高校人事档案管理信息系统的设计与实现研究
徐世荣
摘 要：随着计算机技术不断发展，社会上很多领域都已经实现了数字系统的管理，高校人事档案管理领域也不例外。积极进行高校人事档案管理信息系统的设计，能够很好节省时间，提升人事档案管理工作效率。所以，高校人事档案管理部门应该加强重视，并且根据自身情况合理采取措施进行信息系统的设计与实现，以便为高校持续稳定的发展提供有力的档案信息服务。基于此，本文主要针对高校人事档案管理信息系统的设计与实现进行了详细分析，希望能够对相关人员有所帮助。
关键词：高校人事;档案管理;信息系统;设计;实现研究
在信息时代背景下，计算机技术已经渗透进社会各个行业，成为人们生活、工作中不可或缺的重要部分。而且，这一转变还给高校传统人事档案管理工作带来了很大的挑战，加快人事档案管理系统的完善与设计非常紧迫，对于提升高校核心竞争力，推动我国社会经济发展有着十分重要的意义。
高校人事档案主要是指根据自身发展要求，在培养、选拔以及任用教职工等工作中，形成的记载教职工个人经历、业务能力以及工作绩效等内容的文献资料，是考察与选拔应用教职工的重要依据。随着社会不断进步，高校也随之迅猛发展起来，教职工数量越来越多，人事档案信息资料也呈井喷式增长，传统人工纸质档案管理方式显然很难有效满足具体工作需要。随着高校信息化建设工作不断推进，档案信息管理系統的建设也应该紧跟上来，这是大势所趋，也是高校持续稳定发展目标实现的必然要求。因此，加强高校人事档案管理信息系统的设计与实现探究意义重大，具体分析如下。
一、高校人事档案管理信息系统设计与实现重要性及其目标
1.设计与实现重要性
所谓的人事档案主要就是指人事管理部门结合人事工作需要，以个人姓名为特征集中保存起来的反映员工工作实绩、个人经历以及各方面能力等方面内容的材料，存在着动态性、全面性以及真实性等显著特征。高校人事档案可以很好体现出教职工的个人具体情况，是高校和相关部门对其了解和管理的重要手段。除此之外，很多高校还将人事档案当成是人事调整的有力依据。就目前情况来看，不论是哪一方面，人事档案管理都已经成为管理工作中不可或缺的重要部分，高校方面也不例外。
随着社会不断发展前进，给人事档案管理工作带来了很大的冲击，传统人事档案管理模式显然很难有效满足社会发展需求。究其原因，传统人事档案管理模式不仅会耗费大量的人力、物力资源，而且工作效率也不是很理想，在档案保密性方面存在着很大的不足。此外，人工记录管理的方式还可能因为各种情况导致档案缺失，如搬迁、水灾以及火灾等等，给高校带来较大的损失。在这种背景下，我国很多高校都已经转变了传统以人工进行人事档案管理的模式，实现了档案管理信息化、数字化，工作效率得到了极大的提升，而且其还存在存储量大、检索便捷等优势。不过从整体情况来看，部分高校人事档案管理信息系统还存在一些不足，需要进一步的优化与完善。针对此，高校方面应该清楚认识到这一点，加快人事档案管理信息系统设计与实现步伐，为高校相关工作的开展提供有力依据。
2.系统设计与实现目标
人事档案管理信息系统开发的目的主要就是为了更好适应现代高校发展需求，主要任务就是促进高校人事档案管理的自动化与信息化。根据具体档案管理工作情况来说，系统应该保证本单位个人档案查询、修改以及添加等工作能够顺利进行。从整体情况来看，高校人事档案管理信息系统应该具备以下几种功能：
一是系统管理。主要就是对该系统用户机器权限的删除、增加等;对单位部门信息的删除、增加等;对系统自身数据的还原以及备份等。
二是人事信息管理。具体就是需要能够快速增添新员工的各种信息，还有就是现有员工的职务变更、职称变更等。
三是信息浏览查询管理。实现对所有员工的性别、部门等综合性的信息查询。
四是数据导入导出管理。为了确保系统稳定性与安全性，应该提供数据导入、导出以及还原等功能。
二、高校人事档案管理信息化发展中主要遇见的阻碍
1.管理体制不完善，不重视人事档案工作
一直以来，高校人事档案管理都是应用多头管理的模式，有的交由人事部门进行管理，有的交由组织部门进行管理等。这种情况将会导致人事档案管理工作非常分散，不利于查找与借阅，作用发挥受阻。同时，高校人事工作的重点所在就是师资队伍建设与人才培养，对于人事档案工作比较忽视，使其逐渐沦为附属品。而就档案部门管理而言，其重点就是管理整个学校的档案，主要任务就是配合国家档案管理机构对教学、文书以及会计等档案进行管理，所以该部门人员觉得人事档案是人事部门研究的工作，和自己不相关，管理起来不是很重视。因为这一现状的存在，导致人事档案工作很难顺利进行，信息化发展自然更加无从提及。
2.经费投入不足，信息化发展情况不良好
高校人事档案要想实现信息化发展，最为首要的认识就是做好基础设施建设，此外，还得具备合格的库房建设，只有这样才能最终获得理想的效果。不过因为高校档案工作的重心是教学、科研等档案管理，经费往往都投入在这一方面，因此，当前很多高校在档案管理方面都已经实现了信息化管理，具备先进的软硬件设施，而且技术也非常有效和先进。不过对其中的人事档案管理来说，效果却不是很理想，因为不受重视，所以经费支持不是很充足，软硬件设备设施得不到及时有效的更新，信息化发展严重受阻。
3.人事档案管理队伍建设滞后
就当前情况来看，一些高校人事档案管理人员基本都是兼任，即便有专职人员，不过学历层次不足、职称也较低。不论是专职还是兼职，他们所接受的专业培训都很少，理论知识不是很丰富，基本人事档案管理技能掌握的也比较差，有的甚至连电脑基本操作都不会，一些先进设备仪器也不懂得操作，很难满足信息化建设需求。再加上高校对人事档案管理不是很重视，所以，很少会划拨资金对现有职工进行在岗培训，导致他们很难适应新时代要求，不利于人事档案管理现代化、规范化进程。
三、高校人事档案管理信息系统的设计与实现
1.总体结构
通常情况下，一个最为简单的人事档案管理信息系统应该具备信息使用者、信息源以及信息管理者、信息处理器等部分。就其中的信息源来说，主要就是指数据的输入源，通常是由系统中用户实时信息输入与信息储存这两大部分共同组成;信息处理器也是由多个部分共同组成，包括数据储存、采集以及传输等装置，具体作用就是读取、储存用户新输入的各种信息。在高校人事档案管理信息系统设计与实现过程中，需要信息处理器有着良好的速度，在繁杂信息处理方面能够显得游刃有余，真正达成高效性。具体而言，高校人事档案管理信息系统还得有多样化的功能，如用户可以根据自己的需求，在高校人事档案管理要求允许下，随时进行档案的浏览、修改等，对于新输入的数据，信息系统应该可以自动整理与分析，并且生成准确、规范的档案数据。
除此之外，信息系统还应该达成多个数据库表之间的有效融合，使得用户在查阅相关档案数据的时候，可以立即调出自己需要的资料。同时，安全性也是不容忽视的重点，因为信息化存在着交互性与开放性等特点，所以高校人事档案管理信息系统设计与实现中，应该加强注重安全性设计，避免因为黑客、病毒等导致档案泄露，给高校带来不必要的麻烦，具体可以通过用户权限管理设置、防火墙等措施进行处理，以便有效保障档案安全性。
2.系统功能模块组成
就高校人事档案管理信息系统设计来说，应该尤为重视方便性和实用性，主要功能的实现具体需要涵盖档案统计编辑、用户管理等。就其中的用户管理模板来说，又得重新划分，包括用户登录、设置用户等。总的来说，就是需要划分多个板块，每一个板块应该有着不同的功能。然后就是设置用户，具體就是用来进行系统使用权限、基本信息的设置与管理。因为系统蕴含的人事信息比较多，而且还存在各个数据库信息重复较差问题，所以系统应该加强注重管理权限的设置，确保安全保密性;用户登录，具体是供用户登录进入系统查询和编辑信息，该界面应该在系统启动之后马上出现，只有用户合理登录系统之后，才能根据自身具备的权限开展一系列操作;档案编辑，该项功能也是需要用户登录系统之后才能应用，按照自己的需求进行档案更新和编辑等。具体而言，档案编辑模块中主要有历史档案、档案卡片、家庭成员以及个人建立等模块。由管理员结合高校具体情况进行其中的权限设置。具体而言，在这些功能中详细登记了所有高校教职工的资料，普通管理员没有权利进行数据删除和修改，其主要目的就是为了保证档案信息安全性;档案查询这一模块其实就是针对用户进行设计的，用户登录系统之后，便可以按照自己需要查询相关档案信息;档案统计，在高校人事档案管理信息系统设计中，档案统计是不可或缺的重要模块，其中应该具备图表统计、单项统计等多种统计模式，而用户在统计人事信息的时候，能够按照自身需要选择合适的模式进行操作。
3.数据库设计
就高校人事档案管理信息系统设计与实现而言，数据库设计是其中十分重要的一个环节，而且每一个数据库中都蕴含了非常丰富的档案信息，整个档案管理系统中的信息都是由这些数据库共同组成。在数据系统设计过程中，要求设计人员从多个角度进行思考，并且全面考虑各种影响因素，如运行速度、储存量等，确保系统能够稳定有序的运行。
必须得注意的一点，数据库的性能还得充分考虑到高校具体需要进行设计，如果高校人事档案信息不是很多，那就没有必要安装太大的储存系统。对于数据库逻辑结构设计而言，主要就是需要在数据库概念结构设计基础上，将属性与实体之间的关系有效进行转化，使得转化而成的数据模型能够被数据库系统所支持，这一环节有着至关重要的作用，需要高校方面加强重视。
四、高校人事档案管理信息系统开发涉及到的关键技术
1.安全性技术
因为高校人事档案信息属于隐私度较高的信息储存，所以，在具体系统设计中，必须确保信息安全性，避免因为信息丢失、泄露等造成不必要的损失和麻烦。高校人事档案信息管理系统的安全性保障具体可以通过权限设置来达成。此外，数据来源安全性也直接关乎到整个系统的安全性，所以在具体设计中应该对每一个数据进行严格的安全认证，当前应用的认证方法具体有数据安全性检测、COOKIES认证以及Session认证等。
2.模板技术
该项技术的原理主要就是ASPX文件在具体调用时，应该先从服务器端调用模板文件，之后再从数据库中将自己所需数据调出，等到两者有效整合之后便可以开展输出操作。这项技术最为突出的一点优点就是在模板文件制作过程中，能够直接抛开程序代码，使得美工和程序分离，即可以一起操作，也能分开操作，这样便会使系统变得更加的人性化。
3.统计技术
统计技术具体包括图形统计和文本统计，两者特点存在很大差异。就其中的图形统计来说，可以直观体现统计数据，用户可以根据图形直接进行差异性对比，不过其缺点就是精确度不足;文本统计属于一种比较常规的统计功能，能够将用户输入的数据以表格或者是文字的形式展示出来。
五、结语
总而言之，在新时代背景下，高校人事档案管理信息系统的设计与实现意义重大，而且势在必行，因此需要高校方面对其加强重视。不过必须得注意的一点，人事档案管理系统的设计与实现是一项系统且复杂性的工作，在具体开展中需要高校综合考虑多方面因素，确保系统具备多样化的功能，如档案统计、用户管理以及档案查询等。同时，设计人员在具体工作开展中，还应该根据高校具体情况最大程度进行系统设计优化，以便切实强化高校人事档案管理效率，为高校持续稳定的发展提供有力支持。
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（作者单位：荆楚理工学院档案馆）
