卫生院档案管理工作现状及强化措施
韩竹棠
摘 要：档案管理工作是地方基础医疗机构的重要工作内容，有效推动乡镇卫生院的档案建设工作是推动乡镇卫生院日常工作进步的重要措施，同时还可以帮助乡镇卫生院提升自身的医疗服务水平。但是目前我国的乡镇卫生院对档案管理工作重视程度不够，档案管理人员自身专业性也相对比较差，欠缺管理制度的同时管理设备设施也非常落后，在这一系列客观因素的制约下，因此乡镇卫生院的档案管理工作始终存在诸多问题。所以，乡镇卫生院的档案管理工作需要全面深化与完善，实现档案资源的优化配置，促进档案管理水平的大幅度提升。文章首先分析了乡镇卫生院档案管理工作目前的实际情况，并针对其中问题罗列相应的优化解决措施。
关键词：卫生院;档案管理;现状;措施
档案管理作为医疗机构的重要管理内容，其管理水平影响着卫生院的运行发展，想要大力推动乡镇卫生院日常的管理效率与医疗服务水平，提高自身的档案管理质量是有效的途径之一。确保卫生院日常临床工作的开展。所以，首先就要明确认识档案管理工作的主要内容，结合现阶段我国乡镇档案管理工作中存在的问题进行深化探讨，针对性的实施相应的改进措施，最大限度提升档案管理水平并推动卫生院医疗服务水平的进步，这样卫生院才能获得可持续发展的基础。档案在乡镇卫生院的建设与发展过程中有着举足轻重的作用，可有力促进卫生院的发展，可以帮助卫生院实现自身医疗水平的进步，并推动相关医学研究的发展。档案在促进乡镇卫生院发展的同时，对医疗整体医疗水平与医学研究也具有十分深远的意义，所以，对于乡镇卫生院的档案管理工作，必须予以足够的重视。
一、目前我国乡镇卫生院档案管理工作的状况
1. 没有发挥档案的实际作用
乡镇卫生院在档案管理工作的重视程度上是明显不足的，由于未认识到档案管理工作对于卫生院发展提升所起到的重要作用所以长期以来档案管理工作没有作为主要管理工作受到重视，而且既往所采取的档案管理措施以及原则是针对既往服务特点和发展需求制定的，随着现代化医疗服务的不断发展已经不能适应时代需求，档案利用情况也相对比较差，有价值信息获取能力低，且档案利用效率也比较差。加上大量纸质档案在长期保存过程中需要进行复杂的维护工作，这无疑也加大了传统卫生院档案管理工作的难度，工作人员工作量大的同时工作效率也比较低，这些都导致了档案管理工作没有发挥其实质作用。目前，我国大部分乡镇卫生院的工作重心，是医疗服务与行政管理，大家对于档案管理工作往往并不重视。因此，就使得档案信息的实际效用无法充分的发挥出来。并且，档案资源在乡镇卫生院的存储与开发方面，一直处于停滞不前的尴尬时期，受这一系列客观因素的限制，个乡镇卫生院必须提升自己的档案管理水平。
2.档案管理的设备、方式与理念均较为落后
伴随着社会的不断变革与经济的不断进步，档案管理在理念、设备以及方法方面都有了一定程度的变革。目前档案管理较为有效的方式就是信息化的管理，在保障档案信息安全性与精确性的同时，还可以确保较高的工作效率。然而，我们目前所应用的档案管理技术、理念与方式方面存在严重的滞后性，且这种落后的情况是普遍存在的，即使部分卫生院基于全新的时代背景强化了自身档案管理的信息化建设，但是仍然难以紧跟时代进步的步伐，严重制约了档案管理水平的提升，档案管理效率持续走低，不能切实发挥实际作用。
3.管理方式与实际需求不符
档案管理工作在任何单位都具有一定的保密性质，档案不仅记录了大量接诊患者的详细信息，同时也包含卫生所所有工作人员的相关信息，因此卫生所档案管理必然要注意保密性原则，而在这种情况下多数档案管理工作选择闭环操作，防止泄密，这样虽然最大限度避免了资料外泄，但是同时也让非档案管理人员难以有效利用档案信息来进一步促进卫生所的发展进步，档案不是必须要封存的“秘密”檔案管理工作的功能也不是单纯的避免资料外泄，我们实施档案管理工作如果不能多方有效利用档案信息，那么档案本身的价值就被大幅削弱了。而且档案管理工作过度闭环操作也容易引起卫生所发展状况评价缺乏客观性的问题，档案的利用者都是内部人员，这样在档案分析的过程中很难发现其中的问题并为今后发展给出具有建设性的意见。档案的监管工作是必要的，但是管理和监管不应该有冲突，在科学避免重要数据资料外泄的基础上，也要让与卫生院发展有关的多方力量进入到档案利用工作之中，这样才能最大化发挥档案管理工作的作用。
4.服务目标不明确
谁可以查阅使用档案资料，谁才可以有效分析并利用档案中所提供的信息，而卫生院档案一直以来都存在服务目标不明确的情况，只有少部分上层组织和公检法等国家监察管理机构才能使用档案，那这就意味着很多能够为卫生院现代化医疗服务建设提供帮助的其他单位或组织根本不能接触到有用的档案信息，这种情况就属于典型的服务目标不明确。现代化社会发展过程中，卫生院想要谋生存求发展，必须得到很多组织和部分的支持，很多单位有心无力，因为自己接触不到卫生院的档案信息，不能对当前情况作出正确的分析，自然也无法提供能帮助。
二、乡镇卫生院档案管理工作的优化措施
1.提升档案管理人员的专业性
档案管理工作属于专业化工作，尤其是在现代化工作需求下，档案管理工作对于工作人员的专业素质要求很高，我们在选择档案管理人员时应该选择具有责任心和积极态度且具有专业从业资格的人员来任职。由于在日常的档案管理工作过程中，并未设置相关的工作考核机制，导致工作人员缺乏竞争的紧张感，使得在日常的工作中疲软松散，这对档案管理工作造成了严重不利影响。想要全面有效的激发这些工作人员的工作积极性，促进其综合能力素质的有效提高，要改变这一现状，我们自然要从激发工作人员工作积极性上入手，并加强对工作人员的关心。想要提升档案管理人员的专业性，我们就要从定期进行人员专业化培训和调整管理人员结构配置量方面入手。在培训方面，要注意根据当前现代化背景下卫生院档案管理工作的实际需求和相关专业技术来制定周期性的培训计划，培训内容包含现代化档案管理理念和实际工作技巧，同时还要注意给予工作人员专项培训，包括档案信息系统的使用、维护、升级技术等。而从调整管理人员结构配置方面来看，我们需要保障高水平专业工作人员与一般工作人员达到需求方面的平衡，这样既符合当前我国档案管理人员实情也能够满足基本的现代化档案管理需求。
2. 根据档案利用需求适当放开档案使用权限
卫生院档案利用应该是多组织多部分共同参与的工作，要改变既往档案管理工作中绝对保密的原则，公民本身有全力参与相应的档案利用工作，而其他与卫生院现代化发展有关的组织或者个人也应该能够在一定范围内查阅使用卫生院档案资料，这也是政务信息公开背景下，卫生院档案管理工作必须做出的改变。这样做能够让更多具备相关专业眼光和专业能力的组织或个人参与到促进卫生院向前发展的工作之中，给未来发展作出科学规划，也能够让卫生院日后服务内容和服务水平更加符合现代化条件下人民基础医疗需求。
3.创新工作理念
社会的进步与信息化技术的普及，让人们的生活乃至各行各业都发生了巨大的变化。由于传统的档案管理观念深入人心，所以档案管理工作也受到陈旧观念的消极影响，仅仅做到了档案的相关管理工作，并没有对档案资料进行有价值的充分利用，同时，对档案资料也没有进行深入的开发，更何谈档案资料的有效共享。伴随着信息数量的与日俱增，我们也需要更多的了解档案资料内容。因此，档案管理工作逐渐备受关注。所以借助信息技术的力量，使档案管理工作能够朝现代化发展转变是非常关键的。以此才能在庞大的档案资料中精确的寻找出自己想要的档案信息。想要紧跟时代发展的步伐，保持符合现代化需求的管理理念是唯一途径。实现这一目标，我们要更加深入的去了解卫生院档案管理工作内容，认识到相关工作的重要性，结合具体的情况与实际的需求来确立合理的工作方案，保障档案管理工作能够有效落实。其次，需要积极扭转以往的管理认识，充分利用大数据背景下网络技术来改变档案管理工作现状，以此突显档案管理服务工作原有的服务性，保障以全新的符合实际需求的档案管理理念来进行管理工作。基于现代化的社会背景，大数据已经与人们的生活紧密地结合，人们基础的工作与生活都对大数据的应用有着极强的依赖性。因此，档案管理需要充分的与海量数据有机融合，同时将用户的具体需求为出发点，从多个角度将档案信息进行整理与收集，以此来促进档案管理的有效创新。
4.创新管理机制
（1）档案管理的核心资源就是人力，这也是档案管理工作的主体所在。因此，需要积极的创新人力管理机制。档案管理工作在信息时代中拥有全新的更高要求，想要创新管理理念，我们自然要从管理人员方面入手，提升人员专业能力才是核心。档案管理的人才培养应该与卫生院档案管理工作的实际需求和未来发展相符，定期对人才队伍进行相关技能的专业培养，大力加强档案管理人员的培养提升力度，不断提升工作人员的实践管理经验。
（2）实现竞争机制的有效创新。竞争机制在日常档案管理工作中的运用，能够促进档案管理部门在人力资源的优化配置方面有全新的突破。档案管理部门结合实际情况开展一些关于效率、时间以及服务方面的良性竞争，促进档案管理部门的工作气氛更加活跃并富有生机，以此来激发工作人员的工作积极性与工作热情，全面促进档案管理工作的效率提升。
（3）积极引导档案管理工作人员，全面提升自己的专业技能素质，树立健康良好的心态，最终成为社会需要的有用人才。需要注意的是，奖罚机制的创新。结合实际情况为档案管理工作人员指定相应的考核机制，以此为标准对工作人员的具体工作表现进行考核，积极奖励在工作中表现良好以及具有卓越贡献的人员，适当处罚工作状态不佳的人员，并对其进行监督与惩罚，确保档案管理部门能够维持一个最佳的工作氛围，以此来保证高效的档案管理工作，实现档案管理工作效率的全面提升。
5. 创新管理方式
信息化档案管理的要求，就是充分的将信息技术与档案管理工作进行有机的结合，并根据实际的情况与切实的需求，制定出更加科学实用的档案管理方法。同时，在创新性管理方法的应用过程中，应注意实际情况的变化而对管理方式进行改进，以此设立健全合理的档案管理制度，避免档案管理工作出现不符合相关规定的问题。除此之外，档案管理还应充分的利用到现代化的工具与设备，切实保证信息化的档案管理工作能够与现代化的相关标准相契合，全面保障档案管理信息化工作的先进性。
6.信息化档案管理模式的搭建
在信息时代，任何工作的创新与实施都离不开管理模式的搭建，档案管理也不例外。管理人员需要对信息化档案管理的工作理念以及技术手段进行全面细致的了解，并以此为基础，强化自身先进管理理念的学习，最大限度的确保档案管理工作人员有能力去有效的开展信息化的档案管理工作。档案管理是一项繁杂的工作，工作过程中将会涉及到海量的档案信息资料，这对档案管理工作人员归纳、整理以及录入信息的能力提出了严格的要求。档案管理信息化工作的具体实施，需要严格的以横向与纵向两个层面作为切入口，积极强化各个部门之间的协作与联系。社会信息化使得社会资源与信息数量急速增多，如果单纯的将档案资源管理工作归属于一个部门，有效的完成会存在极大的难度。因此，加强各个部门之间的紧密配合，确保档案信息的及时有效共享，借助建立信息共享平台的方式，在实现共享的同时完成档案信息体系的有效健全。以信息化的先进技术，实现对档案电子化的自动管理，并促进档案信息的自动化上传，以此来实现档案信息利用效率的有效提升。同时，搭建完善的电子档案自动化管理平台，以此强化电子档案自动化管理的相关措施，促进电子档案利用价值的上涨。
三、结语
总结全文，档案管理工作对于卫生院的运行发展至关重要，想要有效优化配置危险源的各类信息资源，就必须切实发挥档案管理工作在卫生院发展中的促进作用，深入掌握现阶段各项工作的实际情况，明晰其中的弊端，结合目前乡镇卫生院档案管理工作的实际需求，健全各项档案管理制度、强化各项档案管理设施建设、定期提升相关人员的技能素质。相关工作人员在进行信息化档案管理工作的具体操作时，应针对性的采用合理的管理措施，不断进行更新档案管理模式，从多个层面与维度提高工作效率和综合工作质量，保障卫生院的发展方向符合发展需求，为卫生院长远的积极发展奠定坚实的基础，提供有力的支持。
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（作者单位：青岛即墨区温泉卫生院）
