高校档案管理的问题及对策分析
摘 要：随着全国高校教学质量评价的提高和高校教学质量报告的编制，越来越多的人重视高校档案管理，对高校质量提出了更高的要求。高校档案管理是一系列收集、整理、保存、提供和利用整个学校宝贵档案材料的管理活动，涉及系统的制定、机构的管理以及对于人员的管理。本文以牡丹江师范学院为例，进行了相关背景的阐述，并对其进行深入研究，了解高校档案管理现状，从中找出档案管理中存在的问题，提出与之对应的对策，以促进其更好的发展。
关键词：高校;档案管理;牡丹江师范学院
近年来，我国高等教育的快速发展令人欣慰。政府对教育的重视程度不断提升，近几年随着高校基础建设规模的提升，其整体办学条件在不断进行优化，这也使其对档案管理的整体要求不断提升。在本世纪初我国高等教育体制改革后，高校教育体制不断完善，部分高校在此前提下进行了兼并，这也使得高校档案管理工作愈发复杂。由于档案管理的性质使其在高校管理的过程中非常容易被忽略，在这样的情况之下加强基础设施档案管理，通过这样的方式促进高校中对于档案管理的优化与实施能够更好的进行档案作用的发挥，进行档案管理的规范化实施可以说是刻不容缓。高校档案馆是收集和管理大学教学和科研成果，传播档案信息，为教学和科研提供原始证据以及保持历史真实面貌的重要基础。档案管理是高校管理的重要部分，是大学建设和发展中不可或缺的基础性工作。随着我国高等教育的普及和快速发展，高校的办学规模越来越大，办学条件日益改善，科研实力逐年提高，因此也生成了越来越多的文件。其中，有许多科研项目和学术论文具有很高的学术研究和技术开发价值。做好高校档案管理工作，让其可以更好地为学校的科研工作的发展提供助力，对促进学校的长远发展具备十分重要的作用。基于这样的因素需要对高校档案管理问题与相关对策进行较为深入的分析。
一、高校档案管理现状——以牡丹江师范学院为例
1.高校档案保存情况
通过了解发现牡丹江师范学院实现了仓库收集、检索管理以及整理分类与综合办公几个板块的管理，从整体角度来说其现代化的办公设备较为全面，并且进行了防火与防盗系统的配备，安保人员需要对档案管理进行监控，非档案管理人员不得随意的进行档案馆的进入，在进入档案馆的时候需要进行相关事宜的登记，并对其入馆目的、时间以及出馆时间进行登记、查证。在牡丹江师范学院的基础设施档案保存方面，除特殊载体外，大部分档案蓝图都存放在档案箱中。对于底图档案其整体来说储存条件要比蓝图好一些，是用专用的牛皮纸袋进行存放，之后放在专用的底图柜之中，整体来说存储环境更好。目前来说牡丹江师范学院已经对档案馆进行了一定的优化，对所需归档的档案基本都能做到装订、组卷、装盒和归档问题，同时也做到了防虫、防潮、防火与隔热，使牡丹江师范学院的档案管理仓库保存条件较为合理。
2.高校档案的现代化管理情况
档案管理人员需要对档案分类整理归档、有序进行存放以方便后期翻阅查看和追踪。在牡丹江师范学院中保存的档案类别有行政、党群、教学、科研、基建、设备、出版、外事、财务、声像、实物、人事等12大类档案，内容涵盖广泛，种类繁多，而且要求存档时间较长，以至于在后期翻阅或查找起来比较困难，这时就需要借助科学的、现代的管理模式进行分类汇总和存档。在牡丹江师范学院中虽然采用了信息化归档形式，但是信息化使用不完全，没有对相关人员进行深入的信息化培训和讲解，使其对信息化档案管理的了解比较肤浅，其功能的使用受到限制，不能很好的为档案存档及查阅提供技术性的支持，同时也缺乏解决问题的能力。信息化系统使用中更新或升级不及时，不能跟上现代社会发展的步伐，给后期的存档翻阅带来了不便。
3.高校档案管理人员情况
据了解牡丹江师范学院档案人员的学历基本都为研究生毕业，学历水平与以前相比有了明显提高，这也说明牡丹江师范学院档案管理人员的整体素质有了一定的提升，档案管理工作对于员工的要求也在不断的加强。在目前来说其需要具备较强的专业性，并且其对档案管理人员的要求较高，不仅仅需要具备高超的业务素质，还需要具备良好的档案管理经验，同时在这一基础上，需要保障档案管理的完整性与有效性。牡丹江师范学院档案管理人员从学历和专业水平上基本符合要求，但是没有标准的培训流程和缺乏必要的培训提升渠道，没有持续的知识输入，就难免会与时代脱节，不能给学校档案管理工作带来建设性意见。
二、高校档案管理存在的问题
1.标准化、精细化管理模式需要加强
科技不断发展使得高校相关设施与环境不断完善，牡丹江师范学院也是如此，其目前來说已经将计算机技术引入到相关档案的管理方面，并且进行了现代化软件与管理设备的使用，逐步形成了文件管理的信息化。但是面对庞大的存储库和各种需要归档的资料，如果没有一个标准化的工作流程，在后期工作中分工不明确或者流程繁琐不标准，难免会出现一团乱或者档案管理人员经常加班的情况，只有制定一套精细化的管理流程，严格按照流程执行，在面对如此庞大的工作量时，相关工作人员才能有条不紊地进行整理归档翻阅查看。同时还应该建立精细化、标准化的交接流程，因为数据库针对的是整个学校的存储，自然会有来自各个部门的资料都汇集在这里，如果缺乏必要的交接和流程指导，也会给工作带来不必要的麻烦。比如，存档人员拿过来资料，恰巧碰到档案管理人员比较忙碌或者没在座位上，不能口头进行交接，也会给后期存档带来麻烦。信息化时代的到来让我们的生活更加方便，牡丹江师范学院可以充分发挥信息化的优势，充分利用信息化软件的扩展功能，实现信息的同步化、可视化，如存储资料的状态、年限等等在信息化系统中明示出来，以方便大家在后期查找时一目了然。高校档案管理工作是一个较为系统的工程，其在进行工作的过程中必然会涉及到很多的信息，其包含党政信息、教学信息以及基础建设信息等方面，需要牡丹江学院的档案管理人员不断与时俱进。
2.档案管理制度不健全
想要进行档案管理体系的良好开展需要进行档案管理制度的制定，近几年我国进行了多个档案管理法规的颁布，如《档案法》《普通高校档案管理工作办法》等，这些法律法规的出台能够对高校档案管理进行一定的优化。引导并规范档案管理行为，从而对学校档案管理制度进行优化，但是就目前来说牡丹江师范学院档案管理制度依然存在很多的不完善，其各个管理部门之间无法进行良好的沟通，档案管理之间存在脱节。指导制度和监督制度有保障，档案收集资料不全;各高校未记录每学期的教研、招生、毕业等工作会议;牡丹江师范学院目前来说没有对学籍进行较为良好的管理，不同部门对于学生社会实践活动的记录存在一定的不一致，无法及时对学生的相关信息进行跟踪，缺乏良好的档案管理制度。同时，其部分档案管理工作存在不严谨的情况，甚至存在随意乱抽档案资料、借阅不归还、缺乏必要的档案保护制度和措施等不良现象。
3.档案管理人员专业素质待提高
档案管理是一项具备较强政策性的工作，也是一项专业技术要求很高的工作，档案工作者需要具备良好的道德素质，并且需要具备良好的职业素养，这样才能胜任档案管理工作。由于牡丹江师范学院不重视档案管理工作，因此没有配备更多的专业人才，没有系统地学习和培训档案专业，目前高校档案管理人员的专业水平不高。目前，高校档案管理团队普遍存在知识结构、职称结构和年龄结构不合理的现象，这也使得教育水平与专业素质无法满足新时期进行档案管理工作开展的需要。目前很少有专业人员能够进行档案内容的熟悉，对档案信息进行深入的研究与开发，导致高校档案馆由于缺乏生命力、效率和服务而发展缓慢。由于人员素质不高，使得档案工作无法充分发挥作用，造成档案资源和工作时间的极大浪费。高校档案管理人员的职称大多数为初级和中级，档案专业人员的高级职称很少，这限制了高校档案管理水平的提高。在高校快速发展、信息技术不断更新的今天，高校档案管理人员不仅要掌握档案专业知识，还要精通计算机信息技术，同时也需要全面了解档案管理和信息技术。目前来说牡丹江师范学院人才配置情况不符合高校进行档案管理的需要。同时，现有的档案管理人员大多年龄较高，所以其整体对于先进知识的接受程度相对较低传统的观念无法跟上时代的需要，部分档案管理工作人员稳定性不足，存在较高的人员流动问题。考虑到很多工作人员在档案管理部门申请职称或升职的机会较少，在岗的档案管理人员基本上随时准备换岗，工作上不能安心。
三、提高高校档案管理的对策
1.管理技术手段优化
随着时代的飞速发展，高校逐渐认识到进行档案管理的重要性，在这样的前提下，高校需要对档案管理进行深入的重视，在这一过程中需要进行档案管理要求的明确，并积极地进行先进技术手段的引入，从而进行档案管理工作环境的优化，并进行服务质量与服务效率的有效提升，使其能够最大程度的进行档案管理。与此同时，需要进行档案资源的充分利用，从而适应知识经济的发展，将数字技术、信息技术等技术运用到对于文件的信息开发与管理方面，从而更好的提升文件网络覆盖率。高效率的文件信息管理需要进行文件管理与服务功能的充分发挥，从而实现文件的综合管理。学校需要充分进行信息数据库的管理，从而将信息存储方式的改变，尽快实现档案信息资源的共享，提升交流与沟通能力，保障档案信息的真实性与有效性，使其能够方便用户的使用与查询。
2.完善档案管理制度
（1）完善档案管理职能
档案管理工作需要具备全面性、安全性与规范性。同时，还需要适应高校和社会发展的需求，注重档案管理的现代化和科学化。高校档案管理工作如今已经不仅仅是进行资料的收集与管理，需要遵循高校档案管理的整体发展方向，对高校档案进行整体的研究，对档案信息进行分析。进行档案信息开发是其中的重中之重，同时需要进行其管理职能的完善，将办理重点从存储逐渐向开发重组与创新进行发展，使现有档案信息的潜力得到充分利用，进而实现档案管理的根本转变。
（2）加强档案服务职能
高校的档案管理是为大学与社会所进行的服务，是进行档案管理的最终目标，在这样的情况下要进行文件服务功能的优化，将文件服务放在工作的首位。让其能够更好地进行档案管理的发展。集中在为高等学校的教育科研和社会服务上，以扩大高校档案管理的发展空间。
（3）建立档案教育职能
档案教育是进行档案服务的良好体现，但是其与档案服务存在一定的差异，档案教育是进行档案管理的外部支持，档案管理组织的教育职能体现在对于舆论宣传的提升与对学生档案意识的提升方面，档案教育能够使用多种方式进行呈现，促进高校档案管理的发展，从而展示档案信息资源的发展成果，并向教师和学生们介绍档案管理的重要性。从高校图书馆开设文献检索课的实践中汲取教训，提升档案知识与进行档案利用方式的传授，同时需要进行大学生档案遗失的提升，对学生档案利用方式进行优化，这样必然大大提高大学档案管理的效率。
3.加强管理人才培训
随着时代的不断发展，人力资源逐渐成为生产力的第一要素。为了提升高校档案管理水平并实现科学化与先进化的管理需要具备高素质的人才队伍，这些都对档案管理工作者提出了高质量的需求，档案管理不仅仅是一项政治工作，更加是进行国家真实面貌的事业。档案管理工作者必须具有高政治素质、高职业道德、热爱档案。具有敬业精神，遵守职业道德为基础，使用扎实的档案管理专业知识与专业技能对档案管理进行优化，档案管理工作者需要具备敏锐的洞察力，并需要进行信息的开发，具备一定的创新精神，所以对档案管理人员的优化需要从年龄、学历与专业等方面，建立一个高素质的档案管理团队，这也是档案管理水平进行提升的重要保障。档案工作者的素质培训是有效提升高校档案管理水平的有效保障，在这样的前提下需要将其列入到高校的人才管理计划中去，从具体角度来说，需要进行其整体培训制度的优化，也是进行档案管理的一部分，档案管理制度化是档案管理工作者的保障，需要建立良好的培训机制，从而保障培训质量。档案管理部门要建立相应的考核机制，以激发档案工作者參加培训的积极性，主动性和有效性。相关部门应该成立一个工作小组，互相帮助，互相学习，互相弥补，使其能够在实践中了解问题，解决问题，对档案管理进行优化。
四、结论
高校的基本建设离不开基础设施档案，其能够反映出高校的整体建设历程，能为高校建设提供良好的根据，档案管理是高校中的基础工作之一，高校发展的过程中需要其发挥良好的作用。当前高校管理与档案管理所面临的问题是如何建立高校档案管理体系，使其能够在新平台上发挥良好作用，更好地为高校档案管理进行工作。高校中进行档案管理工作还需要结合实际，对其存在的问题与对策进行良好的分析。以促进其更好的进行发展。
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（作者单位：牡丹江师范学院档案馆）
基金项目：黑龙江省高等院校档案学会一般课题，课题名称“在校园文化建设中高校档案文化服务可及性研究”项目编号：HGDK2020-16
作者简介：丛迪阳（1990-），女，汉族，黑龙江人，研究生，中级馆员，研究方向：档案管理。
