浅议企业印章管控工作中应注意的问题
田素瑞
摘要：印章对企业生产经营活动至关重要，如果管理不当不仅会给企业造成损失，甚至可能会涉及企业的生存和发展。本文拟就企业印章管控中应注意的问题浅谈看法。
关键词：企业印章;管控问题
印章指公章和具有法律效力的个人名章。特别是公章，它是各种社会组织的象征，法定性、权威性和效用性的特性致使社会组织在日常管理或经营活动居于至关重要的地位，发挥着十分重要的作用。企业一旦加盖印章，就界定了它作为法人在经营活动中应该享有的各种权利和必须履行的相应义务，甚至直接关系到企业生存发展。在公章、财务专用章、合同专用章、发票专用章和法定代表人私章等诸多印章中，公章效力最高，是企业行使职权的标志，是否盖有法人公章早已成为判断民事法律活动是否成立和生效的重要标准，以企业名义发出的信函、公文、合同、介绍信、证明或其他材料均可使用公章。
随着社会的进步和网络技术的迅猛发展，电子签名应运而生，《电子签名法》赋予了电子签名与印章同等的法律效力，它也将被广泛地运用到市场经济交往的各项活动中。但是，我们应该看到，印章如果管理或使用不当会给企业带来法律或经营风险，轻者给企业造成一定的损失，重者可能涉及到企业的长远生存和发展问题。因此，各个企业应加强对印章的管控力度。
建立健全印章管理制度，实施切实可行的内部管控措施
企业应根据《中华人民共和国印章管理办法》，再结合本企业经营管理的具体要求，建立健全印章管理办法和内部控制制度，加强对印章的管理工作。
首先，应指定专人管理印章。专管员应具备良好的思想品德和较强的责任心，正确使用和妥善保管公章，杜绝“关系章”“人情章”，切忌擅自让他人代管，如若专管员因事、病、休假等情况离岗，应报经领导批准，同时办理交接手续。当发现印章遗失、被盗、毁损等异常情况，应及时向分管领导报告，同时采取向公章制发机关和公安部门报告、报案和申请补刻等补救措施，尽可能减少损失和由此带来的负面影响。
其次，建立用印台帐。用印时需登记用印申请人、印章名称、加盖文件涉及事项、批准人及加盖日期等，做到每次用印均有据可查，并将用印台账作为永久性的档案进行保管。
再次，明确印章加盖要求。一般应在落款处加盖印章：上距正文2—4mm、端正、居中下压成文时间;对于多页文件，应在签章页加盖印章同时加盖骑缝章;严禁在空白信笺、介绍信、合同和票据上加盖印章，一旦发现应严肃处理。
另外，企业应对用印情况进行定期或不定期的检查，一旦发现问题及时纠正，特别是对擅自刻制、谋取私利及私用公章等现象，要严格追究当事人的责任。
严格按照法定程序和要求刻制公章
不论是新办企业还是因公章毁损、遗失而进行补刻公章，都必须严格履行法定程序。
1.新刻公章
新成立公司的企业法人应在取得社会信用证后刻制公章。即持《社会信用证》副本原件和复印件、法人代表和经办人身份证及复印件一份、法人代表授权刻章委托书等到公安机关申请刻章，然后，持公安机关出具并签章的《刻制印章申请表》，到公安机关指定的刻字社办理刻制手续，严禁私自刻制印章。
2.重新刻制或补刻公章
因企业变更名称或印章损坏等原因，需要重新刻制公章和其他业务专用章的情况，应凭社会信用证和企业公函到公安机关办理准刻手续，将企业的旧印章送公安机关指定的刻字社销毁后，方可启用新的印章。因企业丢失需要重新刻制公章或业务专用章的，首先应在公开发行的报刊上刊登印章丢失作废公告，公告刊载后，专管员持公告及社会信用证，到原批准刻制的公安机关办理印章丢失备案登记和补刻印章的手续。这种情况应特别注意以下三点。
一是重新刻制的印章在式样等方面应当与丢失的印章有所区别。二是鉴于企业地址的变动、更名或其他原因停止使用或破损的印章和印鉴无法使用时，应由专管员报单位领导批准，对其按照规定进行封存或销毁，经授权后再办理新章刻制的相关事宜，重新刻制的公章应当在工商行政管理机关和公安机关重新备案。三是如果企业注销或依法被吊销营业执照，其公章、财务专用章、合同专用章等应交与企业清算组或负责清算的上级主管部门负责保管。
按照《印章管理办法》启用、使用与保管印章
印章的启用和使用是印章管理的重中之重，应特别注意以下几个关键环节。
1.关于新印章的启用
启用新印章（包括更换新印章）需經企业发文报登和完成相关备案才能启用。启用前应发布《关于新印章启用的通知》，告知启用日期及注意事项;新印章启用后原印章同时作废，其中属于上级单位刻制的印章应该交回上级单位封存或销毁;属于自行刻制的，应移交档案部门封存或销毁。
2.关于印章的使用
首先，印章使用前应建立《用印登记簿》，用印章时需履行登记手续，以便备查。即相关人员使用印章时，应填写用印申请，注明理由、申请人、用印时间等内容。用印申请及需要使用印章的文件一并交由专管员盖章。专管员用印前应认真核对用印材料，查明用印的内容和目的，确认符合用印要求后方可盖章;若不符合规定则应拒绝盖章。专管员不可随意委托他人代取、代用印章，如因特殊原因需由其他人员代用印章的，必须指定专人在场监督。
其次，印章的使用应在企业内部进行，任何人未经批准不得携带印章或印模外出用印。因特殊原因确需外出用印的，需经单位负责人同意，用印后即刻收回印章。
再次，任何人不得在空白票据上用印，确因工作需要加盖印章的，必须在空白凭证上注明“仅供（某具体事项）使用”等限制性字样，并经单位负责人批准后在备查簿中详细登记，但当事人必须在事后交回该凭证的原件或复印件，其中未用的票据要全部收回。另外，对于经授权人审批的印章使用申请应由专管员保管，月底汇总后交档案管理部门存档。
需要特别强调的是，印章专管员应认真履行职责，秉公办事，如若发生因保管不善造成印章丢失，或者因把关不严用印后造成严重错误和损失等不良后果，以及私自留存印章、使用应予以销毁或上交的印章、非法使用印章等违法违规行为，企业应将视情节轻重给予相应处分，触犯刑律的移交司法机关依法处理。
3.关于印章的保管
第一，企业内部控制制度要求所有印章不得只由一人保管，其中财务印章需由会计机构指定专人保管，且严禁一人保管支付款项所需的全部印章。
第二，未经授权的人员一律不得接触、使用印章，更不能将印章转借他人，其中出纳不得管理印章。如果印章不慎丢失、被盗或毁损，除及时上报财务部门外，按照规定相继履行向辖区派出所报案、在市级以上主流媒体登报声明公章作废、申请重新刻章等法定程序。另外会计人员调动时，必须将所保管的印章及相关文件办理交接手续，否则不允许调动。同时，应加强对印章的保养，定期清理印泥及污物，确保用印清晰。
结束语
综上，印章对企业发展至关重要，由于各种印章的作用不同，用印时应分别在不同情况下使用印章。印章的妥善保管和正确使用是企业经营活动的重要保障，因此，企业应采取切实可行的措施加强对印章的管理。
参考文献：
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