信息化环境下高校档案管理中的问题及改善策略
摘 要：随着信息技术的不断发展，我国教育领域面临着重大机遇和挑战。信息技术在高校教育中的进一步融入，传统的高校档案管理模式已经逐渐跟不上时代发展步伐。基于此，信息化环境下，高校档案管理应该寻找新的突破口。现阶段，我国高校档案管理仍然存在诸多问题亟待解决，结合信息发展新趋势，我们需要不断找出问题、解决问题，使高校档案管理质量再迈新台阶。本文基于信息化环境下高校档案管理中的问题及改善策略进行研究，尋找良好的管理路径，以期实现高校档案管理工作的最大效能。
关键词：信息化;高校;档案管理;问题;策略;互联网
高校档案是国家选用人才和社会招聘人才最直观的参考依据，是记录全校师生信息的重要资料。当前，我国高校档案管理模式逐渐向信息化管理转变。然而，由于各个高校基础设施建设不同，其档案管理质量也存在较大差异。基于此，我们只有深入高校档案管理工作系统之中，在问题中寻找策略，策略下谋求发展，才能实现高校档案高质量管理。本文围绕着信息化环境下高校档案管理中的问题和改善策略，探究当前高校档案管理存在诸多问题，结合高校档案管理重要价值内涵，更好的寻找管理新路径。
一、关于高校档案的重要价值内涵
1.教学文化重要构成
高校档案是高校教学文化的重要构成部分。高校档案记录着全校学生在校期间的学习活动、学习成绩、行为纪律等。学生档案信息直接体现出学生在校期间的学习表现，学生依据档案，不断提高自己学习水平。学生档案能够从侧面反映出学生所在专业的教师教学质量，高校教师能够依据学生档案不断提高自己的教学本领、专业素养。因此，高校档案管理对高校教育者和学生有着激励和鞭策的作用，能够提高教育工作者的工作水平。此外，高校档案也记录着高校教师的教学活动、教学成果，是高校教师教学工作的重要结晶，教师能够依照档案信息不断改善自己的教学质量，巩固和提高自己的教学成果，推动高校教学文化的不断前进。
2.教学发展的重要工具
高校档案不仅仅记录着学生在校信息，更记录着教师、辅导员、以及其他教育工作者的重要信息。它是高校历代教师教学成果的浓缩，也是高校发展的文化资源，是高校教学、科研、管理等必不可少的重要组成部分。高校档案，记录着高校历届教育工作者的重要教学、科研成果，当前阶段的教育工作者能够充分挖掘历届教育工作者的教育心得，将其转化吸收，在原有的教学成果上不断创新研究，助推教学水平不断进步向前。因此，高校档案是高校教学发展的重要工具，真实有据的材料，为高校的发展提供真实性的参考依据，助推高校不断迈入新台阶。
3.精神传承的重要载体
高校档案是学校和社会的宝贵财富。高校档案以各种形式记录学校的发展历程，我们通过档案可以很清晰地查阅高校的发展历史，以及高校在历史长河中对社会所做出的贡献。高校档案是学校先辈们的智慧结晶和精神所在，我们通过档案，可以看到高校历代杰出教育工作者的教学精神，有助于高校教育精神的传承。例如，山西大学是我国创办最早的3所国立大学之一，发展历史悠久，建校至今涌现出了一批有卓越贡献的教育工作者，如李镜蓉、彭堃墀、马作楫等等。这些杰出的教育者的在校教学、科研信息等利用档案形式保存，有助于后代教育者的参考和学习，将高校教育精神传承下去。
二、基于信息化环境下高校档案管理特点
互联网背景下，信息技术已经逐渐应用于社会各个领域，并且掀起了一股信息化管理热潮。当前阶段，高校档案管理的智能化、数字化、实效化是高校档案管理信息化主要特点。首先，高校档案管理智能化方面。传统的高校档案管理大多依靠人工实现，档案的收集、录入、借出等环节上，强调人工操作。巨量的档案信息和工作任务，极其容易造成档案在管理过程中的丢失和信息收集不完整等问题。而信息化环境下，互联网技术的介入，能够精简档案管理繁琐环节，实现智能自动化管理。通过计算机技术创建起的电子档案，可以改变传统的纸质借阅模式，大大提高档案的利用率。其次，高校档案数字化方面。传统高校档案一般呈现为纸质化，然而随着信息技术不断发展，人们对档案借阅的需求已经从传统的纸质化向数字化转变。对此，高校档案管理数字化能够解除空间、时间上的限制，使得各种档案都能够长期有效的保存于平台，不用再受传统环境因素所制约，满足社会大众对电子档案的需求。最后，高校档案管理实效化方面。传统高校档案管理模式过于依赖人工，工作人员进行档案信息录入和信息整合时，受个人工作能力、主观情绪、环境因素等影响，档案管理过程中很容易出现工作上的失误，而信息化环境下，计算机能够帮助人们自动筛选和处理档案信息，提高档案管理的实效性。
三、信息化环境下高校档案管理存在的问题
1.档案数字化建设遭受制约
传统的档案管理，一直比较重视档案的收藏，轻视档案的借出和应用，导致高校档案成为了一座“沉睡的宝库”，档案本身的价值无法呈现。信息化环境下，随着互联网技术在高校档案管理中的进一步融入，这种传统的“重藏轻用”不良管理观念负面效果日渐显现出来，最典型的体现就是数字化档案建设受阻。数字化档案建设最终目的就是满足人们对电子档案的借阅需求，方便人们对档案利用。由于档案管理人员受“重藏轻用”的工作观念影响，网络数字化档案建设过程中，仍然偏重于档案的藏而忽视档案的用，造成数字化档案建设与社会大众需求背道而驰，导致数字化档案建设缓慢，一直止步不前。
2.缺少信息化标准，安全建设不到位
互联网背景下，信息技术的不断发展，很多依托于大数据和计算机技术的网络平台、app、网上管理系统被人们大力开发。新形势下，高校档案管理信息化，各个高校将档案信息化建设看作重要任务。但是，目前阶段我国高校档案管理信息化建设质量却止步不前，一直卡在固有水平线上。一部分高校为了响应号召，将档案管理信息化建设看作简单的工作任务，存在盲目跟风现象，信息化建设缺少标准。高校档案信息化建设缺少科学的参考标准，档案管理中必然漏洞百出，档案安全问题频频发生。高校档案记载着全校师生重要信息，档案信息一旦遭受破坏，信息的完整性就无法得到保障，会造成不可估量的损失。
3.档案信息化管理硬软件设施短缺
信息化环境下，高校档案管理前提是具备完善的信息化管理设施，信息化管理设施是档案管理的硬件基础，只有保证硬件的完整，档案管理工作才能稳中有进、持续进步。据调查发现，当前我国部分高校仍然缺少信息化管理设施，原先的档案管理设备陈旧落后，不能满足现代化档案管理工作需求。档案信息化管理是依靠计算机和信息技术发展起来的，如网络扫描设备、复印设备、计算机管理设备，以及网上管理系统、计算机辅助软件等网络设施，这些都是档案管理信息化建设必不可少的基礎硬件。各个地区发展情况的不同，当地高校档案管理建设质量也有所差异，并且目前全国各个高校档案管理信息设施并不能实现共享，因此，档案信息化管理设施短缺问题已经成为了当下高校档案管理重要问题之一。
4.档案管理人员专业素养偏低
当前，高校档案管理人员专业知识匮乏、综合素养不高是常见现象。一方面由于档案管理人员任用方法不同于教学老师，另一方面档案管理人员受传统观念影响，工作观念无法跟上时代发展步伐。根据调查发现，我国高校档案管理人员的专业背景，很多都与档案管理无关，由于档案管理人员没有受过专业性的学习，所以档案管理工作很难达到新时代高校发展的要求。一些高校甚至出现岗位互相调用情况，缺少固定的专业性档案管理人才，导致高校档案管理过程中出现各种问题。信息化环境下，互联网高速发展，高校档案管理已经从传统的管理模式向信息化管理模式转变，档案管理理念的转变也对高校档案管理人员提出了新的要求，然而一些档案管理人员并不能适应这一变化，档案管理人员信息素养偏低，成为当今高校档案管理不良现状。
四、信息化环境下高校档案管理改善路径
1.转变传统工作观念，加快数字化档案建设
信息技术与高校教育进一步的融合，高校档案信息化建设刻不容缓。基于此。高校应将档案数字化建设看作一个重要、长期、系统的工作任务。管理改进，理念先行。信息化环境下，高校档案管理人员应转变传统的管理理念，更新档案管理思维，主动学习管理新技术，采用创新的管理模式，打破传统因素对数字化档案建设的制约，从根本上解决数字化档案建设难题。高校档案管理人员要彻底消除“重藏轻用”这一不良观念。高校应组建专业性的数字化档案建设队伍，引用计算机专业性人才，在高校网络平台创建起高质量的数字化档案库，完善数字化档案管理模块，依托于信息技术创建起多个管理功能，如档案信息收集功能、档案检索功能、档案借阅功能、档案跟踪功能等等，其中在模块创建的过程中，要以“用”为重点，突出档案的应用，强调档案数字化应用价值，从而满足大众对档案的借阅需求、满足国家选用人才对档案信息参考的要求，最大限度提升数字化档案的价值意义。
2.坚持信息化管理，安全建设找标杆
教育工作需要高质量的标准体系作支撑，高校档案管理也需要标准体系作参考。首先，高校档案信息化建设上，应该认真贯彻落实国家的相关要求和精神号召。高校档案管理人员应走出校门，参加高校联合交流会议，吸收他人经验，结合本校档案管理现状，建立起信息化档案管理新标准。高校档案管理人员应该定时参加培训，学习其它高校先进的档案管理理念与模式，在业界找标杆，借鉴同行的丰富研究成果，提高自身水平。高校引进专业性信息技术人才，对高校档案管理人员进行“帮、扶、带”，建立起完善的安全防范系统，创建后台信息备份、数据找回等板块功能，减少档案信息丢失带来的损失。
3.完善档案管理设施，丰富信息化管理软件
基础设施是档案管理工作开展的前提和基础保障。基于信息化环境下，高校档案管理质量的再提高，高校应将基础设施建设提上日程，提高在档案领域的基础设施建设力量，加大投入成本，完善档案管理基础设施。硬件设备方面，高校应引进先进的管理设备，更替原有的旧设备。软件设备方面，应该丰富信息化管理软件，增设信息化管理模块，完善档案管理信息系统。结合学校档案管理工作开展的需要，应该建立起专项基金，提供足够的物力、财力、人力。信息化管理软件与系统方面，应该由专业信息技术人才对其完善和更新，档案管理人员在管理过程中，应做到管理系统的定时更新和维护，保持管理系统跟随着信息变化而变化，进一步提高档案管理信息化建设质量。
4.完善工作培训机制，提高管理人员素养
高校档案管理工作是一个持续前进的过程，高校档案管理人员需要加强专业知识学习，提高内力、丰富头脑，更好的适应现代化高校档案管理新需求。高校应建立起专业培训系统，完善高校档案管理培训机制，通过对档案管理人员的培训，使档案管理质量再迈新台阶。信息化环境下，高校应该认识到档案管理这一环节的重要性，加强重视档案管理工作，完善档案管理培训机制，号召学校档案管理人员进行相关内容的学习。档案管理人员要增加实践经验。走出校门参加高校联合培训，向优秀的高校档案管理老师学习先进的管理经验，要加大学习力度，不断提高自身的管理水平和专业素养，更好的在岗位上发光发热，实现自身价值。此外，高校档案本身是一种学习资源，高校档案管理人员应该学习先辈们的工作精神，认真贯彻落实国家的教育管理理念，认真负责、忠于职守、实事求是，自觉的树立起当代高校档案管理教师模范，为学校发展做出更大贡献。
五、结束语
综上所述，信息化环境下，高校档案作为学校的文化宝库、社会的知识财富。应该加强档案管理质量，提高档案的价值意义。新形势下，只有不断提高档案管理人员管理水平、加快数字化档案建设、完善档案管理设施、转变传统工作观念、坚持信息化管理理念，才能实现档案管理工作的最大效能。高校档案管理人员应紧跟时代发展步伐，与时俱进、勇于创新，在档案管理过程中不断寻找问题，问题中不断寻找策略，策略下谋求新发展，推动高校档案管理高质量发展。
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（作者单位：山西大学）
作者简介：杨金梅（1970-），女，汉族，山西太原人，大专，研究方向：档案管理。
