档案信息化建设与档案管理的思考
赵津华
摘 要：在当前的信息化时代之中，各行业在开展相关工作时都引入了信息技术，这在较大程度上推动了各行业的发展。在开展档案管理工作时，相关单位需要做到与时俱进，将信息技术引入到档案管理工作之中，借此加强档案的信息化建设，改善传统档案管理模式中的不足之处，提升档案管理工作的质量与效率。而相关单位若想实现档案管理的有效建设，则需要对传统的档案管理模式进行全面的了解，同时还要掌握信息化建设的关键点，并结合实际情况，采用科学合理的方式，提升档案管理工作的信息化水平。
关键词：档案信息化建设;档案管理;思考
实现信息化的档案管理，不仅能够提高档案资源的利用率，还能够保障档案资源的完整性，发挥出其自身的使用价值。因此，相关单位在开展档案管理工作时，要对档案信息化建设的重要作用予以了解，以此提高对档案管理信息化的重视程度，从档案管理的制度、设备等多个方面出发，进行信息化的有效建设，通过多种科学合理的手段，提高档案信息化建设工作的质量与效率，使得这一工作的实际效用能够在档案管理工作中充分发挥出来，借此推动档案管理工作的发展，使其在相关单位的发展过程中起到积极的促进作用。
一、档案信息化建设的概述与特征
1.档案信息化建设的概述
若是从广义这一方面来讲，档案信息化则是指对社会、经济以及政治等多个方面的信息进行融合，通过信息技术实现档案资源的共享;而从狭义这一方面来讲，档案信息化就是对相关档案资料进行数据化，形成电子版的档案资料，为使用者的查阅提供便利性。对于档案信息化建设而言，就是对传统档案管理方式予以改建，将以往纸质的档案转化为数字化形式进行保存，这样不仅能够实现对档案资料的长期保存，还能够借助相关信息化平台，实现档案信息资料的共享，大大提升了档案管理工作的效率，使得整個档案管理工作变得更加科学化，其中信息化的档案管理模式也在较大程度上提升了档案管理的便利性。
2.档案信息化建设的特征
档案信息化建设这一工作在不同阶段会呈现出不同的特征。从实验这一阶段来讲，档案信息化建设本身就是对传统档案管理模式的突破，这也体现出其多元化的特点;而就普及阶段来看，检索手段在档案管理工作中的有效应用，促使信息技术在档案管理领域中得到了认可，档案信息化建设在编目普及与计算机辅助立卷工作中发挥出了极大的作用;在网络阶段，多媒体技术以及光盘储存能力在档案管理工作中的有效应用，使得计算机的主体地位逐渐被承认，其自身在档案管理工作也越来越重要;在数字化档案时代中，数据库以及电子文件管理网站的有效建立，促使数字化档案在档案管理工作中占据主要地位。这也使得档案信息化建设受到越来越多的重视。
二、档案信息化建设的优势
1.存储主体更换，且具有小巧、容量大的特点
档案信息化的建设，促使整个档案管理模式发生一定的变化，其中存储档案信息资料的主要载体不再是档案盒这一类型的物品，而换成了硬盘、光盘以及云存储等这一类的载体，以此实现对档案资料的数字化存储，这种信息化的存储设备与档案盒这一类的载体相比，更容易携带，并且查询起来也更加方便。而且信息化的存储载体，也能够储存大量的档案资料，其占据空间也非常小，一张内存卡就能够将一个镇或者一个县的档案信息资料储存其中，与传统纸质存储的方式相比，其自身的优势更大。
2.存储内容具有较大的安全性
在档案管理中进行有效的信息化建设，能够将需要存储的档案信息资料及时归档。比如，房屋信息的登记以及变动都能够借助互联网快速传输到相关档案管理部门，档案工作人员只需要上线就能接受，而且储存数据化档案资料的系统，通常都会采用安全系数比较高的电子锁，并且系统中的每一份电子档案都实现了分号储存，所以无论是档案的查阅，还是档案安全性与完整性的管理，都比以往的纸质档案更具优势。通过这种在线储存、归档、提取的方式对档案信息资料进行管理，也能够避免相关档案资料的丢失，同时也能够对网络病毒的攻击予以有效抵御，大大保障了档案信息资料的安全性，有效防止档案信息资料出现受损问题，提高了档案信息资料的完整性。
3.档案信息资料能够实现多备份
档案管理的信息化建设，还具有一个重要的优势，就是能够对数据化档案资料进行多次备份，在对档案资料进行信息化存储时，能够借助信息技术对该档案资料进行复制，或者使用其他方式对其进行储存。比如，脱机存储、云端存储等多种方式。在这种情况下，若是某份档案资料因为人为因素或者是客观因素而出现损坏的现象，就能够利用备份，这样也能够降低档案资料受损的不良影响。
三、档案管理工作中存在的问题
1.信息化建设意识不足
对于信息化建设工作来说，其自身的有效开展实现了对传统档案管理模式的创新，同时也加快了档案管理服务理念的变革发展。信息技术在档案管理工作中的合理应用，能够在较大程度上提升档案管理工作的效率，而且也能够提高其服务水平，使得相关用户对档案资料的查阅更加方便，并且还能够实现档案信息资源的共享，大大提升了相关组织效率。这些都是档案信息化建设的优势，但是，部分档案管理工作者对于信息化建设的重要作用缺乏全面且正确的认知，以至于对于信息化建设的重视度不高，也有些档案管理者本身的思想观念比较传统，对于档案信息化建设接受程度较低，这就导致档案信息化建设进程无法顺利推进，最终影响到档案管理的变革创新发展，大大降低了档案管理工作的质量与效率。
2.档案管理方式比较落后
现阶段，我国档案管理体系缺乏较高的完善性，而且管理方式也比较落后，不少档案管理部门还在沿用纸质的档案管理模式，没有与信息技术结合起来，这种档案管理方式相对比较落后，也使得档案信息资料的安全性与完整性容易受到不良影响。另外，部分档案管理部门中的管理人员在专业能力、素质等方面也存在较大的差异，一些档案管理人员自身的专业水平较低，且管理能力不足，在档案管理工作中经常出现失误的情况，这样也会影响到档案管理工作的有效开展，并且这些专业水平较低的档案管理工作者，也难以熟练操作相关信息技术与信息设备，这也是阻碍档案管理信息化建设的重要因素。
3.档案管理思想缺乏先进性
很多档案管理者本身对于档案资源的管理工作的思想认知存在一定的误区，认为只要将相关档案资源整理保存好即可，在使用的时候按照相应的规律查阅就行，根本不需要再引用信息技术等其他手段，对档案资料进行管理。这种错误的思想对档案信息化的建设造成了一定的阻碍，信息化的档案管理核心就是资源共享，与传统的档案管理思想相悖。部分带有传统档案管理思想的工作人员，过于重视档案资料的存放与保管，大大忽视了档案资料的利用率，这就导致档案资料难以得到充分的利用，同时也降低了档案管理水平。
4.不同的档案管理部门存在差异性
不同区域的经济发展水平有一定的差异性，且其发展速度也不一样，這样也会影响到档案管理的信息化程度，受经济因素的影响，各地区对于档案信息化建设的投入力度不同，也会导致档案管理信息化建设进度存在较大的差异。一些地区的档案管理部门已经开始使用计算机进行档案资料的管理，大大提升了档案管理工作的效率与质量。但是还有部分档案管理部门还在使用单机开展档案管理工作，导致档案管理水平比较低下，难以实现有效的资源共享，不利于档案管理工作的发展。
四、档案管理信息化建设的有效措施
1.建立完善安全的档案管理网络
相关单位若想提高档案信息化建设的有效性，并在档案管理工作中发挥出实际效用，增强档案管理工作的质量与效率，就需要加大投入力度，购进信息化建设所需的各种软硬件，为档案信息化建设提供充足的物质资源。基于此，相关单位需要建立安全的档案管理网站，并将其分为面向内部与面向公众这两种网站平台，借此增加档案管理工作的服务功能，借助网站为广大用户提供档案信息资源服务，借此实现档案信息资源的共享，促使档案资源得到充分的利用。另外，相关单位要投入充足的资金费用，购买计算机、扫描仪等各种信息化设备，同时还要保证相关信息化设备的质量，借此推进档案信息化的建设进程。
2.加强对档案信息化建设的重视
有关单位若想开展有效的档案管理信息化建设工作，就需要转变自身的传统思想，并对档案信息化建设在档案管理工作中的重要作用予以全面的认识，使其明确信息化建设的实际效用，以此更新档案管理者自身的传统档案管理思想观念，树立先进的档案管理思想，促使相关单位及其内部的档案管理者能够提高对档案信息化建设的重视程度。另外，相关单位还需要对传统的档案管理工作制度进行合理完善，针对信息化的档案管理工作制定出更加合理的档案管理制度，使其能够对信息化的档案管理工作予以科学指导，借此提高信息化档案管理工作的规范性与有序性，同时也能够实现对档案信息化建设的有效推动。基于此，档案管理部门要结合信息化建设的实际情况及信息化档案管理的具体工作内容，制定出相应的管理制度，可以根据信息化管理环节规范其工作流程，并以此制定出合理的规范条例，要求管理人员按照相关规范条例开展信息化管理工作。还要针对档案信息的数据化录入，设施统一的标准要求，提高电子版档案信息资料的规范性，这样也更容易查询。此外，有关单位也要制定出科学的责任管理制度、考核机制以及奖惩机制等，促使档案管理人员能够承担起相应的档案管理工作职责，促进档案管理信息化程度的不断提升。
3.借助信息技术建立数据管理系统
数据管理系统是档案信息化建设工作中不可缺少的一部分，安全的数据管理系统能够保障档案信息资料的完整性，为其自身的利用奠定基础保障。因此，相关单位要利用信息技术，进行数据管理系统的有效建设，同时还要根据档案资料的类型，对管理系统进行模块划分，这样也便于档案查询、录入工作的有效开展。另外，在建立数据管理系统时，还需要注意建立高效的搜索引擎，提高档案查询的效率。也要针对重复的档案资料设立专门的浏览模块，促使档案管理人员能够对重复性档案信息进行及时有效的处理，避免档案信息的查询管理受到不良影响。此外，在建立数据管理系统的过程中，相关技术人员要重视系统的安全性，可以在计算机中针对这一管理系统建立防火墙，也可以在计算机中安装安全管理软件、杀毒软件等，以此实现对网络病毒以及黑客入侵的有效抵御，进一步保障数据化档案信息资源的安全性，防止其出现受损问题，影响到档案信息的有效应用。
4.提高档案管理者的专业水平
档案管理人员是档案信息化建设的主要落实者与推动者，其自身的档案管理能力及素养，会对档案信息化建设工作产生直接的影响。因此，相关单位若想加快档案管理信息化建设的工作进程，就需要加强对档案管理人员工作能力的重视，通过开展培训、讲座、研讨会等多种活动，提升档案管理人员的专业水平及业务能力，使其能够在档案信息化建设工作中发挥出重要作用。基于此，有关单位可以开展定期的专业培训，在培训内容中融入先进的档案管理思想、管理技术手段等，也要将相关信息知识与技术加入其中，促使档案管理人员在参与培训的过程中，能够积累更多的专业知识，掌握信息化档案管理工作的技能，提升其信息化意识，使得档案管理者能够熟练操作信息设备，以此促进档案信息化建设工作的有效开展。
五、总结
通过上述分析，针对档案管理进行有效的信息化建设，能够提高档案管理工作的服务水平，为使用者及管理者提供更大的便利，同时也能够使得档案资源得到充分的利用，促使档案管理工作的实效性得以提升。基于此，相关单位要加强对档案管理工作的重视，并且要明确传统档案管理工作中存在的不足，针对这些不足之处，制定出可行的信息化建设方案，有效弥补档案管理中的不足，提高档案管理工作的有效性。
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（作者单位：莒南县档案馆）
