信息化技术在档案收集整理中的应用
赵晓霞
中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2020）08-042-01
摘 要 档案收集管理是一项复杂性、综合性比较强的工作。在档案收集整理工作中实践应用信息化技术，能够切实提升档案收集整理效率与水平。本文以信息化技术为视角，重点分析了档案收集整理中信息化技术的应用策略。
关键词 信息化技术 档案收集整理 应用策略
基于新时代背景下，很多行业与领域中已经高度重视档案收集整理工作。传统意义上的档案管理是以纸质档案管理模式为主，但是纸质档案占据的存储空间比较大，查阅档案资料难度大。然而档案收集整理工作中应用信息化技术，能够有效解决这些问题，并且推动档案管理的进一步发展。
一、加强档案管理工作人员培训
档案收集整理中信息化技术的有效应用，需要高素养、高能力的档案管理专业人员支撑，因此必须加强档案管理工作人员培训。档案管理工作人员应对信息化技术与软件等有全面地认识，准确掌握信息化技术与软件操作规范，同时还需要具备创新意识、创新能力，力求实现档案收集整理信息化应用迈入新的阶段。
（一）加大素质教育与能力培训力度
为了提升档案收集整理工作成效，就必须切实增强档案管理工作人员的综合能力与素质。由此需要高度重视档案管理工作人员的专业能力培训，比如计算机软件应用能力、档案资料分类处理能力、档案快速检索能力等等，保证其能够胜任档案收集整理信息化工作[1]。与此同时，帮助档案管理工作人员树立职业道德，提升思想觉悟，在工作中恪守职业道德，始终坚持实事求是的原则，提高档案收集整理工作警惕性，认真、仔细记录各项数据，并借助信息化技术分析数据，切实提升档案收集整理水平。
（二）引导档案管理工作人员树立创新意识
档案记录着大量信息，就算是选择现代化管理方式，查找档案信息也很费力。由此档案管理工作人员需要不断地进行创新，探索出更便捷、更人性化的档案管理方式，切实提升档案管理效率。随着信息技术的不断发展，档案管理工作人员必须积极顺应新变化，不断地完善档案收集整理方式，减小档案收集整理工作难度，实现档案收集整理工作细节的优化与完善。
二、加强档案信息安全保护工作
信息化技术为档案收集整理工作提供了诸多便利，但也增加了档案信息安全风险。一般电子档案都存储在数据库之中，若是程序发生了错误，就可能会造成电子档案丢失。尤其是互联网技术的推广与普及，电子档案面临的威胁更加严峻，网络漏洞、网络病毒等都可能会对电子档案造成严重破坏，由此在高度重视档案收集整理信息化的基础上，也要加强档案信息安全防護[2]。首先，应该加大防火墙技术的研究与开发力度，通过防火墙技术切实保证档案信息安全性；其次，档案管理部门及档案管理工作人员必须树立档案信息安全防护意识，端正工作态度，认真履行工作职责，在档案收集整理工作中科学、合理地应用信息化技术。
三、优化档案收集整理信息系统建设
从本质上分析，档案收集整理是一项综合性、专业性以及复杂性比较强的工作，由此优化档案收集整理信息系统建设尤为重要。实现档案收集整理信息化工作的系统化与规范化，其根本目的是充分发挥出档案管理的作用与价值，随着档案收集整理工作的规范化与系统化，能够实现档案资料的完善保存，也能够提升档案检索与应用便利性[3]。但是在此过程中还应该注意几点问题：首先是科学分类与管理档案，按照时间或者是功能的区别实施分类，提高档案收集整理的便捷性；其次是落实档案有效期管理制度，在档案入库时确定具体的保存日期，当档案达到保存日期后就会自动进行销毁，从而充分利用有限的档案库空间；最后，档案收集整理信息系统建设需要专业知识、技术的支撑，引入先进的检索技术与信息处理技术，能够提高档案收集整理效率与水平，而且能够促进各个档案馆间的档案信息互动与交流，实现档案信息的共享。
四、完善档案收集整理手段
档案信息收集整理工作的基本要求是完成对档案信息的全方面调查，切实保证档案信息的真实性、准确性与完善性[4]。档案信息的收集整理需要工作人员了解档案具体流动与使用情况，并全面了解档案资料的数量、内容、价值以及具体保存时间等，然后选择信息化管理方式实现档案信息的有效管理，同时在档案信息移交过程中，需要协同相关部门展开监督与管理，借助于信息化技术实现档案资料的网上跟踪定位，从而保证档案资料的完善性与不可分散性。
五、结语
信息化技术的实践应用对提升档案收集整理工作效率与水平有着巨大帮助。在新时代背景下，档案收集整理工作中信息化技术的应用需要通过实践不断地总结经验，并不断地探索与创新，从而切实发挥出档案管理的作用与价值。
参考文献：
[1]姜玉洁.论互联网+背景下行政事业单位档案管理信息化建设[J].人力资源，2020（2）：77.
[2]范淑敏.关于信息化环境下档案收集工作的几点思考[J].赤子（上中旬），2017（5）：163.
[3]郭秀卒.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].环渤海经济瞭望，2020（1）：97.
[4]高红.街道办事处档案管理信息化建设工作思路探析[J].才智，2019（20）：207.
