中职院校档案管理工作开展的问题与方法研究
王静
摘 要：在开展中职院校档案管理工作的过程中，需要结合当前中职院校的档案管理开展必要的深入分析与研究，借此突出档案管理对中职院校教务能力、日常管理以及教学环境的优化和完善。同时，还需要借助中职院校档案管理工作的开展探索其中存在的问题与漏洞，通过分析文件档案的管理方法、教學档案的管理方法、校务档案的管理方法以及人员档案的管理方法等，提出全新的问题，并寻找有效解决问题的策略和方法。在这一背景下，能够有效推进中职院校档案管理工作的整体开展效率，实现后续中职院校档案管理工作的整体质量提升。
关键词：中职院校;档案管理;必要性;问题分析;策略分析
当前我国中职院校档案管理工作的开展现实情况虽然整体上呈现出一种向好向上的发展态势，但是其中依然有很多问题亟待商榷与解决。较为突出的问题有：一是如何基于文件档案管理工作的开展提升档案管理的整体效率与应用性;二是如何基于教学档案管理工作的开展实现对中职院校教学档案管理工作的进一步完善，借此提升档案管理的实效性;三是如何基于校务档案管理工作的开展深入分析与论证构建中职院校校务档案管理的统一性与标准性，实现校务对教学质量的支撑与保障;四是如何基于人员档案管理工作的开展实现对学校人员的有效管控，并提升档案管理人员的个人素养，为后续的中职院校档案管理工作提供更加充沛的动力。
一、中职院校档案管理工作开展的必要性分析
1.提升教务能力
在中职院校中重点开展档案管理工作，能够有效促进中职院校的教务能力提升和发展，且能够为将来的中职院校教育教学质量与整体教学效率的建设提供有效的支撑与帮助，实现未来职业化教学工作的有序开展和落实。在这一背景下，通过档案管理工作的开展提升中职院校的教务能力势在必行。其主要面对的是应用档案管理的规范性体现教务工作开展的作用性与功能性。
首先，需要学校教务工作人员结合个人的工作需求与学校的整体教务管理工作问题展开深入的思考与研究。在这一过程中，中职院校档案管理工作的开展需要将学校的教务工作开展包含在其中，为其提供相应的便利性与服务性，设计符合教务管理工作的档案分类与档案归纳方法。这样，在教务工作人员有需求的时候，能够在第一时间实现对相关档案资料的查询与应用，且能够为后续的教务工作开展提供有效的指导。其次，需要将教务人员的意见融合到档案管理工作开展中，借此实现两者之间的思想共融与资源共建。
2.记录管理环节
档案管理从本质上分析是一种对学校各类细节事物以及各类问题的整合与归纳方法。因此，中职院校档案管理工作的开展需要深入的记录并储存日常管理工作过程中的点点滴滴，通过对各类事物的有效记录和整理，为后续的档案管理工作深入开展奠定扎实的基础，并实现对不同管理环节与管理问题的有效分析与探索。这样整体的管理效能和管理质量将得到发展与建设。
在现实管理环境中，学校需要结合教师的教学需求、学生的学习需求以及学校自身的发展需求对档案管理工作的开展进行设计和开发。比如，在当前的工学一体化教学思路的应用中，以及产教融合的职业教育大背景下，档案管理工作的开展不仅要收集和整理学校内部的相关材料与信息，还需要对企业的发展状况以及社会行业的发展状况做出相应的数据收集与整理，并将之融入到学校档案管理工作的范畴中，通过记录的方法体现不同的应用环节，借此为后续的职业文化学习以及教师在专业素养提升和教学工作开展提供保障和引导。
3.优化工作环境
在中职院校中深入开展档案管理工作，能够有效优化中职院校的教学环境和学习环境，且能够为后续的教育教学工作高质量、高效率、高保障开展与运行提供支持与帮助。另外，档案管理人员还能基于学校的自身发展思考档案管理工作开展的具体方法，构建档案管理工作开展的未来发展途径与发展道路。这对于中职院校的档案管理工作持久化开展与运行有着重要的支撑作用。
通过开展档案管理工作，中职院校的整体教学质量会得到提升，学生的专业知识学习能力会得到进步，在教育教学的“硬实力”与“软实力”的相互交融与帮助下，学校的专业化发展道路走得会更加坚定与稳健。而且，档案管理工作的开展能够帮助学校定期分析相关数据，了解学校的毕业率、就业率、实习率等相关内容。这对于未来学校的整体教育教学质量优化与完善工作的开展也有着一定的影响，能够为学校本身带来强大的发展动力和发展效能。
二、中职院校档案管理工作开展的问题分析
1.文件档案管理的问题
第一，由于上级教育部门和单位的决定、会议、论述以及其他文件的下发量较大，导致学校在对其进行学习的时候会大量印发与保存。进而导致学校的文件档案管理工作开展更加困难。且在分类的过程中也比较繁杂。同时，笔者发现，在对中职院校的文件档案管理工作开展的过程中，相同的文件以及类似的文件有很多，但是却不得销毁，只能存放在档案馆中进行储存。这样，不仅占用了大量的档案储存空间，还占用了档案管理工作人员的大量时间与精力。第二，由于学校教育工作的开展需要体现相应的计划与方法，因此在文件档案管理工作开展中，存在有大量的教学计划、教学方案以及教学研究内容等。很多内容已经年久不用，且没有存在的价值与必要，但是档案室中依然对其进行保存。
2.教学档案管理的问题
从笔者所在学校的学生档案管理和学籍管理工作环境中来看，教学档案管理工作的开展是中职院校档案工作的重点区域。在此，需要深入分析与研究中职院校教学档案管理问题。结合当前中职院校教学档案管理背景做相应调查，主要存在的问题有以下几点：第一，由于中职院校教育教学改革工作的不断深入与落实，在日常教学工作开展与教研工作开展中，留下来很多相关的文件与素材，其中包含很多教学方案与教学内容。在这一背景下，此类档案的管理工作开展较为困难，因为教学方案较多，且应用的频率较高，因此无法对其做有效的归类与整理。第二，由于教学计划、教学大纲等相关内容的执行情况需要通过记录与分析的方法做留存，因此教师的每一节课，每一次考试都需要通过档案的形式体现出来。这对于中职院校的档案管理工作开展造成了更大的困难和问题。第三，由于学校的教学进程、教学模式以及教学日志需要通过档案的形式体现出来，而且在各类试题研究、答案分析以及学生试卷的订正等内容同样需要做档案储存，因此相关的教学档案数量之庞大导致日常档案管理工作的开展无法做到全面兼顾。
3.校务档案管理的问题
第一，教师工作情况登记表，在这一档案管理工作开展中，管理工作的主要问题在于，教师对于登记表的应用较为频繁，且登记的内容较为繁琐。其中不仅包含有教育教学的内容，还包含有其他内容，如宿舍管理、食堂管理、教学硬件设施与软件设施管理、校园交流等相关内容。第二，教师的教学经验总结与相关论文、专著和研究成果的管理工作开展，在对相关内容进行管理的过程中，需要体现出不同教师的姓名，并且要划分学科和专业的板块，进而在实际管理过程中需要投入巨大的精力才能保证管理不出问题，不留漏洞。第三，有关于教学质量、教师业务水平以及教师的奖惩材料管理工作的开展。此类档案管理相对来说较为简单，基本为季度管理模式或者为年度管理模式。但是，在管理过程中，由于长期不做关注，经常出现档案损坏，档案丢失的问题发生。
4.档案管理人员的问题
在对人员档案进行管理的时候，主要的问题在于，如何有效的区分教师群体、学生群体以及其他教职工群体。在管理工作的开展中，教师群体档案的管理工作开展相对较为容易，因为教师群体的稳定性较高，且在学校的工作环境中，不存在较大的流失率问题。但是，在对其他教职工以及学生群体进行管理的过程中，需要考虑到教职工及学生群体的流失率。特别是学生群体，在每年的新生入学档案管理工作、毕业生离校档案管理、毕业生实习档案管理、学生流失档案管理、学生转学档案管理以及学生实习返回档案管理工作开展中，均需要设计专门的管理方法与管理制度，由此可见整体的管理困难是难以想象的。
三、中职院校档案管理工作开展的策略分析
1.优化文件档案管理方法，提升应用性
在对中职院校文件档案管理工作进行优化的过程中，可以结合信息技术的档案管理应用方法对其进行完善。在这一背景下，档案管理需要建立在线上管理与线下管理两种模式中开展并运行。
在执行线下管理的过程中，档案管理工作人员可以面向学校领导部门提交审批意见，将档案管理工作开展中一些年代久远的且没有必要应用价值的内容剔除出去，或者对其进行统一的销毁和处理。然后，再为后续的档案管理工作开展引进全新的内容。在这一方法的应用下，档案的数量会有效的减少，同时线下档案管理的效率会得到相应的提升。另外，在应用信息技术开展线上管理工作的时候，需要将一些重要的文件，如红头文件、省部级和国家级教育文件等通过电子版的形式保存下来。这样，只需要管理人员做日常系统维护便可以，且不需要工作人员担心文件丢失与损坏的问题。通过该方法的应用，不仅优化了文件档案管理的质量，还提升了文件档案的应用性。
2.完善教学档案管理制度，提升实效性
结合笔者的档案管理工作范畴，融合学生档案管理和学籍管理的思路，在对中职院校进行教学档案管理工作开展的过程中，需要档案管理人员秉承“结合新时代的发展需求与教育的现实诉求收纳档案信息”这一思想开展工作。在这一背景下，档案管理工作人员需要对旧的文件進行整理与销毁，同时需要对新的档案进行及时收纳和保存。在这一背景下，教学档案管理工作中，无论是学生档案，还是学籍管理，整体效率会得到提升，且实效性也会得到进一步的发展。
档案管理人员可以结合全新的教研素材与教学内容进行整理和收集。而且在收集新的档案信息时，需要同时剔除旧的档案信息。但是，在这一背景下需要对旧的档案信息进行电子版的保存。这样方便后续教学工作开展的数据查证与研究。比如，可以对在校学生进行纸质档案与电子档案的双向管理工作开展，并进行学籍管理。在对毕业生和离校生进行管理的时候，可以应用电子档案进行管理，并留存备份，以防丢失。这样，不仅提升了档案管理人员的管理效率，还降低了管理的难度，实现了管理秩序的有效运行与发展。在这一背景下，教学档案管理制度能够得到很好的建设和发展，且管理的实效性更能满足学校、教师与学生发展的需求。
3.构建校务档案管理模式，提升统一性
在对中职院校进行校务档案管理工作开展的过程中，需要档案管理工作人员深入到校务工作开展中对其进行问题的分析与工作环节的判断和研究。这样，能够为后续的校务档案管理工作开展提供管理思路与管理方法，且能够方便后续中职院校校务档案管理工作的顺利开展。基于此，校务档案管理工作的构建原则要在统一性与健全性的基础上发展。
在对教师的教学论文以及相关研究成果进行管理的过程中，可以将之整合为学科论文集、研究成果综述等模式。这样不仅对教师的研究成果和论文内容做出了归纳，且方便了后续查找与阅读的效率。同时，还需要对学校的教育教学管理工作开展深入的分析，借此了解学生的学习需求，借助信息技术的应用，通过构建档案管理网络公众号的方法，为学生的日常学习与教师的日常教学开辟一个可以应用档案与交流档案的通道。这样，学生能够将教师的最新研究成果高效地应用在学习中，进而促进中职院校校务工作开展的整体发展和建设。
4.培养档案管理人员素质，提升管理性
档案管理人员的个人素养发展和建设情况，会直接影响到中职院校档案管理工作的开展进度与开展效率。在此，需要对其进行深度的教育与培养，提升档案管理人员的专业技能，促进档案管理人员的职业素养，发展档案管理人员的服务意识。
在对档案管理人员进行个人素养建设与发展的过程中，可以通过集中培训的方法对现存的档案管理问题进行深入的研究与分析。同时，学校还可以建立档案管理方法科学论证与交流小组，并将之融入到教研工作中进行分析与应用。在这一背景下，能够提升档案管理工作人员对个人岗位的重视程度，进而使其端正工作态度。最后需要对档案管理工作人员进行多校区交流培训工作的开展。通过该方法的应用可以让档案管理人员学习到外校的先进管理办法与管理理念，进而结合本校的档案管理工作开展问题进行整合并高效的应用起来。
四、总结
综上所述，随着当前中职院校在我国的教育教学体系中不断发展与建设，面向职业化教育的发展效能得到了同步的提升。在这一背景下，中职院校的档案管理工作逐渐受到了来自于学校高层以及教师的关注与重视。在中职院校开展档案管理工作，能够有效促进中职院校的后续发展动力和发展效能，且能够逐步提升中职院校的教育教学管理质量，以及教务工作开展的整体水平。由此可见，通过档案管理工作的开展，能够推动中职院校的进一步建设与发展，能够为将来的中职院校教育教学质量与职业化发展道路的建设开创全新的空间与更宽广的道路。
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（作者单位：山西省太原市体育运动学校）
