大数据背景下军工企业档案信息化管理探究

    夏倩

    摘 要：当前我国军工企业的档案管理，仍然是处于信息化的被动局面，远远落后于军工企业其他的信息化管理工作。本文基于对军工企业的档案管理信息化工作发展实际的调研，先概述大数据、军工企业档案、信息化管理的相关概念，再深入分析大数据对军工企业档案的结构、收集和利用这三方面的影响，最终提出了在大数据的背景下，对军工企业的档案管理信息化改革的新思路和其实现的具体方法。

    关键词：大数据;军工企业;档案信息化

    DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.103

    1 大数据的概念

    大数据（big data），指无法在一定时间范围内用常规软件工具进行捕捉、管理和处理的数据集合，其本质是一种海量、多样的高增长型信息资产，拥有大量、高速、多样、低价值密度、真实性五大特征，但其本身并不拥有较高的价值，甚至是庞杂和无序的，需要通过新型的处理模式对其进行价值层面的深度挖掘。

    2 军工企业档案概述

    目前军工企业的档案主要是包括各类科技档案、文书档案、项目档案、基建档案等，各企业档案的分类方式有不同而又相互的交叉，其中科技企业的档案主要包括相关产品、科研、基建、设备等。

    军工企业与一般企业的最大不同之处是其承担国家军工项目的科研设计和生产任务，军工企业的生存与国防发展紧密相连，这一显著特点决定了军工企业的档案管理所遵循的法律法规与一般企业有所区别。对于军工企业来讲，档案安全体系建设非常重要，关系到军工企业的生存和发展，关系到国家的安全和利益，军工企业档案管理依据双重标准，档案标准和保密标准同时执行，军工企业档案管理遵循的法律法规包括《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国保守国家秘密法》。

    以往我国军工企业的档案资料基本上以电子或纸质的形式进行归档，随着大数据信息化管理技术的发展和推广，军工企业日益重视档案信息化的建设。目前军工企业的档案主要记录着军工企业各项信息化工作，是进一步评估和衡量军工企业和各类建设项目工程档案设备的质量和信息化管理水平的重要依据。

    3 档案信息化概念

    所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。

    4 大数据与军工企业档案的关系

    军工企业档案真实地记录着军工企业的生产以及经营等管理活动的一种信息管理资源，同时也被认为是关系着军工企业生存和发展的重要资产。作为一个信息发达的社会，必须依靠大数据来建立更加完善的军工企业信息管理系统和快捷的国际信息交流互动方式，以此来促进军工企业的生存与发展。

    5 大数据对军工企业档案的影响

    5.1 大数据对档案结构的影响

    就目前来说，军工企业档案管理引进大数据技术势在必行，但是一方面，军工企业的档案管理技术不高，系统架构不够健全，另一方面计算机技术的普及建设存在滞后性，而对于硬件技术与人员要求较高的大数据技术在目前阶段难以实行。例如一些军工企业甚至不知道大数据技术的存在，专业的技术人员也是重金难求，硬件设备的不完善等等因素都是制约大数据在军工企业档案管理领域发挥作用的原因。

    5.2 大数据对档案收集的影响

    大数据技术下的军工企业档案信息主要有两个来源：一是各种档案的数字化，一是接收到的原始数字文件。目前军工企业档案资料的来源还取决于纸质档案的数字化。通过扫描纸载体的文件，數据和照片文件可以转换成数字格式，通过语音识别和视频采集，音频和视频文件可以转换成数字信号，并且诸如奖章、证书等物理文件也可以通过上述方式转换。

    在大数据时代，军工企业档案数据的来源将集中在接收原始电子文件上。通过文件系统与其他业务信息系统的紧密联系，从而实现数字档案的自动化分类，保证了实时性与准确性。例如，在PDM系统和0A系统中，文件传输和归档功能被嵌入，并与文件系统建立实时通信接口。

    5.3 大数据对档案利用的影响

    就目前的管理方式而言，文件数据的利用还停留在对目录的调查阶段，综合性的数据挖掘还有待深化。大数据的时代背景下，需要对军工企业文档信息进行快速查询，提取有价值有意义的应用，更重要的是解压并处理海量文件，从中分析出数据的价值以及有价值的知识，提供更为人性、智能化的信息服务，对企业决策水平和后续工作效率产生积极影响。

    在大数据背景下，档案系统中，除了多种非即时类型的文件数据外，还包括海量的即时用户行动数据，例如发帖、点击、购买等。用户的行为数据的利用价值不亚于档案本身。在数据的挖掘分析中，我们可以利用用户的需求和文件的需求以及同文件之间的关系，并能够极大化使用这些数据提升用户体验。

    6 大数据对军工企业档案管理新思路

    在我国进入大数据信息化时代的特殊历史背景之下，发挥互联网和大数据信息技术在军工企业档案信息化体系建设过程中的重要性和核心作用，政府、高校、社会都同样应该积极参与，相互协调加强沟通，从对军工企业自身的重视、增加军工企业资金投入、加强对员工的培训、加强军工企业信息安全等多方面的基础上进行了改进，努力引领和推动当代我国的军工企业加强档案信息化体系建设的新发展

    进程。

    6.1 提高军工企业档案的重要性认识

    目前，大数据主要广泛应用于商业、工业、医疗等多个方面，随着其应用功能的进一步凸显，大数据档案管理技术逐步广泛应用于国防和军工企业，发达国家尤为明显。这些军事大数据档案管理资料的存储正是大量来源于在国家档案馆中军工设备和项目的档案中，看似普通的大数据资料，通过数据分析的研究结果确可以帮助企业得出惊人的科学判断，军工企业也应该高度重视军事档案管理的工作，促进了国家军事大数据的持续健康发展。

    6.2 加强安全保密管理及监督检查，落实责任

    在大数据的背景下，对于已经过数字化处理形成的电子文档，加强网上安全监控，对涉密电子文档，制定安全保密管理策略，按重要程度、内容和密级不同，进行保密程序设置，采用分类分级安全保密管理模式，进行阅读权限的划分和传阅范围的限定，形成公开、半公开以及保密的分类安全管理模式。对于企业内部网络传阅文件，按保密管理制定“安全三员”防控体系，即企业网络环境下系统管理员、系统安全员及安全审计员各负其责，共同监控，确保文书档案资源的安全保密，使得网络传阅的文件，所有流程网上均有记载，环节都有严格控制，所有情况均有跟踪记录，所有修改都有痕迹保存。

    6.3 加大档案管理力度，保证军工企业档案的信息安全

    在互联网和大数据的时代，我们要努力做到以下几点：第一、构建强有力的信息化法律安全保护的体系，加大安全资料保护的力度。档案人员作为军工企业档案馆的管理人员更是要充分地具有信息安全的意识，严格地遵守国家有关档案管理的规定。随着互联网络广泛的运用，档案馆的工作人员更是必须要提高对社会安全的警惕性，把军工企业信息安全放在首位。第二、创建安全的军工企业信息化管理体系和环境，建立高效的軍工企业信息安全风险预警管理机制，创建军工企业档案馆应加大技术投入，建立多重的技术安全保障的措施，例如在网络上购买大量的正版软件，设置了加密、指纹验证等安全权限访问：档案工作人员在网络上操作正版软件时及时地开启杀毒和木马防火墙等安全措施，预防了病毒的侵入，保证了档案资料的安全。

    6.4 优化业务流程

    在大数据时代，数据量大，形式多，实际情况不明确，效率不高，甚至无法对请求做出响应，使用传统的简单查询服务模式已经无法适应很多可能会出现的问题。大数据时代的要求优化IT架构，从计算资源与存储资源出发提高系统性能，对非结构化数据（如海量文本、多介质等）处理模式的开发和利用，是通过模式识别、数据挖掘等手段来应对以上挑战的有效途径。传统档案业务流程主要包括四个主要环节：获取数据、数据处理、数据存储和数据挖掘。在大数据时代，对于原始数据的利用是不明智的。因此，有必要在使用前加入数据挖掘的过程，以便用户能够在海量数据中获取他们需要的结果，这也是数据价值的集中体现。

    7 结语

    促进国防军工企业对档案的进行信息化监督管理，不仅被认为是互联网和大数据信息化时代背景下的档案管理必然趋势，更是进一步提高档案管理工作效率的重要政策举措。军工企业档案的信息化监督管理已经有效规避了传统的纸质档案管理的弊端，扬长避短，在确保档案信息化安全的前提下，充分发挥其的作用，提供决策依据，达到军工企业对档案信息化的真正意义和目的。

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