“互联网+”时代事业单位档案管理的创新研究
摘 要：随着我国互联网技术的飞速提升，使各行各业的办公模式，发生了翻天覆地的变化。为了顺应时代的发展规律，事业单位档案管理工作也应根据“互联网+”的特点及优势，进行科学合理的创新。使档案管理的整体水平得到显著提升，为人们的不同需求提供更好的服务。笔者利用“互联网+”时代下事业单位档案管理的基本概况，结合事业单位档案管理工作创新的主要作用，通过我国事业单位档案管理工作的现状及常见问题，浅谈一下事业单位档案信息化管理的创新策略与方法。
关键词：事业单位;档案管理;互联网+
DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.101
1 “互联网+”时代下事业单位档案管理的基本概况
无纸化办公模式是互联网时代的一大特征，在事业单位的日常工作中，得到了较好的推广。而事业单位档案管理工作的信息化建设，主要是将数字技术和大数据技术等先进手段融入到日常工作中，使工作从实体向信息化的方向发生转变。不仅能够显著提高档案管理工作的整体效率，还可以降低工作过程中的各项错误，令事业单位的档案管理能力得到极大的提升。但在实际的工作过程中，由于硬件设备、人员能力和软件水平等因素的影响，令事业单位档案管理的信息化建设遭遇重重阻碍，使档案管理工作的开展受到了极大的影响[1]。
2 事业单位档案管理工作创新的主要作用
2.1 远距离传输信息
在以往的事业单位档案管理工作中，进行档案信息的查阅，需要亲自到档案处理中心，按照对应的编号才能够进行查阅。而通过档案管理工作的信息化建设，能够仅凭几个重要的关键词，就可以在数据库中快速锁定需要查阅的内容。不仅实现了远距离的信息传输，满足了随时随地查阅信息的需求。还节约了档案信息查阅的整体时长，为用户带来更好使用体验[2]。
2.2 实现资源共享
资源共享功能的建立，使事业单位各部门之间的协调能力，得到显著有效的提升。为事业单位日常工作的开展，奠定了良好坚实的基础。当事业单位档案管理工作实现资源共享以后，能够极大程度地提高事业单位各部门的办公效率，并使档案管理工作中的各项错误显著减少。令事业单位的工作满意度，也得到了显著的提升[3]。
2.3 降低工作强度
事业单位档案管理工作的信息化建设，能够简化日常管理工作中的具体流程，使管理人员的工作强度大幅度降低。而且将人工模式的档案管理，转化成数字化的管理模式，能够使事业单位各类档案的存储时间得以延长。并配合检索功能的应用，使一些年代久远的档案信息，在短时间内就能完成查阅，极大程度提升了事业单位档案管理的整体水平[4]。
3 我国事业单位档案管理工作的现状及常见问题
3.1 相关设备不齐全
在事业单位档案管理的实际工作中，主要面临设备不齐全、软件水平低、管理风险高和资源利用率低四个问题，使信息化建设出现了停滞不前的现象。随着文件信息数量的日趋增多，令事业单位档案管理的整体工作量逐渐加大。而扫描和微缩等先进技术的诞生，为事业单位的档案管理工作，提供了全新的发展方向。但设备不齐全和软件水平低，使信息化管理成为一种口号，无法落实于事业单位的档案管理工作中。并严重阻碍了档案管理的信息化建设，令事业单位其他部门的工作受到了极大的影响[5]。
3.2 管理风险较高
事业单位档案管理工作的风险，存在于外部和内部两个方面。外部风险是指档案室物品存放的具体情况，当档案室存放过多易燃易爆物品时，极容易引发火灾问题的发生，令档案管理工作的开展受到严重阻碍。而内部风险主要是指通过计算机设备存储档案信息时，经常会受到网络病毒和黑客的侵扰，极容易导致档案信息的丢失和窃取，使公民的合法权益面临巨大的损失。部分档案管理人员缺乏相关工作经验，思想意识也比较薄弱，无法满足档案管理工作信息化建设的实际需求。
3.3 信息资源利用率低
在事业单位档案管理工作中，常常会出现“重存轻用”的现象，令信息资源的利用率显著降低。导致“重存轻用”现象的主要原因，是由于事业单位的工作人员未深刻意识到档案存在的价值，只将重点放在了档案信息的存储方面。使一些本可以推动事业单位稳定发展的重要信息，处于长期存储的状态之中，未发挥出实际的有效价值。
4 事业单位档案信息化管理的创新策略与方法
4.1加大资金投入
为了加快事业单位档案管理的信息化建设，应通过加大资金投入的方法，利用先进的硬件设施提升整体的管理水平。并通过优化软件的方法，使事业单位档案信息化管理水平，得到进一步的提升。将信息化管理的建设方针，切实贯彻于事业单位档案管理的实际工作中，令工作效率得以显著提高。
4.2 增强人员培训
通过开展系统化培训的方式，提高工作人员的操作水平，能够从根源上加快档案管理的信息化建设速度。并使档案管理工作，趋向科学化和规范化的方向发展。而加强工作人员的安全防范意识，可以降低档案管理工作中的各项风险，避免档案信息被窃取或盗用的现象的发生。使事业单位档案管理工作的整体能力，得到显著有效的提升。
4.3 完善信息数据库
从档案管理工作的实际情况出发，结合事业单位的自身现状，将各类信息资源全面的汇总整合，建立健全一个专属的信息数据库，能够使信息资源的利用率得到有效的提升。在建立信息数据库时，应着重注意信息资源的更新和分类，使数据库内部信息与外界的实际情况相符合，为用户的查阅和内部人员的办公提供便利。除此之外，通过建立窗口的方式，能够将用户按照不同的需求进行合理分类。既能够加快档案处理的工作效率，又可以提高用户的满意度。为事业单位档案管理的信息化建设，提供良好的助力。
5 结语
通过对“互联网+”时代下事业单位档案管理工作的深入了解，可以发现信息化建设不仅能够加快工作效率，还可以降低工作过程中的各项错误。并实现远程数据传输和资源共享的效果，令事业单位档案管理的工作水平得到大幅度的提升。而面对实际工作中的一系列问题，通过加强人员培训、完善数据库和加大资金投入等措施，能够将各项阻碍予以清除。为事业单位档案管理的信息化建设，奠定良好坚实的基础。
参考文献
[1]蒋思敏.“互联网+”时代对医院基建档案信息化发展带来的改变[J].城建档案，2020（07）：94-95.
[2]程良平.探讨“互联网+”时代事业单位的档案管理创新[J].兰台内外，2020（15）：44-45.
[3]曾超.“互联网+”时代事业单位档案管理创新探讨[J].办公室业务，2020（10）：123-124.
[4]乔玉钦.“互联网+”时代医院档案管理的探析[J].中国市场，2020（10）：200+202.
[5]辛克盛.探讨“互联网+”时代高校人力资源档案管理的工作时效性提升研究[J].办公自动化，2020，25（07）：27-29.
作者簡介
孙明艳（1973-），女，汉族，河南周口人，大专，中级馆员，汉语言文学专业，研究方向：档案管理。
