事业单位人事档案管理信息化建设及发展研究
摘 要：档案管理工作中，各级党委、政府的组织人事部门管理的人事档案相对比较规范，信息化程序也比较高。具体工作中，事业单位人事档案管理也属于非常重要的一项工作内容，每个事业单位都保管着所有工人、聘干或者是自聘人员的人事档案及专业技术档案，一些级别比较高的事业单位都有自己的人事档案管理权。所以，充分重视事业单位人事档案管理工作效率的提升，借助現代化技术优势，通过信息化建设发展不断创新事业单位人事档案管理工作开展的方式方法，积极革新管理的理念，与时俱进，促进事业单位人事档案管理工作有效性的全面提升，充分推动事业单位人事档案管理更加科学规范的发展。
关键词：事业单位;人事档案管理;信息化
党的十九届五中全会提出：加强数字社会、数字政府建设，提升公共服务、社会治理等数字化智能水平。现代社会互联网以及信息化技术的不断应用普及，事业单位人事档案管理必须紧跟时代发展的步伐，积极融合大数据、信息技术，充分加强事业单位人事档案信息化管理建设，有效提升信息数据的采集能力，积极落实高效的信息整理和分析工作，保障人事档案信息的安全存储以及合理应用，为事业单位在进行重大管理决策方面提供科学精准的有效信息，充分发挥事业单位人事档案管理工作的有效性。
一、事业单位人事档案管理信息化概述
随着互联网、信息技术的快速发展应用，事业单位人事档案管理也迎来了全新的发展挑战与机遇，应用信息化技术有助于更加科学规范的开展事业单位人事档案管理工作，信息化技术的充分普及应用充分促进人事档案管理工作效率的全面改善和提升。基于大数据、互联网技术的应用普及，事业单位在开展人事档案管理工作过程中，可以更加快速高效的收集整理人事档案资料信息，并且计算机技术可以快速实现对于信息的检索与查询，相比于传统的人工档案管理模式，有效提升了信息查询检索的效率，为工作人员减轻了大量的工作负担，有助于提升事业单位人事档案信息保管的精准度与可靠性，提升事业单位人事档案管理工作的综合效率。积极推动事业单位人事档案管理的信息化建设和发展，能够充分展示出事业单位自身发展运营的实际状况。能够充分展示出事业单位人员流动的情况，经营发展的规模变化，自身潜在资本的发展变化情况等等，事业单位获取这些精准信息之后有助于促进其做好进一步的人事管理战略发展规划，积极促进人事培训以及人才选拔晋升与绩效管理考评等各项工作有序开展，充分促进事业单位提前做好内部人力资源的管理储备，加强事业单位自身人力资源管理工作的有效性。
事业单位人事档案管理工作是根据国家相关法律规范积极履行其自身的社会服务管理职责，有着非常重要的社会价值。从某种角度来看对于整合社会人力资源也有非常重要的积极作用。基于国家战略发展的宏观角度而言，人才发展战略的全面落实有助于促进一个国家的快速稳定发展，而事业单位人事档案管理工作本质上就是积极整合社会人力资源的重要过程，有助于各个单位能够更加快速高效地推进自身的人力资源管理，加强人力资源整合的有效性提升，有助于促进单位事业的发展进步，因此，必须高度重视事业单位人事档案管理信息化建设与发展，充分提升其管理效率，发挥其积极作用和价值。
二、事业单位人事档案管理存在的问题
1.缺乏创新的人事档案管理理念和思维
当下我国事业单位人事档案管理工作组织开展过程中，其依然沿用传统的管理理念和模式，没有及时进行创新优化，没有及时利用当前非常先进的信息化思想以及大数据理念等，同时不够重视现代信息化、互联网技术发展的优势，在档案管理工作中没有充分利用其重大优势，对于人事档案管理流程和环节缺乏优化与创新，使得事业单位人事档案管理工作整体流程标准比较僵化，不利于其向动态数据化方向转变。传统模式下的事业单位人事档案管理非常老旧滞后，不能够满足大数据时代发展的基本要求，因此当前我国事业单位人事档案管理工作普遍存在管理技术传统、低效，服务质量整体水平较差的现实问题，这些都严重阻碍了事业单位人事档案管理的进一步完善和创新发展。
2.存在人档分离现象
目前，有的事业单位在进行人事档案管理时，依然通过纸质档案资料进行收集归档，这样传统化的纸质档案很难高效完成信息的及时更新，并且收集整理归档整个过程非常复杂，管理效率非常低下，还会造成人档分离情况的发生，使得事业单位在进行人事档案管理过程中很难高效完成信息资料的更新，不利于提升改善人事档案管理的工作效率。
3.档案管理配套设施不完善
事业单位人事档案管理工作组织实施过程中没有建设完善健全的配套设施，基础设施的不完善使得档案信息无法实现及时有效的更新，同时在信息交流互通时也容易存在障碍导致传递效率不高，这些也使其难以充分保障档案资料的充分完整与安全。而且，缺乏足够完备的档案管理配套基础设施，使得事业单位人事档案资料管理面临着非常大的潜在安全风险，很多不法分子会通过档案管理系统中的漏洞和薄弱环节进行一些非法操作，如通过植入木马等病毒侵扰，造成数据发生泄漏等不安全问题，难以有效保障事业单位人事档案资料管理的安全性与保密性。
4.档案管理人员素质有待提升
事业单位人事档案管理工作也需要专门的工作人员具体操作实施，然而当下很多事业单位在人事档案管理方面配置的工作人员综合能力和素养水平并不高，很多员工受到传统档案管理理念的限制和影响，缺乏对于新事物的接受能力，对于现代化的信息技术与大数据技术认知不足，而且并未真正参与过具体的专业技术实操的训练和学习，使得事业单位人事档案管理信息化建设发展进程难以有效推进，工作实施过程中容易发生失误和疏漏，不能有效保障事业单位在进行重大决策时需要精准可靠的数据信息依据的实际需求。人事档案管理工作表面上看起来非常容易，然而实际操作过程中其实是需要具备非常强的专业理论方法来实现档案管理的科学规范性的，专业方法和技巧有助于促进档案管理模式的有效完善与完整。然而这个行业的工作环境、待遇整体水平并不高，因此大部分专业出身的人员主观上并不倾向于选择事业单位人事档案管理工作，也因此事业单位为了充分满足该岗位的人员需求，会选择通过内部派遣调用的方式配置一些经验相对丰富的老职工负责这项工作，或者有的事业单位通过招聘一些具备类似从业经历的人员负责该工作，这样组建起来的档案管理队伍缺乏足够的专业性，因此也在很大程度上严重阻碍了人事档案信息化建设发展的重要进程。
5.各地的事业单位人事档案管理存在一定差距
我国由于各个地区以及城市存在显著的地域性差异，因此事业单位人事档案管理工作的开展落实也存在着相当显著的差异性特点，有时候还会发生人事档案意外丢失的情况。地域之间进行人事档案管理的系统平台并未实现有效的互通共享，也使得档案在进行传递交流的时候容易造成损坏和丢失。人工手动录入整理人事档案信息的传统模式也在很大程度上阻碍了事业单位人事档案管理信息化发展的有序推进。
6.人事档案利用率低
目前我国在人事档案的具体使用方面比较被动，人事档案资料由于其具备极强的保密性，大部分事业单位都忽视了对于人事档案资源的合理开发与应用，档案通常只是保管于特定的单位和机构，一般在真正需要的时候人们才会进行相关信息的查阅检索，而长时间的积累使得档案信息越来越多，逐渐失去其原本的应用价值，传统储存档案资料的方式，使得档案管理的综合效率非常低下，也导致事业单位人事档案管理信息化建设发展的整体效率比较低。
三、事业单位人事档案管理信息化的实现路径
1.加强事业单位人事档案信息化管理意识
有效保障事业单位人事档案信息化建设发展的目标实现，事业单位的领导必须高度重视人事档案的信息化发展与建设，积极加强多方面的资源支持力度与投入力度，充分完善事业单位的综合管理机制，落实人事档案管理工作的科学发展规划。第一，要不断强化人事档案日常化的规范管理。事业单位应当安排专门的工作人员负责人事档案的日常管理工作，发挥个人自身的潜在能力，积极创新，充分保障事业单位人事档案日益朝向信息化管理方式发展转变。第二，事业单位要高度重视对于专业人事档案管理人才的引进和培育。领导层必须重视加强人事档案管理工作者的日常专业能力培训学习以及考评管理，积极培育人事档案管理人员主动革新档案管理的思想和理念，通过运用科学高效的人事档案管理手段和方式，积极促进管理人员不断提升岗位专业技能与理论基础，提升其职业道德素养，加强事业单位人事档案管理的有效性提升。事业单位人事档案管理信息化建设与发展进程的有效推进离不开领导层对该项工作的充分关注，必须高度重视具体工作人员的专业度提升和培养，以充分保障日常工作的顺利有序推进。加强业务能力提升培训，不断提升人事档案管理工作者的专业技能和职业素养，积极落实工作考核管理制度，促进其不断优化个人工作的方法和技能，促进内部人员良性竞争，不断提升个人工作的责任心和自觉性，主动学习掌握先进的计算机应用技术，有效发挥个人的能力优势，促进事业单位人事档案管理工作不断朝着信息化的发展方向有序推进，提升事业单位整体的信息化管理认知和意识。
2.完善人事档案管理信息化基础设施配置
事业单位人事档案管理工作效率的有效提升离不开现代信息化的基础配套设施，想要充分促进档案管理的创新、优化与完善，积极打造全新模式的人事档案管理规范，不断丰富人事档案馆的内部资源，必须积极完善健全其信息化基础配套设施，加强事业单位在人事档案管理方面的电子化发展，促进软硬件基础配套设施的及时配备和完善，不断加强其档案管理的基础信息化建设，有序构建事业单位人事档案信息化的网络管理平台，不断提升其管理工作的现代化可操作性，完善其系統建设与发展，积极落实事业单位人事档案信息的高效录入，电子化数据信息处理方式有助于改善因为传统人工录入整理方式的效率问题，节省大量的人力、时间成本，保障档案信息存档的时效性，为使用者更加便捷地查询检索信息，保障档案信息存储方式的科学化与规范化，电子化档案管理的平台系统和传统纸质档案管理的方式有效融合，为事业单位人事档案管理加上了双保险，保障档案信息管理的安全性和可靠性，有效提升人事档案管理工作的有效性。
3.搭建事业单位人事档案管理系统
为了充分促进事业单位高效落实人事档案管理的信息化发展与建设，事业单位内部必须积极打造专门的人事档案管理系统，充分利用大数据技术手段的优势，对于非常重要的档案资料应当利用先进的电子扫描技术以及计算机技术等，加强有关人事档案资料信息的及时更新完善，充分落实档案动态化信息管理举措。事业单位人事档案管理系统平台的建设和完善，能够充分保障对于人事档案的日常使用管理，如档案借阅及时有效的记录，快速进行人事档案信息的查询和检索，充分加强事业单位人事档案管理的智能化应用，提升其自动化管理效率，有效增强事业单位人事档案管理的效率和效果。
4.提升信息化档案管理系统水平
事业单位人事档案管理要实现高效有序的信息化管理目标，必须要落实有效完善的信息化管理的平台系统。通过科学有效地加强事业单位信息化管理系统的建设与完善，有效提升人事档案管理工作者高效收集、整理、查询、检索档案资料信息的效率，保障高效有序的信息整合效率。人事档案信息化管理平台搭建完成之后，人事档案管理部门必须要积极学习规范化操作技术和方法，快速实现对于电子化、信息化系统的熟练应用，最大化的实现工作模式的变革与创新，有效改善人事档案管理人员工作的有效性，提升工作质量，保障最大化的工作成效。充分提升人事档案信息化管理系统的利用能力，针对纸质档案资料信息，必须及时转变为电子信息录入系统进行有效存储。信息化管理系统能够充分实现对于人事档案信息的录入整理、保管、查阅检索等基本功能，大数据全面普及应用的当下，必须积极提升信息化数据信息系统利用的效率，及时录入更新档案资料，提升信息管理利用的综合效率。针对人事档案信息中有关个人隐私的资料信息，必须落实权限加密的设置措施，充分保证不伤害他人的合法权益，提升人事档案信息使用的科学性和安全性。
5.加强人事档案信息管理的安全性
事业单位人事档案管理的信息化建设与发展目标的实现，必须重视其信息管理的安全性，要制订落实科学合理的管理制度，做好基本的安全管理标准和规范，结合我国有关法律法规，努力完善其信息安全保障机制。档案信息的查阅管理必须遵循制度管理规范，做好数据信息存储备份管理，完善档案数据信息的恢复系统，有效提升事业单位人事档案信息安全存储和使用。对于事业单位人事档案管理工作者必须积极落实有效的信息安全培训学习，提升管理人员的保密意识，充分重视对于档案信息的安全管理和应用。
6.提升事业单位人事档案管理人员素质
事业单位人事档案管理的信息化发展建设离不开专业的管理人员，因此必须高度重视对于专业人才素养的培育和提升，人事档案管理人员除了要具备档案管理方面的专业基础能力，还要积极学习提升自身对于信息化技术的应用实践能力，同时根据档案管理信息化发展建设的实际需要，重视专业数据管理人才的引进和聘用，加强对于大数据信息的应用和分析，不断提升事业单位人事档案管理信息化发展建设的速度和效率。
四、结束语
总而言之，事业单位人事档案管理必须适应当下社会经济发展进步的趋势，与时俱进，通过利用大数据技术的优势，借助互联网信息技术手段，促进其信息化管理系统和平台的有序搭建，充分提升事业单位人事档案信息化管理的效率，促进我国事业单位人事档案的管理更加科学高效。
参考文献：
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[2]刘倞源，姚育章，刘礼勇.事业单位人事档案管理信息化对策研究[J].数字技术与应用，2013
[3]褚丽娜.现代人事档案管理信息化建设探索与实践[J].兰台世界，2019
（作者单位：青州市社会保险事业中心）
作者简介：钟卫国（1972—），男，汉族，山东青州人，本科，副研究员，研究方向：档案管理
