积极实施档案数字化促企业管理升级

2022.08.16

袁亚妮

中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2020）08-041-01

摘要随着信息技术的发展，实施档案数字化管理能够有效推动电力企业管理的发展与升级。本文从成本控制、档案管理质量以及信息共享方面，介绍了档案数字化对企业发展的促进作用，并提出了几点档案数字化管理发展升级策略。

关键词档案管理数字化技术企业管理

随着社会的发展，电力企业对档案管理的需求也逐渐增大，通过数字化的档案管理方式，能够有效降低传统管理模式下成本的消耗，实现信息数据的准确、高效管理，也可以有效提升档案管理工作质量和水平，从而推进企业的稳步发展。

一、档案数字化推动企业管理

（一）优化生产成本控制

电力企业通过档案数字化管理，有助于对信息数据进行标准化、科学化的管理。企业在进行档案管理的过程中，建立规范的档案信息平台，档案管理人员能够对数据信息进行集中化管理，企业其他部门的员工也能够及时查阅获取自己需要的数据信息，从而对整个生产经营过程进行全面的把控，提高生产各个阶段在成本管理上的准确性。除此之外，电力企业技术人员可以通过数字化技术，对产品在生产过程中所消耗的成本做好计算，将实际的生产成本和标准化产品成本进行比较，找到成本中的可控因素，从而降低不必要的资金投入。

（二）提高档案管理质量

与传统的档案管理方式，数字化管理更具有先进性和创新性，能够大大降低人工处理档案信息的时间，从而间接的增加了企业的经济收益。在过去，我国企业在进行企业档案管理时，采用的是低效的人工管理，在管理过程中往往需要消耗很多纸张和笔墨，不仅降低了信息处理的效率，增加了企业在档案管理上的成本，也难以保证档案信息的准确完整。通过档案数字化的管理方式，能夠将纸质档案信息变成电子档案，减少了纸张的消耗，避免出现资源浪费的问题。通过数字化的管理，也能有效减轻档案管理人员的工作强度，提升对档案收集、整理的质量[1]。

（三）实现企业内部资源共享

电力企业积极实施档案数据化管理，能够提高企业档案管理的效率，更是企业顺应时代发展，实现信息共享的重要表现。企业通过数字化的档案管理方式，可以打破传统档案管理方式的限制，保证企业档案数据的准确和完整。当前，我国的企业档案管理方式逐渐由档案信息的保存使用功能转变为管理服务功能，通过这种对档案信息的科学分配、合理管理，能够为企业提供更加优质的服务。随着经济的高速发展，企业需要处理的档案信息也日益增多，传统的档案管理方式已经难以满足企业对档案管理的需求，采用数字化的档案管理方式，档案管理人员通过信息技术，能够将收集的档案信息及时发送到相关部门的电脑里，为企业在文件传送。信息处理上节约了很多时间，从而实现企业信息在企业内部的共享使用[1]。

二、档案数字化在企业管理中升级策略

（一）加大成本投入

想要在档案数字化管理的基础上对管理方式进行更深一步的优化，就需要电力企业加大对档案数字化管理成本的投入，积极引入先进的设备和技术，在费用的投资上也要做好合理完备的规划，对设备进行有组织、有计划的更新。在对相关技术进行更新时，档案管理人员要跟进整个更新流程，对设备的使用方式和功能牢记于心。除此之外，技术设备配置落后和老化问题，会对档案进行数字化管理工作造成严重的影响，这就要求相关人员在使用设备时注意对其保养，出现故障要及时找专业团队进行维修处理，从而延长设备的使用寿命。

（二）提升档案管理人员素质

档案管理人员的专业水平和综合素养直接影响着档案数字化管理在企业中的发展进程。做好档案数字化管理，要求档案人员注重对专业技能的提升，在实际工作中提高对先进技术的应用能力。档案管理人员需要在开展档案管理工作时，严格要求自己，秉承着严谨负责的做事原则，并注重提升自己的技术创新意识。除此之外，管理人员在对档案进行管理时，要注意做好信息数据的保密工作，对较为重要的信息较强安全防范意识，避免出现企业信息泄露的事故，保证档案数据信息的安全性[2]。

（三）完善档案数字化管理体系

做好档案数字化管理就要从电力企业管理的根本需求出发，根据企业生产经营过程遇到的具体情况，不断完善数字化档案管理体系，健全规范化、标准化的管理条例，并在实际的管理过程中，严格依照制度标准执行。这就要求企业管理人员明确企业各个部门的工作职责，加强对档案人员的监督管理，建立工作责任制，对档案管理中对信息的收集、整理以及保存等整个过程做好检查管理工作，提高档案管理工作的科学化水平，确保档案管理工作的有效进行。同时，企业也可以建立鼓励机制，通过对员工工作的考核记录，对表现积极、工作质量高的员工给予一定奖励，从而提升员工的积极性，加快企业的数字化发展进程[2]。

三、结语

通过档案数字化管理能够优化成本控制，提高档案管理质量，实现电力企业内部的资源共享。当然，想要进一步发展数字化管理技术，企业也注重对设备的管理，相关人员素质的提升以及建立完善的管理体系，从而加快企业数字化管理进程。

参考文献：

[1]宁军.档案数字化促企业管理升级[J].企业管理，2019，453（5）：87-88.

[2]孟文红.企业档案数字化管理的运用[J].管理学家，2019（1）：116-117.