做好街道办事处档案管理工作的几点思考

2022.09.18

杜丽芳

摘要：街道办事处是城市最基层管理单位，档案管理工作常常被忽视。大多数街道办事处档案工作存在设施较差、人员不足、管理不规范、利用不充分等问题，做好街道办事处档案工作，首先必须领导重视，舍得投入，配齐队伍，完善制度，才能提高档案工作管理水平，有效发挥档案资源的作用。

关键词：街道办事处;档案工作;管理制度;档案资源

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.061

档案是一个地区、一个单位历史遗存的记忆，也是一个地区、一个单位发展历程的印记。做好档案工作，对于总结成功经验，吸取工作教训，推动高质量发展意义重大。街道办事处虽然是城区政府的派出机构，做好档案工作，对于推动街道办事处经济发展、提升城区文明、促进社会和谐同样具有十分重要的意义。

福建省泉州市丰泽区地处泉州市核心区，下辖8个街道办事处。从丰泽区档案工作情况看，区档案局对档案工作高度重视，不定期开展业务培训，加强工作指导，促进成果运用;总体而言，区直部门档案资料在收集、整理、归档和利用都比较到位，大部分街道办事处档案管理工作相对而言比较散乱，普遍存在以下几个方面的问题：

一是档案设施条件较差。街道办事处档案设施建设很大程度上取决于街道经济发展水平，从丰泽区8个街道看，只有一两个经济发展水平比较高、办公条件比较宽裕的办事处设有专门的档案工作室，配有专门档案储存箱和档案装具;大部分街道办事处档案管理比较随意，基础条件较差，设施比较简陋，档案资料由各个工作机构自己管理，也没有使用档案箱储存和档案具装，随意堆放，有的甚至将一些重要的纸质文件资料堆放在杂货间，更不用说适应大数据科技发展实现档案资料信息数字化储存，这样杂乱且没有规律的储存模式，给街道办事处档案管理工作带来了很多潜在隐患，很容易造成重要资料的安全问题。

二是专业人员十分缺乏。街道办事处承担大量城市管理具体事务，工作繁琐，工作人员数量有限，“身兼数职”是各个街道办事处的普遍现象。从丰泽区档案局几次区档案工作业务培训看，参加档案培训的工作人员经常换着面孔，每次都新人参加，说明档案管理工作人员多数是兼职，专业素养不足且流动性高，而且部分工作人员岗位意识不明确，岗位认同感较差，档案管理意识淡薄，导致档案管理质量和档案管理水平难以得到改善。有的街道甚至选择招聘一些合同人员填补空缺，教育程度不高，年龄较大，思维被传统模式束缚，难以跟上科技时代的潮流，直接导致街道办事处档案工作难以做到精致和规范。

三是档案管理不够规范。从目前现状来看，街道办事处工作上更多的是解决生活中的瑣事、调解街道社区矛盾等方面的问题，对于档案管理工作重要性本身就缺乏系统性认识，管理制度不成体系，对于档案管理、收集、整理、保管都较为随意、落后，只是单纯地进行传统的机械化的资料收集与整理，造成档案管理不全面、保管不合理、职责不明确、操作不规范，不仅影响到档案管理的安全性和有效性，而且也不利档案资源的再利用。

四是资源利用难以到位。街道办事处档案收集整理工作不全面。目前大多数街道办事处档案设施不完整，有的没有统一的档案室或者没有统一的档案管理员，大多数都是采用各个工作机构自己负责整理自己部门的材料，相互之间并不进行实时交流与沟通，因而会存在很多重复整理的文件，既会造成浪费，又会影响档案资料共享。丰泽区曾经有个街道办事处有份会议记录，由于各种检查都需要查阅，后来就因为没有统一管理导致丢失。所以，当接受检查或者需要其他部门协助核对资料时，有的工作人员担心文件丢失或者因多一事不如少一事的心理，往往选择放弃档案信息共享，导致档案资源难以充分利用。

针对街道办事处档案管理存在的问题，提升街道办事处档案管理水平，必须采取以下几项措施：

一要加强档案队伍建设。加强档案队伍建设，首先是街道办事处领导要提高对档案工作重要性的认识，加强领导，配齐专职人员。确因人手不足，至少做到相对专职。专兼职档案工作人员最好放在办公室，方便对进出文档进行整理归档并且沟通协调整个办事处各工作机构的档案收集与共享。其次，要加强对档案工作人员专业培训，积极为专兼职档案管理人员提供学习培训机会，增强档案工作人员业务素养、综合素质和责任意识，提高档案管理综合水平。

二要完善档案工作设施。要加大档案硬件设施投入，有条件的街道办事处尽可能要建立独立档案管理室，针对档案管理规范要求，合理配置如防火、防湿等保障设施，才能全面改善街道办事处的档案管理环境，确保档案资料的安全性。特别是随着科技进步，信息技术已经深入各行各业中，要积极推动纸质档案数字化存储，积极加强档案管理工作信息化建设，在提高档案纸质收集同时，逐步推行档案管理数字化管理，提升档案管理水平和利用率，逐步向科学合理有效的档案管理工作迈进。

三要健全档案管理机制。健全完善档案工作落实机制，将档案管理工作任务落实到各工作机构和人员，并建立纠错和问责制度，落实档案管理责任;建立档案收集、整理、归档、保管、利用等方面制度，对不同工作机构的档案、不同类型不同载体的档案进行分类归纳，分层次管理，促进档案管理标准化、规范化。重视档案安全管理，做好档案管理的记录工作，保障档案管理使用安全。

四要提升档案利用价值。做好档案管理工作归根到底是为了街道建设服务的，是为了更好的服务街道经济社会发展和群众健康生活，因此档案管理“贵在利用”。建议有条件尽量设立专门档案室，配备专职档案管理人员，统一管理各工作机构档案资料;各工作机构定期把档案资料归类整理，再统一移交档案室储存;档案室做好借阅登记，实现内设机构所有档案资料互通共享，提高档案利用率，发挥档案管理的作用和价值。