医院编外人员人事档案管理思考
摘 要：随着我国公立医院规模不断扩大发展，对人员的需求量也越来越大，医院为了对人员进行更好管理，便采取合同形式大量招聘编外技术人员来解决当前医务人员数量紧缺现象。编外人员在医院内部主要承担的是临床一线工作，是现代医院发展过程中的关键组成部分。医院受环境条件、人员流动性大等限制，只建立了编外人员在医院工作期间形成的部分档案，有限管理着他们的职称、学历、工资、奖惩、考核等材料，但又因档案的不完整，出现了诸多问题。本文将主要对医院编外人员人事档案管理过程中存在的问题进行探究，然后从问题出发，提出相应的改善策略来提升医院编外人员人事档案管理工作的有效性。
关键词：医院;编外人员;人事档案管理
国家推动新医改政策，增加了医院的就诊人数，就医需求大，导致医院整体医护人员的数量严重不足，而国家管控编制造成医务人员编制受限，为了满足患者就医需求，提升医院经营管理和医疗质量，医院需要招聘编外人员，其工作职责与编内人员基本相同。但又因编外人员入编困难，工作不稳定，导致编外人员的流动性较大，增加了人事档案管理的困难性，本文将针对这一问题进行探究。
一、人事档案管理工作的重要性
1.为医院内部人才选拔和任用提供依据
医院人事档案管理工作的主要内容是对内部工作人员相关信息进行收集、整理、保存、管理等工作，在人事部门为医院选拔人才时能够及时调取相关人员的人事档案，对该人员的工作和个人信息进行全面了解，确保人才选拔的准确性。医院内部选拔人才与普通单位不同，不能仅仅通过交流、简历的方式进行人才选拔，因为若是对人才信息不进行全面了解，对医院整体工作队伍的水平也会产生影响，导致医院在经营中缺乏人才竞争力。人事档案对工作人员求学、工作等经历进行了详细记录，信息完整度较高，能够为人才选拔提供依据，从而实现医院整体工作队伍素质的提升。
2.为新工作制度实施提供保障
现阶段处于医疗改革的深化阶段，医院内部工作制度也在随着医疗改革的发展而产生变化。比如，对医院在职员工的工作进行了套改。为了能够更好适应新工作制度，需要结合人事档案中有关员工的工龄、职称、学历等信息来顺利完成工资的套改工作。同时，结合人事档案对现有人才结构、人才流动情况进行分析，预估医院发展所需人才数量，制定有效的人才战略，在人才选拔过程中更具参考性，能够完全根据医院人才需求进行人才选拔，提升人事工作效率。
3.为员工评定职称提供参考
人事档案对员工的工作、个人信息能够进行最为全面的展现，医院工作人员进行职称评聘过程中便可以以人事档案为主要参考依据。医院主要通过笔试、面试、实践操作、综合评分等方式来进行职称评聘工作，员工取得卫生资格的同时，还需要满足岗位聘任条件才能进行职称聘任，从而调整工资，且聘任后也会对员工后续的医务工作产生较大影响。因此，充分利用员工的人事档案，整理出相关资料作为参考依据，如年度考核、奖惩情况、学历、工龄等，让职称评聘更加公平、公正、合理。
二、医院编外人员人事档案管理存在的问题
1.管理缺乏规范性
医院在管理员工过程中，直接将医院员工分为编内人员和编外人员两种。编内人员早期主要通过医学院校直接进入医院。近年来，通过政府管控进行审批、录用程序进行招录进院，或者从其他医院进行工作调动，编内人员的档案存放在医院的人事管理档案室，有正规的档案接管流程，由专业人员对编内人员的档案进行统一管理。
编外人员指的是单位根据用人需求进行自主招聘，签订劳动合同进入医院的人员，医院受环境条件、人员流动性大的限制，在编外人员进入医院工作时，并未接收编外人员的档案，医院只管理了编外人员在院工作期间产生的档案，有限管理着他们的职称、学历、工资、奖惩、考核等材料，这些档案对他们在院工作期间的职称晋升、调资、提升学历等方面起到了重要作用，但又因缺少以前的学籍档案或原工作档案，导致档案存在不完整现象，无法对编外人员档案进行规范化管理，在一定程度上增加了档案管理的困难性。
2.档案更新不及时
编外人员进院工作时需要对档案进行基本审核，由于医院档案管理机制的不健全，所以并未制定规范的编外人员档案管理办法，加之医院人事管理工作复杂，工作内容繁多，医院不能及时对编外人员档案进行更新，致使优秀的编外人员工作未得到及时评核，未能夠及时补充和完善编外人员档案工作，从而导致编外人员档案与实际存在滞后，医院无法准确获得编外人员实际信息，对编外人员的岗位晋升存在不良影响，造成编外人员离职率较高现象。
3.移交缺乏及时性
员工都有离职选择其他就业机会的权利，该权利导致医院编外人员的流动性相对较大。编外人员离职或被辞退后，医院应该及时将该员工的档案移交给其户口所在地的人才交流中心或新单位进行管理，但由于医院内部档案管理缺乏规范性，会存在医院档案管理部门未及时将其档案移交给相关部门的现象，甚至编外人员档案出现丢失、资料不全等现象，对其后续工作的进行存在一定的不良影响。
4.专业管理人员匮乏
医院的主体是医务人员，治病救人是医院的重中之重。非档案专业人员认为档案整理工作过于简单，甚至认为不需要有专业人员对其进行专职管理，因此档案管理人员多为临床医务人员转岗或非本专业人员担任，加之编外人员管理制度的不健全，导致医院编外人员档案管理并未能完整记录员工的工作情况、个人能力、思想态度等相关评价，医院无法对编外人员进行奖励与提拔，同时编外人员认为没有升职成长空间而选择离职，增加人员流失。
5.缺乏信息化档案管理体系和资源支持
现在我们正处于大数据发展时期，医院人员人事档案的信息化管理是医院发展过程中的必然趋势，但是医院对编外人员人事档案进行管理过程中，却依然存在信息化管理不足的问题，主要是由于缺乏统一标准，导致编外人员人事档案信息采集较为混乱。医院不重视编外人员人事档案信息化管理，导致医院内部人员分工、协调方面都存在混乱现象，工作效率较低，且医院内部的编外人员人事档案电子信息数据并未合理利用，由于缺乏信息整理导致其成为信息孤岛，无法发挥医院人事档案信息的统筹性功能，增加了编外人员人事档案信息的不完整现象。
出现该种现象的主要原因是由于医院人事档案管理的信息技术、电子设备、系统软件等相关物质基础较为匮乏，且缺乏专业的管理方式，导致医院进行编外人员人事档案信息化管理没有物质基础支持，缺乏可行性。医院为了扩大内部发展，将大部分的资金进行新型医疗设备的购入之中，但并未考虑医院内部信息化管理，导致医院人事档案管理处于落后状态。这便需要医院加大在内部人事档案管理工作中的资金投入，改变管理层对于编外人员和信息化人事档案管理存在的认知误区。
三、改善医院编外人员人事档案管理工作策略
1.做好编外人员的档案管理工作
对编外人员档案进行有效管理的前提是提升医院对档案管理的重视程度，院领导可以将人员档案管理工作纳入到自身日常监管之中，对档案管理进行定期审核检查，及时发现档案管理中存在的不足，并针对该现象制订合理的改善措施，让编外人员的档案管理更有条理化。对于编外人员在医院内产生的档案信息，在员工离职后，需要及时与员工新单位进行沟通，将员工在该院产生的档案封贴转移到员工新单位。若是员工并未进入新单位，可以与员工之前在人才交流中心存储的档案进行合并，完善编外人员档案。
2.选择专业的档案管理人员
档案管理工作与其他工作不同，档案管理工作是一项具有长期性且烦琐、枯燥的工作，但对医院而言是极为重要的。为了确保档案管理工作移交、更新的及时性，医院需要针对档案管理人员进行科学合理的培养，让档案管理人员能够根据编外人员在岗状态及时进行查漏补缺。
为了提升档案管理的专业性、规范性，医院需要招收专业档案管理人员，并对其专业能力进行考察和评价，或者通过对现有人员的专业培训，让档案管理人员能够对自身的工作更加熟练掌握;通过建设专业的档案管理信息系统，利用数字化形式来建立电子编外人员档案，并根据编外人员的工作岗位变动情况进行及时更新，从而提升编外人员档案管理的有效性。
笔者认为，医院可以通过在学校内部选择人力资源专业或档案管理专业的应届毕业生，让更多新鲜血液加入到医院的人力资源管理中来，改善医院内部较为落后的人力资源管理，从而减少编外人员档案更新不及时、移交不及时现象，提升编外人员档案的规范性。
3.定期更新档案
编外人员的工作情况并非是每天都在变化的，是需要根据编外人员工作的实际情况或编外人员档案不完善的部分，对其进行合理的修改、更新。比如，员工A档案在2018年1月至2018年9月存在空档现象，档案管理人员便需要根据其这一阶段的工作情况进行填补，并通过与公安联网确认员工A在该阶段并未存在不良记录，或者向其询问该阶段的情况进行填补完善;对于记录的错误需要及时进行修改，避免因错误记录对员工的工作造成不良影响，减少因档案管理问题引发的编外人员流失现象。
4.建立档案管理奖惩制度
建立档案管理奖惩制度主要是以档案管理人员为主，但也需要对编外人员的奖惩情况进行明确记录，即编外人员在每家医院的工作表现情况都应该被及时记录到档案之中，便于后续编外人员更换单位时，下一家医院人事管理部门对其档案信息进行相应的验证工作。对档案管理人员的奖惩是为了确保其能够对档案进行有效管理，所谓无规矩不成方圆，必须要建立相应的管理制度让档案管理人员能够加深自身对档案管理的重视度，确保编外人员的升职加薪不会受到档案管理的影响。建立档案管理奖惩制度能够让档案管理人员更加认真地对待自身工作，从而让编外人员的档案信息更加准确、全面，让医院能够通过对档案进行查询来选拔优秀的档案管理人员与编外工作人员。
5.加大对人事档案信息化管理工作投入力度
完善医院编外人员的人事档案管理工作，信息化的加入是必不可少的，医院应当从资金和人员两个方面加大投入。首先，是人才建设资金;其次，是人事档案管理资金。同时，还需要医院领导层对编外人员、人事档案信息化管理等方面的认知观念加以更新，让医院领导层能够对医院人事档案信息化管理的重要性进行正确认知，加大对信息化管理方面的硬件和软件资金支持，并在运行过程中对其进行认真维护和管理，构建医院人事档案管理的信息化体系，从而有效改善编外人员人事档案管理工作，确保医院内部整体人事档案管理工作高效运行。最后，为了能够促进医院人事档案管理的现代化发展，不仅需要培养专业的档案管理人员，还需要基于信息化人事档案管理发展的基础上，加强对专业档案管理人员的信息化知识培养力度，让专业的档案管理人员能够利用数据分析提升医院人事档案管理的有效性。
6.运用计算机技术建立档案分类机制
在图书管理中，图书馆为了便于我们能够快速寻找到同类书籍，会选择将同类书籍摆放在一起，该种分类方式可以帮助我们快速寻找某类图书。档案管理也是如此，在对医院编外人员档案进行管理过程中也可以采取分类管理方式。
一是根据编内编外人员进行档案管理的分类处理，编外人员基本占医院员工总数的一半，可以利用计算机技术为编内编外人员建立A、B两个档案管理区域，通过使用表格形式对员工基本信息进行全面录入，通过输入关键字便可找到医院内部员工的档案资料，该种管理方式能够让档案管理更加规范，更快速地寻找编外人员的基本信息。
二是选择根据工作时间进行合理划分，该种分类方式比较适合规模较大、编内编外人员较多的医院。因人员较多，查询员工信息也会浪费较长时间，所以可以通过根据员工入职年份进行划分。比如，2000年成立的医院，以5年为一个时间节点，根据员工入职年份，在计算机上寻找员工档案会更加方便，或者是根据年份和性别进行划分，如通过输入“10月份、男性”来快速寻找该男性员工，降低档案核对和寻找时间。
现代档案管理工作进行过程中需要重视计算机技术的应用，需要合理运用计算机对员工档案进行整理分类，让编外人员能够及时查找、更新相关的档案信息，减少编外人员档案不规范、查询困难等现象，从而降低因档案管理而导致的员工流动现象，增加档案管理对医院人力资源管理的有效性，促进医院人力资源管理质量的有效提升。
四、结语
现如今我国正处于新医改深入改革发展阶段，也是医院对人才需求量最大阶段，编外人员流失率较大、升职转院现象增加，给编外人员的人事档案管理带来了一定困难，对医院的管理也造成了一定影响。在该种情况下，医院必须要重视编外人员的档案管理工作，从根本上提升医院对人事档案管理工作的重视度，让每个员工都能够有档案管理的基本意识，从而为档案管理工作打下良好基础;需要引进或以内部选拔培训方式选择专业的档案管理人员，提升档案管理的专业性;计算机技术在现代医院档案管理过程中更是不可或缺，医院档案管理过程中必须要重视计算机技术的应用，提升编外人员档案更新及时性，确保档案的准确性，减少编外人员人事档案管理中存在的各种问题。
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（作者单位：汉中市中心医院）
作者简介：王昕（1983-），女，汉族，陕西汉中人，馆员，本科学历学士学位，从事档案管理和文书管理方面的工作。
