试论基于媒体融合发展背景下的高校档案管理工作方略
刘亚娜
摘 要：在“互联网+”的发展视域下，媒体融合使高校档案管理工作呈现出多元化的概念，信息化作为高校档案管理工作的重要途径，需要紧跟时代的发展而推进。借助于媒体多种传播手段的结合、汇聚，高校档案管理的管理形式更加多样，工作水平不断提升。本文立足媒体融合发展的时代背景，围绕高校档案管理的实施价值、存在问题以及管理举措进行探究，供大家借鉴参考。
关键词：媒体融合;高校;档案管理;数字化
在高校档案管理工作中，媒体融合发展能够帮助学校加强档案信息化整合，通过开拓数字化档案教育手法，渗透先进的教学理念、加速档案信息传递、存储和供应的一体化发展，继而提高档案管理成效，最大限度地发挥档案管理的价值和效益。
一、媒体融合发展为高校档案管理工作带来的发展契机
1.拓展虚拟信息存储空间
在高校档案管理工作中，媒体融合能够进一步完善档案管理工作中的不足，利用媒体融合之中技术容量大、速度快等特征，充分发挥新媒体技术在高校档案管理工作的优势。尤其是凭借虚拟存储，能够对纸质档案在存储逻辑上实现抽象化的处理。通过建设虚拟文件系统，为开放的档案系统实现革命性的变化。在此之中，高校档案员可以转换为系统管理员，在档案存储资源上持续加强，更好地解决档案存储资源的分配、使用和管理。同时，凭借媒体融合带来的物理虚拟区域，能够有助于简化文件系统的管理以及档案存储系统的使用，进一步发挥自动化存储管理优势，使档案管理人员能够处于安全稳定的智能化工作模式中，在掌握社会资源的同时，提高高校档案管理工作的发展水平。
2.智能网络新媒体管理技术
当前，新媒体的加速融合进一步提升了高校档案管理工作的效率，延伸了高校档案管理的途径。在推动新媒体管理技术的过程中，高校档案管理的优势性得以显现。智能网络中的大数据能够将人们感兴趣的话题整理在一起，增加档案管理的灵活性，档案管理人员能够凭借新媒体技术，严格按照档案管理专业标准，树立更高的管理目标。同时，借助于智能网络新媒体管理技术，使高校档案工作能够突破教育瓶颈、创新工作方法，呈现出突出的工作特色、发挥媒体特色、优化新媒体档案管理的发展模式。
3.共享档案信息交互模式
伴随着移动互利网的快速发展，移动终端的普及使人们获取信息的方式逐步改变。在档案管理工作中，移动终端的融入促使高校档案信息和社交媒体进行契合，进一步提高了档案管理工作的知名度和社会影响力。同时，在高校档案工作传播、分享、和交互中，媒介融合加速了档案媒体交互，国内档案馆和以微信、微博、手机智能APP为代表的移动社交媒体融合密切，在管理资源、管理技术、融合方法和管理制度上实现了信息交互和多元发展。
二、媒体融合发展背景下的高校档案管理工作存在的问题
1.管理理念落后
媒体融合发展的实施背景下，档案信息化建设需要保持与时俱进的发展传统，改变过时的根深蒂固的思想，使档案管理工作更加高效和智能。但是在推动媒体融合和档案信息的交互下，少数档案管理人员对于媒体融合的认识不够深刻，无法将档案信息资源准确的转化和传达，而他们的工作方式也难以转变，导致高校档案的管理工作缺乏主动权，管理创新难以得到实现。
2.管理队伍缺乏
传统的高校档案管理工作较为琐碎，相对于学校其他部门来说，具有一定的特殊性。无论是从档案资料的内容、形式还是管理上，档案管理人员难以活用信息资源。从管理队伍上看，档案管理人员因为缺乏专业素养，导致信息获取的方式单一。在人才建设上，高校档案工作队伍缺少熟悉和了解媒体融合形态的人才，新媒体的互动性和传统的高校档案管理队伍存在矛盾，导致新媒体档案工作人员的专业知识不足，难以达到有效地应对。
3.建设经费不足
在加快高校数字化建设中，阻碍其发展的重要问题之一就是缺少经济资金的支撑。在高校档案管理的建设中，无论是硬件设施的建设还是软件设施的完善，都需要充足的经费，来推进相应的档案管理、资料维护和设备维修。然而在高校整体教学工作中，管理者在教育经费的划拨上，往往向日常教学、就业、实践等方面倾斜，而忽视了档案管理的重要性，档案媒体融合发展背景下的高校档案管理工作面临困境。
4.安全保障问题
随着信息化的发展，电子信息的安全储存成为了一项重要的问题。但是，从高校档案管理的整体工作来看，档案管理体系和自动化系统存在脱离。在高校管理中，档案信息化所依托的电子产品质量较为分散，无论是在高校档案管理的隐私保护还是在珍贵档案的存储上，都缺乏相应的信息安全防护技术，导致档案信息化安全保障问题较为严重，数字化档案管理保障体系不够完善。
三、媒体融合发展背景下的高校档案管理工作的强化举措
1.转变管理理念，明確融合目标
从根本上说，媒体融合推出了微信、微博等社交平台，使人们在接触信息的时候，有了更多的选择。信息的爆炸和时代的发展相互呼应，这也要求高校档案管理者以“求真务实”“与时俱进”的发展姿态，积极接受新思想、新媒体、新技术。让高校档案馆中有价值的档案资源得以呈现，为广大教师和学生提供更好的服务。
第一，转变管理观念，教师应该结合高校的办学特色，构建一个集档案、图书、情报为一体的档案管理部门体系。在高校档案融合信息管理平台的设置上，建立网络化数字档案融合系统。利用互联网信息技术，对系统内的资料进行统一整理，同时在系统中建立查阅模块，便于用户进行及时的查找和阅读，提高用户的使用舒适度。第二，明确融合目标，借助微信公众号、微视频、网站等方式，定期发布档案信息和工作动态，通过线上线下的信息交互，提高档案工作的信息融合覆盖面积。结合高校档案工作的实际情况，对现存图书、情报、档案管理体系进行改革，使高校档案工作更加专业化、标准化、人性化。
2.建立专业队伍，扩大媒体宣传
媒介融合的发展视域下，高校档案工作要围绕“存史、资政、育人”的工作原则，在档案工作的改革上紧跟党和国家的发展大局，通过实施一系列的档案文史宣传，突出高校档案工作的特殊性。继而实施调整学校档案宣传策划，充分发挥档案作用，通过全方位的媒体宣传和报道，扩大档案工作的影响力。
以深圳大学为例，2018年作为改革开放40周年，也是深圳大学成立35周年，因此在推动学习档案管理的工作中，深圳档案馆围绕“档案见证深大发展”的主题，借助于媒体融合的发展形势，进行了方位的宣传策划和媒体报道。深圳大学生通过选取珍贵图片的形式，围绕时间轴进行移动展板的制作。以丰富的档案资料彰显深圳大学35年来的发展变迁。据有关统计显示，深圳大学档案馆微信公众号名列2018年度全国档案微信公众号排行榜第六十一名，位于高校类档案微信公众号排行榜第五名。为了扩大宣传范围，学校档案工作人员将这些宝贵的资料，制作成推文在档案馆微信公众账号上发布，在官网上发布新闻报道，对展板的内容进行及时的宣传。整个活动历时近两个月，收到了良好的宣传效果。在2018年广东高校宣传思想工作优秀作品评选中，深圳大学档案馆报送的《国际档案日校史展览系列宣传活动》荣获优秀媒体融合报道作品类一等奖。档案资料校史报道具有良好的传播效果、充分发挥了媒介融合的传播优势。
在人才建设上，积极增进对档案管理专业人员的培养。例如，江西科技师范大学为做好学校档案工作，提升学校档案管理水平和专兼职档案管理员业务能力，对校内众多档案管理员开展“新型档案工作知识培训”，帮助他们深刻解读档案工作相关政策和基础理论，从工作流程、归档范围、归档要求等方面对各部门档案管理员进行了业务实操培训，进一步加深了学校档案管理队伍对档案工作的认识和了解。全面推进学校治理体系和治校能力现代化，使江西科技师范大学档案规范化管理和数字化管理更加健全。
3.结合办学特色，吸纳经费收入
针对高校档案工作经费不足、人员缺乏的现象，学校教育管理者要结合高校办学特色，在档案馆的建设上开辟新的发展渠道。通过组建专业宣传队伍，多种途径吸纳公益基金、争取上级部分资金扶持、将档案馆内的学术价值和教育价值统一起来，为高校档案管理工作开辟新的局面。
首先，学校教育管理工作者应该在学校中积极挖掘人才，引进专业档案管理学术人才，通过在学校内部成立校史协会等方式，吸纳对档案管理有兴趣的学生加入协会，在高校内组建档案管理志愿者队伍，使喜爱摄影、喜爱文学、喜爱历史的学生能够成为档案管理工作的后备力量，缓解档案管理工作不足的问题，进一步提高高校档案工作的管理特色。其次，加强档案部门和学校其他部门的沟通，充分利用现有资源，弥补档案馆现有力量的不足，结合学校现有资源，将档案管理工作和学校招生处、信心中心加强联系，并邀请专业技术人员莅临现场指导，弥补现有力量的不足，进一步提高档案工作的发展深度。
4.保持与时俱进，抢救珍贵资料
随着时代的发展，高校一些珍贵的档案资源面临残破不堪、难以修补的问题。为了强化对珍贵档案材料的保护，高校管理者要通过召开专题座谈会，融合“内容为王”的价值导向，以内容优势满足受众需求，使高校档案工作的教学思路能够得到进一步的延伸。在高校档案工作的办学特色上，要在媒体融合的思维和框架之下进行规划，通过几个阶段，推动高校珍贵档案资料的记录和留存。
第一，通过人物访谈，组成珍贵档案资料编辑小组，撰写纪实报道，在档案馆微信公众号的人物专栏上推出档案工作细节。第二，通过微信平台，对高校大事记和相应的珍贵档案信息进行整合，将“采访花絮”整理成为一个个感人至深、耐人寻味的小故事，进行记录和留存。第三，通过制作短视频的方式，将高校珍贵资料剪辑成为微视频，再搭配字幕和音乐，制作电子海报，利用微视频增进对档案形式的多样转化。第四，将音频、视频文件转化为文本，通过大量的图片材料编撰成为纸质材料，从不同的视角，推进档案管理工作的发展优势，进一步提高高校档案工作的先进性。例如，河海大学档案馆、校史馆推出全景VR网上展馆，将校史馆、张闻天馆、严恺·徐芝纶·刘光文陈列室的实体展馆进行原貌还原，建成了网上展馆，供广大师生校友网上参观。网上展馆集360度全景摄影、在线虚拟体验、室内外一体化定位与智能导览等功能于一体。立足学校历史和河海独特的精神文化，开展爱国、爱校、爱水教育和红色教育，充分发挥积淀历史和文化传承的功能，使这些宝贵的档案资料能够以安全的形式呈现，成为高校师生共同的精神财富和生动感人的历史教材。
5.加强信息传输，筑牢安全保障
在媒体融合时代，教师要借助智能手机等方式，在各类移动终端获取信息。围绕“移动优先”的发展共识，利用微信、微博、知乎、抖音、微视等时下热门的短视频进行教育引导。继而充分发挥“媒体价值”，在“朋友圈”和“好友”的助力下，将“单项传输”变为“多项传输”使档案工作变得更加丰富。通过推动档案馆建设，依托微信平台的互动功能，突破时间和空间的局限，增进档案宣传工作的亲和力和趣味性。在高校档案数据库的设立上，档案管理者应该结合媒体特性，组织专业计算机工作人员加强对虚拟信息的保护。严防珍贵的电子档案信息被他人窃取，合理设定档案数据库信息行。进一步强化信息技术的支持和升级，通过录入信息存储数据，使高校档案信息工作处于安全的管理之中。
除此之外，还应该积极研发新的信息传输和录入手段，利用高科技智能信息录入技术，推进对珍贵历史资料的数字化保护。例如2019年，杭州市历史建筑保护管理中心联合浙江大学建筑设计研究院有限公司、浙江省古建筑设计研究院、浙江省长三角标准技术研究院等单位，利用三维激光扫描技术，加大对古建筑档案记录标准的制定，为历史建筑数字化测绘建档奠定了基础，使数字化测绘有的放矢、有章可循。笔者认为，这种记录手法也能为高校档案管理工作带来了灵感，借助通过全景影像采集，高校档案管理工作能够实现360度记录，通过大数据整合三维点云数据的形式，达到对档案信息的全息景象记录，使不同的档案信息之间形成互为补充，确保该类档案的管理工作更加精准和先进。
四、总结
综上所述，在“互联网+”的时代背景下，高校档案管理工作应该结合自身办学特色和职业优势，充分认识媒介融合的发展价值。要积极利用互联网信息技术，整合现有工作形式，加强对高校档案管理工作的积极探索。转变教学观念、建立专业队伍、扩大媒体宣传，巧妙利用媒体融合技术，对于珍贵资料进行创新和探索。尤其是要从硬件、软件等方面，开发新的媒体传播形式，切实做“活”档案管理工作，为高校师生和高校管理建设作出积极的贡献。
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（作者单位：西安医学院党政办公室）
