财务档案管理信息化建设分析
谢长伟
中图分类号：F275 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2020）07-106-02
摘 要 企业最重要的业务就是开展商品交易，为此，必须要积极按照市场规律，对所需要的资料进行合理优化配置，为企业发展及商品交易提供重要参考依据和数据支撑，保证商业利润。在信息化时代下，企业的财务档案管理水平也必须与时俱进，推动企业的全面发展。本文对财务档案管理信息化建设的意义进行分析，明确了推进信息化建设在财务档案管理中的重要作用。
关键词 财务档案 管理信息化 建设策略
对财务档案管理的问题进行分析，提出相应的对策建议，保证财务档案管理工作有序开展，为企业的全面发展打下重要基础。对于企业而言，财务档案管理应与时俱进，采用先进的技术和理念，推动财务档案管理信息化，符合企业的实际发展要求。财务档案作为社会科学，有其存在的重要价值，财务档案资料能够为领导、部门审查提供依据，也可以确保企业自身的资源得到有效配置。在新时期，必须采用信息化技术，保证财务档案管理效率大幅度提高。
一、财务档案管理信息化的重要意义
随着互联网信息技术的快速发展，财务档案管理工作已经无法适应新时代的发展要求，在企业财务档案管理的过程中，必须确保财务档案内容准确、完整、真实、齐全，财务档案管理要符合国家的统一规范标准，保证质量。做到会计凭证、账簿、报表、财务收支计划、相关文件、图表、数据等财务档案清晰无损，无擅自涂改的问题，方便核对[1]。
随着财务档案管理数量和利用范围不断增加，传统的财务档案管理方式已经无法适应新时期的发展要求，反而会阻碍企业财务管理效率，在新形势下，最主要的就是积极促进财务档案管理由传统管理模式向信息化管理模式转型，只需录入原始数据或者外部系统接入机制，就能够在计算机财务软件中对相关数据进行自动处理。对于凭证制作、审核汇总登账都能够实现自动化完成，借贷平衡工作也都可以利用计算机自动操作，还能够同时生成会计报表，极大地减轻财务人员的工作压力，避免因为人工计算而出现的各种错误，财务档案管理信息化还能够直接利用磁盘对数据进行读取，拷贝，传输等方式，能够减少数据重复记录的问题，也可以节省纸质财务档案的空间，降低企业运营成本。
二、财务档案管理的主要问题
（一）企业财务档案管理数量较多且繁杂
随着企业发展，商贸业务交易频繁，商品交易数量不断增加，相关财务档案数量也相应增加，导致财务档案管理非常复杂。除上级主管部门有权查阅财务档案外，企业的财务档案原则上一般不得外借或查阅，如需查阅，须经主管机关核准，并提供复制查阅资料。但是很多企业在实际执行过程中，财务档案内容众多，所以很难进行全方位管理，就给企业的财务管理和经营管理留下巨大安全隐患。
（二）财务档案管理手段落后
财务档案信息介质不断发生变化，要想提高财务档案资源的时效性，就必须运用新的技术手段和方式方法。但是一直以来在企业财务档案管理的过程中，在工作内容不断增加的同时，并没有合理地对财务档案进行分类管理，甚至将财务档案与其他非财务档案混合在一起管理，也进一步导致财务档案的资源利用效率不高，无法为企业的经营管理活动提供服务和帮助[2]。
三、企业财务档案管理信息化的主要策略
（一）提高认识，建立健全财务档案管理机制
对企业而言，企业财务档案对企业的发展至关重要，但是有很多企业负责人和财务档案管理人员对财务档案信息化管理认识不到位。在今后企业发展时，必须要组织相关人员加强学习，加强对财务档案管理工作的正确认知，企业要不断完善和健全财务档案管理制度水平。根据企业的自身实际情况，建立并完善企业财务档案管理机制，明确管理负责人和责任人，对于违反财务档案管理制度的人员要及时处罚，保证制度有效落实，在财务档案管理信息化建设的同时，还要突出责任制和规范制，为财务档案管理工作打下坚实基础。
（二）强化责任，提高财务档案质量
信息化管理制度的执行机制，只有建立完善的财务档案管理制度，真正推动信息化建设的深入落实，确保信息化技术发挥应有的作用，才能提高财务档案质量。在新时期，一是要积极加强对财务档案管理人员的培训工作，让他们能够熟练掌握并运用电子财务档案信息化管理技术，二是提升电算化知识水平，确保整个财务管理工作有效开展，三是要求管理人员必须按照相关法律法规，对财务档案立卷、归档、分析、保存、复制，销毁等都应符合相关规定。
在档案数字化管理的过程中，要积极利用数字化管理规章制度由上级档案部门进行统一管理。结合档案实际工作单位的特点，建设相应电子档案管理制度，确保档案管理工作得到有效落实[3]。在档案信息建设的过程中，要坚持系统性、安全性、规范性、效益性的原则，保证企业中档案数字化管理工作顺利开展，促进档案管理的水平得到有效提高。同时，提升管理人员的综合素质是必不可少的。首先，财务档案管理工作需要由文化素养高、业务能力强的人员来担任，档案管理人员必须能够熟练掌握基本的财务知识和信息技术，为财务档案信息化建设提供必要的支持；其次，加强对财务档案管理人员的信息技术培训，让其能够运用新的方法、设备、技术开展工作，提高管理人员对信息技术手段的运用意识和能力，强化他們的法制意识、市场意识、信息意识以及财务档案信息化建设意识，让管理人员充分认识到财务档案信息化建设的作用、价值、意义和地位。
（三）规范程序，严格执行财务档案信息化安全管理
财务档案信息化管理时，必须要保证信息安全，同样又能够为企业的经营和管理提供重要帮扶工作，财务档案涉及企业经营管理的信息，一旦泄露，必然会导致企业的经济损失受到巨大影响，所以除相关监督管理部门查阅之外，一律不得外借，即便是经济监督管理部门检查需要，也必须经过企业负责人同意[4]。随着“互联网+”的快速普及与推广，对各行各业产生了较为深刻的影响。变化随之而来，如企业以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。符合档案管理要求的电子会计档案与纸质档案具有同等法律效力。除法律、行政法规另有规定外，电子会计档案可不再另以纸质形式保存。企业财务档案管理数字化平台建设，不仅可以节约大量的人力、物力，也能够及时对企业财务档案资料进行在线收集、整理，提高财务档案管理的整体质量与水平，还能够探索出更加先进的管理系统，丰富企业财务档案信息资源管理体系。就企业建设财务档案管理数字化平台前期而言，不管是自建还是向第三方购买，近期看，势必会增加企业的成本，但从远期来看，对于企业发展及降低人力物力等成本仍利大于弊。
要想完善保证财务档案的安全管理，最主要的就是从企业负责人开始，摒弃传统、落后的思想观念，重视档案管理，特别是财务档案管理工作的重要价值，对财务档案信息化管理的重要作用进行深入分析，这样才可以确保财务档案数字化管理顺利有效开展。在财务信息档案建设的过程中，要加强对财务人员档案管理方面的特定培养，确保财务档案管理人员能“知行合一”“知”即是了解企业财务框架，熟悉相关法律法规，“行”即是熟练信息化操作流程，严格对企业财务档案进行保密。因此，通过对财务档案管理人员进行素质及技术培训，使其提高财务档案管理人员的忠诚度，并把握信息化资料的基础知识，确保财务档案管理的操作水平全面提高。加强对财务档案管理人员的培训，让管理人员的综合素质得到全面增强，正确运用信息管理技术对计算机软件进行管理，确保财务档案数字化管理利用效率及在档案信息安全性上全方位提升。
（四）加强数据挖掘，建立财务档案信息资料库
财务档案信息数字化是确保财务档案信息化管理的重要基础，也是其他一切工作的重要保障。财务档案管理信息化建设，必须实现数字化、信息化，建成数字化管理体系，对存储、查阅、处理、检索、传递等一系列信息服务，能够让整个财务档案管理工作效率得到全面提升。资料库建立后，应根据企业的实际情况，建立不同的资料库，包括账簿、原始凭证、工作资料等，并将资料准确输入[5]。从现阶段来看，在财务档案数字化管理的过程中，必须要从资金、技术、设备、管理等方面加大投入，这样才能够确保财务档案数字化管理管理水平全面增强，通过制定合理的档案规划及目的，能够确保企业各个资源项目得到优化和配置，保障信息化系统的顺利开发及应用，也能够改善档案硬件设备和软件设施。在财务档案数字化管理中，管控模式及方式具有多样性，其出发点是以更好地满足档案规范化管理要求以及适應企业自身实际情况，实现企业管理现代化、队伍专业化、效益最大化，以适应新时期下企业整体档案工作的发展要求，做实、做深、做好企业财务档案管理工作。
（五）加强财务档案信息化网络建设
提高财务档案资料的利用效率，信息化财务档案最大的价值在于帮助企业的发展，为其提供重要数据、指标等参考。所以在新时期，企业必须要积极建立和健全财务档案制度和体系，完善和强化财务档案的管理模式，保障财务档案信息化的建设质量，保证财务档案信息真实、有效、完整，同时也要建立企业内部公共目录查询，异地远程搜索等相关业务，根据电子邮件或BBS等多种方式确保财务档案信息咨询质量。
（六）加强财务档案管理，辅助决策系统建设
科学管理财务档案信息建立网络传输机制，必须要依托先进智能的辅助决策系统、科学、计算机科学等基础理论知识，结合计算机技术人工技术，人工智能技术数学、大数据等手段，建立完善的信息决策系统，保证对财务档案资料深入挖掘，确保财务档案管理信息得到保障，为企业财务数据提供强有力支撑。
四、结语
企业财务档案信息化建设，具有系统性、连续性和复杂性的特点，财务档案管理人员一定要增强职业素养和综合能力学习，既要有丰富的财务知识，又要懂得一定的档案管理知识，并在思想和行动上重视财务档案信息化建设。财务档案信息化管理需要循序渐进不断完善，保障财务档案管理资料真实可靠。在新时期财务档案管理工作必须做到与时俱进，将传统管理模式与现代管理理念有机结合，利用多种技术手段，提高现代财务档案管理的水平。
参考文献：
[1]黄海清.试论当前财务档案管理存在的问题及对策[J].中国集体经济，2020（13）：141-142.
[2]谢智莉.企业单位财务档案管理信息化及发展趋势研究[J].兰台内外，2020（12）：52-53.
[3]南显著.基于“互联网+”背景分析企业财务档案的创新管理[J].才智，2020（10）：222.
[4]孙思远.试论会计电算化背景下财务档案管理的信息化建设[J].兰台内外，2020（10）：7-8.
[5]宋海鸥.探究高校财务档案管理的时代价值及优化路径[J].商业观察，2020（01）：138-139.
