图书馆档案管理与图书馆事业的发展
彭梅
摘 要：现如今社会经济发展迅速，近些年来图书馆事业也呈现蓬勃发展之势，档案管理工作作为图书馆工作的重要组成部分，对于图书馆事业的可持续发展具有重要意义。基于此，本文对当下图书馆档案管理工作的主要内容及存在问题进行分析，并提出相应的改善对策，旨在推动图书馆事业的稳定发展。
关键词：图书馆;档案管理;图书馆事业;发展
从狭义上对档案管理工作进行分析，可将其概括为档案业务工作，主要是通过档案室或者档案馆开展的一项具有综合性的业务工作。档案管理工作人员需要通过科学合理的方法对档案进行管理，为社会各项事业提供优质服务。因为图书馆的特殊性质，其很多工作的开展都和档案管理工作息息相关，档案对图书馆的工作流程进行了全面记录，因此提高档案管理工作水平有助于提高图书馆工作的整体水平，保证各项其他工作的合理有序展开。图书馆日常工作环节会产生大量的档案资料，这些资料对于图书馆工作的规划、方针的制定以及工作的运行具有重要的参考意义。
一、图书馆档案管理工作概述
1. 对具体内容进行详细划分
根据具体情况形成有效的图书馆档案，并对其具体内容进行详细划分。从根本意义展开分析，档案是图书馆开展多项工作所产生的一种原始记录载体，对于图书馆进行管理工作具有重要的意义。根据相关法律法规，可对图书馆档案的类别进行深入划分，主要可分为下述几大一级类目，分别为行政管理、会计档案、人事档案、基建档案一级设备档案等等。在进行某一项档案管理工作中，需要加强对其相关内容的重视。
2.档案收集及整理
从本质进行分析，档案管理工作的出发点便是收集相关档案，也就是档案从无到有的一个发展过程，该过程中需要对多种类型的文件资料进行收集，基于宏观角度可将其概括为下述两大方面，分别为图书馆档案室收集档案和征集档案。在对档案资料进行收集时，需要对其进行全面汇总，对于工作环节形成的数据，要进行精确地统计和储存，提高档案收集的准确性。通过这一方式，也能够为日后管理工作的开展提供便利。档案收集的主要目的在于解决档案过于分散的情况，对其进行全面、有效地管理，提高其可利用率。
3.档案的开发及利用
对图书馆档案进行有效管理的最终目的便是提高其利用率，使其能够得到合理有效地利用，只有积极开发相关档案信息资源，使其能够服务于图书馆管理工作以及其他相关工作，图书馆档案才具备应有的活力。下面本文对图书馆档案的开发利用进行分析，主要可以从以下几大方面展开。第一，应符合领导决策方针，确保提供档案信息的时效性和准确性，提供有效高质的服务，为领导层制定相关方案或者总结管理工作提供可行性的参考依据。现如今图书馆工作活动内容愈加丰富，这也使档案资料的内容变得更加完善，在满足使用需求的同时，还有着大量的信息资源，有助于推动图书馆工作互动的顺利开展和有序进行。第二，应加强和图书馆内各项工作的配合，积极提供完整、有效的档案资料，保证搜索的便捷性、传输的快捷性，为图书馆各项工作的实施奠定良好的基础。第三，图书馆档案资料的完整性对于维护图书馆形象也具有重要的意义。因此，重视图书馆档案的开发和利用对于推动图书馆事业的发展具有重要意义，应提高其工作水平。
二、图书馆开展档案管理工作的重要意义
做好档案管理工作的根本目的在于利用服务。一方面需要具备完善的管理体系，同时还需要在服务过程中体现档案的实际价值。其重要性主要体现在以下两
方面。
1.档案管理工作是图书馆业务统计分析工作的重要
基础
因为其工作性质，图书馆需要开展多项业务统计分析工作，这部分工作具有一定的复杂性，并不是对一些数字进行简单加减汇总，而需要使用科学先进的方法，通过相关的计算方式和过往的工作记录进行有效对比和分析，及时发现工作中的优缺点，分析产生问题的原因并及时进行解决，该过程中需要提出新的想法、观点，指导图书馆服务工作重心的变化，确保图书馆各项业务活动及工作的有序进行。同时，业务统计分析工作具有一定的连续性，需要将之前的工作作为重要依据，通过系统完整的记录完成工作人员，通过总结、分析得到科学合理的理论依据，为后续的工作提供有效指导。
2.档案管理工作是提高图书馆服务水平的重要保障
档案作为历史的最原始记录，同样也是图书馆开展业务活动，为广大读者进行服务中所产生的资料资源转化形成。图书馆的业务档案资料全面地记载了图书馆进行各项服务活动的方法、措施及相关思路，也是各项工作活动的有效体现。在对图书馆服务进行探索的过程中，提高图书馆档案管理工作水平，对服务环节所产生的思路、活动过程、组织状况、取得成效、经验及教训等进行有效总结。对这些档案资料进行全面地收集、归纳和整理，为图书馆未来的发展以及工作的开展夯实基础，并可以为研究工作提供重要的参考依据。除此之外，还可以为图书馆制定未来工作方案、检查工作流程以及总结工作经验提供可靠的参考依据，对图书馆展开服务活动，获得管理经验都具有重要的意义。通常情况下，在交流环节，档案的原始性及客观性具有非常好的说服力，容易产生共鸣。档案对服务工作的方法、成果等进行了有效总结，有助于加强图书馆和其他图书馆的交流和学习，优势互补，推动图书馆各项工作的改进和完善，对图书馆服务工作的发展提供有效指导，为广大读者提供更加优质的服务。所以档案管理工作对图书馆事业的发展具有重要意义，它能够实现交流的具体化、生动化，具有极高的参考借鉴价值。在交流环节，不断提高档案管理工作水平有助于提高图书馆服务水平。
三、目前图书馆档案管理工作存在的不足
1.工作人员素质参差不齐
档案能够将图书馆工作的实际情况体现出来，不仅有助于促进其稳定发展，同时也为图书馆开展各项工作活动提供了参考依据。在信息化飞速发展的大背景下，图书馆檔案管理工作模式也实现了质的改变，从传统纸质档案转化为电子信息档案。但是目前管理人员综合素质参差不齐，部分管理人员并没有掌握电子档案管理流程及方式，其能力不符合档案管理工作要求，这也导致图书馆档案管理工作效率低下。
2. 管理制度不完善，档案利用率低下
进行图书馆档案管理工作的过程中，一些领导不具备档案意识，对档案管理工作的重视度明显不足，对于档案利用率的认知程度较低，直接致使图书馆档案管理不具备相应的管理机制，并且没有建立有效的考核机制和管理机制，致使一些具有价值性的文件没有得到重视和有效收集。虽然部分档案得到有效收集，但是开发和利用的效率非常低。档案中的部分重要资料也没有得到科研工作的重视，导致对一些资料进行再收集出现缺漏等问题，使用过程中检索难度大。一些重要的视频资料更是没有得到规范化管理，造成巨大损失。
3.管理部门混乱，无法同步档案
目前信息技术发展迅速，但是很多图书馆档案管理仍无法做到电子档案的同步管理。现如今图书馆的办公自动化水平越来越高，图书馆档案管理也逐渐进入到电子信息管理的时代，但是当下很多档案管理部门十分混乱，档案的錄入不具时效性，导致一些重要档案资料流失。并且对重要的档案资料来说，没有相应的纸质档案作为备案，如果电子档案流失可能会真正流失。
四、提高图书馆档案管理水平，促进图书馆事业的发展措施
1.加大对工作人员的培训力度，提高工作人员的综合素质
现如今我们正身处信息化时代，但是很多档案管理从业人员无法适应现代档案管理工作的要求，因此这便需要图书馆加大对工作人员的培训力度，不仅需要定期在本馆内组织相应的理论知识培训活动，还需要在馆外开展相应的培训活动，提高档案管理人员的综合素质。培训过程中需要重视对工作人员信息技术技能的培训。
现如今档案管理工作正朝着信息化、现代化及系统化的方向发展，工作人员不仅需要加强学习，不断提高自身综合素质，还需要具备良好的档案管理意识，提高责任意识。同时，在具体工作环节，部门与部门之间需要做好交流和沟通工作，全方位参与到档案管理工作中。基于此，建立相应的考核机制，保证各科室人员均能积极参与到档案管理工作中。
2.优化和完善电子档案管理制度，实现电子档案和纸质档案的共同归档
如果想要进一步提高图书馆档案管理工作水平，需要图书馆领导加强对档案管理工作的重视程度，不仅需要优化和完善电子档案管理制度，还需要激发工作人员的工作主动性和积极性，将该项工作纳入到绩效考评体系中，确保档案管理工作的开展有据可依。除此之外，还需要保证每一个工作人员都能够充分了解档案管理制度相关内容。
图书馆档案管理工作人员需要保证档案管理室能够向其他科室有效传输相关数据文件，建立电子档案管理系统。各科室的工作人员需要认真整理相关文书资料、基建资料、科研成果以及会议记录等，将其上传至图书馆内部网络系统中，为后续的归档工作提供便利，提高管理的集中性。具体工作环节，监管人员需要定期对档案整理情况进行全面监督，保证管理工作的规范化和制度化。归档电子文档时，要根据其类型设定合理的管理权限，以防其被恶意篡改，同时在上传时，需要标注好签发人、打印人等，保证资料的真实性。
虽然信息技术的发展为图书馆档案管理工作提供了巨大的便利，但是毋庸置疑，电子档案极易受到其他多项因素的影响，例如发生丢失等不良情况。如果单单需要储存电子档案，难免会发生一些档案资料丢失的不良情况，这便需要图书馆在进行档案管理工作的过程中建立电子档案和纸质档案双套归档模式，也就是防止电子档案的遗失，同时能够确保纸质档案和电子档案之间的优势互补。在具体管理环节，对于一些综合性较强的电子档案，如职员任免档案、考核奖惩信息等文件以及专业技术方面的方案，需要对其进行及时归档，确保电子档案和纸质档案的共同归档，对于一些音频、视频等电子文件，需要进行全面备份。
3.提高图书馆档案管理中档案文件的利用率
现如今我们正身处大信息时代，作为图书馆档案管理工作人员，需要全面掌握档案管理技术，确保电子档案管理软件符合图书馆档案管理工作的需要，同时要确保档案管理具备相应的软件和技术辅助支持以及扫描仪、打印机等硬件设备辅助。在对电子档案和纸质档案进行归档时，需要合理分类档案，为工作的展开提供便利。图书馆档案的开发利用有助于提高图书馆的服务水平，所以加大对各类档案资源的开发力度，提高档案的利用率有助于提高档案的科研管理水平。同时应该设置相关的权限，具备权限才可以有效调阅图书馆相关档案资料，加大技术创新力度。
五、结语
综上所述，随着时代的进步，目前图书馆档案管理工作变得愈发重要，对于图书馆事业的可持续发展具有重要的意义。在新形势下，应对图书馆档案管理工作的内容和特点进行有效把握，紧跟时代发展步伐，加强对先进管理技术的应用，不断优化和完善档案管理模式。档案是信息时代的重要组成部分，详细记载了工作过程及活动过程，集合了多项方法、经验及成果，应不断提高档案管理工作水平，为广大读者提供更优质的服务，满足读者的要求。同时只有做好档案管理工作，才能够推动图书馆事业的发展和建设，得到更为理想的管理效益，确保各项工作的有序开展，推动图书馆事业的平稳发展。
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（作者单位：广东工商职业技术大学）
