出版社纸张材料的使用与管理
张筱峰
摘 要：出版社图书成本构成中，纸张材料占比最大。如何科学、合理地利用纸张资源，控制成本，提高效益，是每个出版社都非常重视的问题。本文从成本角度说明纸张管理的重要意义，描述目前纸张管理的方式，进而概括纸张管理中存在的问题，就如何有效管理纸张提出了建设性意见。
关键词：材料 纸张使用 成本核算
作为我国“四大发明”之一的纸张，由粗糙到精细、由少品种到多品种，是人类智慧的结晶。当前，除少数出版社的个别图书品种如中小学教材印量大，大多采用轮转印刷机印制，相应使用卷筒纸张外，大多数出版社因单品种图书印量少，基本采用平张纸。基于此，本文以平张纸材料为视角展开论述。
一、纸张材料在成本核算中的意义
科技的发展为出版提供了强大的技术支持和广阔的空间与平台，移动终端备受大众青睐。受电子出版物、多媒体出版的冲击，作为纸介质的图书出版竞争压力加剧。在这种情形下，出版社如何做到科学规划、精准管理、降低成本、合理利用资源就显得尤为重要。图书制作是出版社的最大成本支出部分，而纸张采购支出一般大于印装加工费的支出，大约占到圖书制作成本的40%-50%，因此，纸张原材料的使用和控制是出版社经营管理的重要组成部分。
改革开放40年来，随着读者对图书品质要求的逐步提高，图书制作的内文用纸从最初的49-52克凸版纸，到55-60克书写纸，再到目前的60-80克的高档胶版纸、轻型纸、轻涂纸等，不一而足。封面用纸也从128克单面铜版纸逐渐到157克、200克、250克双面铜版纸以及有一定松厚度的单面白卡纸，还有许多纹路迥异的特种纸。纸张质量的提升，为出版内容上乘、品相精良的图书提供了丰富的物质条件，可供编辑挑选的余地也越来越大，但同时值得一提的是，同等价格下，克重越来越高，单本书用纸的成本越来越大。
出版社为了控制成本，针对不同要求的印刷物选用不同的纸张。选择纸张材料通常的原则是：一般彩色图像印物多选用铜版纸，或者较铜版纸而言质量较差、克重较低的轻涂纸;需要长久保存具有传承作用的重要著作、科技图书、学术精品、科研成果则多选用胶版纸，近几年多选用也属于胶版纸范畴的雅质纸、纯质纸等;对于教材，因为修订频繁、更新较快，以及考虑学生对价格的敏感度高、用眼卫生等原因，多采用克重60或70、白度在85度左右的胶版纸、书写纸;对于儿童读物，大多会选用有一定厚度，重量较轻，较坚韧且白度低的轻型纸。
二、纸张材料管理的方式
（一）制定标准
当前出版社的用纸中，规格通常为787×1092mm，850×1168mm，889×1194mm，890×1240mm。对于订购纸张，要求除了定量，白度、平滑度等硬性条件外，还要求纸张不能掉粉，以免糊版;要求纸张含水量应适中，不能因为水量大小不当而产生静电;不能有明显的桨疤、破损、孔眼、斑点;提高纸张的适性，要求纸张质地均匀、不起毛、略有弹性、不透明，稍有抗水性能，有一定的机械强度等特性，从而印出满意的产品。过去国内造纸工业以草类、芦苇类纤维为主，如今纸厂为了提高产品质量，达到环保要求，基本采用进口木浆，纸张也是全木浆产品，而无混浆产品。目前供各出版社使用的纸张经过大浪淘沙，基本都是优良产品。
（二）遵循流程
多年来，各社本着科学、合理、透明、公开的原则，制定纸张采购流程，与供应商建立长期的合作伙伴关系，保证了供应渠道稳定、通畅。每年大的出版集团纸张采购招标，为其他出版社的纸张采购提供了依据。
印刷厂仓库管理人员替出版社把好入库关。依据纸厂（供应商）提供的供货清单，逐一核对产品名称、规格、数量等信息，并逐件检查产品是否有破损，确认无误后办理入库手续。入库时，印厂仓库管理人员会登记台账，登记哪家出版社的纸张，供货单位、入库时间、入库单号、纸张名称、规格、数量、批号等详细信息。随着纸张的使用，台账会登记印厂的单号（印厂根据日期和机台编制的便于自行管理的印刷物单号），为出版社印制某本图书提供所需纸张的规格、出库时间、使用数量、结存数量，甚至批号等信息。一旦发现质量问题，印刷厂会及时与出版社沟通，与纸厂商议采取措施进行处理。
出版社的仓库管理采用“先进先出”的通用原则，以减少纸张的整体库存时间，保障纸张的质量稳定。
此外，及时盘点也是纸张进销存管理的重要方面。对于采用ERP管理系统的出版社，数据易于归类统计，使厂社的纸张对账更加便捷。
三、纸张管理中存在的问题
21世纪前十年，出版社图书开本基本稳定，近十年来，出版业竞争激烈，各出版社为了在形式上求新、求变、求异，追求图书外观尺寸的差异化，推出外观尺寸不同的各种图书。事实上，任何特异开本都可以用大的纸张裁切成不同规格的尺寸上机印刷。但是，切除纸边，会造成不同程度的浪费。随着编辑对图书开本尺寸个性化需求的不断增加，特殊规格的纸张消耗量越来越大。
特殊规格的纸张只有实现较大规模的生产和使用，才不出现浪费和积压。如何科学合理地使用纸张，使纸张浪费最小化，也是各出版社出版部重点关注的问题。
造纸厂在生产过程中，成品纸长的一边，沿着纸机平行运行的为纸张的纵向纸;短的一边，沿着纸机平行运行的为横向纸。由于造纸厂机台大小不一，有的纸机门幅1760mm，宽的甚至达到2640mm，出版部通常按照本社较大印数和较多品种使用的图书开本，依照纸张质量和价格，定制一定吨数的特殊规格纸张。造纸厂为了最大限度利用产成品，为了最合理、最经济地裁切纸张，便产生了平张纸张的横纵向问题。
横纵向不同，即丝缕不同。如果印刷时不加区别，在同一本书里丝缕混用，会导致书籍三面的伸缩率不同，从而造成各帖（印张）的纸张在裁切的三边整体上不平整，影响美观，进而影响图书质量。为了避免这一问题出现，造纸厂一般会在标签中注明。
四、如何有效地管理纸张
（一）落实计划
纸张材料管理工作的宗旨是做好计划、保证出书、降低成本、减少库存;管好、用好纸张材料，缩短资金流动周期;做到账账相符、账物相符、账目清楚。
实际上，科学的纸张管理不仅仅是纸张管理部门的事，它往往从编辑部门选题策划就开始了，并且持续存在于整个出版过程中。各出版社每年年底都会根据编辑上报的选题，编制第二年的出版计划，各事业部、编辑部都会根据全年的出版计划细化每季的出书品种，出版部门要根据出版周期的数量制定每个季度的详细计划，并逐一实施。实践证明，这是纸张管理行之有效的方法之一。
当选题确立后，对图书进行整体设计时，责编、美编和出版部门相互沟通和协调，根据内容确定开本及用纸材料，尽量做到完美统一。开本的确定和纸张的选用要尽量使用符合国家标准的规格，以降低出版成本。在实际工作中，编辑希望用高质量的材料，出版部更关心印制成本的降低。印刷材料的质量和价格是成比例增长的，价格越高的材料，印刷质量也越好，出版部通常从整体出发，合理计算成本，将材料成本与质量成本综合起来考虑，达到最高性价比，使出版社产生利润。
此外，印数的确定也是纸张管理的内容之一。出版部也可以根据本社同类图书历史印数和库存，结合工价，在发行部提出印数的基础上，提出新书和重版书的建议印数;当图书加印时，也可建议合理的重印数量，杜绝成品图书积压，确定合理的印数，唯有如此，才可以为出版社的产品利润创造空间。
（二）把握波段
近二十年来，纸张价格除了有两次较大的波动外，其余时段纸张价格相对平稳，第一个高峰是2007-2008年，紙张市场大起大落，价格波动剧烈。例如，铜版纸从2007年第一季度的5700元/吨，上涨到2008年第一季度的7200元/吨，之后到2009年第一季度降为5300元/吨。价格过山车式的升降，对纸张管理者提出了较高的要求。第二个高峰是2017-2018年，各个纸张经销公司在这一阶段接连发布涨价通知，普通双胶纸从2017年年初5300元/吨上涨到2018年的6800元/吨，而到了2019年8月则回落到5900元/吨。
纸张材料这两次为期两年的剧烈振幅，增加了纸张管理者购买时机的选择难度，也对纸张管理者提出了更高的要求。因而需要纸张管理者除了要具备出版社所用纸张材料的专业知识，还要随时关注市场的动态，分析国际木浆市场价格的走势以及国内经济形势和政策，从而准确预测和判断纸张市场的行情和趋势，由此对纸张材料进行科学管理，达到增加效益，持续发展的目的。例如，在国内出台了进一步提高环保要求的政策后，污染严重的中小纸厂面临关闭，这就造成纸张供给端的不足，从而导致纸张价格上涨。除此之外，出版社的纸张管理者，还需要对国际金融形势有所了解。例如，当人民币汇率走势趋贬时，进口木浆以人民币计价的价格，通常在我国的国内市场显示为价格上涨趋势。这时，就需要管理者根据相关信息，科学地提前做出预判。
在对于纸张价格预判的基础上，不同的出版社有不同的对策。不少出版社为此做了较大量的备货，但在纸张价格回落后，经常后悔不迭。实际上，作为化工产品，纸张的储存对环境有一定的要求，纸张仓库应保持适宜的温度（18-20摄氏度）和相对湿度（40%-65%），且要保持良好的通风。防水、防火、防虫更是重中之重。因此，纸张的库存量不宜过大，建议最多储备使用一年半的量。要加快纸张材料库存消耗及资金周转速度，减少浪费闲置资产，将库存数量控制在合理的范围内，并逐渐减少到零库存。
（三）细分批次
在纸张订购和使用的过程中，纸张色差是必须考虑到的问题。同一个造纸厂生产不同批次的纸张，由于辅料添加的些许差异，温度、湿度不同，都无可避免地会产生色差，使用时，一定要保证同一本书（甚至同一套书）使用同一批次的纸张，否则就会有“隔花”现象，影响图书质量。此外，一个批次的纸张使用结尾时，都有少量剩余。为了减少浪费，出版部和印刷厂应及时沟通，做好尾数纸的处理。对于使用ERP管理的出版社，应该在纸张进库录入时，细分批次，在该批纸张使用临近结束时，寻找合适的图书品种，一次性将该批纸张用完清零;对于同批纸张分别放置在不同的印厂，在纸张结尾时，可以通过查清丝缕，合并同类调拨，保证同一本书用一个丝缕，使纸张的利用做到最优。
（四）分门别类
出版社通常没有纸张仓库，都是订购纸张后存放在印刷厂仓库。随着地价急剧上升，原来接近市区地源的印刷厂逐步向外搬迁，即使这样，每平方米的日租金也是逐年上涨，同时，环保投入和人工成本上升也使印刷厂举步维艰。印刷厂为了降低成本，采取的首要措施是缩减面积，这无形中减少了出版社存储纸张的仓库面积。
出版社和印刷厂唇亡齿寒的紧密业务关系，要求出版社依照实际用纸情况，兼顾纸张从造纸厂大批购进和少批量、多品种从纸张经销公司零星采购。
从纸厂大批量购买某一类常用纸张的优势是原材料——纸张的供应充足、平稳，可以保证印品如期交付，可以获得更大的折扣，降低运输成本;劣势是需要较大的仓储空间。
零星采购的优势是减少库存积压，减少资金占用;劣势是成本相对较高，采取这种方式购纸对利润有一定的影响。
因此，要处理好上述二者的比例，按照季节性需求的波动，将固定成本转化为可变成本，比如常规品种教材用纸季节性强，使用量大，适宜大批采购，快进快出;对于用量少，价格高的常规尺寸则适合“一书一叫”或“套书一叫”。二者的合理结合，会有效降低存储成本和缺货成本。
还有一种情况是印刷厂代料。对于使用量极少的品种（各出版社大致相同，比如正大度105克双铜、哑粉）可以由印刷厂购买纸张，与出版社作代料结账。
（五）有效沟通
一本图书的出版，凝结着出版社多个部门、众多员工的努力，一本图书的完工入库，也似一个项目的完结。为了降低成本，出版社各部门员工应具有高度的责任感和良好的团队合作精神。这需要从每一个细节入手，持之以恒，对自己分内的工作认真负责。要求相关工作人员提高思想认识，努力提高业务水平和管理能力，发挥主观能动性，建立良好的机制;在遇到困难时，有效沟通、协商解决。对于纸张管理人员，要求账目清楚，做到工作态度一丝不苟，一人多次复核与两人相互复核相结合，最大限度地杜绝差错。
如今，各出版社均引进信息化管理系统，科技进步为管理带来质的飞跃，需要编辑、出版人员的共同努力，合理地对纸张材料等各种资源进行调度，以最优的匹配度生产图书。
（六）搭建平台
《2018年新闻出版产业分析报告》显示：我国图书出版2018年持续优化。新版图书品种继续减少，印数大幅回升;重印图书品种与印数继续较快增长，在品种上继续超过新版图书。2018年出版新版图书总印数25.2亿册（张），增长10.7%。全国出版重印图书总印数57.7亿册（张），增长7.2%。《中国出版蓝皮书 2016-2017中国出版业发展报告》显示， ?2016年全国共出书总印数90.4亿册（张），总印张777.2亿印张。按此比例匡算，2018年总印张约为712亿印张。
从以上数据可以看出，尽管存在电子出版物的冲击，国内纸质图书除了新书品种外其他指标仍然在增长，700多亿印张的总体用纸量中，纸张的调剂功能也应在区域化内发挥作用。在实际工作中，每个出版社或多或少都有一些闲置纸张，为了能够最有效地发挥其作用，减少浪费，公开信息、共享资源提到了议事日程。针对出版界的实际情况，可以通过立项论证，申请文化基金的扶持，由出版协会牵头，在各地区新闻出版广电局已经建立的数据平台上增加新的模块，搭建纸张供应和调剂平台，供各地区各出版社发布信息，调剂结余纸张。建立区域性科学化、规范化、制度化、现代化的纸张使用网络体系，并不断加以完善。
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（作者单位系上海财经大学出版社）
