谈独立学院采购工作规范化管理的重要性

2022.08.16

刘冰玉李雷潘益焕

[摘要] 自2000年以来，我国高等教育快速发展，独立学院（民办）作为由社会资源投资，以举办高等教育为主体的独立办学模式，逐渐兴起。独立学院因其特殊体制，采购工作就需要既有教育行业的特点，又要具备企业采购的特质。独立学院设立初期，很多以“校中校”模式存在在“母体”大学中，为了规范这种学校的办学，2008年教育部颁布第26号令，以引导其独立办学，但并未明确具体办学指标和时间。2020年5月15日，教育部又印发了《关于加快推进独立学院转设工作的实施方案》，明确了独立学院应按照要求尽快完成转设工作，学校各种设备、软件等采购数量也大幅增加。规范化管理，优化资源配置，对高效完成独立学院采购工作至关重要。

[关键词] 独立学院；采购工作；规范化

中图分类号：F276.1 文献标识码：A 文章编号：1674-1722（2021）04-0006-03

★基金项目：此文由2020年南京工业大学浦江学院校级课题项目，项目名称：基于供应链管理的民办高校资产采购管理的探索与实践——以南京工业大学浦江学院为例，项目负责人：刘冰玉，项目编号：njpj2020-2-12

自2000年以来，我国高等教育快速发展，独立学院作为一种新型的办学模式应运而生。设立初期，大部分独立学院为“校中校”模式，颁发的都是“母体”大学的学位学历证书，造成了一些浑水摸鱼的现象，如有的独立学院以“母体”学校的名义进行招生，占用“母体”学校的教师、教学资源的情况。为了规范其办学，教育部于2008年2月4日颁发了第26号令----《独立学院设置与管理办法》，里面对于独立学院的设立、组织与活动、管理与监督等做了一些要求。而近年来关于独立学院转设的要求及实施方案是为独立学院的办学，提供了更具体更明确的指标要求，对规范独立学院办学有很重要的指导意义[1]。

一、独立学院的特殊性及采购的重要性

为了符合教育部第26号令（《独立学院设置与管理办法》）相关要求，独立学院需要进一步规范其办学。以南京工业大学浦江学院（以下简称“浦江学院”）为例，浦江学院是1998年经江苏省教育委员会批准成立的公有民办二级学院，2005年经教育部正式批准设立的独立学院，自2014年始，学生由首批入选国家211计划的南京工业大学和著名跨国公司——泰国正大集团通过全面战略合作的方式联合培养。正大集团是在中国改革开放后，来华投资的第一家外商，其产业涉及金融、地产、医药、汽机车、石化等10 多个领域，业务遍及100多个国家和地区，2019年正大集团全球销售总额约680亿美元。正大集团作为中国改革开放的参与者、见证者、贡献者，积极投身我国高等教育[2]。

除了要考虑如何在中国教育体制下，公办学校与市场经济相结合，办好符合社会需要的大学以外，还需要考虑如何建成满足教育教学要求的大学。浦江学院在南京工业大学和泰国正大集团全面战略合作之初，就启动了新校区建设，从建校到日常教学、正常办公，后勤保障中的采购工作尤为重要。目前由于独立学院特殊体制的存在，不管是基础建设还是设备的采购，都需要有采购部门的参与。独立学院在控制总成本的前提下，可以要求供货商提供质量较好、价格较低的服务和设备，这已成为独立学院各项采购中的重要工作。同时，独立学院要改变现今许多高校内由各职能部门承办分散采购的形式，调整为加强采购工作专业化及规范化管理，这已成为重要课题[3]。

二、国内独立学院采购工作现状

在我国独立学院举办初期，大多数学校并未重视采购工作，做得好的独立学院设立了有关采购工作的专门办公室，这样看似在管理上基本规范，但其实很多流程仅流于形式，实质还是由使用部门自行联系，仅在采购部门报备；有很多采购工作未设立专门的采购部门，而是采用兼管的模式进行采购，即采购的实施人、监管人以及使用部门人直接参与，这样往往会导致责任不明确，造成采购工作程序混乱后果的同时，采购效率和效果也会大打折扣。同时容易因为管理上的疏忽，采购工作无人监督，给学校财产造成很大损失。

随着人们对采购工作认识度的提高，各高等学校及独立学院加强了对采购工作的重视程度，同时对采购工作也提出了新的要求。首先是要初步建立资产管理处--需求部门二级管理，一级是学校资产管理部门，承担着学校整体物资的计划、采购、存储保管工作，另一级是需求部门（各职能部门及二级学院）[4]。

以浦江学院为例，目前学校的采购即为二级管理模式，学校专门设立的资产管理处（含采购科、资产科）作为学校的职能部门，下设各单位、二级学院资产管理员进行各需求的汇总提供、签收验收工作。这样有利于采购需求的确认和落实，起到了过程监督，同时可以节約学校的办学成本。

三、独立学院采购工作规范化管理的必要性

（一）认清现状，找到适合的采购方式

独立学院，本身就是由企业出资或者是依赖于学费收入的高校。由于独立学院采取“自收自支，自主办学，自负盈亏”的办学机制，学校采购工作既要在成本上进行控制，并且又要在性能上得到最大的优化。特别是作为以泰国正大集团为背景的中国高校，采购工作既要符合泰国正大集团总部的采购要求，又需要符合中国的国情。独立学院在进行国内一般采购形式探索的基础上，要找到适合学校自身需求，既可以有力控制成本，又可以对质量、技术、服务等方面进行有效谈判的采购模式。浦江学院在多年的集中采购或大宗采购的经验基础上，经过法务、审计、财务等多个部门的共同参与，目前选择了以竞争性谈判的形式作为首选的采购方式。竞争性谈判是指采购人或代理机构通过与多家供应商（不少于3 家）进行谈判，最后从中确定成交供应商的一种采购方式[5]。

（二）规范采购申报流程，明确采购需求

采购需求部门应当依托信息化手段确定采购流程，将内部控制理念、采购制度体现在采购系统中。例如将学校日常办公用品、实验耗材、维修材料等，实现编制预算、提前列支计划、采购申请审批全流程网上操作，全程无纸化。针对特殊的大规模的项目，进行专项列支，采取使用部门明确需求，法务、审计、财务等多个部门建立调研机制，更好地进行需求的对接，采购工作才可以快速有效地进行。

浦江学院根据采购项目限额、采购方式、适用条件等，设计了具体的采购要求及程序[6]。如消防维修、劳保用品、办公教育教学耗材分类单笔合同（订单）金额超过8万元及以上或全年累计24万元以上，办公教学仪器设备、图书期刊（含电子资源）、信息化软硬件设备、专业服务类单笔合同（订单）金额15万元及以上或全年累计48万元以上，维修改造工程（已建）类合同总价72万元以上，整体建设项目类（未建）均可采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源方式采购，每个方式又有自己的申请采购流程。达不到以上限额的，直接采取询价、比价的模式进行采购。这样，既能保证浦江学院日常采购效率，又能有效控制成本。

（三）加强信息公开，增加过程监督，确保全流程可控

现有的很多学校常常都是事后评价，监管部门并未参与采购全过程，导致内部监督流于形式，未发挥有效的监督控制作用。学校内部应采取审计、监管部门全程参与，从采购需求的确定、审核，供应商的资质，报价的有效性等方面加强监督，保证信息公开，工作真实有效。同时提升需求部门或其他人员对于整体采购工作的参与度，对采购工作实行全方位的监督，确保全流程可控，真正提高采购工作的管理水平。

浦江学院针对采购工作，出台了学校采购管理办法，采购工作实行“统一领导、集中管理、规范实施”的原则。遵循公开、公平、公正、择优、诚信的原则，既要维护学校和供应商的合法权益，从原则上不允许从学校教职员工及有直接利益关系的供应商中采购[7]。同时明确了组织机构、职能及人员要求，党委纪委、审计部门、法务部门全程进行指导、审核与监督。

（四）健全签收、验收及反馈机制，优化供应商机制

要想采购工作流程从始至终规范化，不仅仅是将物品买回来，还需要建立健全货物签收、验收机制。采购管理部门毕竟只能在搜集供应商、询价、比价、商务谈判及控制成本等方面起到关键作用。在物品订单确认或签订合同后，供应商将货物按订货需求送达，如何判断物品是否符合使用部门的验收要求，验收合格后使用过程中是否可以进一步满足使用部门的教学或后勤保障需求，仍需进一步健全和优化。与此同时，需求部门的使用反馈意见及建议还可以作为以后该类型物品采购工作的参考，对于供应商的筛选起到一定作用。

目前，浦江学院主要采用物资（非固定资产）验收单、固定资产验收单两种方式来记录不同类型物资的验收工作。其中非固定资产验收工作主要由使用部门人员签收即可，而固定资产验收工作流程相对较复杂，需要由采购部门牵头，组织财务部门相关人员、资产管理科相关人员及需求部门资产管理员共同参与，各部门参与人员在验收单上签字以表示对采购订单或合同中到货数量、规格型号及使用功能的认可[8]。该项工作不但能保证采购工作流程的全覆盖，同时在验收工作中对物资的使用也得到了一定的了解，对于供应商的质量也能以此进行定期的核查，以优胜劣汰的机制，使学校的采购工作做到采购、使用有效沟通，提高物资采购的满意度。

四、结语

综上，独立学院采购工作应结合高等教育及企业管理的特点，加强流程化管理及监督，有效地把企业采购流程及管理制度与高校采购工作相结合，建立健全能够有利推动独立学院良性发展的，既能有效控制成本，又能符合需求的特色采购管理体系。

参考文献：

[1]孟倩，陈德棉.企业业务流程重组BPR研究[J].佳木斯大学学报（自然科学版），2004，22（02）：294-298

[2]华南理工大学纪监办公室课题组.关于学院招标采购监管工作的调查研究[J].华南理工大學学报，2007（01）：85-89

[3]方伟红，唐意红.学院设备招标采购的管理[J].知识经济，2011（01）：67.

[4]冯思遐 .基于高校政府采购监管机制的“双随机一公开”抽查模式探讨[J]. 经济研究导刊，2018，29（03）：183-184.

[5]贾翔 .高校政府采购合同验收管理实践与思考——以新疆某大学为例 [J]. 经济师，2017，36（12）：224+226.

[6]彭忠祥，陈琳，覃汉，林沙夏，宋象军 .放出活力管住风险服出效率——高校采购“放管服”改革的探索与实践 [J].中国政府采购，2018，23（09）：30-33.

[7]吴迎新，李骄阳，衡斌.基于 DCM 的高校科研经费政府采购满意度研究 [ J ]. 天津大学学报（社会科学版），2018 ，2 0（ 05）：4 56 -4 59.