新时期地质资料建设刍议
摘 要：地质资料作为油田科研生产重要的信息保障，长期以来，一直发挥着重要作用。随着时代发展，科技进步，地质资料的数量每日剧增，我们要用新的思维模式去解决新时期地质资料建设上面临的诸多问题。在服务模式上，从原有的被动服务变为主动提供服务;在管理理念上，由硬性管理变为软硬管理相结合;在提供利用上，由以纸质文件为主变为以电子文件为主。21世纪是信息化时代，我们面对新时期新挑战，既要轉变传统意识，又要与时俱进，大力开展信息化建设，构建一个以信息技术为主导，信息资源为核心，信息网络为基础，信息产业为支撑，信息人才为依托，法规、政策、标准为保障的综合体系。
关键词：地质资料;电子文件;体系建设;信息化建设
当今中国正在经历社会变革，面对这场大变革，只有自我反省，顺应趋势，才能抓住发展机遇。地质资料管理应该顺应社会主义大发展、大繁荣的趋势，拓宽发展思路，提供良好服务，树立品牌意识，着力开展信息化建设。
油田勘探开发设计属知识密集型行业，其生产经营活动需要海量信息与智力资源作为支撑，其产品亦为知识和技术。在以知识密集型产业为主导的今天，地质资料管理也要顺应形势，在服务与信息化建设上投入更多人力、物力。
一、地质资料传统工作建设
1.在地质资料服务上，由被动服务向主动服务转变
地质资料是油田科技档案的重要组成部分，长期以来地质资料服务主要是一种单向性被动服务，单纯依据用户的直接信息需求被动做出服务反映，这种单一的服务形式严重制约了地质资料本身价值的实现。提供优质高效的地质资料服务是油田档案建设的重心，这就要求档案馆（室）在服务理念上，树立以用户为中心，做到眼里有用户，心中有用户，全心全意为用户服务理念;针对油田科研这一特殊利用群体，可以采取对不同单位甚至不同研究方向的科研资料分开管理方式，做到即时、准确、高效。这种分层次性、差异性的管理模式更便于地质资料提供利用。
在服务方式上应由用户主动查询信息资源变为档案部门主动提供信息资源服务，提高服务的便捷度、准确度、灵活度。信息数据中心建设应以利用服务为方向，以提升服务、深入利用为中心，以信息共享、业务协作、资源整合为主导，以建立统一、智能、高效的信息服务平台和档案管理平台为重点，在不断建设和发展数字档案馆基础上，全方位提高档案信息化应用水平和服务能力。
主动服务应把根本出发点立足于用户需求，依托反馈机制，通过科学有效的方式，统计相关数据，发掘有效信息，从而为用户提供更为方便快捷的服务渠道和个性化服务。主动服务的方式包括：信息公布、资源信息推送、专题信息开发、资源建设工作推广和指导等。同时，继续做好地质资料传统借阅和网络在线服务。加强地质资料门户网站建设与维护工作，丰富网络服务资源，改造电子阅览室，提升地质资料服务能力和水平。
加强地质资料二次开发，做好地质资料公共服务产品开发，引导产业化发展。根据不同用户需求，开发地质资料公共服务和专题服务产品，构建多形式、多层次的地质资料服务产品体系。
2.在地质资料管理上，由硬管理向软硬管理相结合转变
地质资料管理是油田单位档案管理工作的重要组成部分。在具体执行上更加侧重对档案事业行政操作性层面的研究，用科学管理的思想去影响档案部门领导者和工作人员，提升其政治、业务素质和职业道德水平。组织管理和员工管理是其中两个方面，组织管理是一种硬管理，而员工管理是一种软管理。其中，硬管理是通过管理规定、条例来进行管理，侧重的是档案馆（室）中的组织因素，强调正式组织的作用，明确分工、职责、纪律、服从等方面内容，而员工管理作为一种软管理方式，则更加侧重于档案馆管理过程中人的因素，更加注重以人为本，从激励机制、奖罚机制入手，调动员工的积极性、创造性。
因此，在地质资料管理上，应该注重软管理与硬管理相互结合，通过软管理促进硬管理的有效实现。例如，档案馆（室）要想留住人才，可以通过建立科学完善的激励政策，物质激励为辅、精神激励为主，本着“以人为本”理念，注重培养员工的事业心，提高档案人员的工作热情，使档案人员认识到即使在平凡岗位也能实现自身价值和社会价值。在岗位设置上可以将转岗、轮岗等流动形式作为制度实行，同时采取奖惩激励、目标激励、晋升激励等方式对档案人员进行人文关怀。营造相互尊重、相互勉励、相互关心的宽松人文环境，提升档案工作者的职业归属感，共同塑造档案馆（室）在油田勘探开发领域不可或缺的事业机构形象。
3.在地质资料提供利用上，由纸质文件向电子文件为主过渡
电子文件的出现，对传统纸质文件产生了一定影响。由于二者在自身性质、保管方式、利用方式上都存在着巨大差异，如何更好地协调纸质文件和电子文件之间的关系，使二者能够最大限度地发挥自身价值，是各档案馆（室）始终需要思考和解决的问题。
以我单位为例，大庆油田公司勘探开发研究院科技资料室建室初期定位于管理整个大庆油田的勘探开发类档案，2010年后只负责我院部分。我院地质资料管理方面现状是把地质资料的纸质部分和电子信息分开管理，各隶属于不同科室，其中纸质部分仍由科技资料室负责日常的管理及维护，电子信息部分则由信息室负责。值得一提的是资料室只负责本院的地质资料纸质部分，而信息室则负责全大庆油田的电子信息部分。这种管理方式在全油田尚属首例，优点和不足都非常明显。有利方面在于各科室职责清晰、分工明确，更有助于管理自己的相关事务;不利方面在于分开管理导致提供利用变得不清晰，既可以去资料室查阅纸质文件，也可以去信息室查阅电子文件。为了杜绝这一现象发生，近年公司提出纸质档案“零借阅”，这样使这一问题得到了有效的解决，但也不可避免地使资料室的功能变得单一，资料室从原来的保管和提供利用变成了单纯的保管单位。
如果这种模式普遍开展起来，那么如何协调好两个部门之间关系，使他们各尽其责，更好地服务于生产，是现如今亟待解决的重要问题。有些观点认为电子文件的出现完全替代了原始的纸质文件，纸质文件变得可有可无，失去了自身价值。笔者对此种观点表示不赞同。电子文件作为信息时代的产物有它出现的历史必然性，它以其保管的便利性、查找的快捷性迅速地被人们所接受，并在如今的科研生产中发挥着重要作用。但要说电子文件可以完全取代纸质文件，并认为纸质文件可以就此退出历史舞台的观点，还是值得商榷的。比起电子文件，纸质文件在以下几个方面依然有其优势。
（1）纸质文件的凭证性更强
纸质文件的利用具有相对稳定性，纸质文件的文字有个人字迹特征、有书写墨迹的新旧之别，不易更改和伪造。电子文件最大的特点是便于利用，但存在很大被修改的可能，凭证性无法保证。
（2）纸质文件的保密性和安全性更强
从信息安全角度讲，电子文件在利用上的保密程度，比纸质文件更加难以控制，往往要采用很多技术措施来控制，如加密技术、签名技术、消息认证、身份认证等，从纸质文件的利用过程来看更利于保密。
现如今，随着互联网在我们生产生活中发挥着越来越重要的作用，网络安全依然是各行各业面临的重要问题。病毒和木马始终存在，虽然我们也陆续推出了防火墙、杀毒软件等应对措施，但还不足以把他们彻底消除，且病毒和木马的更新速度要远远领先于杀毒软件和防火墙，所以依托电子计算机存在，依靠网络进行共享和使用的电子文件始终存在安全隐患，某种病毒的入侵足可以使整个系统瘫痪。纸质文件正好在这一层面对电子文件起到了互补作用，作为原始材料的纸质文件具有原始记录性，可以在电子文件系统无法正常运转的情况下依然提供有效查阅，保证科研生产的有序进行。
总的来说，电子文件与纸质文件一并归档是最佳方式，以纸质文件为原始材料，同时以电子文件为主要利用方式，充分发挥各自优势。电子文件与纸质文件的集中管理，形成单位可以进行系统归档，便于查找与统计。在地质资料提供服务过程中，可以确立以电子文件为主，纸质文件为辅的方式，只有确立电子文件在地质资料管理与服务的主导地位，才能把地质资料管理和服务的工作重心转到电子文件管理上来。只有采用现代信息技术，才有可能对海量的地质资料信息进行传输、保管、处理和利用，让海量信息数据“活”起来，才有可能开展全方位的管理与服务工作，让地质资料更好地服务社会大众。
二、地质资料信息化建设
传统地质资料管理与服务的工作方式已经不适应当今社会信息技术的发展。如今，企业、社会大众对地质资料有着非常迫切的利用需求，但目前地质资料在管理与服务方面的方式还略显简单，特别是针对信息化的服务模式、办法尤其匮乏，这就需要我们不断加速信息化建设，进而提升地质资料管理与服务水平。
信息化是以现代通信、网络、数据库技术为基础，对所研究对象各要素汇总至数据库，供特定人群生活、工作、学习、辅助决策等和人类息息相关的各种行为相结合的一种技术，它是一个以信息技术广泛应用为主导，信息资源为核心，信息网络为基础，信息产业为支撑，信息人才为依托，法规、政策、标准为保障的综合体系。
早在2000年12月19日，国家档案局和中央档案馆联合印发的《全国档案事业发展“十五”计划》，其中明确提出“加快档案信息化建设”，今后一段时间内中国档案事业发展将以档案信息化建设为核心展开。档案信息化建设是档案事业应对信息社会快速发展的必然选择。
1.加速“五大平台、一个支撑”的信息化體系建设
如今，已经基本形成了地质资料信息服务“五大平台、一个支撑”格局，实现了地质资料的信息化和一体化管理的初级阶段。
“五大平台”包括全国地质资料汇交监管平台、共享服务平台、电子阅览室、油气委托保管信息系统和全国钻孔数据库，“一个支撑”是地质资料管理信息系统。
五大平台的建立，构成了地质资料信息服务的基本框架。既是深化“两化”工作的重要任务，也是地质资料信息服务的首要保证。我们应该不断改进、深化、提升这五大平台的作用，进而推进地质资料管理与服务建设。
基于档案信息化建设，打造新的地质资料服务平台，进而建设地质资料在线服务体系，是我们档案工作者新时期工作的重点。为此，作为新时期档案工作者，我们应该在以下几个方面有所提升。
2.统一思想，强化服务意识
地质资料信息共享与服务工作要以科学发展观为引领，以需求为导向，以提高科学管理水平和社会化服务能力为目标，构建广泛交流、服务社会、灵活多样的共享与服务新机制。通过地质资料的集群化发展，为我国经济社会发展提供一系列具有权威性和可持续性的地质信息服务产品。地质资料共享与服务应充分体现公共服务原则、全面覆盖原则、互联互通原则和共同参与原则。
3.完善地质资料数据管理政策与标准
制订地质资料信息汇交、共享交换、服务绩效考评等一系列政策与技术标准;研究制订数据加工、处理及分类分级服务的技术标准，建立地质资料信息更新与服务机制。研究修订《地质资料管理条例》，委托保管相关规章制度，进一步完善政策制度体系，提升技术示范能力。
4.加强从业人员理论学习，提升全员档案意识
随着信息技术的不断发展，向档案人员提出了新的思想要求和业务要求。只有合理配置和培养档案人才队伍，才能适应新形势下档案事业的发展要求，档案事业的持续发展才能有可靠的保证。
（1）要把综合素质较高的人才分配到档案工作重要岗位上。在今天的档案事业发展中，档案工作不仅需要有高度的政治意识、强烈的责任感、高尚的敬业精神，还要不断吸收专业的、懂技术的、有创新精神的新力量。
（2）要加强对档案工作者的持续教育。各单位要从内部开始，营造较好的学习环境，为档案工作者提供尽可能多的继续接受教育的机会，通过学习和培训，全方面提高其工作水平和综合素质。
（3）要提升档案工作者的待遇和地位，用奖励机制吸引人才，进而留住人才。提高档案工作者的地位，在档案工作需要的方面给予适当投资，改善档案工作者的办公条件和工作环境，对档案工作和档案工作者一视同仁，调动其工作积极性，自愿参与档案建设。
三、结语
新时期地质资料建设既要继续扎实做好传统工作，又要深入开展信息化建设。既要认识到与先进国家的差距，又要结合自身情况，有针对性地开展工作。作为油田科研生产的辅助型机构，各档案馆（室）应做好自己分内工作，更好地为主体服务。同时，作为一名基层档案工作者，应该不断充实提高自身综合素质，与时俱进，做复合型人才。
参考文献：
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[2]梁建梅，陈少慧.教学档案的管理与信息化建设[M].中国书籍出版社.2012
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[4]岳尚华.地质资料工作六十年——栉风沐雨60年[J].地球，2015
[5]朱宏余.我国档案信息化建设的分析与对策[J].中国电子商务，2013
（作者单位：大庆油田有限责任公司
勘探开发研究院科技资料室）
作者简介：于浩（1987—），男，汉族，黑龙江大庆人，研究生，馆员，研究方向：档案信息化。
