浅谈财务档案管理中信息失真预防及控制措施

    周晓英

    财务档案管理在提升财务价值创造方面有着极其重要的价值，本文通过对于企业财务档案管理进行必要性分析，从管理者对该项建设缺乏重视以及相关人才缺失两方面进行展开论述，并针对该项问题提供解决方案，同时还对于企业财务信息真实性的提升作用进行探究，旨在为促进企业可持续发展提供有效建议。

    一、造成财务档案管理失真问题的原因分析

    （一）管理层认识不足

    现阶段，仍然有一些企业事业单位当中存在着相关管理人员，对于不断推进财务档案管理信息有效的保障性工作，认识不够全面的问题。企业管理层在开展相关财务基础工作的过程当中，对于相关财务档案的管理工作重视程度不够，总是较为片面的认知去对待该项工作，单纯的将财务工作看作为日常生活中，对于相关账目进行的简单记录以及整理，这一做法在不断开展财务档案管理信息保存的过程当中，严重忽略了该工作地位以及该工作涉及到的信息的重要价值。因此，在分析造成财务档案管理信息失真问题的原因时，这是一项重要的因素。在此背景下，财务单位中开展相关工作的员，。自身对于财会知识无法做到及时更新，对于相关技术掌握程度不够，从而为财务工作的整体质量推进带来了十分严重的阻碍作用。企业财务部门得到的相关信息质量无法得到有效保障，为财务档案管理信息失真创造了大量的几率。

    （二）会计工作人员队伍建设不完善

    在不断推进财务档案管理朝着高水平高质量发展的过程当中，仍然存在着许多企业事业单位在建立相关会计工作团队时候，遇到了很大的难题。由于其对于相关队伍的完善建设重视程度不够，因此，将会有更多的从业资质水平不达标以及个人综合发展水平不合格的员工，进入到财务部门中来。在对团体队伍进行建设的过程中，企业缺乏对于从业者及时展开其能力水平及专业素质的严格审查。在此背景下，开展相关财务档案管理的工作过程当中，其中的工作人员素质水平千差万别，在相关财会资料工作推进的過程当中，工作人员之间的交流沟通和工作的交接，会在一定程度上受到阻碍。在部分缺乏专业知识以及工作能力的工作人员的影响下，财务管理工作质量水平无法得到有效提高。对于现阶段企业以及事业单位，财务工作的实际需求始终难以满足。与此同时，有许多相关财务管理的工作人员，在工作过程中缺乏自我提升的意识，没有危机感，对于新时代飞速变化的社会不能及时做到更新自我，主动学习现代化财务管理知识以及相关法律法规，这种落后的工作意识会给相关工作的开展带来一定的滞后作用。甚至还有财务信息造假，以及财务违规操作等问题存在于各个企业与事业单位中，这些问题都会使财务档案管理中信息失真问题发生较为严重。

    （三）财务信息蓄意造假问题

    随着我国社会经济水平的飞速发展，越来越多的企业逐渐涌现，各个行业的发展如雨后春笋一般快速成长，为市场经济带来了极大的冲击力和竞争力，于是便会有一些企业为了自身的资金保障，企图逃避国家的相关税收，窃取国家资产，而这一目的往往是通过对于财务档案管理进行虚假伪造而实现的，在企业内部对于其经营业绩进行修改。在此情况下，便会使企业的财务档案管理信息失真问题的出现，还有一些企业，由于受到相应利益的诱惑，在该驱动力下所作所为，甚至于严重违反了国家的相关法律法规，在进行账目作假的过程当中，改建的内容不够完善，账目的内容与实际企业的经营账簿有很大的差异，并且对于企业财务单位的内部管理处于较为混乱的状态，财务的收支不明确。除此之外，有些企业还存在着部门负责人滥用职权，以权谋私等现象。

    （四）财会工作缺乏有效监管

    会计工作在我国企业的发展过程当中，有着长期且稳定的重要作用，因此，为了保障相关财务档案管理工作能够顺利的进行下去，我国对于会计工作有着十分清晰的相应法律法规和要求，而如今，在一些事业单位的内部开展相关财务档案管理工作的过程当中，却并没有严格按照相关法律法规对其工作的开展进行有效监督，或者是相关监督管理工作缺乏独立的部门对其进行管控，即使是存在着独立的监管部门也只是形同虚设，并没有在实际工作的开展中起到任何有效作用。以此来看，我国对于财会工作进行的法规要求，只是纸上谈兵。由于相关监督制度不能及时有效地落到实处，因此，财务管理工作人员在一定程度上会降低其自身约束，管理效力的缺乏使相关工作的开展效率十分低下，工作人员工作不规范不能够严格按照相关规定和标准高质量、高效率的完成相应工作。除此之外，在监管力度不够的前提下，对于相关工作人员所做出的工作结果也缺乏严格的财务信息的审核流程，这样一来，信息的真实性与可靠性便没有了保障，因此，财务档案管理中信息失真的问题变得越来越严重。

    二、财务档案管理中信息失真的有效预防和控制措施

    （一）强化职业道德教育，构建健康的外部环境

    为了使财务档案管理工作过程中相关信息的保存与应用，能够以更加高质量高水准的方式得以被企业利用，在不断推进财务档案管理的进程中，应当着力于加强财务工作人员的职业道德水平培训。例如，企业相关单位可以积极收集有关于职业道德教育的相关典例，以讲座、报告等多种形式展现给员工们，不仅是积极的榜样事例，同样还可以是一些消极的反面案例。这些相关于职业道德培养的材料，对于提高工作人员的从业素质水平有很大的帮助。在此基础上，将我国当前的重要财务法律法规充分的结合到相关案例中来，使财务工作人员对于法律法规重视起来并树立起相关正确意识，结合案例的法律法规学习，能够帮助相关工作人员以更多的角度去看待问题，从而不断加强其职业生涯中道德素养的优化，提升其职业操守。除此之外，还可以为所有的工作人员建立相关信用档案，对于其在工作开展过程中的各项表现采取信用评定的方式，确定其每个人的信用水平，进而配备以相应的奖惩机制，对于表现优秀的员工给予嘉奖，而对于表现较差的员工提出批评和惩罚，以该种方式对从业人员进行法律上的知识强化以及相关职业道德约束，使财务档案管理中信息失真的问题得以有效解决。

    （二）完善现代财务管理制度，强化内部控制作用

    在做好財务管档案管理信息失真的控制措施时，要首先建立更为科学的财务管理系统。在工作开展的过程当中，尽量避免出现有某一位工作人员独断决策的情况，在财务档案管理时，由多位工作人员经手共同对其进行管理，可以有效避免管理者操纵出现假会计信息的可能。除此之外，对财务部门进行管理的过程当中，要严格按照现代的财务制度去展开。在我国财务相关法律法规的严格要求下，涉及到会计业务的各项工作人员以及档案管理人员都会有十分清晰的分工安排，从而使整个财务部门形成一个优势环形链接，每一项工作都由该单位的相应工作人员进行互相监督、互相协作。在此制约条件的要求下，开展财务档案管理运行机制在一定程度上可以有效预防信息的失真，对于单位的资产安全起到了良好的保护作用，并使其相关档案资料完整性得到保持，为会计信息的真实性和合法性提供有力保障。进而使财务档案能够更加经得起时间的考量。

    （三）企业管理者加强对财务信息化建设的重视

    对于目前大多数企业所面临的管理者对于财务信息管理不够重视的现状，管理者应该首先注重其自身对于先进的经营理念以及模式进行学习，并且在当前的市场经济体制下不断的创新企业的经营模式。除此之外，企业管理者还应当对于先进的财务经营模式有着一定的了解，对于新的经济环境有着充分的了解，对于企业未来的规划以及发展模式确定相应的重点。其次，财务管理者要对于避免信息失真制定一定的制度，以自身企业的财务管理现状为根本依据，并结合其实际的发展情况而制定一些相应的信息化建设制度，不仅要对于信息化建设的内容有着明确的规定，同时对于从事相关财务信息化的员工的工作也要给予一定的规范。

    （四）财务信息化建设可以实现对财务流程的优化

    财务档案管理对于财务流程的优化方面也有着一定的帮助，是企业创造财务价值的基础。某些企业在经营和管理的过程中，通常会出现财务管理成本较大的难题，但是有了财务信息化建设的帮助，企业对于各部门的监督以及控制能力都会有着一定的提高，这样便可以很好的解决规模较大，部门较多所带来的成本管理较高问题。在这种模式下时，企业的财务管理工作变得更加的规范以及标准。同时财务管理工作人员的工作质量也会有着一定的提升，进而使涉及到财务的相关各项活动都能够顺利的展开下去。由此可见财务档案优化管理对于实现财务流程的优化提供了一定的帮助，并且有效地提高了企业的财务价值创造。

    三、结语

    在市场经济体制的发展过程中，各个企业都应该加强其财务的管理水平，不断重视企业财务档案管理的真实性，实现企业财务信息化刻不容缓，因为这是时企业能够长久稳定发展下去的重要保障。

    （作者单位：烟台高级师范学校）