新时期档案管理数字化研究

    梁英

    [摘 要] 任何组织和机构工作的顺利开展都建立在一定的信息资源的有效利用上，社会福利事业也不例外。在社会福利事业机构的诸多信息资源的采集整理等工作中，档案管理是其中非常重要的一环，是其他各项工作顺利开展的重要保障。随着信息时代的到来，网络技术与计算机技术渗透到社会生活的各个方面，应用计算机技术对于推进福利院工作的顺利开展和我国档案事业的健康发展都具有重要的作用。文章浅谈当前档案管理存在的问题，并就推进档案管理数字化的意义和有效措施进行了阐述，以期为相关研究提供借鉴。

    [关键词] 新时期；数字化；档案管理

    中图分类号：G270. 文献标识码：A 文章编号：1674-1722（2021）03-0065-02

    以人为本一直是我党坚持的宗旨，在发展中保障和改善民生是党和国家关注的重要内容。在此基础上，社会福利事业机构肩负的任务不可小觑。在当前信息化背景下，合理应用信息技术开展档案管理工作，能够很大程度提升档案利用率，并且加强档案信息查询效率，确保档案的严格保密。因此，福利院在进行管理的过程中必须不断创新与探究信息化管理工作，改善档案安全管理模式，促使档案管理朝着数字化方向不断发展。

    一、档案管理存在的主要问题

    随着福利院的不断发展，档案管理问题也逐渐暴露出来。尽管在当下，相关管理人员已经积极采取有效措施对现有问题进行改善，尽可能在管理中采用数字化模式，但是效果仍旧不尽人意。鉴于此，积极分析档案管理存在的问题进行，成为解决问题的首要任务。笔者结合自身的工作经验，将档案管理存在的问题大致归纳为以下几点。

    （一）相关工作人员的综合素质有待提升

    任何工作的顺利开展都需要建立在“人”的基础上。目前各个部门和组织在档案管理人员方面，不同程度地存在着档案管理意识不高，人员能力不强、构成比例不太合理，老龄化较严重等问题。现在福利院档案大都是后期进行建设的，人员的专业技能大部分倾向于对受众进行健康和身体服务，有的人员还是从别的部门进行抽调而来，真正专门学习过档案管理的专业技术人员较少。档案管理机械性强，工作单调，喜欢挑战性和新奇事物的年轻人较少选择这类职业，这也导致了从事此类相关工作人员年龄偏大，受传统思想影响和束缚较深，缺乏创新意识，不能很好地运用现代多媒体技术。再者，由于认识的偏差，在档案建设以后，有的单位把重点单纯地放在对档案内容的管理上，忽略了对相关人员的技能培训，应对新形势、新状况有效开展工作的能力相对缺乏，上述情况都会制约档案管理数字化进程[1]。

    （二）缺乏先进的数字化设备

    数字化管理离不开计算机系统和网络资源的支持，势必会需要一些先进的数字化设备。然而，在实际工作中，由于资金的限制，福利机构的设备和程序软件较为陈旧和落后。在实际应用的过程中，不能较好地满足档案管理数字化发展的需求。这就造成档案的录入、提取的操作用时较长，这不仅会对工作的有效开展产生干扰，还会影响单位形象。由于管理设备落后，即便是管理理念及管理模式正确也无法较好地推进福利院档案管理向数字化发展[2]。因此，更换设备、更新系统、引进技术已经成为推进档案数字化管理的势之必然。

    （三）档案存在缺失

    福利机构根据管理和救助的对象不同，形成的档案不同，因而种类数量也比较庞杂，归档难度较高。因档案整理还需几个部门协同进行，工作步调的不同或其他各类原因都会导致档案收集标准不一，质量参差不齐[3]。这些客观因素的存在影响了纸质版档案资源的全面性和系统性，也会间接影响到档案管理数字化的进程。除此之外，由于纸质档案的限制，在部门之间相互查阅的过程中，还会出现档案资料丢失、损坏的现象，这进一步加大了档案管理的难度，不利于福利院更好地发展[4]。同时，随着时间的推移，纸质档案逐渐增加，在进行整合处理时，很容易出现老化、磨损，这些问题的存在无疑会影响档案管理的效果。

    （四）数字化档案的保护和利用存在风险

    网络时代和信息时代在给我们带来诸多便利的同时，也带来了许多潜藏的风险和安全隐患。福利院的电子档案信息中包含许多个人有效信息，一旦受到恶意系统的攻击，导致档案信息的泄露，会对档案信息所有者个人产生潜在的不利影响。要解决这一问题所要攻克的防火墙技术难题加大了档案管理工作的难度。

    二、实现档案管理数字化的意义

    传统档案管理模式在我国使用时间较长，该模式存在的主要問题是工作量大、效率不高、信息查找不便利等。新时期，随着社会机构部门的规范和完善，档案管理工作任务愈加繁重。推进数字化档案建设，对于提高工作效率，节约查询时间，充分利用档案信息都具有重要的作用。档案管理数字化的优势具体如下：

    （一）提升档案管理工作效率

    我们处于一个快节奏生活和学习的时代，必须适应时代要求切实有效地开展工作[5]。作为其他各项工作基础的档案管理工作必须走在改革的前列，通过对档案的科学化和规范化管理，建立有效的储存、查询、诊断系统，对档案资料进行及时归档，随时查询，能够有效提升档案管理工作的效率，清楚、便捷、有效满足查阅者对各类信息的需要。除此之外，档案进行数字化管理可以实现数据备份，这样就会增加数据的容错率，同时也能极大地降低档案丢失后的损失，便于福利院长远稳定发展[63]。

    （二）提高服务水平

    机构组织都要为一定的目标群体服务。传统档案保存要有满足一定条件的专门固定的场所，一方面非常占据单位使用面积，另一方面当用户想要用到档案信息，提取也是十分不便。而数字化档案管理通过一键查询可以准确地查找出所需档案，达到了提升服务水平的效果。同时，数字化档案管理能够实现不同部门之间相互联系，在对档案进行检索时，可以在一台电脑上即可完成，最大限度地发挥社会福利机构应有的社会功能

    （三）提升经济效益

    在信息化时代，人们每天都被信息包裹，需要接收与处理大量信息，如果继续使用传统办公方式，必然无法实现对海量信息的快速、高效处理。在坚持模式不变的情况下，还要让所有信息都得到处理，必然增加劳动力用量，这无疑增加了机构和事业单位的运行成本，直接或间接影响该单位或机构的经济效益。诚然福利事业机构应以提供社会效益为主要导向，但在社会主义市场经济的大环境下，应努力做到兼顾社会效益和经济效益，这也是社会福利机构今后发展的方向。通过数字化的档案管理减少日常业务工作中产生的支出，可以协助社会福利事业机构尽早实现其经济效益。

    三、档案管理数字化的发展措施

    （一）意识上重视档案工作者

    档案工作者在较长的时间里不被重视，认为这个工种技术含量较低，就是简单地收集整理材料，甚至有些部门和单位常出于节约资金的目的，把档案管理工作交由其他工作人员兼任，久而久之除了十分不利于档案相关工作的顺利推进，没有一定的延续性，也会对其他工作产生影响。近年来，随着整个社会对工作人员专业的严格管控，人们在对图书情报与档案管理专业有了较清晰认识的基础上，对档案的重视程度有所提高，但与其他岗位比较相去甚远。因此，整个社会都应加强对档案管理工作的重视程度，一方面可以通过奖惩晋升机制刺激档案管理人员的发展，另一方面要引进相关人才，通过新的血液注入，以期带动本单位整体工作的开展[7]。

    （二）提升档案管理人员的综合素质

    档案管理人员是处理档案的必要因素，其综合素质的提高是相关工作有效开展的关键，要大胆创新做法提高档案管理人员的综合素质。可以利用有效资源开展全方位的工作培训，每周对相关工作内容展开学习，每月一考核、每年开展一次相关工作技能竞赛，有机会还可邀请专家开展档案管理工作有关讲座，真正让档案工作者掌握工作有关的核心知识、所需学习能力、必备计算机技能以及重要的保密意识。我国社会福利事业机构是为孤老残幼及其他弱势群体提供养护、托管等服务的专门机构，档案信息类型多样、数量丰富，这就对工作人员的专业性程度提出了较高的要求，对这些基层工作者整体素质的重视对于档案的收整等相关工作的顺利开展具有特殊且重要的意义[8]。

    （三）加大对所需设备的投入力度

    工欲善其事必先利其器。完善的设备配置是数字化工作开展的基石。档案管理的数字化依托OCR技术、XML技术、条码技术等互联网技术，得以信息化管理。这些互联网技术的应用，离不开计算机等硬件设施。因此，福利院为了更好地进行数字化档案管理，切实将档案管理数字化落实好，就要重视对办公设备投入力度，包括对计算机软件设施、硬件设施及各种辅助设施的投入，并及时更新相关系统与程序，增强程序对时代的适应性，增加工作的系统性和协调性[9]。

    （四）制定并不断完善信息化管理体系

    为了促使档案管理实现数字化管理，福利院需要对档案管理标准与要求进行统一，并且明确各个档案资料以及信息安全，做好质量管理控制以及数据验收，同时还需要制定数字化管理体系，并不断进行完善，在确保档案信息完整性、真实性及可读性的前提条件下，不断加强档案载体的多样化、服务的标准化与人性化，从而提高档案管理工作的丰富内涵[10]。

    四、结语

    任何事物只有顺应时代的发展才有可能被时代接受和认可。在现实档案管理工作中应用这一技术，将人才与技术融合到一起，整体统筹，对于提升整个单位的信息化，提高工作的质与效，发掘背后的经济都具有重要的作用，应该全力支持，大力推进。

    参考文献

    [1]张学成，李云华，陈丽等.档案管理在大数据背景下面临的挑战及对策分析[J].经济研究导刊，2017（29）.

    [2]尚雪蕾，贺林燃.试析事业單位档案管理创新及档案管理数字化问题[J].人力资源管理，2017（11）.

    [3]胡博实.如何做好新形势下国土资源征地档案管理工作[J].文化创新比较研究 ，2018（9）.

    [4]侯卫元.开放共享、数据化实践——“互联网 +”时代档案工作改革要点剖析[J]. 办公室业务 ，2018（13）.

    [5]刘慧萍，李海燕，柳青等 .新时期创新档案管理的调查与思考——以北京市医疗器械检验所调研活动为例[J].医疗装备，2015（1）.

    [6]刘海燕 .关注民生加强社会福利事业机构档案规范化管理[J].山东档案，2008，（03）.

    [7]门鸿娟.对社会福利档案工作的认识[J].黑龙江档案，2011（1）：95-95.

    [8]项连平.基于数字化管理的架构来探讨社保档案的管理[J].办公室业务，2016（24）： 133.

    [9]南 燚 .浅谈社会福利院档案管理工作[J].未来英才，2015（05）.

    [10]陈静.干部人事档案立卷归档中存在的问题及对策[J].淮海文汇，2002（4）：31.