现代信息技术在办公管理中的应用研究
徐兆柱
摘 要 随着社会不断发展和进步，办公自动化和管理信息化的步伐越来越快，而传统的办公模式已经越来越不能适应现代办公管理的新要求。在这个问题日渐突出情况下，进行管理模式创新，实现先进的信息技术应用，提高管理的质量和效率，让信息化更好的服务于办公和管理，成为当前十分必要和具有重大意义的研究热点。本文意在抛砖引玉，提出现代信息技术在办公管理中的应用的一些看法和研究，供大家借鉴和参考。
关键词 信息技术 办公管理 办公模式
中图分类号：C931 文献标识码：A 文章编号：1007-0745（2020）03-0047-02
现代信息技术发展到今天已逐渐的成熟和更加的实用，让办公管理工作变得轻而易举而不是高不可攀。信息技术让天文级的数据流得到快速、有效的处理，实现了部门层级之间向扁平化、网络化的方向过渡，最后变成柔性状态下的组织形式，使得办公效率明显提升，而管理成本却大幅降下来，因此，信息化系统推行和应用到办公管理之中，是大势所趋，势在必行的。
1 现代信息技术在办公管理中应用所具备的特点和必要性
1.1 现代信息技术在办公管理中的应用特点
其一，现代信息技术在办公管理中是具有及时性的，资料文件的管理，是各类信息往来的形式，上传下达。其二，是具备指导性，办公室需要管理的资料当中，有许多都是国家政府的指导性政策和上级领导的批示文件，是下层开展工作必须遵守的依据，对这些文件的管理具有很强的指导意义。其三，是具備广泛性。办公室资料作为信息的传递工具，涉及到的对象几乎包含了机关或者企事业单位和外界的方方面面，就有很大的广泛性。其四，是具备连续性，办公室管理资料还需要对所有工作进行总结，以确保顺利进行所有工作，如今自动化和信息化的发展及应用无所不在，现代信息技术在办公室资料管理工作中更加凸显了其优势，例如各类的办公软件，而实践也证实了现代信息技术是建设办公室资料管理自动化和信息化的关键。只有适应当下环境，与时俱进，以办公室资料管理工作特点为基础，充分有效地发挥现代信息技术的作用，才可以有效地提高工作效率，促进办公室资料管理工作的顺利开展。[1]
1.2 现代信息技术在办公管理中应用所具备的必要性
信息技术的高速发展，信息产业化、办公自动化的步伐不断的加快，传统的、效率低下的办公效率和办公手段，越来越补难以满足单位办公管理的需求。同时，法律系统工作的改革进一步深入，让系统的环境发生很大的变化。更新理念进一步完善办公管理工作，成为当前办公管理工作的必然选择。在这个前提背景下，创新管理的模式，运用先进的信息技术，提高办公管理效果和效率，更好的服务各个部门系统，是一种必然的选择。
现代的信息技术是各种信息处理和管理的技术总称。普通的办公业务管理，主要进行大量起草文件、通知、公务处理、各项文本业务，接收外部文件的存档、进行查询外来文件和部门文件，对文件进行复制等等。信息技术的发展，正在改变和影响传统职能部门的办公管理的模式，让运用信息技术实现办公自动化成为应用投入使用越来越多，越来越得到广大办公人员认可和喜爱的方式，采用电脑的文件处理软件进行创建各种文档、复制、剪切和储存各种文档，采用其他自动化先进的设备，如传真机、复印机、打印机、远程培训等进行的复制、传递、扫描文档，或采用互联网的技术进行传递文档，是办公自动化的最普遍、基本的特征，计算机的信息处理系统为使办公系统化和标准化提供了一个功能强大的平台。先进的信息技术在办公管理中的投入使用，起到了非常显著的作用。主要体现在以计算机为中心和节点，运用一整套的现代化办公设备和先进的数字通信技术，全面、广泛、无死角、迅速地进行整理、加工、收集、存储、和利用信息，为科学的办公管理和决策进行服务和技术支持，从而达到提升办公工作效率的目的。
办公管理工作的创新是出自于理念的创新，具有创新的意识是让办公管理有着鲜明的特点和更上一个台阶和水平的基本要求。在科学技术高速发展的今天，为所有工作变革和管理提供了强有力的支持，办公管理工作理所当然的要享受科技成果带来的转化应用，吸取精华，为我所用，逐步实施，让数字化、信息化和现代化来助力办公管理水平的提升。
2 信息技术在管理中应用的意义
2.1 现有资源整合
技术的实施和应用，让经验资源、制度资源、文化资源、技术人力资源等集中在同一平台上实施管理，可以相互增值和促进，从而打造出发展的最佳环境，促进各方面的发展。高效的积累内在的技能、资源、经验等，并对所有人开放共享资源，应用尽用，促进办公人员相互交流和学习，迅速提升业务能力，达到1+1大于2的效能。另外，在办公系统自动化里，还有两种常见的表现形式：门户网站和门户系统，这是整合了随意创作和应用程序的工作场所协同的新兴技术。这样的技术整合了可扩展框架和个性化集成信息平台，它让数据内容、人员业务流程和应用系统实现互联互动。例如可以根据部门需要建立门户系统，采用各种技术创立属于门户先进的办公电子系统。目前一些单位或部门已经根据自身需求创建了门户网站并投入了使用。[2]
2.2 信息传播更快捷
及时发布各层级和基层单位的所有关于工作的信息，让各项工作得以迅速的展开。快速提升各个部门和处室工作计划制定的综合整理和上报，让工作效率翻倍提高。在办公管理的平台和个人手机之间建立联系，使办公实现易操作化和异地化，促进所有工作得到及时的落实。运用大事记和工作信息的功能转换，让文件归档迅速，操作人员省时省力。办公人员可以在平台上进行公平直接的探讨和交流，有利于建立和谐的团队及营造浓厚的文化氛围。
2.3 规范工作流程
信息化的应用使内部工作实现透明化、公开化，进而让人员行为和办公流程更加规范，建立了一个可靠、协调、紧密的管理体制，使办公室有动力和活力，充满生机。让办公人员权限清楚、责任明确、杜绝了推诿扯皮等现象的发生，这样一来，办公室工作执行力和效率高效，流程愈加有序、规范，完全消除了信息传播过程中的失真、延误和堵塞，确保信息能够及时、准确的送达。运用网络高速传输，不是频繁的电话来督办或询问每一项的工作进度;工作人员可以方便的每天记录工作心得和内容，供领导层查看、修正和指导，省去了诸多的繁文缛节;降低了人力、电力、纸张、设备等工作成本，节省了大部分精力、时间和资源。
2.4 提升工作效率
信息化的应用可让使用单位内部和外部信息传递的环节省去、速度飞升，让工作实现即时化。可以高效的协同多部门工作，也可以给各手机终端发工作信息，使得可以在任何时间与人员保持稳定、准确、密切的工作联络。办公人员可以及时完整的查看分配给自己的工作任务及进度，以便作出合理安排。省去了复印、打印和分发的繁多环节，做到了沟通和传递无任何费时和费力，也节省了大量的时间，实现省时省力和高效率的工作。[3]
3 信息技术在管理中应用的步骤
3.1 统筹规划，逐步实施
信息化管理和建设是项新的系统工程，在信息化应用中，立足于长远规划目标，要坚持统筹规划，逐步实施的原则，让信息化具备可持续的发展，让每個应用阶段都能效益最大化。办公管理的信息系统在应用时，根据实际需要，进行新功能加载，总体原则不能轻易变化，要始终具有整体的思维，让各个小项目都进入整体统筹规划中，服务于整体的管理需求。只有有了整体规划设计后，才能有效的防止各部门数据不相同情况的发生，为全面数据分析和汇总打下基础。可以节省资源，降低成本。
3.2 工作流程数据化
实现信息化办公的过程就是让工作流程数据化的过程。进行信息化应用时，需要相当的数据来保证信息化的应用。数据思维要始终保持，只有准确和充分的数据支撑，才能创造出合适的、高效率的办公流程。要依照部门管理实际的情况和信息制造的过程来决定实施具体的步骤，每一个步骤都要以数据为基础，逐步走向深入，使信息化应用的数据可以层级提取，保证由低级向高级实现平滑的过渡。
3.3 分步落实，兼顾长远
根据不同类别，不同层级的企业或公司信息化的现实状况，进行认真分析，要进行分步落实，才是降低成本和减少投资风险的最佳办法。有效的分步落实便于及时发现问题，及时矫正，从而把损失降到最低。要对急需进行信息化应用的项目优先安排，对于不紧急、不重要的计划可延后;同时，分步进行能按阶段对效益进行评估，减少周期冗长而可能存在的风险。信息化的发展飞速，技术更新变短，信息化应用项目要长短兼顾，以适应未来多元化的需要。在做好了整体规划之后，为日后系统的兼容性、扩展性等因素进行透彻的分析。[4]
4 结语
综上所述，现代信息技术发展的大前提和大背景都使得办公管理工作的现代化转变势在必行。统筹规划，逐步实施，使工作流程数据化;分步落实，兼顾长远，让信息化的应用更好地服务于现代办公管理的需求，推进大数据时代办公管理的规范化和高效率，适应信息时代的潮流，实现更好的发展。
参考文献：
[1] 王彦华.现代办公技术对档案管理的影响及对策[J].中国科技投资，2019（04）：149+232.
[2] 吴萍.信息化时代下提升办公室档案管理效率的路径[J].城建档案，2020（08）：34-35.
[3] 童文凌.信息时代办公室档案管理工作创新分析[J].办公室业务，2020（08）：118+120.
[4] 张健.现代办公技术对档案管理的影响及对策研究[J].卷宗， 2020，10（05）：11.
南京市江宁区人民法院，江苏 南京
