新形势下事业单位文书档案管理工作内容浅析
郑慧丽
摘 要：我国改革进程不断推进，经济发展水平逐步提高，档案管理工作的重要性也在日益提升。事业单位是人才的聚集地，也是促进我国各方面进步和发展的重要领域，其发展和改革的步伐也需要不断加快，以更好地推进我国经济事业和档案管理事业的快速成长。基于此，各大事业单位对于文书档案管理工作的认知度也在逐步提高，由此可见，文书档案管理工作需要予以充分的重视。国家经济建设发展速度持续加快，事业单位文书档案管理工作对于国家档案的作用不可轻视，不仅有利于本单位的工作，对于国家档案事业的发展同样具有推动作用。事业单位所处地位不同于一般性企业，既有共通之处又不尽相同，其对于积极提升单位的管理水平与服务质量具有十分重要的影响作用，同时在提高事业单位工作效率方面的效果也逐步体现，为其奠定了扎实的发展基础。但是目前，事业单位档案管理工作面临的问题也渐次出现，许多因素和问题对其产生了相应的阻碍，其发展受到一定程度的影响，导致事业单位的社会形象和工作成绩表现出后劲不足，因此，针对这一问题，积极采取有效措施，利用先进的档案管理理念，结合实际工作管理经验，制订合理完善的档案管理体系，对于事业单位文书档案管理工作具有十分重要的促进作用。
关键词：档案管理;事业单位;文书档案;管理
近年来，事业单位对于我国经济发展起到了重要的推动作用，而事业单位档案管理工作又是重中之重，加强事业单位文书档案管理对于促进事业单位的持续健康发展具有重要意义。因此，应该正确认识到文书档案管理工作所存在的现实问题，运用科学合理的方法和理念促进事业单位呈现出积极良好的发展态势，使其在长期社会经济发展中拥有较高的竞争优势，促进此项工作的高效化和持续化发展。
一、新形势下事业单位文书档案管理工作存在的问题
1.事业单位文书档案管理工作被重视度不高
在以往的档案管理工作中，因所处位置原因，一直未受到应有的重视，尤其是文书档案管理工作，因其在单位经济建设中的重要性不足，不能够直接为单位创造出应有的经济效益，加之事业单位的相关领导本身就对于文书档案管理工作存在认知误区，因此在长期工作当中，文书档案管理工作一直处于被动地位。一方面因其本身工作特性，同时也因为文书档案管理工作不同于其他部门工作，能够对单位工作产生直接作用，在整个事业单位管理工作中的角色感较差，所处地位重要性无法得以充分体现;另一方面对于单位的经济效益或各方面发展不能够起到立竿见影的效果，进而也不能很好地为单位创新发展提供直接帮助。因此，一部分管理者对文书档案的管理工作不重视，态度敷衍，没有对其进行充分的了解，认为文书档案管理工作的作用就是应付检查以及资料的保管，存在感较差。由于经济建设的全面快速发展，事业单位的主要精力放在了注重单位效益和实际利益方面，长此以往，文书档案管理工作逐渐居于事业单位附属性地位，不被重视，甚至被边缘化。
2.文书档案的相关管理工作处于较低水平
根据相关调查研究发现，由于档案管理工作在事业单位所处的地位一直不是非常重要，单位对于档案管理工作相关人员的综合要求也不是很高，认为事业单位的发展和优化重点不在于此，眼光不够长远，把档案管理工作放在了其他管理工作的后面，造成档案管理工作的形式化，而其中的文书档案管理工作就更加得不到重视。虽然我国在事业单位人员聘用方面实行的是岗位聘用制，并且公开招聘，但是在人员管理方面依然是沿用原有的管理制度，档案管理人员与当前社会经济发展制度不匹配，不能夠很好的相互适应，协调发展，从而导致档案管理人员的价值得不到有效的体现。并且，目前我国事业单位所聘用的档案从业人员专业度不够，自身学习能力和认知水平不足，对于档案管理类工作的认识还停留在以往传统的意识形态，没有与时俱进，甚至对于档案管理工作一知半解，盲目应付，另外还有相当一部分档案管理人员是兼职从事工作，在档案管理工作方面投入的精力和时间相当有限，也不会对档案管理工作进行必要的深入的学习、钻研和付出。长此以往，档案管理工作的这种状态得不到及时改变，相关管理者也不投入其中进行研究和改善，那么其对于事业单位档案管理工作的消极影响就会逐步扩大，严重者甚至会影响事业单位的长期稳定发展和相应经济效益的提升。
3.文书档案管理的规范程度较低
目前，我国很多单位尤其是事业单位，对于档案管理的规范程度较低，如卷宗的分类不清晰、出现组卷错乱、文件的档号出现错误、缺少目录以及文件检索效率不高等。档案检索一般分为人工检索和电子检索两种形式。当前形势下，电子检索因其速度快，质量高等优势被大量应用，也符合社会发展的趋势。但是，目前的计算机管理系统缺乏统一标准，通用性不足，档案管理的标准化和规范化还有待进一步提高。另外，因特殊原因，文书档案部门在事业单位中往往成为机构改革和人员精简的对象，也是闲杂人员安置的重灾区，尤其是年纪较大的人员，对于先进的科学技术接受度较差，基本操作存在障碍，或者由于其他原因没有安装高质量的检索软件，依然采用传统的手工检索方式，从而导致了档案管理工作的滞后发展，远远不适应当前信息时代的发展要求。最终导致文书档案管理的规范度较低。
4.文书工作与档案工作的衔接度不足
文书档案管理工作具体包含两个方面内容：一是文书，二是档案，其二者看似不同，实则互为联系，关系紧密，具有不可分割性。在实际的文书档案管理工作中，将两者紧密衔接，使其互相配合，是当前档案管理工作者需要重视和考虑的，只有二者相互配合，紧密衔接才能够使档案管理工作形成一个整体，构成一个完整的档案管理体系。但是，在新时期通常采取的管理方式为分模块式，这种管理方式必须单独操作，无法对其进行统一，从而无法使管理工作成为一个完整的整体，即使一些个别单位建立了相应的管理体系，也往往流于表面，无法根本解决问题。针对于此，站在客观角度对其进行分析，分模块式管理方式在一定程度上加大了文书管理和档案管理工作之间的距离，使两者的配合出现了较大偏差。
二、新形势下事业单位文书档案管理的有效策略
1.领导层面加强对文书档案管理工作的强化意识
目前，社会各项事业均在产生变化，为适应经济和社会的快速发展，事业单位中各项工作都需要随之进步和改善，文书档案工作也不例外。与时俱进，不断完善是每一个单位领导者和参与者都需要做到的，面对以往存在的问题和不足，就需要加强认识，提高重视，积极解决，完善规范。在文书档案管理工作中，首先应该改变认识的就是相关管理者，也就是领导者，为了事业单位能够在市场环境中体现出其规范性和引领性。当前，事业单位中的文书档案管理工作重要性逐步提升，越来越多的人意识到文书档案管理工作对事业单位的长期发展所带来的影响。以往对于事业单位档案管理工作的忽视事实上已经制约了事业单位管理工作的良性发展和有效运行，在某些环节或者隐性方面得以体现，因此要想从根本上提高事业单位的管理效益和经济效益，就应该从基础出发，在多个环节进行完善和改进，对各项管理工作予以同等重视，起到良好的示范作用和领导作用。
2.档案管理人员的素质需全面提升
文书档案管理工作看似简单没有技术性，事实上，这项工作内容复杂，涉及的相关环节也十分众多。档案管理工作专业性强，工作量大，因此需要具备一定精力、体力和耐力的专业人员参与其中，选择责任意识强、工作热情高、有奉献精神、严谨细致的人员，这些都是选择人员时应该具备的基本素质，还要加大对于人员现代化技术应用能力要求。从人才方面促进事业单位文书档案管理的进一步优化，人才是各项事业发展基本条件，对于今后的文书档案管理工作具有积极促进作用，有利于事业单位档案工作的持续健康发展。事业单位与其他商业性单位存在不同，其具有較强服务性，也存在一定的表率性，对社会发展起到一定指导作用，因此事业单位需要以身作则，做好文书档案管理的工作，为其他社会性单位提供一定借鉴和指导，同时有助于自身的高效发展和良好运行。面对愈加快速的社会发展，档案管理工作内容也需要随之不断改进和完善，档案管理人员管理意识和管理素质都需要加以重视和提升。事业单位档案管理工作更需要加强改革，对档案管理人员加强培训，从档案管理的内容、信息化管理流程、管理软件的使用，以及信息技术标准化的处理等内容进行强化。以复合型人才应用为前提，从各个方面提高档案管理人员的综合水平。
3.文书档案管理工作的现代化应用
社会发展速度与日俱增，事业单位文书档案管理工作也需要进一步强化、完善和创新。新形势下，事业单位的文书档案管理工作也同其他商业单位一样，面临着更加多元化的挑战，为了跟紧时代，更好适应变化，文书档案管理工作也必须进行大幅度的改革和创新。在事业单位文书档案管理过程中，融入新型的档案管理模式，贯彻科学系统的管理理念，以数字化管理方式对档案进行集中管理，根据其不同范围类型进行收集、归类和储存，以文档一体化和数字化管理的方式对档案资料进行管理，主动接受新技术和新模式，充分利用先进技术和优秀的管理理念，实现现代文书档案管理的有效性和科学性，从而进一步实现科技引领下的新型文书档案管理工作的全面发展。
4.文书档案管理基础工作的强化
由于当前我国各项经济事业都在快速发展，各大事业单位文书档案管理的基础工作十分重要。档案管理基础工作需要持续大量的投入相当数量资源，有效大量的资源投入才能够夯实档案管理工作内容，更好推动档案管理工作的健康运行。物质与资金是保障各项事业平稳运行的基础，同样，只有基础工作做好，后续工作开展才会得到保障，也才能够创造出更大更多经济效益，从而实现单位物质和资金的良性循环和健康发展。当前，各大事业单位对于文书档案管理工作的重视度逐渐加强，但是其规范化和科学化意识并不是很充分，对于加强文书档案工作的方法和实施步骤还没有全面掌握。文书档案管理的基础工作至关重要，其中基础设施的采购就是最为关键的环节，如网线、计算机设备、档案管理软件、办公设备等，这些设备和设施的充足保障是档案管理工作开展的基本要素，其严重影响着档案管理工作的具体实施和实际操作。事业单位档案管理工作需要领导层面的高度关注，从根本上加以重视，从档案管理工作的更深层次进行调查研究，根据其运行原则和发展规律进行科学系统的规划。想要做好文书档案管理工作，必须从基础工作入手，档案管理人员应该从档案的录入、档案的整理，以及档案的存档等方面入手，以严谨、认真、富有责任心的工作态度投入其中，从自身业务能力方面高标准严要求，对于工作中出现的错误及时改正，对于可能存在隐性失误深挖纠正，避免相应问题的再一次发生，杜绝专业范畴内的一切失误和错误行为。
5.档案管理工作与其他部门的有效配合
档案管理工作并非独立存在，在事业单位中，其与多个部门相互交叉，配合协调。因此，在开展档案管理工作时，做好与其他相关部门之间的配合协调工作也同样十分重要。事业单位领导层要主动协调各部门之间衔接工作，当涉及其他部门时应要求其全力配合，避免拖延推诿。当出现冲突时，领导应对于各部门工作进行调节，平衡利弊，协调权衡，在确保档案管理工作正常开展的情况下，对其他部门工作进行合理安排，进而确保档案管理工作和其他部门的工作能够顺利进行，继续开展。事业单位人事档案管理工作重要性日益显现，当面临人事档案管理工作时，需要相关部门统筹协调，确保上交的档案信息和内容真实可靠，为今后人事管理工作提供基础保障，同时促进文书档案管理工作进一步发展和完善。
三、结语
事业单位文书档案是国家档案的重要组成部分，其功能是补充国家档案信息完整性，对单位信息进行全面的记载。新形势下，数字化、信息化是社会各项事业的基本要求，随着各方面工作的全面进步，文书档案管理工作必须加快建设步伐，尽快完善和优化相关方式和内容，以全面适应现代形式。事业单位文书档案管理工作不可避免地要加入科学技术快速发展的这一历史洪流当中，作为内部管理工作的重要内容，文书档案管理工作的意义远不止于一般意义上的记录和保存。随着时代快速发展，档案管理内容和形式势必会进一步改革和创新，事业单位档案管理工作不能仅仅停留在原始工作模式当中，需要结合时代发展实际需要，运用现代化的管理方式和管理理念，运用信息技术对于档案管理工作进行更加全面化、信息化、系统化、现代化的改革和创新。总而言之，文书档案管理工作的优化和完善有利于事业单位的改革和创新，其重要性也被逐渐提升，同时也需要相关档案管理人员对自身专业水平主动提高，有意识地加强学习，在工作中积极提出问题并解决问题，主动发现文书档案管理工作的不足和欠缺，以充分的热情和积极的态度对文书档案管理工作进行全面完善，从根本上促进事业单位文书档案工作的有效运行，为我国档案管理工作奠定基础。
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（作者单位：山东省淡水渔业研究院）
