基于信息化时代浅析传统档案与新生电子档案的管理利用
胡凤燕
摘 要：随着电子信息技术的不断发展与进步，档案管理也开始从传统的纸质档案向信息时代的新生电子档案过度与发展。但是，由于目前国内的电子档案管理起步较晚，仍然处于一个发展与探索阶段，对于新生电子档案管理的应用还处于研究阶段，传统档案向电子信息档案管理模式过度的过程中主要的侧重点还不明确，缺乏指导的相关理论。本文就以新生电子档案的利用与传统档案之间的差异与优缺点展开分析，论述了如何合理利用好传统档案与新生电子档案。
关键词：信息化;传统档案;新生电子档案
档案是社会各界以及不同行业发展的重要依据，档案管理工作涉及到社会发展的全部信息内容，每个记录在档的档案都需要相关的档案管理部门进行管理，实现档案管理的充分利用。但是，目前大多数的档案管理部门还采取传统的管理方式，这样就会在档案管理工作中出现一些问题，导致传统档案的管理工作无法得到有效的保存。随着电子信息技术的发展与进步，合理应用信息化手段改善传统的档案管理工作，有效解决传统档案管理存在的问题，从而实现了对档案管理工作的高效发展。
一、传统档案管理与新生电子档案管理的内涵
1.传统档案管理的内涵
传统档案管理主要是通过纸质文件的形式对文档与材料进行存储与记录，这些纸质文件的内容包括着相关个人、团体的基本信息以及学术研究的成果，历史文化的记录，对于社会发展与国家进步都有着重要的记录价值。
2.电子档案管理的内涵
电子信息档案管理主要的管理形式通过电子的形式对科研材料与个人信息进行保存。这些电子信息可以通过电子计算机进行存储、分类、保存。主要的信息传播的途径与方式就是通过互联网。
二、传统档案与新生电子档案管理的特点
1.传统档案与新生电子档案管理的共同点
电子档案管理与传统的档案管理存在着三方面的共同点：第一，两者的基本原理存在着共通性，电子信息档案的管理是建立在传统档案管理的基础上，通过对传统档案进行信息化技术的有效整合与优化。电子档案管理的技术水平、管理模式、管理质量都高于传统的档案管理，但是两者的共通性仍然客观存在;第二，电子档案与传统档案的不可分割性，传统的档案管理主要的信息内容包括着社会实践、个人信息等重要的数据内容，这些数据有着很大的真实性，对电子档案的统计与管理工作也同样适用，也需要保证保存信息的真实性，传统档案资料与新生电子档案同样都需要保证保存信息的真实性;第三，电子档案管理扩大了传统档案的信息量存储，在传统档案管理基础上的新生电子档案管理实现了对容量的扩大，可以对各种不同的档案信息进行存储与分类，还可以通过互联网实现对资源与信息的共享，在对档案信息进行调取的过程中更加便利。此外，如果想对传统的纸质档案进行调取，还可以通过电子信息档案的记录进行查找，更加方面快捷。
2.传统档案与新生电子档案管理的差异
传统档案与新生电子档案管理虽然有一定的共通性，但是仍然存在着很大的差异，包括管理方式、保存方式、归档方式、归档时间、查询方式等差异。
（1）管理方式的差异
电子档案的本身就存在着很大的特殊性，可以实现对档案的一级管理。当档案管理操作人员在接受到一个档案文件以后，需要对档案进行分类与编号，每个档案的编号都是绝对唯一的，需要对档案的类型与主题内容进行标记;传统档案管理的日常工作量较大，在档案管理工作中需要对档案的类型、日期进行撰写才可以进行分类保存，工作量较大，档案存储环节复杂。
总而言之，电子计算机的普及与发展促进了新生电子档案的发展。此外，全新的档案信息保存通过电子计算机存储的方式也对传统的档案管理造成了冲击，主要的管理方式差异就是对保存媒介不同，一种是通过纸质作为媒介，另一种则是通过电子计算机作为信息存储的载体。
（2）保存方式的差异
新生电子档案在对档案信息进行存储的过程中需要通过电子计算机作为存储的载体，但是电子产品的老化以及电子计算机设备的更新过程中，很容易造成存储档案信息的丢失，从而影响了对档案存储的真实性与有效性;传统的档案管理可以有纸质信息的备份，大多数情况下不容易出现档案记录信息丢失的问题，也不会出现电子档案会被黑客入侵、病毒损害的风险问题。档案管理部门可以通过定期对电子信息档案进行纸质档案的打印作为备份，通过这样的一种方式可以有效的利用好传统档案管理与新生电子档案管理的有效结合，通过这样的方式可以有效的避免因计算机设备的老化或更新导致电子信息档案丢失的问题。
（3）归档方式的差异
传统的档案管理进行归档都是通过人工操作的方式进行归档，新生电子档案在进行归档的过程中需要通过电子計算机进行整理与归档，电子文件与档案的管理采用的计算机编程技术，内容即使被改变也很难被发现，特别是存储的一些关键信息被修改也很难被发现了。因此，导致了一些问题的出现，相关的档案管理与操作人员也很难发现电子档案信息内容的真实性。在对电子信息档案管理的过程中需要做好对传输过程中档案信息的加密处理工作，要对信息调用进行严格的身份验证，有效的避免因为电子信息档案在传输的过程中因为操作不当而导致的数据不准确性与被盗用的风险，从而有效的确保电子档案的准确性与真实性。
（4）归档时间的差异
新生电子档案的管理可以实现随时随地对档案进行归档处理，也可以定期进行归档操作。生成的电子信息档案相关的操作人员通过电子计算机与互联网发送到档案管理部门，相关的文件与档案的统计操作人员通过电子签名与人脸识别认证以后，统一的进行归档，再由相关类别的档案管理人员进行接收与登记，档案管理人员需要对相应的档案进行编号与分类整理，最后设定不同的访问权限与密码，通过逐级加密的方式对档案进行安全性提升。
（5）查询方式的差异
传统信息档案与新生电子档案的查询方式也存在着差异。传统的档案在进行调用前需要相关管理人员的签字许可才能对档案进行调取，在查询某一信息的过程中需要通过层层审批、多人签字才能进行档案的调用，十分麻烦、繁琐。新生电子档案的信息调用则可以根据不同调用者的身份信息合理的设定不同的查阅级别，也可以通过档案管理中心开通临时档案调取权限，不同的权限对档案的调用有着不同的信息内容，从而有效的提高了档案管理效率。
三、基于信息化时代浅析传统档案与新生电子档案管理的利弊
1.操作环节的利弊分析
第一，信息收集整理的利弊。传统的档案管理工作在对信息收集整理的过程中主要是将有价值的内容与纸质文件、材料进行收集与整理，再对这些档案进行相关的归档与整理。与传统的档案管理相比较而言，新生的电子档案在对信息收集与整理的工作内容更复杂，为了保证电子档案信息的完整性与真实性，需要对档案管理的每个环节合理衔接，让档案管理工作的内容衔接更平顺，让信息收集与整理更高效，保障信息内容的时效性。
第二，档案信息鉴别整理的利弊。传统档案管理在对文件材料进行归档以前需要对档案信息内容进行鉴别与分析，对档案价值进行界定，对相应的资格进行审查，从而确定对档案进行管理的价值与保存的时间。在归档以后，需要对已经纳入档案管理的内容进行二次审核;新生电子信息档案在进行档案信息鉴别整理后通过电子计算机对信息内容进行处理，在档案信息鉴别整理的工作效率会高于传统的档案管理，但是对内容有效性的筛选整体质量会低于传统档案管理的模式。
第三，档案存储的利弊。传统档案管理对档案进行保存与存储需要消耗大量的人力资源与时间，需要一个长时间的、持续性的管理，在管理的过程中需要大量的操作人员定期进行信息整理，随着档案内容的不断增加，在新旧档案进行整理的过程中也需要增加投入，管理的难度也在不断提高。新生电子档案管理虽然有着传统档案管理所不可替代的优势，但是在对档案修改与调整以后不会留下改动的痕迹。这样就无法保证档案的原始性。因此，传统档案管理与新生电子档案相比较而言更有着原始性的优势，新生电子档案的高效率也是传统档案管理所无法比拟的。
2.操作内容的利弊分析
第一，真实性。传统档案管理与新生电子档案管理相比较而言，更容易得到数据原始性与真实性的保证，传统档案管理的价值审核十分严格，如果对档案的价值审核成功以后，档案的基本形式与内容就不会在发生性质上的改变，如果对档案的管理得当，后期不会发生改变;新生电子档案的保存方式需要借助计算机设备进行保存，再对档案修改操作也不会留下改动的痕迹，这样就无法保证电子档案管理的真实性，特别是在对电子档案进行格式转换的过程中，更容易出现因为操作失误而引发信息的变动，其真实性难以保证。
第二，操作性。传统档案管理的操作形式十分复杂，许多工作流程需要人为操作与干预，这样就会增加工作量，消耗大量的人力资源，浪费宝贵的时间;新生电子档案管理通过借助一些信息处理的软件对档案信息与内容进行批量的处理和内容上的整合，很大程度上提高了档案管理的效率与操作速度。此外，新生电子档案的管理相比较传统的档案管理更具有专业性的特点，这需要档案管理操作人員具备更专业的档案管理能力，要熟练操作电子计算机设备，满足档案管理的需要。
四、信息化时代传统档案向新生电子档案管理变革的策略
新生电子档案管理，有利于促进绿色环保事业的进步与发展，通过电子档案管理的模式实现了物质化办公，可以节约纸张，更可以降低档案管理成本，对保护树木与森林资源有着重要的促进作用。传统档案需要通过纸质文件作为记录的重要媒介，在对纸质文档进行保存的过程中，需要做好相应的整理与收录工作，要对档案的特点进行分类与归类，只有这样才能凸显出传统档案的重要价值。传统档案管理需要人为的手动操作进行管理，不仅浪费了大量的人力资源，工作量也很大，如果在检查的过程中方法应用不得当很容易出现管理上的漏洞，这样就容易导致传统档案管理的过程中无法实现信息的高速传输，更无法实现档案信息的共享，对档案的开发与利用效率不高。因此，对传统档案管理进行新生电子档案的变革，更可以提高档案管理工作的效率，符合现代化信息时代的发展。
1.信息调用更便利
信息时代的发展速度不断加快，推动着人类社会的发展与进步，更推动着各行各业的发展，市场竞争也随之变的愈演愈烈。因此，相关档案部门对日常信息的查验与数据的整理工作量也在不断增加，档案信息的更新速度也需要不断加快。因此，通过新生电子档案管理可以有效提高档案管理的效率，让档案信息的调用更加便利。
2.存档内容更丰富
随着电子计算机的普及与发展，在办公室日趋朝着自动化的方向发展。许多手写的纸质文件都被电子文档所替代，许多文档都需要通过电脑文档的打印才能备份与取用。档案管理工作如果仍然采用传统的管理方式，需要通过打印的形式进行存档与备份。新生电子档案管理就可以对计算机中的文件进行存储于备份，对于存档的内容更加丰富，档案管理的工作效率也得到了提升。
3.变更纸质文件
在传统档案管理中对档案进行存档与归档以后留下的旧文件，大多数都是关于规划、总结的文件。一些重要的红头文件也需要慎重的保存。新生电子档案通过科学管理的手段，让档案的管理更加缜密，对于档案数据的管理更加严格。传统档案管理与新生电子档案管理存在着很大的差别，对于档案的时间管理与各方面都有着差别。传统档案管理要想实现长期的保存就可以对纸质文件进行保存，不会出现信息内容丢失的情况，新生电子档案管理需要长期保存文件，需要通过对电子文档进行打印才可以长期存档与保留。
4.创设全新电子存档形式
新生电子档案管理的文件形式不在拘泥于纸质文件，可以是某一个电子设备的存储，也可以通过硬盘、光盘进行数据的存储，相关的文件内容可以被查验与使用，也实现了在互联网上的作用，对文件进行资源共享，让后期的档案管理工作更加便利。从自身的性质来说，电子档案管理的特点包括计算机进行存档，自身具有严格的代码与分类形式，可以更好的对档案进行分类管理。新生电子档案管理有着自身的档案特点，新生电子档案整合了自身的数字型特点，更融合了传统档案分类型的特点，通过电子计算的存储实现了对档案的远程传输来实现档案信息共享，对于每个档案的调用都需要具备一定的权限才可以对档案内容进行读取。
五、结束语
总之，通过对传统档案管理与新生电子档案管理的研究分析可以发现。传统档案管理都是以纸质文件的形式对档案进行存档与记录，很容易在长期管理的过程中受到不同因素的影响而造成了破损的问题，在档案管理的过程中随着时间的推移占据的空间也会越来越大，对档案管理工作来说会造成一个严重的困扰。新生电子档案管理，可以通过借助计算机进行档案管理与存储，有效提高档案管理工作的效率，更节约了档案管理的空间与成本，但是也容易受到一些因素的影响，导致真实性难以确定。因此，需要将传统档案管理与电子档案管理相结合，更好的推动档案管理事业的发展与进步。
参考文献：
[1]徐欣云，徐梓又.试析传统村落档案的涵义及与乡土社会隐性档案秩序的关系[J].档案学通讯，2020
[2]杨 阳，牛 乐，王淮正.基于外包模式的高校传统载体档案数字化转存项目研究——以山西医科大学档案馆为例[J].城建档案，2020
（作者单位：大庆市自然资源局市自然资源事业发展服务中心（市城建档案馆））
