基于内部控制下公立医院经济合同管理的几点思考

    彭芬

    摘 要：经济合同管理作为公立医院内部控制体系的重要组成部分，是大型公立医院不可缺少的一种管理方法。经济合同管理以医院管理体系为依托，保障医院业务活动健康开展，有效规避各类经济风险。公立医院应当克服当前经济活动运行中存在的缺陷，加强内部控制，有效运行经济合同管理体系，对经济活动进行事前、事中、事后的全过程管理，提高管理水平和服务质量。

    关键词：内部控制;公立医院;合同管理;医院管理;经济管理;思考

    随着医疗经济的快速增长，医院的经济活动日益活跃，医院的合同数量逐年增加，经济活动管理的重要性日益彰显。 加强经济活动的规范管理，是降低医院经济运营风险，维护医院合法权益，改善医院管理的重要手段。

    一、医院经济合同管理的意义

    公立医院经济合同管理，就是明确相关管理科室的职责与权限，规范经济合同签订及履行，杜绝医院各职能部门及科室以自己的名义对外签订经济合同的行为，确保对外签订的经济合同真實、规范、合法，更好地维护医院合法权益。医院签订经济合同必须贯彻“平等互利、协商一致、等价有偿”的原则。

    二、医院经济合同管理中存在的不足

    （一）经济合同管理制度不完善

    部分公立医院现有经济合同管理制度不尽完善，在合同审核过程中经常会有一些超出经济合同管理制度以外的事项出现。具体表现在：合同管理职责重叠，合同授权范围不明，合同管理过程混乱。个别经济合同签订审核不按流程办理，出现经济合同未经签订审核甚至未签就先付款的现象，使得合同签订审核工作失去了意义，容易产生一定的合同风险。

    （二）经济合同文本不规范

    公立医院经济合同类型主要集中在基建工程合同、医疗设备、医用耗材、后勤材料等物质采购合同、服务类合同、科研合作合同等。医院签订的合同文本来源有三种：医院提供、供应商提供及政府采购通用合同文本，医院自主采购项目签订的服务类合同、后勤物资采购类合同等大多数由中标/成交公司提供合同文本，且部分经济合同内容过于简单，容易出现合同条款内容与招投标资料不符，合同要素不全，合同标的数量、质量、价款、履约方式、合同期限以及支付条款不明确，合同中质量表述不清楚，违约责任赔偿标准双方不对等等问题。通过分析可以看出，其问题产生的原因主要是部分经办人员合同风险防范意识不够，经济合同文本管理不规范，从而不利于监管与考核。

    （三）医用耗材合同逾期仍进行采购

    公立医院医用耗材种类繁多，使用量大，医院耗材年度招标采购任务重，招标时间长，医院采购部门每年能开展的招标项目有限，以致医院耗材合同容易过期或者濒临过期而来不及重新招标，所以存在医用耗材合同逾期仍进行采购的情况。

    （四）经济合同履约监管不足

    经济合同履约监管主要关注内容是：（1）合同双方是否遵照合同约定行使权力并履行自己的义务（2）履行该合同内容是否达到预期的目标;（3）合同履行后是否进行评估和总结。部分公立医院经济合同管理未形成闭环，履行过程中没有严格的监督控制，合同履行后没有进行评估和总结，且没有明确规定合同的归档程序要求。

    三、公立医院合同管理的内部控制体系流程

    公立医院合同管理可以分为立项、预算、采购、验收、付款与归档6个阶段，使用流程图法来初步设计医院合同控制体系。医院可通过五权0A办公系统来实现合同信息化管理，形成合同流程电子化。这样可以追溯合同的全过程管理，合同相关资料包括拟签的合同文本，招投标文件，评标报告（采购小组的院内采购备案表、工程定标书），中标通知书，采购预算或批准的计划或立项的批示文件，以及单位领导的审批意见或会议纪要等文件，通过扫描存储于信息系统中，便于查阅、统计、分析和考核。同时，通过设置提醒，对合同付款和合同到期进行预警。因此，通过构建合同内部控制体系，从合同立项、采购预算、招投标到合同订立、到货验收、付款归档，每个环节都要严格控制，并运用信息化手段管理，可以有效防范合同风险，提高资金使用效率。

    四、如何加强对公立医院的合同管理

    综上所述，现阶段医院合同管理的内部控制仍然存在问题。因此，医院管理者应从内部控制的角度加强医院合同的管理，主要使用以下方法：

    （一）完善经济合同管理制度

    为了提高内部控制下医院合同管理的整体水平，医院应该根据《民法典》及其他相关法律法规，结合医院实际情况，进一步完善经济合同管理制度，使得医院经济合同管理工作有章可循、权限明确、责任清晰：（1）明确经济合同的内容及要素;（2）明确纪检监察部门、内审部门、财务科及各相关科室在经济合同审核中的职责和权限。根据项目来确定合同签订的流程和手续，以及按确定的流程和手续落实岗位责任制;（3）明确对合同履行情况的监管;（4）明确经济合同的补充、变更和解除，都必须符合国家法律法规的规定。

    （二）积极推行合同示范文本制度

    根据现有的合同类型，对同一业务的合同，会同法律顾问逐步按类制定示范合同文本。对签订过程中常见的问题加以约束，避免纠纷，减少合同签订审核的工作量，同时降低医院经济运营风险。

    （三）落实合同签订标准

    根据医院当前内控制度要求，结合医院实际，医院对外发生的经济业务事项，建议单笔金额大于3万元（含）的应签订纸质版正式合同，其中医用耗材、试剂、药品按科室相关管理规定执行;因特殊原因进行的紧急采购，经院内相关审核审批通过后根据采购单据、审批表单等作为合同依据;科研合作类合同及医疗纠纷协议不适用金额限制，其中科研合作类合同根据科研相关规定执行，医疗纠纷协议原则上均应签订纸质版合同;如对外经济业务事项单次小于3万元，合同承办科室应与供应商保留相应的邮件或订单证明作为证据并由科室负责人签字，以免医院权益受到损害。对于全年采购量较大，但业务量分散的采购任务，应签订框架合同，分期结算支付。

    （四）优化合同管理流程

    医院管理人员需要从以下几个方面优化合同管理流程：合同签订前，经济合同谈判须由合同承办科室负责人与业务经办人员共同参加，不得仅指派一人单独与对方洽谈经济合同;对于影响重大、涉及专业性较强或法律关系复杂的合同，合同承办科室应该组织医院法律顾问、专业技术人员、财务、纪检、内审部门参与洽谈;谈判内容由合同承办科室负责记录并妥善保存。在签订合同的阶段，经财务、法律顾问、业务分管院长、总会计师及院长对经济合同的合法性、严密性、可行性等进行审核，经会签审核通过的经济合同才能签订。在合同履行阶段，内审部门每年不定期地对医院签订的经济合同进行审计，审计医院对外签订的合同是否经过了会签程序;审计医院已经签订的经济合同的执行情况，对部分工程合同实行全过程审计，对审计中发现的问题及时汇报并提出整改建议。

    五、结束语

    只有不断完善经济合同管理的内部控制，才能有效降低医院运营风险，增加医院价值。通过对现有合同管理内部控制的分析和评价，兼顾控制合同管理风险和提高合同管理流程效益的原则，为医院合同管理内部控制提出合理的优化建议。把经济合同管理同医院经营结合起来，使医院经济业务能够合法合规地在低风险、高效益的轨道上运行。

    参考文献：

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    [4]吴龚.医疗卫生机构内部审计精细化管理[M].企业管理出版社，2016.