文书档案信息化中常见问题及对策探究
付东方
摘 要：随着科技和经济的不断进步，互联网在各行各业变得更加普及，但是文书档案信息化建设至今仍然面对着一些问题，如果不能解决这些问题，就不能够满足人们的工作需求。本论文就文书档案信息化中常见问题进行了研究，并就问题提出了一些政策性建议，希望能够推动我国文书档案信息化水平的提升。
关键词：文书档案信息化;常见问题;策略
DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.087
在档案管理工作当中，文书档案管理是重要的组成部分之一，它的内容非常丰富，表现的形式也多种多样。但是随着信息化水平的不断提升，传统的文书档案管理的模式已经不能够适应现代信息化管理的新模式[1]。为了实现单位档案的全文检索，网络查询以及安全管理，更好的兼容多种数据，打造更加优化的网上档案管理系统，我国的文书档案信息化建设的脚步就要迈得更大一些，改革的决心也要更强一些。
1 文书档案信息化管理的优点
计算机具有强大的信息处理的功能，在传统的档案管理工作当中，大部分通过人工操作来进行资料的收集，对资料的字迹以及统计准确度也有着很高的要求，但是这样的方式不仅浪费了大量的时间，也加重了工作人员的工作负担。文书档案信息化使得资料的收集，分类统计以及查阅等各个环节都变得轻松方便，大大减少了人力消耗。
除此之外，文书档案信息化与传统的纸质档案相比，它的使用寿命变得更长，保存资料相对完整，受外界环境影响比较小。因为纸质的档案容易受高温和高湿环境的影响，很容易使一些资料在保存当中受到破坏。另外，文书档案信息化是通過计算机网络技术来进行传递，提高了文件传输的安全性以及快捷性，给档案人员的归档和查阅提供了方便。更重要的是随着互联网技术的进一步发展，文书档案信息化还可以保证较高的查全率和查准率，打破时间和空间的限制，凭借互联网平台实现部门与部门之间的信息查阅，更好的查阅档案管理信息动态。
2 文书档案信息化管理存在的问题
1）对文书档案管理人员的要求较高。文书档案信息化管理主要是将电子文件进行归档，对于管理人员来说是一个新的挑战，工作人员不仅要懂得纸质档案管理的方法和技术，也需要掌握一些基本的电子计算机技术，这样的情况对工作人员的自身素质有了更高的要
求[2]。因此，实现文书档案管理信息化的第1步就是要求管理人员掌握更多的知识和更先进的技术才能够进行计算机操作，但是在当前的很多档案部门中缺乏专业人才，尤其是档案处理复合型人才稀少，这就使得一些单位在引进现代化设备之后，由于人才的稀缺，无法实现文书档案管理信息化。
2）电子文件保密性面临严峻考验。随着文书档案信息化，人们发现电子文件的内容只要人工操作就能够发生变化，虽然操作起来非常容易，但是在一定程度性保密性却变差，再加上改动后没有留下历史痕迹，这就使得一些伪造电子文件的人有了可乘之机。除此之外，因为电子文件没有特定的笔记，人们无法把握和辨别，究竟哪一份电子文件才为原件，这一系列的问题都对电子文件保密性提出了更高的要求。
3）资金设备投入较少，改革的步伐迈的较小。随着科学技术的发展，各行各业信息化建设都在逐步加强，而且取得了很好的成绩，尽管如此，从我国的文书档案管理工作的现状来看，文书档案信息化工作开展的并不是十分顺利。其中主要包括以下两个因素：一方面由于地方性差异较大，一些地区缺乏相关部门的资金支持，导致信息化建设进行的并不顺利;另一方面，有些文书档案管理部门改革步伐迈得较小，仍然维持着原有的管理模式，缺乏改革和变化的勇气。
3 文书档案信息化建设的策略
1）不断提高档案管理人员的综合素质。为了提高当管理人员的综合素质，首先要加强硬件建设和投入，经过多年的实践，很多人发现，只有不断加强现代化硬件设施的投入，才能够激励档案工作人员主动的去学习现代化硬件设施的使用方法，进而提高自己的业务能力和管理水平。所以，为了帮助文书档案管理人员树立起终身学习的意识，还要加强对他们的培训，建立一批优秀的档案管理的团队，让他们不断的通过自主学习来提升自身综合素质，营造良好的信息化建设环境。另外，还要加强档案部门之间的合作，将新的管理理念应用到工作当中，通过相关工作人员的交流和沟通，不断分享档案资源信息化的知识，同时提高工作人员的创新能力，利用互联网平台和现代通讯技术，不断加强工作人员之间的信息交换途径。在实现文书档案信息化建设的过程当中，相关工作人员还要学会利用信息化平台，积极搭建信息化平台，以保证文书档案信息化工作的有序进行。在这个平台当中，为了满足档案管理的各方面的需求，管理人员也要积极学习信息平台中的各项功能，在各项问题的解决中提升自己处理问题，解决问题的能力，开发合适的信息软件，有效提升文书档案信息化建设的水平和效率。
2）加强信息化系统内部的安全性和保密性。为了保护信息化网络安全，有关人员可以在内部信息化网络和外网之间设置一些隔离安全网，保护内部信息，不受外界侵犯[3]。首先，有关部门可以屏蔽掉路由器的IP地址和服务，当进入信息化网络的时候，可以有选择性的放行一些地址，以保证信息化系统内部的安全。其次，相关工作人员还要重视防火墙的设置，虽然大部分的计算机防火墙都是正规且有认证的，但是在安全性和保密性上也各有不同，因此工作人员一定要选择好不同类型的防火墙，对网络的访问行为和网络的数据管理等进行检测和记录。为了提高查询的速度，档案管理工作者也要及时的对管理系统进行创新和改革，让所有的查询者都可以直接利用互联网查询到想要查询的文档，减少手工翻阅的时间，提高工作人员的工作效率。最后，为了有效的保护档案的原件，可以采用数字介质进行档案信息资源的保存和管理，这样一方面减少了对原件的反复查阅，另一方面还保护了档案原件的完整性和安全性，方便文书档案的保存。针对档案保密性的问题，管理人员也要加强对每一条档案记录操作的控制，通过设置权限，不把密码随意的泄露给其他人员，针对每一个模板和数据库进行逐一升级，并定期的进行更新，同时灵活的对操作人员的行为进行规范和控制，减少信息泄露的可能性，保证信息化系统内部的安全性和保密性，更好的发挥文书档案信息化系统的服务功能。
3）加强对信息化硬件设施的投入和管理。时代的飞速发展，使得各种管理技术和理念不断创新和涌现，为了更好的顺应时代发展的潮流，文书档案管理信息化，也必须要打破传统管理思维的束缚，为进一步的信息化管理打下坚实的基础。只有这样，管理人员的思想才能够得到创新和提升，才能够在实际的工作当中变得更加积极主动。
相对于各单位的文书档案管理部门来说，管理人员首先要认识到信息化对文书档案管理重要的推动作用，不断转变自身的管理理念，为其他部门树立良好的榜样，从而推动文书档案信息化管理工作的持续进行。要想实现这一目标，单位的领导也应该立足整体，统筹全局，在自身资金允许的条件下，适当的加强对文书档案信息化建设的资金投入，为文书档案管理部门的创新和发展提供坚实的后盾。
4 总结语
综上所述，随着科学技术的不断发展，文书档案信息化的建设只有不断追赶时代发展的潮流，不断实现数据之间的整合，才能够有效解决档案管理中所产生的各种问题，提高管理人员的工作效率。除此之外，各单位领导也要提高对语文书档案信息化建设的认识，不断研究和规划人才培养的策略，加强相关的资金投入，才能够打好工作的基础，更好的为社会的经济发展献出一份力量。
参考文献：
[1]毛国兰，王周理.科研院所档案信息化建设的探索与思考——以中国原子能科学研究院为例[J].办公自动化，2020（01）.
[2]栗莉.民航空管局工程档案制作系统的设计与实现[J].电脑迷，2017（02）.
[3]秦芃.关于知识管理视角下航空档案管理的研究[J].才智，2017（35）.
