浅谈学校档案立卷归档中现存问题及解决措施
张永诚
摘 要：立卷归档是中职院校档案管理工作的基础和前提，很多学校的立卷归档工作都存在一些不足之处，这导致后续的档案管理工作同样无法发挥应有的作用，最终的效益和流程与预计情况相去甚远。从实际的工作经验来看，部分中职院校目前的立卷归档工作存在立卷归档的制度化流程不规范、立卷归档的责权利没有理顺、立卷归档的过程质量不标准这三方面的问题，为了解决这些问题，可以从塑造档案管理流程、确立硬性质量标准体系、出台绩效考核奖惩制度等三方面入手采取措施。
关键词：学校档案;立卷归档;档案管理流程
DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.035
所谓的档案管理，指的是对档案资料进行收集采集、立卷归档、查阅检索等，并对整理后的档案信息进行有效保存应用的工作，具有非常可观的实际价值，而在这个过程中，立卷归档可以说是最重要、也最容易被忽视的一个步骤，很多中职院校的档案管理人员时至今日也没能意识到其中存在的问题，也就无法采取措施解决问题、推动立卷归档的稳步发展，这显然不利于学校档案信息的高效利用。因此，在今后的工作中必须要对学校档案立卷归档中现存问题及解决措施进行深入研究。
1 中职院校档案立卷归档存在的问题
1.1 立卷归档的制度化流程不规范
现阶段来看，中职院校档案管理工作大致可以分成两个档案管理层级，为了保证档案管理的最终效果，需要对有管理必要性的档案进行归档，根据教师、学科、专业等归档标准进行有效分类，并且根据相关的分级标准确定档案信息的重要程度、保密级别等，最终保证档案资料的有效归档和准确分层。然而从实际工作情况来看，很多中职院校档案管理工作都存在人才缺失、管理人员能力不足、归档人员职业素养较低、学校管理层不重视立卷归档工作等一系列问题，这使得相对混乱的立卷归档流程时至今日仍然未能得到有效的规范。
1.2 立卷归档的职责权利没有理顺
档案管理向来都并非易事，它主要的管理对象是档案资料，而中职院校的档案资料又存在内容复杂、治理主体多样化的特征，比如说归档部门、业务部门、档案借阅方等等，都属于治理主体，这就给立卷归档的责任和权利划分提出了巨大的挑战。根据部分中职院校立卷归档的实际情况来看，在现行的立卷归档制度之下，普遍存在立卷归档职责权利没有理顺的问题，不同治理主体究竟应该拥有怎样的权利、承担怎样的责任，时至今日仍然是一片模糊。而责任权利分配的不清晰，势必会导致档案资料无法及时归档、归档过程不顺利不规范、相关治理主体忽视归档重要性等一系列问题，最终导致学校档案资料无法正常循环利用、无法顺利立卷归档等问题。
1.3 立卷归档的过程质量不标准
之所以要对学校的档案资料进行管理、进行立卷归档，就是为了让保存下来的、有利用价值的信息和知识内容进行重复的应用、保值增值，一旦立卷归档的工作质量出现问题，或者质量标准不合格，其后续就无法顺利地进行应用和循环参考，将会影响到知识信息的应用效率。在中职院校的立卷归档工作中，立卷归档的过程质量不标准问题十分常见，比如有的学校对档案资料进行分类的方法不合理、档案资料的目录不够清晰、档案立卷记录责任人不清晰等等，从中不难发现，仅仅建立立卷归档制度是远远不够的，只有采取措施提升立卷归档的过程质量标准化程度才能使立卷归档工作真正发挥应有的作用。
2 学校檔案管理中“立卷归档”工作策略
现阶段来看，中职院校档案管理及立卷归档工作正在朝着现代化方向发展，各种各样的问题逐渐清晰，工作人员也开始从制度化、标准化层面入手，积极主动地采取措施提升立卷归档工作的质量。具体来说，学校档案管理中“立卷归档”工作策略可以分成以下几个方面来理解：
2.1 塑造“权责清晰”的档案管理流程
在中职院校的档案管理工作中，立卷归档工作往往扮演着一个先导性、基础性的角色，一旦立卷归档的流程出现纰漏，后续的档案管理工作都会受到负面影响。为了解决这一问题，学校档案管理人员可以引进档案的“预先立卷”模式，也就是在年度档案正式立卷归档之前，由相关的治理主体进行统计、培训、分类筛选、档案归纳等一系列工作，提前完成一部分工作、缓冲后续的工作流程。同时，中职院校方面还需要遵守相关的法律法规和地方性学校档案管理办法，根据本校的教学工作、管理模式、专业设置等实际情况，尽快推出与实际需求相符合的《档案立卷归档专门管理办法》，从而有效地对档案立卷归档流程进行构建，通过加强工作规划、提升相关人员培训力度、明确立卷归档单位、细化立卷归档办法等一系列措施，强化权力责任分配，保证立卷归档工作的标准化程度。
2.2 确立立卷归档的硬性质量标准体系
档案管理工作具有看似简单、执行困难的特征，很多中职院校立卷归档工作之所以存在质量问题，主要就是因为缺乏标准化、现代化能力，这必将影响到学校全局治理的最终效果。所以，从立卷归档的过程质量不标准这个问题来看，学校方面必须要尽快确定立卷归档的硬性质量标准体系，比如说可以重新建立立卷归档的相关分类方法，根据保管年限、归档时间、组织机构等对其进行分类，也可以对立卷文件的清晰度、准确度等进行要求，并对有破损情况的文件材料进行裱糊、复制、信息化存储等，并保证档案目录和档案内容完全一致，确保签字人逐一进行签字确认，不同尺寸的档案材料需要进行折叠从而便于后续的保存和利用。
2.3 出台关于档案管理绩效考核的奖惩制度
从档案管理工作的实际情况来看，建立奖惩制度是保证管理效果的必然措施，出台关于档案管理绩效考核的奖惩制度，是解决工作人员素质低下、工作态度不佳、工作责任感不强等一系列问题的有效办法。具体来说，可以从以下方面入手：第一，尽快出台专门的档案管理绩效考核制度，将立卷归档工作作为绩效考核的一个重要内容，并将工作人员的个人薪酬待遇和立卷归档的实际质量结合起来，对立卷归档的过程进行量化分析，确定考核的相关因子，根据不同因子的执行情况、完成率等制订考核指标，根据考核指标对工作人员进行管理，采取多劳多得的分配方法，让努力工作、负责任的工作人员获得更多的奖励。第二，要将档案管理人员接受培训、接受在职教育、接受外派学习的频率和效果作为绩效考核管理的考核指标，目前我国大部分中职院校的档案管理人员都存在综合能力不足、后续学习积极性较差的问题，通过这种方式能够提升他们参与学习、不断提升自我的积极性，保证培训活动的实际效果。当然，在培训活动结束以后可安排参训人员接受综合考察，根据考察的结果确定培训活动考核指标，并将之纳入绩效管理的体系中去，从根本上提升工作人员对立卷归档的理解和执行能力。
3 结语
档案管理是中职院校管理工作中最基础的、最重要的一项工作，它本身具有战略性的指导意义，能够为学校以后的发展提供决策参考，更能够提升学校内部管理、人力资源管理等方面的水平，而立卷归档更是其中最重要的部分，能够决定整个档案管理工作的水准。针对目前中职院校立卷归档工作中存在的立卷归档的过程质量不标准、职责权利没有理顺等问题，工作人员需要结合自身工作经验进行进一步的研究和分析。
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