现代信息技术在基建档案管理中的应用探讨
李敏
[摘 要] 现代信息技术在基建档案管理领域具有非常突出的应用优势，加强对现代信息技术的重视和应用，有助于基建档案管理工作的全面创新改良。文章首先对当前基建档案管理工作存在的主要问题进行了总结，并结合现代信息技术的特点、突出优势，制定了提高基建档案管理工作质量的具体策略，对提高现代信息技术的总体应用质量，具有十分重要的意义。
[关键词] 现代信息技术；基建；档案管理
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-1722（2021）04-0084-02
基建档案管理工作的质量在很大程度上影响着基建工程的总体建设水平。因此，加强对信息技术资源突出应用价值的关注，并从基建工程实际建设的角度出发，制定现代信息技术的应用策略，是基建档案管理人员应重点关注的问题。
一、现代信息技术在基建档案管理中应用存在的不足
（一）基建档案管理理念的创新存在不足
现有的一些基建档案管理团队虽然进行了有关基建档案管理技术创新的相关探索，但对于信息技术资源应用所需的理念支持总结不够充分，尤其对于传统的基建档案管理理念缺乏必要的革新，无法为信息化基建档案管理平台的高水平建设提供必要的支持，也使得基建档案管理工作新型思维和业务模式无法得到应用。一些基建档案管理措施在具体制定的过程中，对于基建档案管理工作的最新理念缺乏必要的研究，虽然实现了基建档案管理方法的创新，但其工作思维未能有效适应自动化办公环境，导致档案管理软件的核心功能无法得到足够有效的发挥，难以在档案数据库构建过程中，有效地开发出基建档案管理工作的多方面价值。部分基建档案工作者虽然进行了信息化技术操作能力的学习，但缺乏对档案数据库实际建设情况的关注，导致档案管理思想无法得到有效的更新，难以在充分适应自动化系统操作应用需求的情况下，满足信息化管理平台构建的具体需要；无法在满足信息管理系统具体要求的情况下，实现档案管理工作理念的革新。部分基建档案管理团队成员虽然进行了新型工作理念的探索，但对于基建档案资源库的构建和使用所需条件总结不够充分，导致信息技术资源在具体应用的过程中，无法在信息技术平台构建方面发挥足够的作用，难以在各种类型的信息资源具备足够应用价值的情况下，更加有效地适应信息资源利用方案的创新需要，难以为专利性网站的高水平应用提供必要保障[1]。
（二）信息技术资源的应用缺乏保障机制
基建档案管理水平直接影响着基建工程质量，因此，信息技术务必具备足够的保障机制，才可以充分满足基建信息档案管理的实际需要，为信息化基础条件下档案管理工作的全面改进提供必要支持。但是，部分信息技术资源在制定应用策略的过程中，缺乏对基建档案管理相关措施实际情况的考察，尤其对于企业发展过程中，信息技术资源的实际引进情况调查不够充分，无法在基建档案信息化战略实施的过程中，为信息技术资源的高质量应用提供必要支持。一些数字化档案建设工作在具体实施的过程中，缺乏对档案管理相关基础设施构建情况的支持，尤其对于档案信息化管理系统所具备的多方面应用价值考察研究存在不足，导致数字化扫描设备所具备的突出应用价值无法得到体现，难以在提升数字化扫描率的基础上，构建起信息技术更高水平的保障机制。部分信息技术资源的应用对于数字化档案室所具备的多方面价值总结不够充分，尤其对于数字化覆盖战略的具体实施价值缺乏足够的关注，难以在监督管理机构具体组织建设过程中，实现对档案安全管理方案的成熟化构建，也使得数据信息泄露风险无法得到更加有效的控制。
（三）基建档案数据管理平台缺乏规范性
现有的部分基建档案数据管理平台在具体建设的过程中，对于文件资料来源情况重视程度较低，缺乏对文件形式和版本情况的关注，导致基建档案文件资源无法保证具备足够的可用性，难以为不同类型的文件和图纸处理应用提供必要支持。一些基建档案数据管理措施在具体制定的过程中，对于档案材料转化所需的基础条件重视程度较低，尤其对于档案资料的电子化处置需求缺乏必要的关注，无法在数据管理系统充分有效应用基础上，实现对乱码等问题的规避。部分基建档案的管理措施缺乏对档案信息检索功能的有效研究，档案资料的各方面应用价值无法得到明确体现，导致信息系统的应用无法与档案资料应用价值开发需求相适应，不利于基建档案应用价值的完整开发。
（四）基建档案管理团队成员结构缺乏合理性
部分基建档案管理信息化战略的实施对于档案管理人员是否具备足够的专业素养重视程度较低，缺乏对现有档案管理团队成员结构合理性的分析，相应的培训工作未能结合数字化技术背景加以调整，难以保证与基建相关的档案可以在数字化技术的影响下实现方法的创新。一些基建档案管理团队缺乏对信息技术操作人员需求的调查研究，在进行人员结构合理性分析的过程中，未能实现对技术和人員融合情况的有效总结，导致档案管理团队无法将信息技术的掌握情况作为岗位人才配置的主要参考依据，无法为信息技术的基建档案领域的推广普及创造有利的条件。部分基建档案管理工作在具体实施的过程中，忽视对档案管理团队成员年龄情况的关注，未能实现对档案管理团队成员思想情况的深入考察，无法为基建档案管理团队成员配置方案的改良提供必要的支持。
二、现代信息技术在基建档案管理工作中的优化应用策略
（一）提高基建档案管理理念的创新水平
在引进和应用现代化信息技术的过程中，务必将思维创新作为主要工作加以对待，使信息化管理平台的构建可以充分开发出信息资源的调取和应用价值，为基建档案管理工作的全方位改进提供精准支持。要加强对传统基建档案管理工作思维局限性的关注，并对不同类型的档案管理模式特征进行深入考察，使影响基建档案管理理念创新实施的措施得到改进，进而满足基建档案管理方法的调整需要。务必加强对基建档案管理方法调整情况的关注，尤其要对自动化办公模式得到构建的情况下，对档案管理相关软件的应用有效性进行考察，使满足基建档案管理信息化平台实际建设需要的措施可以得到改进，为办公自动化系统更加充分的实现与信息化平台的衔接提供帮助[2]。基建档案管理理念在改进过程中，一定要实现对管理思想创新主要价值的关注，尤其要对自动化系统在档案管理工作中的实际应用情况进行有效的创新，使文件管理相关工作的开展能够与信息化技术的应用情况相适应，为档案管理人员理念的创新积累更加丰富的经验。基建档案管理理念的创新还必须强化对档案资源库构成情况的关注，尤其要结合信息化平台建设情况下，对信息资源的变化情况加以总结，使基建档案管理工作的实施可以与基建档案资源库的构建特征相适应，为现代信息技术更加精准的发挥对档案管理工作的支持性作用提供帮助[3]。
（二）完善信息技术资源应用保障机制
在引进和应用信息技术资源的过程中，务必对保障机制的构成有效性进行充分的分析，尤其要对企业现有的档案信息化管理体系突出价值加以研究，使信息化技术资源可以在实际应用的过程中获得充足的保障，进而实现对基建档案管理方案的改良。要对企业信息化管理体系建设所需的基础条件进行有效分析，尤其要对档案信息化建设所需的各项基础性资源进行价值分析，使满足数字化档案建设和使用需求的措施得到有效改进，从而实现对档案信息化管理系统的高水平构建。一定要实现对数字化扫描设备突出应用价值的总结，并将全文扫描率的识别作为重要因素加以对待，使基建档案数据库的构建可以为信息技术资源的完整充分应用提供必要支持，并保证档案管理手段可以实现数字化全覆盖。要加强对基建档案管理监督机构建设情况的关注，使数字化档案的建设可以与信息技术的创新趋势相适应，并保证相关的信息加密措施得到改良[4]。
（三）提高基建档案数据管理平台的构建规范性
在制定基建档案管理数据平台的具体应用方案过程中，要加强对档案文件来源和形式的关注，从提升档案资源管理便捷性的角度入手，制定基建档案资源可用性提升策略，使基建档案数据管理方案可以得到更加成熟的构建处理。要加强对基建档案数据管理平台结构特征的关注，并将不同类型的文件和图纸进行创新应用，使档案材料的转化质量可以得到进一步的提高，更好地实现基建档案数据资源管理方案的改良。一定要加强对基建档案管理电子化体系特征的关注，尤其要对乱码等重要问题进行管控方案的创新，使基建档案管理策略在具体制定的过程中，可以使用电子化手段实现各类型资料的整合处置，为基建档案管理策略的进一步改良提供必要支持。
（四）提高基建档案管理团队成员结构的合理性
基建档案管理工作团队一定要加强对团队成员结构配置合理性的关注和评估，结合信息技术普及应用的具体状况，制定档案管理团队成员素养的培育策略，确保数字化技术得到更加有效的应用。要对基建档案管理工作实施过程中，现有团队成员信息技术操作情况的总结分析，尤其要对数字化技术推广应用过程中，基建档案管理举措有效性进行考察，使成员结构的调整可以将数字化技术的掌握水平作为主要判断依据，借此提升基建档案管理综合水平。档案管理团队还需要结合不同岗位的工作情况制定成员调整策略，为信息化技术的普及提供帮助。
三、结语
基建档案管理工作的创新改良具备多方面的积极意义，实现对现代技术资源的创新应用，可以为基建档案管理工作的全面改良提供完整的支持。因此，实现对基建档案管理工作具体问题的研究，并制定现代信息技术在这一领域的创新应用策略，是很多基建档案管理工作者重点关注的问题。
参考文献：
[1]邹婷.基建工程电子档案收集工作存在的难点及对策[J].城建档案，2019（02）：17-18.
[2]陈洋华.基建工程檔案归档的质量问题及解决途径[J].兰台内外，2019（15）：56-57.
[3]朱维荣.机场基建档案信息化建设的实践与思考[J].经济问题探索，2008（07）：182-185.
[4]徐振杰.高校基建档案数字化建设探析[J].兰台世界，2011（08）：27-28.
