关于大数据时代下的档案工作分析
摘 要：大数据时代的到来，对各行各业都带来了巨大影响，大数据在档案管理工作中的使用，也为当前的档案管理工作带来了机遇和挑战，以往采取的纸质档案文件管理模式，无法再满足当前的档案管理工作要求。面对着日益增长的档案信息，纸质档案管理工作程序，需逐渐转变为电子档案信息，并且进一步转换和更新技术模式，从而应对大数据时代对档案管理工作的要求。鉴于此，本文结合大数据的定义和特征，阐述了大数据时代下档案工作面临的机遇和挑战，并对此提出了大数据时代下档案管理工作的改革和应对策略。
关键词：大数据;档案工作;机遇;挑战
档案信息的保存和处理，作为一项较为复杂和繁重的工作，在具体实施时，面临着多方面的限制因素，而为了让档案更好的服务于社会和人民，就需进一步改革和转变以往的档案工作方式，结合信息化和大数据时代背景，增强对信息数据的利用率，从而达到对档案的信息化建设，并极大的提升档案服务质量，将更多更有价值的信息提供给人们，从而促进社会的进一步建设和发展。为此，档案工作者需认识到大数据时代带来的挑战，加强对信息技术和多媒体技术的使用，深入分析和探讨档案的理论和管理技术，提升档案管理工作的高度和进度，并针对其中存在的问题，提出相应的改革和应对措施，从而充分保障档案信息建设工作的顺利开展。本文结合当前实况，就大数据时代下的档案工作的具体思路作一探讨。
一、大数据定义及特征
1.大数据定义
继物联网和云计算之后，IT产业又出现了一项重大的技术变革，即大数据（Big Data）。对于国家、企业乃至个人，大数据的出现都为其带来了非常深远的影响，并促使全世界进入到大数据时代，进一步影响着当前的档案管理工作。麦肯锡对于大数据的定义为：使用传统的数据库软件工具，无法在特定时间内抓取、管理和处理内容的一种数据集合。大数据作为一种数据集合，不仅具有较大的规模，还预示着信息技术的变革，及思想观念的转变，作为国家发展史上重要的发展条件及战略资源，极大的推动了新时代的到来。
2.大数据的特征
（1）数据量大（Volume）
大数据的基本特征，即为数据量庞大，现代技术的不断进步和发展，极大的拓展了事物的纬度，在描述相同的事物时，使用的数据量也逐渐增多。在描述完整的事物概况时，若单纯采用抽样数据则远远不足，甚至会遗漏与事物相关的内容，从而得到相反的结论。因此，在分析和处理某一事物时，需对其全面数据进行评估，从而了解事物本质，并得到更为科学和精确的结论。
（2）数据类型多样（Variety）
大数据的重要特征，即为数据类型繁杂，复杂多变，以往的数据大都为结构化数据，更加注重结构化信息，并强调大众化和标准化的属性，在处理数据方面也呈现出线性增长的趋势。近年来，互联网技术及传感器得到了广泛应用和发展，与此同时也出现了较多的非结构化数据，其结构属性不统一，在表示时也无法借助表结构来完成。而大数据则对非结构化信息更为关注，注重小众化和体验化。
（3）数据处理速度快（Velocity）
大数据的另一特性即为处理数据的速度较快，互联网和传感器的普及和发展，以及传播技术的突飞猛进，促使数据的产生和发布更为方便，数据的增长趋势呈现出“爆炸式”，新数据的大量涌现，对数据处理的速度也提出了更高的要求，而伴随着时间的推移，数据的价值则逐渐降低，与传统海量数据不同的是，大数据还需对新增的大量数据进行实时处理。
（4）数据价值密度低（Value）
在对事物全部细节的获取方面，大数据对于全体数据的使用，保留了数据的原貌，且在不采样数据的情况下，提升了可供分析的信息，因此将大量的无异议乃至错误的信息引入其中，降低了数据的价值密度。而相对来说，一些应用无效信息，在其它的应用方面则可能是关键信息，同时具有相对的数据价值。
二、大数据时代档案工作面临的机遇
1.大数据时代给档案信息管理带来的机遇
（1）档案信息的储存和管理方式。大数据时代对档案信息的管理更加安全、高效、优质。通过分离保存和利用二者，来避免原始材料过多的损耗，从而实现对档案寿命的延长。再者，借助数据备份的方式，可安全存储重要的档案信息。此外，还可对档案的增长和使用情况进行快速准确统计。在信息管理方面，大数据技术利用全新的数据管理理念，可极大的减轻档案管理人员的工作量，节省工作时间，从而充分保障档案的安全性、可靠性及长期有效性。
（2）档案信息资源的收集工作。大数据时代的到来，可确保档案更加完整和完善。依据当前的大数据环境，如新闻、电子政务等，采取大数据技术可智能分析当前的文件和材料，并以此为依据来分析其价值，从而扩展归档范围，保证档案的完整性。
2.大数据时代给档案知识挖掘带来的机遇
（1）大数据技术的使用，有助于获得更为全面和完整的信息。大数据的分析对象为全部样本，在对档案信息资源的处理方面，并不采取以往的以“抽取部分代表性樣本”作为结论，而实施“样本=全体”的方式，从而避免依赖以往的经验和理论，而对局部档案信息进行片面化和不完整的分析。
（2）大数据技术的使用，可智能化提取及深度挖掘当前的档案数据资源。大数据档案管理改变了以往的“卷”及信息间的单方面关联模式，通过对档案信息数据的计算，从信息密度较低的大量档案数据中，迅速获取有价值的信息;再者，采取数据探索型研究方式如“数据思维”，可转变以往的数据计算模式为数据处理模式，深入挖掘档案信息，并采取交换、整合和分析方式，将档案中涵盖的经验性、历史性及社会性知识总结出来。
（3）大数据的使用，可避免丢失档案信息。大数据利用从已有档案资料中获取的信息，来协助人们在数据量更大的数据库中找到与相应设计和建设相关的档案信息，并通过挖掘相关数据的特征和规律，来对库存档案信息进行补充，从而健全缺失档案信息。
三、大数据时代档案工作面临的挑战
1.档案资源方面
当前，大多数地区的档案部门依然采取纸质档案的方式，馆藏档案不够数字化，一些偏远地区甚至仍使用手工查找档案的工作方式，不能满足大多数用户的需求。此外，一些档案部门虽已采取电子档案的保管形式，但由于收藏标准不统一，造成档案资源极易出现重复和遗漏保管现象，而档案保管部门使用的存储管理系统不同，也导致电子档案资源无法实现共建共享，异构数据资源则达不到互通，从而实现不了档案资源的整体效益。大数据时代，档案信息资源的数量和类型需较多，且具有数字形式的数据信息，在有利于利用者查阅的基础上，也可作为数据样本以供随机选取，从而满足每个用户的信息需求。然而，结合当前的档案工作还具有较多不足之处，档案工作仍需注重对档案数据资源的大力建设。
2.档案工作流程方面
档案管理工作从文件归档开始，直至递交到档案部门，包含档案的收集、整合、保存、检索、使用及编码。纸质时代的工作流程满足档案工作的需求，但是伴随着社会的进一步发展，涌现出了大量的电子档案，在大数据时代背景下，档案管理工作也逐渐转变为档案的收集和利用，且逐渐加快进程。信息技术和一体化信息管理系统的使用，将转变档案的收集方式，使其为在线实时提供。而档案资源的类型则由纸质转变为电子、由结构化数据转变为非结构化数据，具有多种多样的类型。在档案的接收、鉴定和保存方面，将具有更高的技术成本，需采取前端控制模式，在计算机技术和其它智能手段的作用下加强管理，并将其延伸至档案的产生部门。档案的利用方式和利用效率也将发生重要改变。档案服务也从以往的被动式检索，转变为主动推介式服务模式。结合当前的档案工作来看，其还未能达到大数据时代的要求。
3.档案工作思维方面
将来的档案工作主体将转变为信息专家，其承担的工作内容及提供的服务也有所不同，即依据用户的特定需求，在数量繁杂的档案数据库中，寻找出具有价值的档案，并将其提供给客户。当前一些档案工作者的观念还未转变，仍具有“重藏轻用”的保管理念，将档案看作是不可广泛利用的宝贵财产，在提供服务方面也存在着消极和被动的思想。而电子档案的出现，导致一些档案工作者持排斥态度，对学习计算机不积极，从而造成由于能力和态度的问题，而无法更好的收集和保管档案信息，对档案工作的进一步开展产生了巨大干扰。此外，还有一些档案工作者一味的坚持以往的工作方式，不求突破和转变，缺乏强烈的社会责任感，无法置身于社会环境中来开展档案工作，以上这些，都在很大程度上阻碍了档案工作的进一步发展。
四、大数据时代档案工作应对策略
1.转变观念，加大档案大数据管理力度
当前，各行各业具有逐渐较高的全球化、数字化和网络化程度，造成对不同数据的采集也更加方便，一些企业认准时机，通过积累和使用海量数据，取得了有利战机，并作出战略决策，达到事半功倍的效果，从而实现了成功。大数据时代的到来是历史推进和社会发展的结果，同样，也是档案领域发展的必然趋势，在档案的管理和服务方面，提供了全新的思路和发展方案。因此档案工作者需积极转变以往的观念，加强对大数据的研究，并借助大数据技术，来提升对档案的管理能力，增强档案工作的效果，在信息化技术的依托下，为将来的社会档案提供相应的服务。此外，还需要指出的是，在大数据时代背景下，信息量越发增多，对此，在管理档案时，需要建章立制，对信息收集、整理、处理等流程进行规范化调整，防止出现信息杂乱无序的情况出现。另外，还需要现实需要，对各类档案管理办法进行适当的改进与优化，使其更好的为档案管理工作而服务。
2.提升档案工作者的综合素质
为了创建更加完善和全面的档案信息库，首先需建立一批具有较强工作能力的档案工作者团队，尤其是在大数据时代下，对档案信息的利用和工作方面都提出了更高的要求，不再是简单的装订和查阅，因此档案人员需着眼于档案的数据方面，借助大数据来促进和完善档案馆的管理和服务工作。为此，在大数据时代下，档案人员需逐渐转变为“数据科学家”，完善自身的综合技能，一方面需具备全面的数学知识，能够创建数据模型，另一方面能够借助信息技术创建数据模型分析系统，最后还需对数据进行处理和分析，并总结出自己的独到见解。此外，还需要做好相关工作人员的培训功能，丰富其档案管理专业知识，强化也操作技能，尤其是各种先进的管理方法、仪器设备的操作方法等，使之更好的迎合社会发展需要，更好的满足档案管理需要，更好的为档案管理工作而服务。
3.积极推进知识化和数字化的馆藏档案方式
大数据时代，需积极转变馆藏档案的存在形式，使其不再是以往的纸质档案和无法处理的电子档案形式，而应是包含数据信息的数字形式，应将馆藏转变为一种最基础的数据资源，而不仅仅作为被查阅者。为此，档案部门需注重馆藏的数字化工作，并提升其对内容数据的建设能力，实现馆藏数据资源化建设。提升档案管理高度，使其转变为知识管理，从而作为数据基础，以供大数据时代的档案管理和服务工作参考。
4.创新档案服务模式，加快市场化开放
大数据时代的到来，逐渐显现出了一些模糊的因素，而大数据也通过服务职能化方面，来进一步影响着档案工作，在信息技术的迅速发生背景下，档案服务更能满足用户的需求，并为其提供更具针对性和准确性的服务。大数据时代的到来，将改变传统的阅览、咨询和展览等档案服务，而采取馆藏方式，为社会提供数据分析和挖掘服务。当前档案管理人员还面临着更大的挑战，即如何活用静态的档案，连接同處一个空间内但互不关联的档案资源，使其形成一个综合的智能化系统，并为使用者提供全面化的服务内容。
5.强化应用系统建设
因数字档案信息不仅多样而且还十分复杂，只有将各个系统综合在一起，方能将其功能最大化发挥出来。首先，针对业务系统而言，需要内嵌保管期限表、归档范围以及电子文件分类方案，并且还应具备半自动或者全自动鉴定电子文件归档范围、划定保管期限等功能，可以高质量的完成格式转换等功能。其次，具有能够管理多门类档案的功能，合理划分档案门类，采用软件界面档案门类树罗列准确。另外，还需要指出的是，系统还需要具备音响、文书等档案门类管理。最后，系统应能够对文书、照片、录音等类型的电子文件急性自动或手动收集的功能，具有能对传统载体归档文件等进行辅助接收、采集的功能。只有具备上述功能要求，才能使档案工作变得更为高效、先进。
五、结语
综上，在大数据时代背景下，把大数据技术融合到档案管理当中，能够为其管理模式的创新提供切实助力，其除了能够对档案管理流程进行不断优化之外，还能实现档案的自身价值。需要指出的是，大数据时代为未来信息发展格局下的必然趋势，所以，档案管理工作者应在此大环境下，提高相关工作的数据性、信息化水平，为管理工作的更好开展提供切实保障，推动此项工作的可持续发展。
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（作者单位：陕西陕煤黄陵矿业有限公司）
作者简介：王娜（1987—），女，汉族，陕西渭南人，职称：助理馆员，学历：本科，研究方向：办公室业务及档案管理。
