办公自动化环境下医院档案管理探讨
刘志远
中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2020）08-020-02
摘 要 随着时代的发展和科学技术的进步，很多先进的、高效率的技术和设备被应用到生活中来，其中信息技术和计算机技术的发展使人们办公的条件和效率有了极大地提高。医院中的信息资料比较多，种类比较复杂，管理起来比较困难，因此使用自动化的办公技术能够取得良好的效果。但是在实际的使用过程中，医院的自动化办公还存在着一些问题，对办公的效率、能力和信息的安全性等都造成了不良的影响，本文将探讨研究办公自动化环境下医院档案管理中存在的问题，分析并提出解决问题的办法，希望能够提高医院自动化办公的能力和水平，保障医院信息的安全性和完整性，为研究学者提供参考和借鉴。
关键词 办公自动化 医院档案管理 存在问题 解决办法
医院的档案和信息管理是其重要的非工作组成部分之一，具有重要性和多元化等特点，对工作人员的综合素质和要求较高。在新时代的背景下，办公自动化技术的使用有效的降低了医院档案管理工作的难度，促进了医院档案管理工作质量的提高，但是要合理、有效地发挥办公自动化技术的效果，还需要我们对其进行有效的研究和分析，提高办公自动化分能力。
一、医院的档案管理实行办公自动化的重要作用
（一）能够有效的提高医院档案管理的工作效率
在医院的信息资料档案中，基本可以将其分为病例、科研、人事、财务等，这些档案的妥善储存、管理和应用是保证医院正常经营和发展进步的重要条件，在传统的档案管理中，各種资料记载所使用的载体不同，记载的内容也不同，这就使医院进行档案管理工作的人员需要花费的大量的时间进行分类、归档和管理，不论是管理、调阅还是储存都十分不方便，而进行办公自动化，可以快速、有效的对资料、信息和档案进行归类整理，提高了医院档案管理的效率和质量，降低了医院档案管理工作人员的工作难度和出现问题的风险[1]。
（二）节约了存储的空间，扩大了可存储内容的范围
在传统的医院档案管理中，以纸质的档案为主，还有部分图像、声音和图像的等，这些资料需要很大的空间进行存储，需要医院在建设时拿出部分空间专门进行存放信息资料档案，这种方式不仅占用的空间较大，而且医院中每年产生的各种资料和信息较多，如果不定时进行清理，那么存储空间很快就会被塞满，这就使很多重要的档案资料无处存放，查找起来也比较困难。医院的档案管理实现办公自动化，能够将信息资料的档案进行数据化，存储到硬盘中进行保存，在现代技术不断发展的背景下，存储设备的体积越来越小，存储容量越来越大，能够有效的节约医院档案资料存储的空间，能够实现多种资料信息和多方面信息的存储，为医院的建设发展和重要档案的保留提供保障[2]。
（三）促进信息共享，加强医院技术和信息的传递能力
由于地区经济发展水平的不均衡，使各个地区的医疗技术水平也存在着差距，这就阻碍了医疗技术的发展，对人们的生命健康安全造成不良影响，传统的医院档案管理是纸质的实体管理，这就增加了要进行资料调阅的研究和难度，不方便医疗技术、研究成果和资料记录等的传递和使用。医院档案管理实现办公自动化，能够使档案信息及时、有效地进行传递，提高了信息传递的能力和信息共享的水平，对医院的建设和发展，医疗技术的研究与进步具有良好的推动作用[3]。
二、医院档案管理办公自动化中存在的问题
（一）医院档案管理办公自动化系统安全性较差的问题
在医院的档案管理实行办公自动化的过程中，存在着信息安全性方面的问题。一方面医院的档案信息也有有着一定的秘密性，其中患者的个人信息，医院的人事、财务以及建设发展决定等方面的信息，一旦泄露就会对患者的安全和医院的发展造成极大的威胁，但是办公自动化环境下的医院档案管理需要应用到网络技术，受到网络病毒和木马攻击的风险性就较高，会出现信息安全问题；另一方面部分医院在进行办公自动化系统的建设时，对于系统的安全性不重视，使医院的办公自动化系统没有良好的防护手段，加大了医院信息资料被窃取的风险；同时医院的工作人员意识不强，对于应该进行保密存储的信息和资料随意存放，也是造成医院的方案管理办公自动化系统出现安全问题的重要原因。
（二）办公自动化环境下医院档案管理人员的综合素质和能力不足的问题
医院档案管理人员的综合素质和专业技能不足是造成医院应用办公自动化系统出现问题的重要原因之一。首先是部分医院的档案管理人员对新的技术和设备操作能力不足，不能有效地进行应用和管理，导致办公自动化环境下医院的档案管理能力和质量下降；其次是部分医院的档案管理工作人员综合素质不足，在面对医院档案管理办公自动化系统的问题时不能进行良好的解决，降低了医院档案管理工作的效率，使医院的正常经营、将患者疾病的及时治疗受到影响，甚至出现信息资料档案丢失的情况；另外是部分医院的档案管理工作人员的专业技能水平不足，使其不能有效的使用档案管理办公自动化系统，降低了医院进行档案管理的水平和效果。
（三）医院档案管理的办公自动化系统不完善的问题
在医院使用办公自动化系统进行档案管理的过程中，还存在着系统和技术不完善的问题。一方面我国医院档案管理的办公自动化系统和技术起步较晚，水平距离发达国家尚存在着一定的差距，这就导致办公自动化环境下的医院档案管理还存在一些不合理的地方，在使用和运行的过程中发生错误和故障的可能性较高；另一方面部分医院在进行的档案管理的办公自动化建设中，投入的资金较少，使医院档案管理的办公自动化系统软件和硬件设施较差，不能发挥良好的效果，影响医院档案管理的水平和质量。
（四）医院对办公自动化系统的重视性不足的问题
在医院的办公自动化环境中，人员对办公自动化的重视性不足比一个重要的问题。一方面部分医院的工作人员和管理者对办公自动化系统不了解，对其重要性不掌握，导致他们在办公自动化环境下进行医院的档案管理时，不能有效的使用办公自动化系统，不仅降低了工作的效率，而且还加大了在医院档案管理工作中出现问题的风险；另一方面部分医院的工作人员和管理者对办公自动化系统的重要性不了解，认为办公自动化系统可有可无，在进行医院的档案管理中不能良好的使用办公自动化系统，导致医院的档案管理出现差错，对医院的服务质量提升和患者的治疗、医院的发展都造成了阻碍，对医院的社会形象和经济效益等都造成了不良的影响。
（五）医院的档案管理及办公自动化制度方面不完善的问题
在办公自动化环境下的医院档案管理中，制度不完善使造成问题的重要原因之一。首先部分医院在进行档案管理的过程中，依旧使用传统的管理办法，没有完善的制度，使医院的档案管理和办公自动化环境、办公自动化系统不能良好的进行融合，降低了医院办公自动化系统的使用效果和医院进行档案管理的能力；其次是部分医院的运行方式较为传统，制度较为落后，使办公自动化系统不能合理、有效的运行，在使用的过程中发生问题，影响医院档案管理的效率和办公自动化系统的使用效果；另外医院的办公自动化制度落后还会使医院的管理能力下降，对医院的服务质量和医务人员的工作能力产生不良的影响，给患者的生命健康安全造成一定的威胁，给医院的形象造成损害，不利于医院的正常经营和发展进步。
三、解决办公自动化环境下医院档案管理问题的方法
（一）提高安全管理意识，加强信息安全管理的建设
要解决办公自动化环境下医院的档案管理问题，就必须加强信息安全方面的建设。首先我们要加强医院信息安全方面的宣传，通过张贴信息安全画报、发放宣传手册等方式，提高医院工作人员对办公自动化环境下医院档案管理重要性的认识，养成维护信息安全的意识；其次是要对医院的工作人员进行教育和培训，使他们掌握和了解医院需要保密的信息和资料，做好信息保密工作；另外要加强医院档案管理办公自动化系统的安全建设，为办公自动化系统建立合理、有效的安全防范机制，降低网络病毒入侵的风险，提高信息资料安全管理的能力。
（二）加强人员综合素质和专业技能的培训
人员的综合素质和专业技能水平是使医院档案管理的办公自动化系统发挥良好效果的基础，因此，我们要加强工作人员的综合素质和专业技能水平。首先可以通过定期开展教育、培训和考核的方式，促进医院档案管理工作人員提高综合素质和专业技能水平，加强对办公自动化系统的操作能力；其次可以通过参观见学、邀请专业的人员进行技能和经验传授的方式，提高医院档案管理人员处理办公自动化系统问题的能力，促进医院档案管理的办公自动化系统效果提高、质量提升，发挥良好的效果。
（三）完善办公自动化环境下医院档案管理的制度
完善医院的档案管理制度是提高医院办公自动化系统效果的重要途径之一。第一要建立现代化的档案管理制度，使办公室自动化系统真正融入到医院的档案管理之中，提高对先进技术的应用效率，促进技术水平和效果提升。第二要建立合理、有效的档案管理部门，实现对医院信息资料档案的专业化管理，提高档案管理的能力和效果。第三要建立办公自动化环境下的医院档案管理规则，使制度能够有效的落实和实行，提高医院办公自动化系统档案管理的实际效果和质量水平，为医院的建设和发展，人们的生命健康安全提供有力的保障。
（四）建设合理、有效的档案管理系统，提高档案管理系统的安全性
要解决医院档案管理办公自动化环境中的问题，提高医院的办公自动化档案管理效果，就必须要提高办公自动化系统的安全性。医院的办公自动化系统主要由三部分构成，第一是系统的硬件构成，第二是系统的软件平台，第三是系统的终端设备。要加强医院办公自动化系统的安全性，首先我们要加强对系统硬件的维护和管理，可通过聘请专业的、优秀的。经验丰富的人员对医院的档案管理办公自动化系统的硬件进行维护和管理，避免系统的硬件出现问题；其次是要建设合理、安全的软件系统平台，通过加强软件系统的安全性，促进医院的档案管理的办公自动化系统能够稳定的、安全的运行，提高医院档案信息及其管理的安全性，保障医院的信息安全；另外要加强对医院办公自动化系统的终端设备管理，避免终端设备的使用不当造成医院档案信息的泄露和丢失。
四、结语
综上所述，医院的档案管理实现办公自动化具有着十分重要的意义，能够取得良好的效果，但是在实际实施的过程中还存在着一些问题，这就需要我们针对问题进行合理、有效的分析，结合实际情况找到解决的办法，促进办公自动化环境下医院档案管理的效果和质量提升，提高医院档案管理的能力和水平。
参考文献：
[1]王莉莉.办公自动化环境下医院档案管理探讨[J].办公室业务，2019，315（10）：193.
[2]庆菊.办公自动化环境下医院档案管理探讨[J].无线互联科技，2018，133（9）：133-134.
[3]刘皓.办公自动化环境下医院档案管理探讨[J].中国卫生标准管理，2019，10（2）：13-15.
