加强合同管理 防控医院招标采购风险
郭学军 但莉萍
[摘 要] 医院的经济运营工作，主要的成本开支包括购买医疗设备、耗材、试剂、药品采购等，这些都需要通过招标活动进行采购，也都需要签订采购合同，规范的合同就成为确保招标采购顺利实施的重要条件。如果采购合同缺乏规范性，将会造成许多风险隐患，对医院运营成本控制造成影响，甚至造成较大的损失。因此，在医院招标采购工作中，需要对采购风险进行综合分析，以合同管理为重点提出有针对性的风险防控策略。
[关键词] 医院；招标采购；合同；风险防控
中图分类号： D641 文献标识码：A
医院采购工作中的合同风险，主要分为可识别风险和不可识别风险两大类。不可识别风险更多是指因战争、自然灾害或不可抗力引发的风险。可识别的风险，主要发生在采购项目计划和发起階段，在此期间，大多数风险是可以被采购管理人员察觉，医院需要加强合同管理，采取相应的管理策略，进而有效控制采购风险，为医院运营成本控制提供有效保障。笔者主要从采购招标风险分析入手，研究合同管理在医院招标采购风险防控中的应对策略。
一、医院招标采购风险类型
医院招标采购环节常见风险主要为：
一是供应商资质和商誉风险。在医院招标采购中，如果没有准确设置并严格核实供应商资质，没有充分调查供应商的售后质量、过往履约口碑和信誉，就难以准确了解和判断供应商的履约能力，一旦与资质不符、商誉不佳的供应商签订招标采购合同，则会给医院带来风险隐患。
二是合同的缔约风险。合同的缔约风险主要表现为两个方面：一方面是合同谈判过程中的风险，如因医院谈判代表专业素养不足，缺乏谈判经验，造成无法准确把握采购商品技术标准、交付标准，或者争取不到有利的交付方式、结算方式而使医院在谈判中处于弱势、损失合同利益的风险。像在采购医疗设备时，如果只约定送货地点为医院，而未约定需由供应商将设备运送到具体楼层和房间交付，那么在设备送达医院后，供应商的合同义务即已履行完毕，一旦设备交付后因再次搬运而发生损毁灭失，后果只能由医院自行承担；另一方面是合同的条款风险，如因合同条款设置不当、约定不明，或不符合法律法规和医疗卫生政策，造成合同无效、不能履行的风险，甚至可能被人利用合同实施欺诈。如在 2020年新冠疫情暴发之初，口罩、消毒液等防护用品供应紧张，某些医院从一些非正规渠道采购时，就在支付了高额的预付款后，被某些别有用心之人以合同中不合理的条款作为理由拒绝或延迟交付，很多医院直到疫情缓解、供应充足、价格大幅下降之后，才收到货物[1]。
三是合同代理风险。如代理人员未获得授权或超出代理权限签订采购合同，或未遵循委托要求，造成采购标的、质量、数量与采购需求不符，最终造成医院损失。
四是合同的履约风险。在合同履行过程中，一方面存在因供应商未充分履行合同义务，造成采购商品存在质量不符标准、数量不合约定、到货延期、交付不便、维保不利的风险；另一方面存在供应商的结算要求违反合同规定的期限、方式、数额等对医院不利的风险。
五是合同保管风险。在合同签署以后，如未有效保管原始合同资料，则可能出现在合同履行中或合同履行完毕后的有效追索期内，因无原始合同而无法正常维权、最终造成医院损失的风险。
二、医院招标采购风险的主要原因
一是医院采购人员风险意识、合规意识不强。现在部分医院仍存在采购仅仅是简单地购买商品，缺乏对采购商品的产品要求、性能指标的深入了解，未开展广泛的市场调查和询价比价，某些重大采购事项没有遵循必要的审查、审批流程，甚至连采购合同都直接套用供应商提供的格式文本，导致遇到采购商品在出现纠纷需要维权时，找不到相应的合同依据。
二是医院采购人员业务素质不高。现在部分医院由于负责采购管理的工作人员缺乏相关专业知识、法律知识，因而业务能力较弱，存在采购合同条款表述不准确、权利义务约定不明，无法兼顾采购需求、双方权益和法律规定等问题，影响了医院招标采购工作的顺利开展。
三是采购规范缺失、监督管理缺位、责任追究不严。招标采购工作，要求医院有严格的工作流程，具备完善的管理制度和监督规范，并在招标采购全过程中有效落实。但在某些医院，仍存在管理制度不健全，未对采购事项发起、合同审批、合同履行进行规范管理的问题，同时，监督考核也流于形式、形同虚设，这既给招标采购工作本身带来风险，又给医院廉政建设埋下了隐患[2]。
三、医院招标采购风险防控相关策略
无论是药品、试剂、耗材的招标采购还是医疗设备的购买、维护、保养，合同的签订和履行都涵盖了招标采购的全过程。因此，只有通过加强招标采购合同的管理，才能明确医院和供应商双方的权利、义务，从而推动招标采购工作的正常、有序开展。医院招标采购工作，应以加强合同管理为重点，制定相关风险防控策略：
（一）法务把关，规范采购合同
医院招标采购工作面临各种复杂情况，给采购管理部门提出了较高的要求。如在医疗设备的采购中，采购部门需要根据医院的采购需求，开展深入的市场调查，在此基础上确定拟采购设备的技术参数、数量和价款、保养和维护要求等主要信息，并相应地拟定合同条款；而在医用耗材的采购中，采购部门则需要充分考虑实际使用情况和市场供应规律，对某个时间周期内拟购耗材的采购最高价进行限定，或约定市场价下浮时采购单价随行就市。而如何使不同的采购需求在采购合同中得以准确地体现，又保证合同的依法合规，就需要专职法务人员（或法律顾问）的参与，由法务人员根据具体的采购需求，拟定规范的采购合同。有了法务人员的参与，就可以针对不同的采购项目，准确地表述采购标的和质量要求、采购数量和价款支付、商品交付和质保维护、特殊需求和违约责任等合同条款。只有做到了表述准确、条款完整、权利清晰、义务明确，才能从源头上实现对合同风险的有效防范[3]。
（二）完善制度，规范合同流程
医院招标采购工作需要建立完善的合同审查、审批、签订、实施流程。招标采购事项发起后，需先由采购部门与法务部门起草合同条款、共同拟定采购合同，按流程交由审计部门和财务部门进行审核，报相关领导审批后，方可签订合同并组织实施，合同资料也需按规定归档保管。如果采购合同金额超过重大经济事项规定的，还需提交医院相关决策机构进行审议，经批准后方可实施。同时，医院需要在相关的管理制度中明确招标采购各环节的岗位职责和工作要求，建立分工明确、程序规范、权责清晰的工作机制，使医院招标采购工作有章可循、高效有序。
（三）严格考核，规范合同监管
医院招标采购责任重大，需要建立严格的合同管理和考核机制，并通过加强对各环节的监督管理，以提升招标采购工作的质量、效率。首先，通过对合同流程的监管可以及早发现采购工作中的问题、趁早解决问题、及时杜绝问题。如通过审计、财务部门对合同的审核，可以对供应商资质、供货标准进行再次审查，从而对供应商得资质和商誉风险、合同的代理风险、缔约风险进行有效防范。其次，通过对采购合同管理的考核，在使采购部门和采购人员明确工作目标和职责要求的同时，能够保证医院及时掌握采购工作开展的情况，准确评价采购部门和采购人员的工作成效，以总结采购工作的经验、提高采购工作的效率，从而防范合同的履约风险和保管风险。古语云：“以铜为镜，可以正衣冠；以古为镜，可以知兴替；以人为镜，可以明得失；而以法为镜，可以断曲直。”采购管理部门的工作涉及面广、接触的人多，也是腐败案件易发、多发、高发的重点领域，这对医院的监督管理提出了更高的要求。一旦发现采购管理部门和管理人员在合同签订、合同履行中存在违反清正廉洁、违规违法方面的问题苗头，则由纪检监察部门进行处理，以消除风险隐患。只有通过科学的考核和严格的监管，使采购管理部门和管理人员做到思想上高度重视、工作中尽职履责，作风上遵章守纪，才能最大限度地规范权力运行，预防腐败滋生，确保医院招标采购工作健康发展[4]。
四、结语
在医院招标采购工作中，合同管理既是重要的工作内容，更是防控采购风险的必要手段。因此，必须加强合同管理，从而为医院的整体经济运营提供充分的保障。
參考文献：
[1]牛琼华.医院招标采购风险防控对策[J].饮食保健，2020，7（6）：227.
[2]刘永超.医院招标采购风险防控对策[J].办公室业务，2018（08）：70.
[3]郭廷军.医院招标采购的风险防控的几点建议[J].中国保健营养（中旬刊），2014，24（04）：2677-2678.
[4]胡明华，余汉霞，吴宏杰，等.医院招标采购风险防控对策[J].中国卫生事业管理，2012，29（10）：747-748.
