机关事业单位档案管理工作规范化标准化的途径分析

2022.09.19

石莉莉

摘要：现阶段国家事业的不断发展，对各单位的管理也在不断的提升。机关事业单位是一个非常重要的单位，机关事业单位对档案的管理也是非常严格的，机关事业单位的档案绝大多数都为国家机密对其管理必须达到相应的管理规格。但在现阶段对档案的管理存在很大的短板，相应的管理系统也并不严格。本文就“机关事业单位档案管理工作规范化标准化的途径”进行进一步的分析，谈论现阶段如何提升单位档案管理工作的“两化”。

关键词：机关事业单位;档案管理工作;规范化标准化;途经分析

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.043

现阶段无论任何企事业单位要想提升自身的能力，就必须首先提升自身的综合能力。对于档案管理工作的规范化与标准化的提升，提升的不仅是单位自身的实力更多的是整体的竞争力。档案管理工作的提升能够提升机关事业单位的工作效率，并且在决策中能够发挥一定的效应加快决策的时间。在关于机关事业单位档案管理工作标准化与规范化中，应运用科学合理的机制严格的制定相应的规范化体系，从多样化中寻找标准化制定适应自身需求的标准化与规范化。

1 现阶段机关事业单位对档案管理工作中出现的问题

在国家相关政策没有出台之前，机关事业单位对档案的管理可所谓是“一团糟”。首先就是对档案的整理根本就是没有对应的整理方案，在沒有大数据之前对档案的整理几乎全是人工，档案的整理并不是对应入座。在紧急需要时就连找都很难，在对应急情况处理时也没有相应的处理机制。机关事业单位顾名思义就是国家级以及对应国家的事业单位，这些单位中有大部分文件属于绝密文件，对其的保管工作必须要到位。除这些绝密档案外还有省市级企事业单位以及各国家级单位的保密文件，对于这些档案的处理以及保管必须做好[1]。

另外就是对于档案管理单位的管理体系，有大多数管理人员应聘时并不是对口专业。有些人员对于档案的管理工作没有相应的培训，对于一些先进的系统操作不当导致档案丢失。还有极少数的公职人员的培训工作不到位导致特殊情况下档案的丢失以及被盗。上面所说的情况只是出现问题中的一部分，其出现的问题远远不止这些比如：档案管理系统的落后、工作人员对档案管理工作的认真水平低下、档案管理方式的落后以及对科学运用的疏漏这些都是主要问题，对于这些问题的解决必须提上日程。要想提升机关事业单位档案管理工作规范化标准化就必须寻找相应的方案，解决该解决的问题加快解决的时间以及步伐[2]。

2 关于机关事业单位档案管理工作规范化标准化的途径分析

关于档案管理工作的规范化标准化的途经分析，首先应解决规范化的问题只有达到了规范才能去谈论标准。应对档案管理系统进行深化改革，对相应管理人员首先应进行抽查与检验。时间允许的话应对人员进行进一步考核，做到精益求精。各档案管理系统应加快掌握大数据与云计算的使用，单位以及国家应加大力度对系统的升级以及寻找相关的培训人员进行深度培训。提升规范化就应该有相关的规范体系，国家相关单位首先应制作出规范大纲然后下发给各级机关单位。各机关单位应根据国家总体规范制定出对应自身档案管理系统的规范要求。各级机关单位的领导人要发挥好带头作用，自身更应该加强对档案管理工作的重视。在对人员的任用时一定要挑选有能力并且有实力和责任心的员工，其次就是认真度档案管理的工作并不像科研工作那么劳累，但是他需要工作人员具备足够的认真度。档案的管理首先就是规划与整合，对于管理人员的要求就是足够的耐心与认真。在对于规范化的要求中不能还以老套路与老思想为核心应该大胆创新，这里并不是说老思想不好只是现在全以现代化与科技化为首任，有些老思想与老套路根本对不上路，对于规范化的要求应“推陈出新革故鼎新”做出一套与时俱进的规范化。

对于标准化首先就是对相同档案文件的统一，充分利用计算机在编入档案时利用计算机为不同种类的档案编上号以及将同类的档案整合，这样在寻找时更能节省时间还不容易丢失即使丢失也能很容易被发现。在档案工作人员进行规范整合时一定要根据国家的相关法律条文进行操作，决不能因为自身容易去逾越法律的底线。档案管理的审计部门加强一定要加大审查力度，对档案的管理一定要统一标准。同时要加大计算机的存储容量，对档案的备份应及时跟上。选择安全的备份平台并对其定期检查与维护，档案管理系统的防火墙一定要达到国家相关要求以保证不被黑客侵入。

国家相关部门要加大宣传力度，对档案的规范化标准化进行有力宣传，在宣传的同时更应该加大督查力度。成立相关督查部门不定期对各机关事业单位档案管理工作进行抽查，发现问题及时改正问题严重的决不能姑息。在对于标准化规范化时应完善管理标准的统一化体制，二者是密不可分的关系缺一不可。无论是从意识上还是行为上都应对工作人员进行改革，档案管理工作的重要性与保密性是一样重要的，不能因为人才的缺失就逾越规定。

3 结束语

对于档案的管理工作人们始终要重视，无论是标准化还是规范化都是管理系统中的重要组成部分。档案的管理工作与机关事业单位有着密不可分的关系，无论是生存还是发展、无论是建设还是创新对档案的管理都是首要任务。机关事业单位档案管理工作规范化标准化的途径分析简单就是这些，当然还有很多规范途径需要管理单位更加深刻改革与发掘。总有一天档案管理工作会登上属于自己那层最高的台阶。

参考文献

[1]张宁.新形势下事业单位档案管理规范化分析[J].办公室业务，2019，000（008）：100-101.

[2]杨虹.档案标准化工作中存在的若干问题及对策研究[J].中国标准化，2018，000（004）：67-70.