处理的月结动作包括但不限于：物料账期的开关及此期间误记财务账期的收发货账务检查、外币评估、WBS的自动结转、固定比例成本费用的分摊循环。

    四、RPA技术的优缺点

    （一）优势

    它可以代替企业集团共享财务管理过程当中一再反复的手动操作控制;可以按照轮廓清晰的规则无差异地进行数据识别与处理，消除人为不确定因素造成的直接影响，最大程度的提升数据处理的质量与效果。同时，机器人加工业务的精确度和低错误率帮助企业集团合并汇总了劳动力资源。

    用自动化机器人替代人工操作来完成增加的财务数据作业量，使战略财务人员更加侧重管理与决策的支持与宏观把握、业务财务人员更加倾向于业财融合与业务能力的提升、共享财务人员更加专注于信息化与流程重塑与优化。换句话说，RPA技术的推广，促使财务转型与财务分工清晰化、职责化。

    （二）劣势与不足

    1.缺乏自主学习能力

    从目前的形势来看，RPA技术在市场上的模块化编程还不具备自动学习的工作能力，自我的修正与重塑能力还未打到AI水平段。机器人行动步骤自动化仍然建立于特殊的规则，它主要执行一些高度一再反复的任务流，业务线工作规则需要明确。RPA不适合需要大量人工判断的业务线，尤其是一些高级结构分析的数据处理业务，比如：财务共享中心的费用报销业务审核、MIRO发票校验及总账业务的稽核与判断。

    2.智能化自适应水平与自身研判能力较弱

    目前，RPA市场软件技术和人工智能紧密结合的深度和广度还太狭小。从长远来讲，RPA将依据划定规矩自动执行业务线处理并模仿手动操作，但是它没有主动判断和适合于自身工作的能力。例如，PC数据终端的异常处理显示将直接的导致机器人执行错误处理或宕机（例如：系统模块的优化升级，功能模块的位置发生迁移改变等）。从广度来看，RPA与人工智能系统等科学技术没有紧密的联系，某些需要验证登录的业务，系统无法成功的进行登录并执行后续操作（例如：对外实际付款的验证登录等）。

    五、结语

    财务管理的优劣决定了企业集团的市场竞争力和可持续发展能力。為了尽可能地满足供应与需求，我们理当使用过程自动化设计来增强财务管理创新设计对战略地位的重要性弥补，并最大限度地发挥财务管理职能的灵活性，从而实现财务人员向高附加值工作的进一步转变。

    从近些年的发展趋势来看，集团公司更偏向以流程标准化、规则清晰化的RPA技术为应用导向，逐步向高智能化AI技术手段方向发展，RPA与AI的深度融合可能是未来几年财务管理的发展导向。

    （作者单位：中海油田服务股份有限公司）