档案管理工作存在的难点问题解析
摘 要：我党在十九大会议中明确给出了“创建交通强国”这一伟大战略目标，这也成为了我党在新的历史时期所确定的一大主要战略部署，为未来一段时间的交通建设奠定了总的基调。这必将对交通档案的管理工作产生重大影响，发现并探索新时代交通档案管理工作存在的问题与策略，成为了增强交通档案管理质量的基本前提。所以，应当从交通运输档案管理的基本理念、管理内容、管理模式以及管理方法上进行改革，以适应时代发展对交通运输档案管理提出的要求，增强交通运输档案管理能力和水平，助力交通运输事业发展。本文阐述了交通运输档案特点、意义及现实问题基础上，围绕交通运输档案的管理而给出了相应的对策，一般能够为该方面的工作提供借鉴。
关键词：交通运输档案;现状;对策;信息化
交通运输档案是指交通运输部门在交通运输行政管理、业务工作中所形成的，具有保存价值的历史记录。最近几年，交通设施建设在我国开始引起了广泛关注，因而在该方面获得了极大发展，交通事业发展迎来了快速发展期。从《2019年交通运输行业发展统计公报》可以看出，到2019年底，全国公路总里程501.25万公里，较2018年增加了16.6万公里，交通固定资产投资完成32451亿元，比2018年增长了3.1%。随着交通基础投入的增加，有力促进了交通运输事业发展，由此所产生的交通运输档案呈现出较大幅度增长。当前，现代信息技术在交通运输档案管理领域中的应用日趋深入，使得交通运输档案管理面临的形势和要求呈现出新情况、新问题和新挑战。为此，需要从交通运输档案管理理念、管理内容、管理模式以及管理方法上进行改革，以适应时代发展对交通运输档案管理提出的要求。
一、交通运输档案特点
1.内容组成广泛
从交通运输管理部门的职责来看，交通运输档案主要包括公路、运输管理、航道、基础项目建设等各个方面在日常管理过程中产生的档案资料。如公路，包括省、县、乡道公路建设及后期管养过程中产生的各种档案资料。运输管理类档案资料包括道路运输类档案，客运经营许可类档案，以及各条线路、站点设置档案。此外，还包括高速公路、跨江大桥等客货交通运输线路项目设计、咨询、建设、建立等形成的各类档案资料。因此，内容组成方面十分广泛、多样。
2.产生数量庞大
随着国家不断加大交通基础设施建设，以及我国经济社会的快速发展，全国各地交通基础设施建设连年攀升。交通运输管理部門承担着大量具体行政管理职能，如交通运输项目建设、运营和管理，也包括交通运输专业资质管理和交通规费征收等等档案。因此，无论是履行交通运输职能，还是交通运输项目建设等方面，所产生的交通运输档案数量都呈快速增长趋势。据统计，按里程折算高速公路建设项目档案量，约为100～150卷/公里。可见，全省交通重点建设项目档案就高达数十万卷。
3.专业门类细化
交通运输档案依其性质划分，可将其细分为机关档案、工程档案、业务档案、企业档案等等。不同门类的档案管理标准和要求存在较大差异，也给后期档案管理带来较大难度。比如，交通运输行政管理方面的档案依据《机关档案管理工作条例》;交通运输基础项目建设形成档案，应依据《交通文件材料立卷归档办法》等。此外，交通运输档案具有很强的专业性、行业性特点，随着专业门类的进一步细分，需要严格依据交通运输业档案特点和管理实际，做好档案资料的收集、归档、整理等等。
4.信息缺少衔接
从之前的交通档案管理来看，普遍存在信息化水平较低的现象，在对信息资源进行管理时，一般都是通过手工完成，同时将其以纸质的形式加以保存。但是，交通事业并非最近几年才发展起来的，它已存在较长的时间，具备了一定的历史性，加上之前的网络设施都已变得十分陈旧，因而不得不通过纸质形式将之前的档案保存起来，久而久之这类档案就变得越来越多，由于受到有关因素的影响，当中所记录的部分信息已变得模糊不清，产生了缺失性问题，倘若要想将此类档案转换成电子文档，那么除了要耗费较多的时间以外，还会面临较大的衔接难度，所以，这就成为了创建电子档案的一大难题。
5.载体类型多样
近年来，随着信息技术在交通运输档案管理领域中的应用，交通运输档案载体类型呈现出多样化特点。比如，纸质载体档案与磁性载体档案、光介质载体档案并存，存储交通运输档案不仅有磁盘，还有软盘、录音录像带，还包括云盘等等。电子文件格式有WMA、WAV、MP3等音频文件，JPEG、TIFF、等格式图片文件，还包括MPG视频格式文件，载体类型的多样化，也给后期档案管理增添了难度。
6.管理缺少规范
在推进工作项目的过程中，档案管理人员一般会按照自己的想法随意整理及保存各种信息资料，甚至还会造成检索工具辨识度欠佳等问题。事实上，合理高效的检索可以给档案管理工作打下坚实的基础，然而，假如其所创建的硬性指标未能符合预期目标，那么就无法产生较高的检索能效。不能借助检索工具来呈现有关信息，哪怕输入了关键词汇，也无法迅速找到所需内容，于是只能到存放档案的相应区域里面进行搜索，不仅会耗费大量的精力与时间，而且会降低服务质量。
二、交通运输档案管理价值
对于交通运输事业来说，交通运输档案不仅能够记录其发展历史，而且能够为其发展提供保障。所以，做好交通运输档案不仅具有积极的社会价值，也具有很高的经济价值。
1.增强交通项目决策科学
交通运输档案包含了交通运输部门履行其职责过程中产生和收集到的各种信息资料，后期，通过这些交通运输档案资料信息的整理、挖掘，能够帮助人们更加全面掌握前期交通运输工作成效及存在不足，从而为后期新的交通运输项目决策的科学性、合理性提供重要参考。
2.促进交通运输事业发展
交通运输是一项事关民生福祉的基础性事业，通过各个时期交通运输档案资料的查询和了解，能够有效帮助决策部门及机构全面掌握区域交通运输线路承载、运行状态，也为后期及时做好交通运输线路的运营、管理和维护等，提供第一手数据资料。
3.提升经济社会发展效益
交通运输行业在推动经济社会发展方面发挥着举足轻重的作用，交通运输能够改善区域间交通联络，交通运输基础投资能够推动经济发展。此外，还可以解决大量就业等等。因此，加大交通运输档案利用，促进交通运输事业发展，对提升经济社会发展整体效益具有重要作用。
4.促进交通事业的科学化管理
从本质上来看，交通档案其实是凭借图片、影像以及文字与图表之类的方式，将交通工程的各种信息记录下来，并完成后续的归纳与整理，进而使此类信息涵盖整个交通工程的具体情况。交通管理部门对交通档案进行分析，能够掌握更多的工程实况，从而实现了信息反馈的有效性与时效性。另外，交通档案还能将交通运输的各种实情体现出来，便于采用相应的措施来加强保养与维护，最终促成交通事业的有序发展。所以，对于交通部门来说，应将交通档案管理视为一项重点工作，这样才能实现交通事业的迅猛发展。
三、交通运输档案管理对策
目前，交通运输档案管理方面，档案管理人员综合业务素能薄弱、管理理念滞后、管理基础薄弱等问题和不足，需要采取有效措施，认真予以解决。
1.前提：加强交通运输档案资料收集。新时代，做好交通运输档案管理工作的前提是要确保交通运输档案资料完整、规范、全面的收集。为此，交通运输管理部门要成立档案管理领导小组，明确小组组成部门及人员，制定交通运输档案资料收集、整理的具体工作职责、分工，以及时间、标准等要求，做到档案资料收集“三同时”，与交通运输重大项目同步跟进，尤其是一些重大活动、重点工作，档案管理部门需安排专人来负责档案的收集与归档，在达到有关交通运输档案收集要求的前提下，力争做到资料同步搜集、同步整理和同步归档，从源头上，把牢交通运输档案资料收集、归档质量。
2.保障：完善交通运输档案管理制度。交通运输档案数量众多、类型多样、门类更细。为此，要结合交通运输管理部门业务职能实际，完善交通运输档案管理制度。根据《保密法》《档案法》，制定交通运输档案资料收集、整理、归档、利用、销毁、借阅等等制度。如《交通运输建设项目归档管理规定》《交通运输档案查询、借阅、归还细则》《交通运输档案数字化若干规定》等等，进一步明确交通运输档案资料收集主体、归档范围、保管期限、销毁流程、借阅手续等等，通过完善的规章制度的建立，确保交通运输档案管理的科学化。
3.规范：补充制定公路、港口建设项目档案、运管档案、航闸养护档案、工程质量监督档案等专题档案规范、标准化修订工作，交通建设项目主管部门和承担单位按照规范化标准要求，严把重点建设项目档案登记、验收关，并结合项目实际，探索、总结适应地方项目管理特点的项目档案管理与质量控制的新方式、新措施，推动交通运输建设项目档案管理全面发展。
4.关键：创新交通运输档案服务方式。档案的价值在于其利用，实现发挥交通运输档案价值最大化，需要不断创新交通运输档案服务方式。要不断创新交通运输档案服务方式方法，切实发挥交通运输档案利用价值。比如，利用数字化技术，构建交通运输档案专题数据库;开发“两微一端”，结合移动终端设备，实现交通运输档案查询实时化、便捷化。利用互联网技术，消除交通运输档案查询、借阅、归还的物理隔阂，使交通运输档案服务变得越来越智能化。
5.利用：可以借助分類利用的方式将交通档案的功效充分发挥出来。交通档案的分类利用属于一个层次管理过程，先是要将档案加以分类，按照铁路与公路的发展方向进行定位;然后再结合档案当中的内容对各个类别进行细分;主要是将利用目的加以合理分类，凭借已有经验划分出相应层次。在此基础上，便能达到分类利用的目的，同时让使用过程变得十分简便。除此以外，还应形成合理的交通档案管理系统，使其涵盖收集阶段、整理阶段以及利用阶段当中的质量检验、数据统计和科学化管理。借助系统运作能够使管理变得十分规范，并给后续发展做好铺垫。交通档案管理部门应当废除以往的档案使用方式，最大限度满足用户在档案信息方面的需求，并对档案数据库进行更新，同时合理优化现有档案信息的存储结构及其使用流程，提高数据搜索性能，以便用户能够在较短的时间内查询到所需内容。
6.基础：提升交通运输档案科技水平。要适应新时代交通运输档案管理面临的形势发展需要，切实加大交通运输档案基础设施投入力度。从硬件方面，要加大档案库房建设、添置计算机、扫描仪、密集架等等;软件方面，要加大交通运输档案管理软件开发和使用力度，加快交通运输档案管理数字化进程，设置专门的档案管理数据库，既要做好馆藏档案资料的数字化信息采集、输入，也要做好新增档案资料的信息化录入，根据交通运输档案专题，设立各个专题数据库，便于后期的查询和利用。
7.重点：增强交通运输档案人员素能。交通运输档案管理工作的重点在于不断增强从业人员的综合业务素能。一方面要加大专业人才引进力度，根据交通运输档案工作任务量及规模，加大拥有档案学专业理论知识人才的引进力度;另一方面要加强已有从业人员的业务素能提升。通过业务知识培训、专题授课、业务讲座、岗位练兵等等，注重加大交通运输业务知识、档案学、计算机学等理论知识的教育培训力度，着力打造一支高素质、复合型人才队伍，为交通运输档案管理提供可靠人才支持和保障。
8.延伸：做好交通运输档案编研工作。要进一步挖掘交通运输档案潜在价值，根据馆藏交通运输档案资料，立足交通运输档案特点和实际情况，围绕各个时期交通运输事业发展实际需要，合理选择档案编研主题，切实做好交通运输档案编研工作，有针对性的编纂出交通运输档案专题汇编，如《交通运输档案管理制度汇编》《交通运输项目建设档案资料收集工作汇编》等等，通过档案编研工作，编纂出具有高价值的档案编研产品，为领导决策、政策研究、运营管理等提供参考和依据。
9.考核：可以通过抽查与定期检查的方式来考核交通运输档案的各项管理工作，并将档案的保护措施及其查阅质量确定为主要的考核依据，同时将档案的信息化建设与基础设施建设选做关键考核内容。将激励体制与考核结果有机融合到一起，为在档案管理工作中做出贡献的员工提供奖励，对严格贯彻档案管理制度的单位给予表扬;与此同时，应当要求存在问题的单位进行整改，真正做到全面落实交通档案管理的各项工作要求。
10.创新：要想弥补以往交通档案管理当中的不足，就应当有效调整档案收集方式，从而确保档案的全面性与真实性;借助先进的信息技术手段来增强档案管理的时效性，并将更多精力放在制度体系与人才队伍的创建上，从而给交通运输档案的高效搜集与管理做好铺垫。
四、结语
总体而言，要想较好地适应“创建交通强国”这一战略目标，交通档案管理工作就必须不断提升管理水平，将交通档案的功效完全发挥出来，使其产生更好的社会效益与经济效益。由于云计算、大数据、智慧交通的发展已变得日新月异，因而当今的档案管理已具备了新的内涵，它将给交通事业的发展提供有力保障。笔者分析了交通档案管理在交通事业中的作用，并给出了发挥档案管理功效的几点建议。值得注意的是，这些建议只能适用于大范围以内的交通档案管理，而各地的交通部门应在参考此类建议的基础上，从自身实际出发，借助各种创新性的举措来发挥出交通档案应有的功效，进而促成交通事业的有序发展。虽然目前我国交通运输行业的档案管理工作依旧存在许多问题，但是相信在不断改善下，交通运输行业的档案水平一定会有所提升，进而使得我国交通运输行业实现良好发展，从而真正意义上发挥档案管理的作用，提高其经济和社会效益。
参考文献：
[1]孙明霞.浅述江苏交通档案的特[J]档案与建设，2009
[2]兰 洋.交通运输档案信息化管理在云数据时代若干问题的研究与思考[J]兰台内外，2019
[3]杨 桐.基于交通运输档案管理的“新常态”相关分析[J]市场周刊，2020
[4]胡建鸣.运输档案管理工作初探[J]浙江档案，2001
[5]陈丽鹦.如何提升道路运输行业的档案管理水平[J].城建档案，2014
（作者单位：济宁市道路运输事务中心）
作者简介：马文宇（1983—），女，汉族，山东成武人，本科，馆员，主要从事档案管理研究。
