高校图书馆关于图书剔旧服务外包需注意的若干问题
徐茵茵 彭絮 齐晓航
摘 要：在总结对外经济贸易大学图书馆近年图书剔旧服务外包工作过程中的实践经验和教训的基础上，详细介绍了在本馆图书剔旧工作中所采用的宏观性和微观性原则及图书剔旧服务外包的前期准备工作步骤，具体分析了在服务外包的前期准备工作和外聘人员工作安排中需要引起重视的若干问题，并提出了行之有效的解决方案。
关键词：高校图书馆;图书剔旧;服务外包
近年来，随着全国各高校图书馆文献购置费的不断增加，大部分图书馆在纸质图书的采购量上逐年增加。大量新书的“涌入”不仅使得图书馆日常上架、倒架压力过大，甚至导致部分新书由于没有空位上架，被直接安置在馆内密集书库中。馆藏空间的有限性和旧书新书累积的无限性之间的矛盾使得纸质图书剔旧工作越来越成为各高校图书馆关注的议题。
集中调查关于剔旧服务外包相关文獻信息时，在包括万方数据知识服务平台、中国知网等多个国内权威学术数据库中，无论以“剔旧”和“外包”或“图书剔旧”和“服务外包”作为关键词进行检索，均无任何检索结果。由此可以说明目前国内图书馆学界关于此项内容的研究开展较少，图书剔旧服务外包工作的实践和相关研究工作亟待开发。
一、图书剔旧的原则
1.制定符合本馆馆藏文献体系的剔旧原则
虽然国内外图书馆学界的前辈学者们关于图书剔旧的原则、标准和方法做出过较多总结陈述，但总结来看由于各图书馆的馆藏文献建设体系的不同和时间、空间、人力资源等诸多主客观因素的限制，关于图书剔旧，至今依旧没有统一的国家规范或行业标准可参照。因此，各高校图书馆须按照各自的典藏特色和文献需求制定出符合本馆实际情况、切实可行的图书剔旧的宏观性和微观性原则，并在实际工作中以宏观性原则为指导，以微观性原则为方法进行图书剔旧。
2.我馆图书剔旧的宏观性原则
对外经济贸易大学图书馆（以下简称为“我馆”）是以收集经济类（F）、政治法律类（D）和外国语言（H）为重点收藏，以哲学（B）、社会科学（C）、数学（O）、计算机（TP）为辅的馆藏文献建设体系。故我馆在拟定图书剔旧原则时，对重点收藏类别图书要求不仅保证品种，还应保证复本;而对辅助收藏类的图书，则以保留品种为原则。
3.我馆图书剔旧的微观性原则
（1）时效性原则
时效性原则即人为划定某一出版年，在此之前出版的图书理论上可做剔旧处理。
（2）使用效率原则
比对全馆图书流通率或类别图书流通率，确定某册图书是否可以被做剔旧处理。
（3）收藏范围原则
依照我馆重点收藏和辅助收藏文献的类别及服务读者的层次确定某册图书是否可以被做剔旧处理。
（4）有否特殊收藏价值
根据我馆拟定的藏书建设体系要求，制定相应的实施细则，将符合本馆“有特殊收藏价值”的各类情况尽可能穷尽的描述，如知名校友题赠的著作等。
（5）综合运用上述4项原则
在图书剔旧工作中，要坚决避免盲目片面的“一刀切”现象，切不可依据上述单一原则就决定某册图书的去留，否则极易造成“误伤”，故应综合运用上述4项原则进行分析后再做出判断。
二、图书剔旧服务外包
目前，观各高校图书馆之现状，馆员编制不断收紧，然而工作量却不断增加，各部门、各岗位所对应的人员又相对固定。基于以上情况在短时间内集中抽调本馆馆员自行进行图书剔旧工作难度较大，因此将该项工作进行服务外包是各馆的较优解。采取服务外包符合高校图书馆普遍的发展战略。首先，保证了有充足的人力资源来确保图书馆核心工作的正常开展;其次，相较正式在编人员，雇佣合同外包人员，可以有效降低整个项目的人力资金成本，也将项目中一些潜在的人员、业务管理风险转移部分至外包公司。
1.服务外包的前期准备工作
将该项看似简单机械，实则耗时长，工作量巨大的图书剔旧工作做到保质保量（无投诉、禁受得住各种考核、检查、审计）和按进度完成，势必要做好前期的必要准备工作。
（1）制定完整详细的图书剔旧规则
根据我馆图书剔旧的宏观和微观性原则，召集馆内采编部、流通阅览部、信息咨询部等部门负责人，针对图书剔旧规则充分听取各部门负责人的意见建议后，对已拟定的规则内容进行进一步的加工完善，力求集思广益后制定出符合本馆现阶段情况的完整详细的图书剔旧操作细则。
（2）制定具体的图书剔旧流程
按照批处理或逐册审核的整体办法，制定出图书剔旧的具体业务流程，其中可包括密集书库中基于4项微观性原则进行的存剔初步筛选;搬运书车定量统计;剔旧图书的后续处理操作，留存图书的后续处理操作等。在制定具体的剔旧流程的同时还要注意保证各个环节都是可查、可控的。
（3）聘请业内专家鉴定实施方案
将在本馆范围内讨论通过了的，包括图书剔旧细则、操作流程、工作计划等在内的“实施方案”呈请业内专家鉴定并提出修改意见。如此，不仅可以借助专家的经验和专业水平修正实施方案中各部分内容可能存在的疏漏，也可作为日后免责的依据。
2. 招标方式和招标文件
（1）采用竞争性磋商方式招标
由于图书剔旧的工作程序复杂、对专业水平要求高，且操作时自由裁量权相对较大，如出现剔旧结果错误则是无法改正或追偿的。服务外包公司质量的好坏与其员工能力素质的高低会直接关系到外包目标工作的结果。单一性的以价格高低作为判断标准进行招标，难以保证服务质量和人员能力可以满足工作需求。故建议与学校相关单位或招标公司协商，以竞争性磋商方式招标，勿用比价方式采购。
（2）招标文件中的技术（业务）部份
在撰写招标文件中的技术（业务）部份时，要将本项目实施的目标、标准、细则、操作流程等内容描述清楚。让服务外包提供商通过技术（业务）部分的描述，对此项目所需的人员数量、知识技能、从业经历等先进行内部筛选，优化其竞标团队。相较盲目参与竞标，“量体裁衣”后的竞标团队有助于提高甲方（图书馆）在招标过程中的筛选效率。
（3）在招标文件中重点把控评分标准
在上文中强调采用“竞争性磋商”方式招标的另一理由是在该种招标过程中的“评分”环节，通常可由甲方设计评分比重。把握住此关键环节，是在招标过程中掌握主动权，可有效评判出最符合甲方标准要求的服务外包提供商。
下表是我馆设计的图书剔旧项目的招标评分表，其中“价格部分”的10分，甲方是不可以调整的。
1 价格部分（满分10分） 价格部分 价格分统一采用低价优先法计算即满足磋商文件要求且响应价格最低的有效响应报价（即除低于成本报价以外的所有报价）为评标基准价，其价格分为满分。有效响应报价必须不高于本采购项目的预算价，否则为无效报价。
其他服务商的价格分统一按照以下公式计算：
响应报价得分=（评标基准价/响应报价）×10。 10分
2 商务部分（满分20分） 服务商服务能力 综合比较磋商人的履约能力、综合实力第一名得5分、第二名3分、第三名1分、第四名及以后得0分。 5分
3 同类业绩 磋商人近三年（2016年1月1日起至递交首次磋商响应文件日止，以合同签订日期为准）所承担的类似项目业绩（需同时提供合同主要内容复印件算1个有效业绩。如被核实为提供虚假合同，将直接取消报价资格）。每提供一个有效业绩得3分，满分15分。 15分
4 技术及服务部分（满分70分） 服务响应? 满足磋商文件中详细服务要求、针对本项目有非常详细的服务方案、合理且清晰的得15-20分;
针对本项目有基本的服务方案、基本合理且基本清晰的得8-14分针对本项目的服务方案不够详细、不够合理或不够清晰的得1-7分;未应答的得0分。 20分
现场述标 应标单位项目经理现场述标时间不超过5分钟，并接受采购人对应标单位派出的技术人员进行现场问答，将涉及图书典藏、分类、编目等专业范围，测试应标单位人员的业务水平和能力。优秀者15-20分，一般者8-14分，较差者1-7分，极差者0分。 20分
5 人员配备 本项目配备的总负责人需提供完整的简历、劳务合同及所具有书证（上述要求均需要提供复印件）进行综合对比，较好的7-10分、一般的4-6分、较差的0-3分。 10分
6 应急处理预案
7 有利于本项目的实施条件 磋商人针对本项目提供有利于本项目实施的条件的，每提供一项加2分，满分10分。 10分
我们特意将“服务响应”和“现场述标”两项设为占比较高的各20分，其目的在于：从各应标商家标书中的“服务响应”可以看出其对本项目的理解程度和专业水平;而在“现场述标”过程中，甲方代表可以向应标商家的项目经理直接提问有关专业方面的问题，以判断其是否具有图书馆学专业背景和相关行业从业经历。此两项考察可以使甲方较为客观具体地评判出服务商团队在图书剔旧项目上所能发挥的作用，由此选择实力更加突出的一方。
3.对项目经理任职的要求
（1）对项目经理专业水平和工作经验的要求
我馆在该项目标书中关于项目经理专业水平和能力的要求方面写明：“具有图书馆学专业知识和相关行业从业经历。熟练掌握中文图书分类、编目（机读格式、CALIS标准）、典藏（剔旧）的基础知识和专业技能”。这里我们没有强调项目经理必须具有硕士、博士学历或高级专业技术职称，主要原因：一是承担这类服务的外包公司一般没有具有这类资质的员工。为应对本项目述标的环节，外包公司或临时聘用具有上述高学历、高职称的外部人员，但项目中标后，此临时聘用的“高级人员”就会以各种理由脱离本项目。二是上述高学历、高职称人员一般在各单位并不是长期从事一线（图书分编、图书典藏等）工作的，即便专业水平较高，但实际操作经验却未必丰富。此项目经理不仅需要专业知识，更需具备丰富的实际工作经验。
（2）对项目经理任职的要求
为避免应标公司临时聘用高学历、高职称人员以应付述标环节，我馆在该项目标书中写明：“中标单位的项目经理务必是参与项目实施的负责人”，要求中标单位签订承诺书，如违约将处以高额罚款。以此方法确保在竞标现场所考察的项目经理与日后图书剔旧工作中的实际负责人为同一人。
（3）确认项目经理个人信息
我馆要求应标单位在表述中出具项目经理的个人信息，包括其身份证复印件、学历证书、个人简历等。待现场开标时，核验身份证信息并对应标单位项目经理现场拍照，留存以备日后核查。
4.对乙方项目组人员的培训
在招标环节中主要考察的是外包公司的资质和其项目经理的从业经历。而乙方项目组其他工作人员作为日后服务外包的重要组成部分，实际承担着剔旧图书工作中最日常基础的工作。在开始正式的剔旧图书服务外包工作前，应通过以下方式使乙方项目组人员明确工作目标、内容和方法等重要信息。
（1）讲座式培训
甲方项目组负责人，将事先编辑打印好的相关培训讲义发放给乙方项目组人员，并对讲义中的各个文件进行现场讲座式的培训和答疑。
（2）现场演示
尽管通过讲座式培训，乙方项目组人员已经对项目实施的目的、流程、标准等有了初步了解，但甲方负责人还應到实际工作现场向乙方项目组人员逐一演示每一个操作步骤，以确保乙方项目组人员能确知如何规范的进行每一步的操作。
三、结束语
图书剔旧是一项程序复杂、标准灵活的工作，但该项工作却又是涉及国定资产报废、馆藏数据结构优化等的重大责任事项。如在设计、实施过程中出现重大疏漏，后果难以挽回。在制定符合本馆馆藏文献体系的剔旧原则的同时还需要综合运用多项原则开展剔旧工作。在图书剔旧服务外包工作上，务必做好前期准备工作，其中包括制定详尽的图书剔旧规则和流程，请业内专家帮助改善实施方案。在招标环节建议采用竞争性磋商方式，并在招标文件中重点把控评分标准。相较项目经理的学历和专业职称，更应重视其过往的实际工作经验，并且要确保其为实际参与项目实施的负责人，认真核验个人信息。确定中标单位后，可通过讲座式培训和现场演示的方式向乙方项目组人员明确剔旧图书工作的相关重要信息。
参考文献：
[1]刘春鸿.高校图书馆业务外包生存机制探源[J].大学图书馆学报，2014
[2]罗文英.生命周期理论视野中的图书馆业务外包服务质量提升研究[J].国家图书馆学刊，2014
[3]张玉娥.图书馆业务外包决策分析[J].高校图书馆工作，2015
[4]石继平.图书馆实施业务外包及其策略[J].图书馆杂志，2004
（作者单位：对外经济贸易大学图书馆）
