档案资质申报中如何加强企业档案工作收集与档案文化建设
钱丽铭
摘 要：企业的档案体现了企业的成长及发展路程，是企业的信息资源与重要资产。对于企业而言，档案资质申报十分重要。企业档案工作的质量优劣影响到企业的权益，反映了企业的文化沉淀。在档案资质申报中，加强企业的档案工作收集与档案文化建设具有重要意义，值得相关人员进行分析与探索。
关键词：档案资质申报;档案工作收集;档案文化建设
自改革开放后，我国市场经济迅猛发展，市场上的企业也日益发展壮大。企业规模随着我国经济水平提升而逐渐扩大，档案是企业的宝贵财富，在企业的经营活动中可以起到十分重要的作用。企业会在管理过程中产生大量档案，并且档案数量会随着时间的流逝而日益增多，档案作为信息资源的同时还有着文化属性，档案文化建设展示着一个企业的文化。如今，我国企业越来越关注档案管理工作，重视档案文化建设。
一、档案工作收集与档案文化建设的基本概述
档案是最初的历史记录，事后无法再造，需要及时留存当时形成的文件材料才能在后续进行利用。企业的档案工作质量优劣或多或少能够影响到企业的经济利益，档案收集工作是进行档案管理的前提与基础。目前，许多企业的各职能部门虽然会配合档案部门的工作，但有许多员工对于档案收集都不够积极，甚至有许多企业不够重视档案工作。因此，档案工作会存在材料收集不齐全、资料不完整、资料不准确等情况。想要改善企业档案收集工作，首先需要提升企业负责人对于档案工作的重视程度与档案工作人员的档案意识，提高专业水平，重视行政指导，建立完善健全的考核机制。
档案文化建设是档案工作的重要组成部分，深入企业管理经营中的各个环节，包含企业的管理理念、经营思路、人员精神、员工规范、科技创新等，能够有效引导企业的文化建设，是企业重要的无形资产。企业档案在记录企业发展史的同时还提供了许多实际的历史文献，记载了企业的文化。企业的方案不仅只有记录功能，其整理分析的过程也是企业人员加深对企业文化认识的过程。企业档案文化是一种将档案作为基础的文化形式，能够帮助相关人员发掘企业文化内涵。社会发展至现阶段，我国市场经济正在进行转型，企业加强档案文化建设能够有效提高企业的凝聚力与创造力，充分发挥档案的文化价值，能够增强企业的市场竞争力，推动企业长远发展。
对于一个企业而言，其档案收集工作与档案文化建设能够做到相互促进、共同发展。企业档案收集工作的好坏会影响到企业档案文化的建设，档案工作人员在收集档案的过程中需要坚持真实客观的原则，努力完整且准确地展现企业的发展路径与企业的文化历程。档案工作人员在进行档案收集时既要重视宏观又要重视微观，既重视企业的宏观政策、重大事件、重要成就等，又要关注企业的宣传资料、活动材料等。企业在进行档案收集时需要坚持集中领导、分类管理，在维护档案安全与完善的前提下进行有效利用的原则。例如说档案工作人员收集企业的典型人物事迹的相关资料，此类资源可以用以宣传，那么档案工作人员既是进行企业文化建设，也是在进行档案管理工作。
二、档案资质申报中加强企业档案工作收集与档案文化建设的重要性
《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》10号令中第六条规定：凡屬企业归档范围的文件材料，必须按有关规定向本企业档案部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。由此可见，国家重视档案工作并且支持企业进行档案资质申报。以江苏省为例，江苏省于2012年印发了有关《江苏省数字档案室等级评估办法》的通知并积极推动执行，要求各有关单位要高度重视，统筹规划，落实措施，明确职责和分工，积极开展数字档案室等级评估工作，全面提高各单位档案工作现代化水平。
档案资质申报首先需要提交申报材料，具体包括：申请报告、自评报告、评估申报表、评估打分表以及相关印证性材料。企业想要进行档案资质申报的第一步就是收集制作这些申报材料，如果企业在日常工作中不重视档案收集工作，那么企业收集档案资质申报材料的难度会加大，并且质量也难以保证。档案文化建设是档案资质申报的关键，优秀的档案文化建设是企业进行档案资质申报的底气。档案资质申报是一个企业实力与成绩的体现，为完成市政施工总承包特级资质申报工作，中亿丰市政分公司于2017年6月历经3个月繁锁辛勤工作，收集并筛选了大量资质维护及升级所需要的原始证明材料。如申报中需整理累计修建城市道路长度30公里以上、累计修建直径1米以上的供、排、中水管道（含净宽1米以上方沟）工程30公里以上、累计修建单跨40米以上的城市桥梁5座以上、合同额8000万元以上的市政综合工程总承包项目5项以上等工程业绩，排查了市政分公司历年来施工的所有施工项目后，最终筛选出“人民路西延工程”、“鲈乡南路（云龙路-南刘路）道路工程”等19个项目作为市政升特的最终项目业绩，工程档案库起到了无可替代的作用。
三、加强企业档案工作收集的策略
1.建立健全档案归档制度
档案工作人员想要保证档案收集的完整性与准确性，首先需要建立可操作的档案归档制度并不断对其进行健全完善，对归档范围与归档要求进行细化。中亿丰是建筑业民企，仅中亿丰市政分公司目前竣工档案就在5500卷左右，市政工程档案是市政工程活动中自始至终的真实记录，通过档案可以真实再现一项工程实施的全过程。重视市政工程档案管理，进行市政工程档案规范化管理，是对工程管理者在工程后续对工程实体检索最重要的依据。再如科研档案，各类工程获奖证书（国优、省优、市优）、论文、QC成果、专利等数不胜数。健全的档案归档制度能够对各类档案有条不紊地收集与归类，将其放在合适的位置才能在最需要时有效找出并发挥出最大的作用。
2.重视档案知识的宣传工作
多数企业存在档案工作落后与不规范的现象都是因为企业对于档案的重要性没有足够认识，对于档案工作也不够重视。想要加强企业档案收集工作，应当重视档案知识的宣传工作，提升企业员工的归档意识。可以借助企业微信公众号、微博、企业集团报、月刊等方式对企业员工进行有关档案法、归档制度的主题宣传，主要目的在于让员工了解工作中所产生的资料既是自己的财富，也是公司的财富，应当配合档案工作人员做好资料归档工作。企业在加大宣传工作投入时首先需要考虑档案信息资源的开发投入，其次需要重视档案队伍的建设投入，最后需要增加档案的宣教投入。
3.档案员及时修订归档范围
新形势下企业档案工作人员应当根据企业情况的变化及时修订归档的范围与要求。这样可以有效避免重要材料遗落归档范围外，从而防止出现企业档案收集不全的现象。例如项目档案验收时，“中标通知书”、“施工合同”、“质量监督报告”、“工程竣工验收证明书”等均应齐全准确真实，但在检查时因个别项目资料员对“工程竣工验收证明书”中所要求反映的工程施工内容和验收范围描述过于简单，无法体现工程的实际体量和具体工程指标参数，到后期资料数据整理时又不得再次向工程建设方打报告，要求出证明。这足以说明，资料在前期编制过程中保证资料的完整性是多么重要，不但要求资料从开工到竣工所梳理卷宗的完整，更要求每一份资料所要求体现、要求反映的内容必须完整真实有效。
4.对文件形成进行超前控制
许多归档文件的质量决定于文件形成时，例如重要会议的会议记录或是重要活动的照片，这些材料都是过后无法补救的，会导致归档材料不够完整。档案工作人员需要对文件形成进行超前控制，从源头抓起，提前介入档案收集工作，在文件形成的开始便提醒并督促相关部门的工作人员。关注企业文件，监督文件形成质量是企业档案工作人员的职责。企业档案工作人员需要了解企业的工作计划，一旦遇到重要活动要同活动的组织人员提前联系，对于策划人员与实施人员人员进行提醒，强化相关工作人员保存活动材料的意识，在活动结束之后及时做好归档工作。
5.严格验收档案室归档材料
档案工作人员想要提升收集档案的质量与效率就不能只是被动接收，应当全面且严格地验收归档材料，对于各部门的归档材料依照归档范围与要求逐一核对，查看种类是否齐全、材料是否完善，更要重视材料的准确性。如果遇到电子版材料，还需要对照电子版材料的内容质量，保存是否妥当，检查其是否同纸质材料内容
一致。
6.制定考核与责任追究制度
有一部分档案在收集整理时只能进行验收档案类别，但是难以验收其完整性与准确性，只能在日后的使用过程中才能发现具体问题。针对此类情况需要采取相应措施，建立责任追究制度与完善的考核制度，事后追溯考核相关的责任部门与责任人，借助行政手段对其进行制约。以经营合同为例，企业的市场部门可能会在年初对于上年度签订的合同进行收集归档，档案室可以验收归档的合同类材料，但是究竟签订了多少合同，是否有遗漏很难发现。把好文件材料管理关，防止档案的损毁和丢失，确保档案的真实性和可靠性，把好文件保密关，保证涉密档案的内容不泄密。
企业的部门机构是档案的来源，同时也是档案的服务对象，产生与利用档案的部门最为熟悉了解档案内容与重要性，档案部门可以带领构建档案管理网络，设置专/兼职档案员来负责相应的档案收集移交工作，并对档案员进行专业培训与指导，还可以将档案收集移交的工作质量与效率加入档案员的工作考核之中。最关键的是，在一定时期，保持资料人员和档案队伍的稳定，这样才可以使档案工作进一步发展，不论是施工现场还是公司部门的档案管理水平都能提高。
四、加强档案文化建设的策略
1.推动企业文化建设
企业文化同企业档案文化有着密不可分的联系，企业文化是企业的灵魂。企业档案文化建设是企业文化建设的重要组成部分，企业档案文化建设能够推动企业文化建设活动有序展开。一个企业如果在进行文化建设的时候不重视档案文化的建设，那么这个企业的文化建设是有缺陷的，是不完整的，需要加以改进。第一，企业档案是重要的信息资源，重视企业的档案文化建设能够更大程度发挥出档案信息的作用，档案信息本身就包含着企业的优秀文化。第二，在企业进行文化建设的过程中，企业的成长与发展历程能够给予其一定的资源支持与理念支持，企业的档案可以一定程度上体现出企业的精神，这对于企业文化建设而言是十分重要的。最后，企业档案文化作为企业文化的重要内容，推动企业文化充分发挥出自己的价值有助于带动企业档案文化的发展。
2.促进企业管理工作的完善
企业管理工作关系着一个企业的发展，档案文化建设是企业管理工作的一部分，属于企业档案管理的范围。企业档案文化建设能够记录企业生产经营过程，能够记录企业员工的精神风貌。一个企业想要有效进行档案管理工作就必须重视档案文化建设，促进企业管理工作完善才能更好地进行企业档案文化建设。并且，企业重视档案文化建设还能丰富员工的工作活动，有利于提升员工之间的凝聚力。企业在进行管理时需要重视档案管理，一直以来我国档案工作的重视程度都不够，企业可以借助现代科技手段，采用信息化的方式进行档案管理与档案文化建设，例如构建信息管理系统、建设网络服务平台、对全部项目建设全过程管理，实现数据共享积极推动档案信息化，有助于将档案信息转变为社会经济价值。
3.重视企业档案的二次研发
档案的收集只是档案文化建设的第一步，想要加强企业档案文化建设，还需要更多人员参与到档案的研发过程中。发展并弘扬档案文化是企业进行文化建设的重要举措，而且档案文化是会逐渐变化的，想要展示档案文化的增值功能需要相关人员重视企业档案的再生产，经过二次研发能够更大化挖掘出档案的文化价值与信息资源。比如说，档案工作人员在进行二次研发时可以将具有突出文化价值的发展资料整理成册，或者做成影像资料来进行宣传，这既是一个培育企业员工的荣誉感与责任感的过程，也是一个加强档案文化建设的过程。
五、总结
档案收集与档案文化建设是企业档案管理工作的基础，直接关系着企业的未来发展。中亿丰建设在发展长河中，在各类资质申报中，在各类事务关系中，在制定路线、方针政策和处理重大问题等都要以档案为依据，可见档案具有较高的使用价值，对档案的收集、整理、鉴定、保管和统计都是为了日后利用。档案见证了“苏州二建建筑集团有限公司”2013年10月8日依法整体改制为“中亿丰建设集团股份有限公司”，见证了中亿丰建设历经六十余年的发展（始建于1952年），现已成为江苏省知名大型建筑承包商。
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（作者单位：中亿丰建设集团股份有限公司）
