探索以财务信息化建设为契机加强高校内部控制
梁晓宇
摘 要：近年来，随着国家加快教育现代化强国战略的发展步伐，高校与市场接轨越来越緊密，内部管理机制滞后等问题凸显，文章通过对某高校的财务信息化建设的现状分析，深入阐述了内部控制下的财务信息化构建环节及目标，探索运用信息化手段，找准防控落脚点，挖掘内控潜能，将经济活动内部控制的主要流程和关键环节予以固化，推进高校智慧校园建设进程。
关键词：高校;财务信息化;内部控制;共享服务平台
一、引言
随着信息技术和网络技术的发展，财务部门单一的管理软件已经无法适应人才培养和学术研究的竞争需求，需要及时更新管理理念及纬度，通过建立信息集成平台，运用数据智能化诊断和识别来规避高校财务管理存在的风险和漏洞，实现财务与其他业务部门的数据共享与联动，达到部门支出活动的可控和监督，实现数据的集成和规范，增强决策信息质量，提升管理效能， 促进高校各部门的协调发展，提高整体服务水平和质量。
二、财务信息化建设现状
（一）基础设施投入不足
信息化建设是一个不断配置及不断升级的长期过程，以某高校为例，2011年至今，与联通公司合作引入校园系统工程，与建设银行合作引入智慧校园建设专款，校园信息化建设取得了一定成效。目前已基本完成智慧校园服务平台、学校党务政务公开平台、教学阳台服务平台及学校办公内控系统平台基础建设。但各部门信息化建设投入及发展不均，财政、上级主管部门及单位自筹资金投入十分有限，极大地制约了数字化校园管理服务进程。
（二）财务信息化进程缓慢
某高校自2004年起使用财务管理软件进行账务核算，其间预算管理及控制一直是靠手工记账方式进行跟踪控制，为加强预算管理，2017年引入用友预算管理软件，目前财务收费数据仍不能自动生成会计分录，网上报账功能一直未能实现，严重地影响财务工作效率。教学、科研人员，因缺乏相关财务知识，对于报账的流程与签批不了解，面对集中报账，排队等待及为签字来回奔波时难免产生怨言。
（三）部门系统数据共享程度低
各部门信息化建设都以自身的需求为出发点，采用不同的软件，业务功能模块仅能满足自身需求，缺乏统一口径，导致资源无法有效整合和配置，数据无法实现共享。如：资产与财务部门数据不能同步，人事与财务部门信息不能共享，后勤服务、教学等与财务部门未建立相应的数据连接。
（四）内部控制协调机制有限
2016年，湖南省财政厅印发了《行政事业单位内部控制基本操作指引》湘财会〔2016〕7号文，要求各高校逐年对标对表查找内部控制风险点，制定整改措施和方案。某高校经过几年的排查梳理，此项工作取得明显成效，但相互监督仍停留于经费签字表面环节，业务与财务部门数据无法互通，未形成一致的信息化智能监管平台。
三、财务信息化建设建议
加速财务管理与其他业务部门和的深度结合，实现流程和数据的一体化。应当将财务所有与教学、科研、人事、后勤、学工等部门相关的经济业务对接起来，实现财务业务的交互贯通、相互监督。
（一）重视资金投入，强化顶层设计
学校信息化建设是一个系统、漫长的庞大工程，全面提升校园智能化管理水平需要投入大量资金，需要财政补助、校企合作、自有资金等多渠道筹集。需要学校统一领导，信息中心牵头统管，部门信息员和网管员具体负责的管理模式。讨论构架体系，引入技术成熟的优质软件服务商，保证基本模块、配套制度的建立，完善和升级已有系统，将各项管理措施、内控制度嵌入软件系统，促进业务流程、管理流程、财务会计流程融合发展。
（二）配套人员制度，促进财务转型
财务信息化建设工作是以财务管理为核心，涉及教学、科研、人事、后勤等多部门的系统工程，因此需要既熟悉财务专业知识又精通现代信息技术和网络安全技术的复合型人才，应充分的认识到思想观念要与时代发展相适应，可通过财务定位转型，通过财务组织变革，使核算人员占比由80%降到20%;通过财务与业务部门融合，实现部门协同合作、系统操作便捷、信息高效联动、业务流程顺畅，从而提高工作准确性和效率。
（三）构建共享平台，加快“业财融合”
构建校园共享服务平台，在保证信息安全的前提下，实现信息数据的互联互通、共享共用，推进经济业务的网格化、平台化和智能化发展。从财务内部控制的角度来说还能加强与校内外其他部门间相互协作和监督，利用大数据处理技术，强化风险防控，提高教学、科研工作效率及智能化服务及管理水平等，以下主要从教务、科研、资产、后勤、学生管理五方面来探讨。
1、教务管理
充分应用网络信息技术，进行课时安排、考级考证、教学评价、教学评估等等，例如：考级考证等收费，学生通过教务自助报名系统申请，形成共享数据库，财务可随时提取匹配收费标准形成应收款。教师年终考核、超课时费的结算，财务可自动抓取人事部门推送的教师职务、职称信息通过核算软件自动识别匹配和运算分析出超课时费，保证各年数据的连续性、完整性和安全性，不仅有效避免出现人工遗失和疏漏数据的情况，而且大大减轻了统计和复核人员工作量，同时还促进了高校教务管理质量提升。
2、科研管理
通过模块、职能分工，科研人员可足不出户，通过端口完成科研立项、预算、报账到结题工作。管理人员可将审批立项的项目按统一编号、分类实时双向互推，当财务接收到各类科研文件及课题配套资金即可通过平台实现与科研部门、项目负责人信息实时共享。随时自查、跟踪每个项目从立项到结题的全过程，管理人员可根据个性需求对项目滚动统计、分析、问责、问效。同时便于上级部门考核和监督财政资金的到位、使用、结余等状况，极大发挥各项资金使用效能，使财政资金绩效考核工作落到实处。
3、资产管理
应结合本校实际，是将国有资产管理、财务管理、后勤管理系统和学校办公自动化系统联动起来，全面实现资产从预算申报到报废处置等全过程跟踪。资产购入登记时统一制作二维码或射频等标识，实现资产信息跟踪管理，提高国有资产盘点效率。运用大数据处理、分析功能，形成综合分析报告，提高资金使用效益和国有资产使用效率。可实时查询资产种类、资产所在位置、使用状态、资产管理员和使用人等信息，满足各层级部门的全方位管理需求。
4、后勤服务
高校后勤工作涉及部门广，急需建立资产管理、网上后勤中心、网上报修、会计信息等系统，实现后勤管理智能服务全覆盖。例如网上报修服务，学生宿舍、教室、多媒体教室以及房屋等设施设备报修，需指定专人通过网络跟踪、限时解决，总务、财务等相关部门可随时跟踪保存每台设备的维保信息，自动识别确定维修责任主体。一方面大幅提升学校后勤智能化服务水平，提高师生满意度，促进校园稳定和谐。另一方面有利于堵塞漏洞，提高资金使用效能和透明度，管理部门可通过歷年维修纪录了解和掌握房屋、不同产品型号设备的产品性能和维保状况，为今后的资产配置提供参考依据。
5、学生管理
财务部门学费系统应通过共享服务平台与资助中心、毕业离校等系统对接。如奖学金的发放，其中学生成绩评定来自于教务部门，零欠费班级奖励的发放，缴费信息来自于财务部门。助学贷款到账可快速缴费出票推送共享平台，方便各部门及辅导员随时调取、掌握每位学生的缴费、奖助及欠费情况。对于部分已办理助学贷款的学生，当面临催缴欠费及核对零欠费班级时只需从自助系统取值即可完成，改变过去各部门提交有关统计资料时来回奔走，效率低下等状况。勤工俭学金由学生本人网上申请，各院系审批，经学工等部门审核后统一推送财务部门打卡发放，极大程度提高财务工作效率。
四、结束语
随着信息化建设工作的不断深入，高校财务信息化成果显著，除了建立校内各部门之间的联动机制，高校与外单位之间的业务传递与资金结算联系日益紧密。如：财务支付系统目前已实现国库集中支付在线网审、专项支出送审及通过银行电子划转公务卡等银校互联模式，实现全程无现金结算;接受外部审计时，通过接口实现数据自动提取传送;发放工资薪酬、劳务时，通过国库支付系统与税务部门的自动报税发放;接受外来发票时，通过电子票据系统及发票查验平台查验真伪;对外进行财务信息公开时，相关报表数据可按需从平台自动取数。通过财务信息化内外联动，不仅简化了报销结算流程，提高资金支付透明度，推动了结算业务的改革发展，还加强了高校的惩体系建设，从源头上防治腐败。高校的内部控制工作需要形成长效机制，应将其纳入纪检工作评估要点，及时发现和修补各部门各业务风险防控漏洞，不断构建并完善高校财务信息化建设体系，对高校内部控制制度建设及智慧化校园建设都有着十分重要的实践意义，为高校的长远稳定发展服务。
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