基于SWOT分析视角下的医院人事档案信息化管理研究
曾红华
摘 要：当今数据化时代下，医院人事档案管理向信息化管理转变态势刻不容缓。为更好地管理人事档案，增加医院的社会效益，本人采用SWOT分析方法，阐明医院干部档案数字化管理的需求及存在问题，并提出应对措施，以推动传统的人工管理向信息化管理过渡，实现医院人事档案的信息化管理。
关键词：SWOT分析;医院;人事档案管理;信息化管理
大数据时代下信息技术成为社会发展重点，各行各业的信息变革愈加迫切。医院人事档案是直接反映人才情况的真实基础和重要载体，是医院人事管理的重要组成部分。随着医院内外部环境的日新月异，人员流动性的增加，导致人事材料的内容和传输速度有着更多的变数，直接影响着人事档案管理。长期以来，医院人事档案的管理多为人工管理，包括人事档案材料的纸质存储、收集、整理和利用等，人事档案管理任务繁重，效率低下。因此，医院应借大数据时代为契机，加快推动人事档案管理信息化进程。
一、人事档案信息化管理的必要性
1.人事档案的作用。人事档案是人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的有效证据，与工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。
2.信息化管理的重要性。通过信息技术在人事档案管理中的有效应用，仅需将人事档案信息数据输入计算机系统即可实现重复参考和使用。管理人员仅需借助电脑上的人事档案管理系统便可开发及利用档案资源。这也使得人事档案更易于保存和查询，从而最大程度地发掘人事档案的潜在价值。
3.人事档案信息化管理成为大方向。正如档案管理改革所显示的那样，信息化是档案管理的常规管理。信息化的人事档案管理，要求人事档案管理体系实现流程合理、闭环管理、在线控制、动态监管。医院为快速、便捷地开发人事档案的价值，真实、准确地提供人事数据，需要进行人事档案信息化管理。
二、人事档案信息化管理的SWOT分析
SWOT分析包括确定与分析和研究的主题紧密相关的主要优势、劣势、机会和威胁。结合当前的时代背景，对医院人事档案信息化管理进行阐述，具体内容如表1所示。
（1）计算机设备普及。信息化发展需要借助计算机设备。大数据时代下信息技术迅速发展，各医院均已普及计算机设备，且医务人员都具有简单的计算机操作能力，已成为医院人事档案信息化管理的内在优势之一。
（2）OA办公系统应用。随着医院OA办公系统的不断应用，医务人员的信息化意识不断提高。为更好地工作，其不断增强自身的网络系统应用能力，这也使得医院逐渐实现电子办公，从而有益于进行医院人事档案信息化管理。
（3）实体档案保存完整。受适用法律法规的限制，医院实体人事档案保存相对完整、准确。医院人事档案的信息化管理需要以纸质档案为载体来进行录入信息和管理系统。完整的实体档案有利于加快其信息化管理进度。
（4）电子病历技术支持。如今我国三甲医院均已采用电子病历。这给医院提供了技术支持，有助于加强医院人事档案的信息化管理。医院可以参考电子病历的管理及应用，结合人事档案的相关特征，促进人事档案由实体管理转向信息化管理。
2.医院内部劣势
（1）信息化基础设施不足。尽管医院已普及计算机设备，但其他相关的基础设施如防火墙、存储备份库以及监控设备等硬件设施不足;人事档案管理系统软件的滞后，制约医院内部发展。
（2）传统管理存在问题。随着大数据时代信息的迅速发展，我们已进入数据社会。传统的管理制度和模式不利于医院人事档案信息化管理的发展。医院若不能推陈出新，其信息化管理的发展将举步维艰。
（3）缺乏高素质、高技术人才。受编制、收入、职业发展等因素制约，医院难以引进高素质、复合型的人事档案信息化管理人才。随着大数据时代的不断发展，人才竞争成为医院竞争的实质，而高素质、高技术人才短缺成为不利于医院人事档案信息化管理的又一原因。
（4）纸质档案管理困难。大数据时代下传统的纸质档案管理越来越暴露出其缺点。由于数目众多，因此不易发現问题和重复使用。此外，纸质档案容易受到环境因素的影响，不仅需要专用存储空间，还要采取相应的防护措施，浪费材料和资金。另外，由于人为或非人为的原因，纸质档案在归档过程中可能遭遇破损、模糊等问题，使管理难度增加。
3.大数据时代下的机遇
（1）医院管理步入信息化时代。随着新医改的发展及大数据时代的到来，医院管理逐渐实现信息化。这使得人事档案管理工作面临的要求更高。此外，传统实体档案管理的弊端在新时代逐渐显现，因此必须要加快医院人事档案的信息化管理。
（2）档案信息化管理理论成熟。古往今来，我国一直进行着人事档案管理的研究。大数据时代下其信息化管理应运而生，相关管理书籍不断更新，如《人事档案管理实务》《档案管理实务》（第二版）等均增加了信息化理论知识，以适应当前人事档案管理工作的新技术和发展趋势。
（3）人事档案贮存时间延长。随着人员聘任制的实施，人才分配机制已被打破，资源配置市场化使人才流动日益频繁，这使人事档案存储时限也随之延长。而传统管理方式缺点明显，真实性难以确定，故人事档案管理必须进行信息化变革。
（4）国家政策导向。党的十九大对建设网络强国、数字中国做出战略规划，充分体现了政府对互联网认识的深化，彰显了大数据时代加快网络强国建设的深远意义和迫切要求。除此之外，我国档案事业发展“十四五”规划中强调要继续抓好档案信息化重点工作，提出到2020年进一步加强档案信息资源开发利用的要求。
4.大数据时代下的威胁
（1）传统管理观念根深蒂固。尽管信息技术在大数据时代持续发展，但传统的基于纸质的人事档案管理观念根深蒂固，医院员工满足于现状，不愿更新信息化观念，使得加快医院人事档案信息化管理成为新时代下医院改革的挑战之一。
（2）信息安全防护面临挑战。人事档案的管理必须确保其安全性。大数据时代虽有利于各行各业进行信息化管理，但同时也对信息安全防护构成威胁。加强信息安全、防御木马病毒成为医院人事档案信息化管理建设进程中的一大难题。
（3）相关法律法规亟待完善。我国虽已制定相关法律法規，但多是从宏观角度考虑，事后采取措施，频繁引起纠纷。在大数据时代，信息与我们每个人密切相关，没有谁能独身于信息之外，故加强网络信息安全的重要性显而易见。因此，微观、系统的法律法规亟待完善，这也成为大数据时代下的威胁之一。
（4）管理人员缺乏实践经验。过去多采用人工管理进行人事档案管理。而人事档案信息化管理是时代发展的产物，无相关实践经验可参考借鉴，这便要求档案管理人员摸着石头过河，实践出真知。因此，实践经验成为新时代下阻碍医院人事档案信息化管理的重要原因。
三、医院人事档案信息化管理存在的问题
任何管理活动都有一定的机制，包括管理制度、管理模式和管理人员等，人事档案管理也不例外。通过剖析我国医院人事档案管理现状，发现阻碍其信息化发展的原因如下：
1.管理制度不健全。大数据时代下医院传统管理制度较为落后，如人事档案收集的范围、时间及人事档案整理程序等方面，使其效率降低。此外，在实际工作中落实不到位，在管理、考核和奖惩等方面缺少相应机制，从而降低了其质量，这不利于建设医院人事档案信息化管理。
2.管理模式陈旧。当前医院多采用封闭管理模式管理人事档案。尽管它具有保密性强，易于收集、管理和利用本单位的人事档案等优点，但在信息化神速发展的大数据时代，其服务程度较低;信息资源的开发和利用有限;容易产生“信息孤岛”;不利于构建信息共享数据库等缺点更加明显。
3.管理意识落后。目前，多数医院管理者专注于医院发展业务，对人事档案管理缺乏了解，没有发现其重要性，认为其不能直接为医院创造经济和社会效益，不重视其信息化建设。另外，人事档案管理人员受传统观念和自身技术水平影响，倾向于利用实体档案进行管理，从而直接影响到医院人事档案信息化管理的建设。
4.专业管理人员缺乏。单位人事档案管理的效率和质量，是由档案管理人员的工作水平决定的。现阶段医院人事档案管理人员多由人力资源管理部门人员兼任，缺乏专业素养且容易顾此失彼，且其没有受过专业培训，不能很好地进行医院人事档案管理。此外，大数据时代对档案管理人员的要求不仅需要有专业知识，还需要具有相关技能及素质。
5.基础设施欠缺，信息化技术不足。信息化在全球风靡一时，成为各国的发展战略。信息化设备短缺、信息化技术落后不利于医院人事档案管理的信息化建设。当前医院硬软件设施不足，且由于技术水平有限，相关数据库和系统尚未建立，导致医院人事档案信息化管理建设迟缓。
6.纸质档案存在弊端。从历史上看，社会的大部分文字和图像都被记录在纸上。尽管纸质档案曾在档案管理中占据重要地位，但在大数据时代下其具有管理困难、调阅不易、费时费力、耗材耗物、档案价值无法开发等缺点。
四、推动医院人事档案信息化管理的建议
1.健全管理制度。在医院人事档案电子信息化管理的探索中，制度的作用极为关键。管理人员应根据医院人事档案发展规划及发展趋势，结合相关法律法规精神，建立健全适合本单位人事档案信息化管理工作发展的规章制度，并通过制定完善合理的档案管理制度，以此保障人事档案信息化管理能够实现科学化、规范化发展。
2.更新管理模式。原有的管理模式在新时代已不适用。不仅需要完善档案资源，还需要加快人事档案信息的更新速度，以配合人员流转的速度，从而实现人事档案信息的动态化管理，完成人事档案信息电子档案的建立，在人事档案信息动态管理过程中有效建立信息化手段，以提高人事档案的使用价值。
3.提高信息化意识。医院领导应统筹全局，认识到人事档案的重要性，通过加强其信息化管理充分发挥其应用价值。另外，人事档案管理人员应革故鼎新，更新管理观念，提升电子办公意识，为医院建设数字化人事档案做出贡献。
4.培养专业管理人才。通过招聘和培训，医院可以选择具有高素养、高知识、高技能并存的档案管理员，建立人才团队。通过开展分层级、分类别的专业培训和业务轮训，及时录入、更新动态信息，直观反映人员的整体情况。
5.增加基础设施，提升信息技术
（1）加大资金投入，完善基础设施。先进的信息管理设备是对人事档案进行信息化管理的物质基础。但根据分析，医院现有的相关硬软件设备不足。医院应增加资金投入，完善相关硬软件设施，齐头并进，加快医院的发展步伐。
（2）增加建设经费，提升信息技术。电子化管理不仅包括环境构建，还包括资源建设。这就要求信息技术应用于档案管理的全过程。通过对信息技术的不断应用来完成人事档案管理方式的改变。
第一，凭借网络建设人事档案数据库。为深化人事档案信息资源的开发利用，提高人事档案利用效率，满足用户需求，保护实体档案，档案数据库的建设尤为重要。医院可借助于网络加快数据库建设。通过建立数据库，用户可根据需要通过屏幕进行查找、提取并打印。进而满足医院内部、医院之间以及上级部门同享档案信息资源。
第二，建立和完善人事档案管理信息系统。为加快医院人事档案信息化管理，应建立和完善基于智能检测技术和宽带高速网络技术软件系统。围绕人事档案信息的整个生命周期，完善其功能，以实现档案从整理审核到借阅转递的“无缝”管理的全过程。具体系统见图2。
第三，建设大数据安全防护体系。在大数据时代，信息安全不可小觑。为保证人事档案管理的安全性，医院应依靠互联网建立大数据安全防护体系。通过使用算法加密、用户权限、分级管理等措施来增强信息安全，进而保护人事档案的隐私性和安全性。
五、结论
在新时代背景下，医院人事档案信息化管理不仅有利于促进人事档案管理的管理效率和服务质量的提升，也有助于推进人事档案背后的人力资源管理，更有利于促进医院的长远发展。
参考文献：
[1] 安兆勇，申海福，赵桂廷等.人事档案管理实务[M].北京：中国电力出版社，2017
（作者单位：福建医科大学附属第二医院）
