信息化时代高校档案管理存在的危机及对策探讨
吴岩
摘 要：高校档案涉及多方面内容，如学生个人信息、教师个人信息、教学科研信息、教学资料、学习资料等。高校开展规范有效的档案管理工作，不仅能够为高校各部门管理及各项工作的开展提供有力依据和帮助，还能进一步推动高校教育的发展与提升。在信息化时代背景下，传统人工开展的档案管理工作存在一定的滞后性，虽然近年来高校已针对档案管理做出改进，但整体信息化建设水平较低，难以符合新时代发展要求。基于此类情况，还需要高校管理人员能够全面分析和明确现阶段档案管理存在的危机和相关问题，结合信息化时代要求，制订合理的解决对策，有效应用信息技术的情况下提高档案管理效果。本文就高校档案管理做出分析，提出几点建议，以供参考。
关键词：信息时代;高校档案管理;危机;对策
高校教育工作开展过程中档案管理属于较为重要的工作内容之一，但目前很多高校管理人员对档案管理缺乏正确认知，通常会将更多的注意力、资金和重心放在教学工作、师资队伍建设、教学研讨工作等相关项目工作的开展上，对档案管理缺少重视。对于档案管理来说，其不仅收集、存储大量的重要档案和文件信息，如学生档案、教学科研成果等，还能够对存储的档案资料进行合理开发和利用，更好地为高校教育事业的发展提供有力帮助。而在信息化时代背景下，借助信息技术，开展档案管理信息化建设工作，能够极大程度提升档案管理的实效性，为高校教育信息化发展与应用打下坚实基础。但现阶段高校档案管理还存在诸多影响因素和危机，需要高校加强重视，积极进行问题查找、原因分析，充分利用信息技术，结合档案管理实际要求采取针对性对策。
一、高校档案管理信息化建设特点及有效性分析
档案管理转变以往的传统人工管理方法，创新应用信息化管理模式，主要指利用互联网、大数据技术、云计算等信息技术手段，借助智能设备，将纸质档案转化为电子档案，发展为数字资源，以更好地对档案进行收集、处理、管理和开发利用。该管理模式具有高效性、自动化、信息化等特点。而开展信息化建设，对于高校档案管理来说，主要具有以下两方面优势。
1.改善提升档案管理质量
在互联网、信息技术未广泛应用时，高校档案管理工作的开展一般由人工进行，主要涉及人工书写、人工编辑、人工整理归档、人工调取管理等。这种管理工作的开展模式，存在滞后性和误差性，很多档案资料从收集至归档需要耗费较长时间，且人员在进行管理时也容易因工作量大、工作能力等因素产生工作失误，导致档案缺失、档案归档错误等。而应用信息技术，可借助互联网、大数据、智能设备，对档案资料进行高效处理和管理，在一定程度上提高档案资料的安全性、保密性、完整性和真实性。同时，信息技术的应用可提高档案管理的共享性和自动化，达到减少工作量、降低管理失误、提高管理质量的效果。
2.促进高校资源与社会资源有效连接
高校档案管理工作职能涉及服务社会、传承文化等方面，高校内所包含的相关教育资源都会以不同形式的档案资料存放于相应的档案室中。借助信息技术，能够以互联网搭建资源共享平台和信息交流平台，各个高校的教育资源都可以呈开放共享状态。这种管理方式也能够更好地为社会发展服务，满足社会文化传播需求。
二、信息化时代高校档案管理工作开展中存在的危机问题
1.缺少正确的档案管理意识
档案管理在高校管理工作开展中属于基础且较为重要的内容，但现阶段很多高校管理者对档案管理的重要性意识不足，在日常管理中会将更多的关注度投放在课程改革、教学科研、教育活动等相关工作中，对档案管理不予重视。这种情况下缺乏档案管理意识，自然不会针对高校档案管理制订相应的制度、管理方法和保障措施，难以促进档案管理得到发展和满足新时代要求，甚至还会因管理落后而引发危机。
2.缺少充足的档案管理资金支持
档案管理的开展需要基础的设施和完善的设备技术，但很多档案管理在开展中基础设施建设不足，信息化设备技术投入程度也相对较低，这主要因为高校教育发展中对档案管理缺少资金支持。首先，信息化时代下，很多高校管理者对档案管理模式等方面虽然做出了相应的改进和完善，但改进完善力度不足，使得档案管理信息化水平得不到提升。其次，目前部分高校并没有将档案管理纳入整体评价体系，缺乏对档案管理现状及需求的了解。这种情况下资金投入不足，会导致信息化建设进度滞后，无法对档案资料进行有效的保密保护工作。
3.档案管理基层人员能力不足
对于档案管理来说，不仅需要由基础设施和智能设备技术为其工作的开展提供技术保障，还需要由专业能力较强的档案管理人员为其工作的开展提供基础条件。但目前档案管理人员能力不足，难以推动档案管理信息化建设。对于档案管理基层工作人员来说，其多年来都依靠人工管理的方式开展各项工作，在信息化建设初期很难立刻转变管理方式。同时，很多高校缺少对基层工作人员的技术培训，使得多数人员对智能设备和信息技术的操作能力较低。这种情况下即使开展信息化管理，也难以突显该管理方式的有效性。
4.高校档案信息化管理缺少保障体系
首先，很多高校在对档案管理时，并没有针对档案管理工作内容、信息化建设需求和相关要求，制订相对应的管理制度，如考核体系、激励机制等，这种情况下导致档案管理基层人员缺少工作热情，当基础工作需求无法满足后自然会降低档案管理工作效率。其次，建设资金缺位、信息化建设缺少管理中心，导致档案管理在信息化建设过程中整体进度滞后，缺少可依托的核心力量，整体信息化建设工作开展效果较差。
5.档案管理存在诸多安全隐患危机
对于档案管理安全方面，现阶段很多高校在管理中还存在以下两方面危机。（1）实体档案资料管理危机。即使开展档案管理信息化建设，很多较为重要的档案资料还是需要以纸质的形式进行保存管理，这种情况下除了要求档案管理人员专业能力满足要求外，还需要确保档案室的安全性。在信息化建设过程中，档案室内会引进很多智能设备，以及基础的电气设备，这些设备若未進行定期检查和维护，极易引发超负荷运行、设备故障等问题，导致安全事故的发生。同时档案室内的通风、潮湿度也会对纸质档案产生影响，且若未配备监控报警系统，容易发生档案失窃事件。（2）电子档案管理危机。电子档案与纸质档案在管理方式上存在一定差异，其主要借助计算机等相关设备开展一系列管理工作。所以对于电子档案来说，若计算机及相关设备软件的性能不满足管理条件，容易发生档案文件格式转换错误、无法生成等问题。另外，网络具有虚拟性，电子档案与纸质档案相比缺少真实性，在管理过程中若没有在网上对电子档案的管理过程进行监控管理，极易发生档案被随意更改的问题。这些不加以重视和有效解决，不仅会影响档案资料的开发利用，滞后高校档案信息化建设，还会降低高校整体发展水平。
三、信息化时代下高校档案管理工作有效开展的对策
1.加强档案管理重视度，加大资金投入力度
一方面高校管理人员应意识到档案管理工作应与课程改革、教育科研等相关工作同等重要，充分了解到档案管理信息化建设工作的有效开展能够为高校其他工作的进行提供有利条件，也能够为高校整体教育发展提供保障和支持。所以增强档案管理意识，树立正确档案管理观念，加强管理重视度，是推行档案管理信息化建设的基础条件。另一方面高校管理人员还需要明确资金支持是档案管理转变传统管理模式，向信息化管理发展的重要因素，并将档案管理纳入高校评价体系中。首先，重新划分高校资金配置，增加档案管理资金投入比例;其次，能够借助社会、政府部门引入更多的资金，共同为档案管理信息化建设提供帮助。
2.做好档案管理基层人员的思想教育及技能培训
长期受传统人工管理模式的影响，很多档案管理基层人员已形成固定管理思维，即使推行信息化建设，在实际工作开展中也难以很好地将先进理念融入档案管理中。对于很多高校来说，大部分档案管理基层人员不是档案管理专业毕业的，其所掌握的档案管理理论知识和方法并不全面，且专业性不高。针对这种情况，高校管理者应对档案管理基层人员开展思想教育，通过交流会、讲座等方式，让工作人员意识到信息化建设的有效性、必要性，逐步改进观念，形成正确的思想态度。同时，对管理不同工作内容的基层工作人员实施相应的技能培训工作，帮助其对档案管理有系统性的了解，掌握全面有效的知识和方法，并培养人员对信息技术的操作能力，以合理使用信息技术进行档案信息化管理。
3.完善档案管理保障体系，提高落实效果
高校管理者应对现有的档案管理进行分析，结合信息化建设要求，对档案管理保障体系进行完善优化，从多方面为档案信息化管理的实施与发展提供保障。（1）应建立配套的档案管理制度，对档案管理内容、管理细节、管理要求等方面进行明确规定。（2）根据信息化建设要求和档案管理实际开展情况，针对存在的危机问题制订对应的危机处理方案和应急对策，这样才能更好地跟进信息化时代发展步伐。（3）完善激励机制与考核体制，按照档案管理工作开展内容和工作量，定期对档案管理基层人员进行考核评分，对不合理之处要求人员及时进行整改，并保证考核工作的开展具有可信度和公平性。激励机制主要包括物质与精神两方面，既要通过奖金、绩效等方式满足人员物质需求，也要借助奖章、晋升机会等方式满足人员精神需求。这样才能推动档案管理基层人员更积极认真地投入工作，不断为档案信息化管理提供创新想法。
4.加强对档案管理的安全管控，做好保护措施
针对实体档案来说，需要确保档案室内各项电气设备、智能设备的运行安全，并安装配备相应的监控报警系统和安全消防系统，如灭火器、高清监控器、电子门禁等。对档案室做好定期通风工作，确保室内温度和湿度符合安全要求。同时还需要定期对档案室进行安全检查工作，保证各个线路安全、设备无破损无质量问题，这样才能进一步保护实体档案的存储安全。另外，作为档案管理基层工作人员，也需要按照规定要求完成每日安全检查工作，达到降低安全风险、消除实体档案管理危机的目的。针对电子档案来说，其主要依托于计算机和相关软件设备。首先，高校应建立校园局域网，将重要的电子档案放置于局域网中，建立专项管理系统进行相应的存储和管理，可通过设置防火墙、安全密钥等方式提高安全和保密强度。其次，对于一些可共享、可交流的电子档案，可放置于广域网中。但还需要根据查阅者的身份、查阅档案资料的类型等条件设置相应的访问权限。同时在电子档案进行审核、编辑、处理等过程中也需要设置相应的要求和权限，并对每一项过程进行实时监控，以保证电子档案的真实性与安全性。
5.建立数字化档案信息库，推动档案信息化建设
对于高校来说应根据其自身发展情况，结合档案管理要求，对高校内部的档案信息库加强建设。高校应对档案管理内容进行全面了解，明确档案资料的服务对象，以及服务对象所产生的相关需求，以准确得出档案信息源端口，这样才能有效进行信息采集工作。同时高校在功能拓展阶段，还需要对用户端口的实际需求加以了解，这样才能对档案信息的采集内容进行合理调整，以确保数字化档案信息库的构建更具全面性、特色性和完整性。档案信息库的建立可为学生学习、教师教学、学校教育发展等方面提供服务，而这种长期服务也会留存大量的重要信息和数据资料，成为高校文化建设中的重要部分。所以现阶段借助信息技术，能够为高校档案信息库带来更多的资源信息，推动档案信息库建立更具数字化，同时互联网的应用，也会缩短信息更新周期，以及加快档案资料的检索速度，有助于提高档案资料的实效性和多样性，提升档案资料整体使用效率。
6.加大引进先进信息技术，提升档案信息化管理水平
高校档案管理想要在未来获得更长远稳定的发展，还需要与时俱进，多引进先进的信息技术手段。比如，在新生入学后，会进行较大工作量的档案资料记录工作，这种情况下可借助互联网及技术软件建立电子档案库，在此阶段内将电子档案库权限打开，学生能够登录到相应的网站平台对自己的信息资料进行填写和了解，再由相应的管理人员进行统一审核和检查，这可快速完成档案记录工作，减轻档案管理基层人员的工作量。在相关企业单位或学校需要查询学生的信息资料时，高校可将学生的信息资料制作成二维码或条形码，只要通过网络扫描即可查询，无须像以往进行大量的纸质资料翻阅工作。若想要更好地保护学生个人信息，还可以在二维码或条形码扫描后，在查看窗口设置相应的访问密码。除此，为切实提高信息化管理水平，还应加强软硬件设施的建设配备力度，应用性能好的计算机、打印机等基础智能设备，引入大数据、云计算等软件技术。
四、结语
综上所述，高校档案管理信息化建设，对提高档案管理水平、拓宽档案管理服务项目及范围、推进高校教育发展等方面均有积极意义。现阶段需要高校能够明确其信息化建设的优势性，找出现存的危机问题，通过加强管理意识、加大资金投入、做好人员培训、落实保障体系、建立档案信息库、引进先进技术手段等方式完善和改进传统档案管理模式，为档案信息化管理的发展与应用提供有效推力。
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（作者单位：宁夏大学）
