谈高校图书馆采编业务外包
林莉
摘 要：高校图书馆采编业务外包自上世纪90年代以来，拥有不少优点也存在很多问题和风险，需要从多方面加以管理约束和规划才能更好的进行下去。
关键词：高校图书馆;业务外包;优缺点;应对措施
业务外包，最初起源于工业产品的业务往来中，又称为合同外包、资源外置。它是企业把一些非核心的业务通过签订合同的方式外包给其它企业或者专业性机构，从而达到提高效率，提高自己核心竞争力的一种富有创新精神的经营模式。我国高校图书馆业务外包就是借鉴了这一模式发展而来的。我国高校图书业务外包开始于本世纪初，最先在期刊装订和物业管理方面进行业务外包尝试并取得一定成效，隨之高校图书馆业务外包逐渐开展，作为图书馆核心业务之一的采编业务，也由简单外包向全面外包迅速发展起来。尤其是2006年在中国人民大学召开的北京地区高校图书馆理事会中，采编业务外包研究被正式提出，由此成为了高校图书馆重要的研究探索课题之一。
一、高校图书馆采编业务外包的成因依据
1.回溯建库的初步尝试
本世纪初各高校在对原有手工卡片目录转换为计算机目录进行的回溯建库中，由于图书馆无法短时间完成这样大强度的工作量，开始初步尝试将部分非核心专业的业务交给受过一定专业训练的书商或公司来完成。借助这种外包形式，高校图书馆比较快地完成回溯建库的任务。但是当时这种工作模式只局限在对原有书目的回溯性编目，还没有介入到日常的编目工作中。
2.高等教育事业的迅猛发展与高校图书馆人力资源不足之间的矛盾为采编业务外包的发展提供良机
改革开放以来，国家对高校的投入不断加大，催生了高校图书馆的发展。5年一次的高等教育教学评估指标中，加入了对图书馆办馆条件的考核。比如，总藏书量、生均纸质图书量，年均进书量等等这些硬性指标的要求，让多数高校图书馆的现有办馆条件不合格。为了迎评，也为了更好发挥图书馆的服务职能，图书馆增设了许多服务内容。例如，增加图书种类和数量，购进多种电子资源，建立特色数据库，开设特色小书架，开展特色书展文化节等等。这么多工作的开展需要大量人员，但受高校图书馆事业编制的制约，图书馆人员却很少增加，从而造成了高校图书馆人力资源不足的现象。精明的书商们从中发现了这一重大商机，积极向校方提供业务外包方案。为了更快更有效地解决这个实际存在的困难，更好地服务高校读者，高校图书馆开始逐步地把采编业务承包给有关书商。
3.编目工作的规范化、标准化为采编业务外包提供了切实可行的操作性
计算机网络技术的发展应用，图书馆自动化系统的使用，为编目数据的交换提供了技术支撑。国家图书馆联合编目中心（CNMARC）和中国高等教育文献保障系统（CALIS）的联合目录数据库的建立，制定了一系列不同类型资源编目规则，在很大程度上规范了文献的著录。集中编目、在版编目和联合编目的发展，统一了著录标准，为图书馆采编业务外包提供了技术基础。
4.图书流通市场的开放发展给采编业务外包添加了前进的动力
图书市场的全面开放激发了书商的创造性， 他们吸收西方企业外包经验，将图书的加工、包装、配送等一系列服务项目承揽下来，培训了一批专业人员，开始为图书馆提供一站式集成服务。同时，图书馆市场的全面放开也打破了新华书店独家垄断的局面。随着政府招标采购制度的日益完善，图书资料的采购已被纳入了招标体系，给很多有想法、敢挑战的书商提供了竞争机会。激烈的竞争使得书商不断创新，越来越注重服务的全面化和人性化，从而为图书馆采编业务的外包提供了可控风险的保障。
二、高校图书馆采编业务外包的优点
1.减少人力资源投入， 降低运营成本
传统的高职院校图书馆采编部，普遍存在着专业人员少，采编业务重，仅有的少量专业人员完全埋在传统的验收、登录、分类、编目、查重等一系列繁琐工作中无法脱身，所购新书普遍积压，严重影响到读者的及时利用，难以适应信息时代对高校图书馆服务的要求。书商在采编业务方面提供了一系列的专业化服务，较大程度上为图书馆减少了采编业务的人力资源投入，使新书在规定的较短期限内上架进入流通。而且，书商们为了图书竞争采购成功，最大限度的让利图书馆，采编业务外包一般都是作为图书采购中的一个附加条件，对编目业务中的部分采用免费加工的形式存在的。这大大降低了高校图书馆的一部分运营成本。
2.方便管理，提高效率竞争
竞标成功的外包公司不同于事业编制内的高校，他们有着严格的规章制度。外包业务所产生的一系列管理工作均由外包公司安排，外包公司对图书馆负责。而图书馆只须将自己的要求与外包公司进行及时沟通，就能够让外包工作达到相应的目标，这对图书馆而言，减轻了人力资源管理问题。外包的图书会在规定的时间验收、分编、著录，然后及时送达流通部门，供读者使用，外包公司还承诺了相应的后续的纠错、查重等工作，这大大提高了新书使用效率，也大大地节省了图书馆自身培训费用和管理成本。
3.增强了图书馆的竞争能力
高校图书馆面对的是大量年轻读者，以及一些专业性需求很大的教职工，他们对信息的时效性越来越看重，迫切希望能及时掌握第一手信息资料和知识。这就要求图书馆必须加快信息采集步伐，不能滞留在原有的传统模式上，订购、编目到典藏上架的周期必须缩短，最新的图书和信息资料必须最快到达读者手中，外包公司的专业速度可以满足这一需求。采编业务外包同时也使得高校采编人员从繁重的工作中解脱出来，促进他们由传统的分类编目工作向服务性工作的积极转变，把精力更多地集中到发展图书馆的核心竞争力上，着力发展特色图书馆，加速图书馆数字化进程，提高信息资源利用率，为不同类型读者提供多层次的服务，从而增强了该图书馆的整体竞争优势。
4.促进编目标准化的进程
近年来我国高等院校诸多合并，学校图书馆文献资源激增。在资料整合工作中发现，学校与学校之间的文献编目标准不统一，数据整合困难重重。数据难以规范化，直接影响了馆际间数据的资源共享。目前，国内普遍使用的是全国图书馆联合编目中心（CNMARC）和中国高等教育文献保障系统（CALIS）两大联合编目系统，但是这两大系统在编目工作中格式和规则不尽相同，不同的编目标准里字段、子字段的规则不同，对其他字段的要求也不尽相同，权威系统的编目分歧造成了各大馆际之间联机编目数据难以规范化，直接影响了馆际间图书数据的资源共享。为了更有效的开展工作，各大高校积极参与到全国统一编目标准制定的呼吁、探索和实践工作中。对于外包书商而言，编目标准化对业务外包的开展有着举足轻重的影响，为了外包业务更快、更准确的开展，也为了自身赢得更大的利益，他们经常举办免费的技术培训，对外包编目人员进行标准化意识的强化工作，不遗余力地推进编目标准化的进程。
三、高校图书馆采编业务外包存在的问题
1.采购合同的问题
高校图书馆大都是实行政府采购。招标选择书商时，由于外部和自身的多重原因，经常会将招标项目分给几家书商承包。每一年招标中，由于服务项目、图书折扣等等因素，这些书商无法固定下来，造成图书馆难以了解书商的企业实力和服务质量，为后面合作产生分歧埋下伏笔。书商虽然了解自身的运作能力和人力资源情况，但为了竞标成功往往虚报信息。加之采编业务外包项目常常只是作为书商为了高校图书竞标成功所提出来的配套服务业务，其中很多工作细节，在图书采购合同中，没有明确的要求，只是由书商来主导完成，采编外包业务的完成质量很大程度上取决于书商的诚信和实力，没有足够的约束力。业务开展后图书馆和书商出现合作不愉快的现象就难免发生了。这些问题在双方无法协商时，按合同约定更换书商，工作的交接不仅耽搁图书馆工作进度，更会影响图书馆数据质量。
2.外包业务的质量问题
（1）由于在政府采购中，同等条件价低者得，合同中承诺的折扣较低的书商，竞标成功后会拿一些图书馆所列采购清单之外的图书，库存积压图书，甚至是质量低劣图书进来，以此抵消低折扣带来的利润亏空，造成图书从来源上质量下降。
（2）外包公司的数据采集人员，由于文化水平、专业技术和职业素养等差异很大，外包加工的数据质量不高，分类结果不尽如人意。如连续出版物、多卷书的取号不集中，与本馆的分类细则不匹配，造成上架后查找困难;批量加工时财产号不连续，图书在馆情况数目不清晰;本馆剔除的旧书种次号空出来进行新的补录时，没有按照本馆要求的位次给号，造成索书号位次错误;追求速度，照抄在版编目（CIP）数据，造成分类号与主题标引不匹配;查重工作马虎，同书异号或同号异书现象时有发生;题名、责任者等主要检索项出现错误;著录不标准、规范，有时忽略对重要附注信息的录入等等。
（3）图书加工不规范。比如，馆藏章加盖位置不标准;条形码没有贴在规定位置，歪斜、模糊、有时甚至出现同一本书的两个条码不一致;书标张贴高低不齐，书标张冠李戴，既造成上架不美观又造成书目信息错误查找困难;图书漏夹磁条、芯片，磁条扭曲无法正常使用等等，给图书的流通造成混乱。
（4）外包队伍不稳定。图书分编是一项专业性很强的工作，需要系统的专业知识，还需要长期的工作经验积累。书商提供的编目人员大多是社会招聘的合同制员工，短期培训上岗缺乏分编经验，他们需要定期的、经常性的专业性培训来强化专业技能。但书商重视的是经济效益，经常培训势必会增加成本，书商因此可能会偷工减料。同时，这些外包人员的流动性较大，同一批图书加工中都会出现人员跳槽现象，新来的编目人员又存在业务不熟练需要培训的问题。这种业务外包队伍的不稳定造成的不良循环，给高校的采编业务外包的质量带来很大隐患，是亟待解决的问题。
3.对图书馆采编人员产生心理冲击的问题
一是采编工作是技术工作，采编人员大多有优越感。采编业务外包后，采编人员部分闲置，产生失落感，产生被忽视的心理压力。如果不及时分流疏导，势必导致工作热情大幅度降低;二是业务外包也会让馆内采编人员的业务熟练度有所下降，一定程度降低了采编人员创新的动力，削弱了他们的学习和创新能力;三是采编业务外包后，本馆采编人員需要重新定位和分流，图书馆人力资源的重新配置会打破原有的平衡，会带来新的矛盾，如果处理不好则会影响整个图书馆的运转效率。
四、高校图书馆采编业务外包问题的应对措施
第一，图书馆开始签订业务外包合同前，要详细了解书商的图书书源和图书质量、技术服务水平、财务状况、从业信誉度等，完善合同规则，细化合同条款，最后选择信誉好，技术强，服务质量高的书商签订合同，以保证自身的权益。图书馆一方应当在合同中详细列明所提供的服务应当达到的标准，要明晰界定双方的工作任务、编目人员要求、书目数据质量和工作目标;要明确书商的服务水平、价格、付款方式和合作期限;同时，合同中要明确违约赔偿条款，明确发生分歧或争端时的解决办法等等条款。合同是双方合作的依据，也是双方发生纠纷的法律凭证，图书馆应加强对合同重要性、严谨性的认识，在制定合同具体条款时，应有法律专业人士的介入。
第二，选择业务外包形式，为外包业务质量提供保证。采编业务外包开展需要循序渐进，不能在条件不成熟的情况下，一股脑完全抛给外包公司。可以先把一些非核心的图书加工业务进行外包;积极向联合编目中心靠拢，修订本馆的分类细则，将技术含量高的分编工作委托给联合编目中心，让外包公司的编目服务转为单纯的下载和添加馆藏信息，尽可能的减少外包数据质量问题。
第三，建立有效的沟通机制。高校图书馆应与承包书商建立畅通的沟通渠道，向书商提供本馆图书编目标准，本馆图书加工规则，本馆图书分类细则等等要求，对出现的问题及时沟通协商解决，对承包书商的合理要求全力配合，增进彼此信任，营造融洽的合作氛围，确保采编业务外包的顺利进行。
第四，全程跟进，实时监督，确保采编业务外包的质量。高校图书馆采编人员要参与书商加工人员一起拆包验收，清单上的题名、价格和复本等与实物要逐个核对，从一开始就避免质量差，非合同要求的图书流入;业务外包中期，图书馆的采编人员应对外包商的编目数据全面检查，如文献著录是否标准、规范，复本是否漏添，不同出版社出版的同种图书分类是否一致，题名检索是否出现重复题名，多卷书、丛书、连续出版图书的索书号是否符合本馆要求;业务外包后期，针对已经完成加工的图书出现的各种不合格，要集中起来让书商返工重做再上架，以免影响图书馆流通工作顺利进行。
第五，加强业务培训，提高本馆人员业务水平。采编业务外包后，图书馆不能弱化图书馆编目业务，要做好采编人员的分流和培训工作。保留一部分业务能力强、有经验的编目人员，继续跟进外包业务流程，同时对这部分人员进行专业知识培训，从而指导并监督外包人员的数据加工，使编目部门的业务职能转向编目质量的控制和管理上来。对另外一部分分流出来的采编人员，图书馆除了做好思想沟通工作， 鼓励他们学习新知识适应新形势外，还要有计划的进行一些如计算机网络技术、图书馆智能化数字化、图书信息咨询等专业培训，使他们在本馆其它岗位积极开展新的工作，发挥出自己的特长及优势，从而达到高校图书馆的和谐发展。
20年来的探索发展，采编业务外包在我国高校已成蓬勃之势，但其中还是存在很多问题，需要图书馆、书商、承包商之间本着互信互助，互惠共赢的合作理念，密切合作，共同努力去探索出更适合我国图书馆采编业务外包的成熟之路，为我国高校图书馆的可持续发展助力。
参考文献：
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[2]刘 进，季俊蕊，贺飞飞，业务外包背景下高校图书馆采编质量的控制研究[J].科学咨询，2020
[3]宋秀梅.图书馆采编业务外包风险及控制[J].图书馆研究，2014
[4]蔡小松.基于大数据时代下高校图书馆采编工作转型研究[J].黑龙江教育学院学报，2019
（作者单位：安徽省委党校（安徽行政学院））
