数字记录时代档案信息化建设的思考
陈丽颖 李亚珂 朱富成 滕立 刘双红
摘? 要：针对档案信息化建设的多主体，多因素等复杂特征，本文以系统论的视角探讨了档案信息化的建设目标，档案信息化建设所涉及的要素及其功能、结构，以及整个系统的输入输出和外部环境适应性。在此基础上，提出以能力建设为核心的档案信息化建设思路。
关键词：档案信息化;数字记录;系统论;档案信息化建设
Abstract： Face on the complex characteristics of variety entities and factors， the paper constructed a model of information construction of Archives， analyzing its elements， structure， function， input/output and environment adaptation from system theory and proposed an ideal with a core of capacity to realize construction of Archives information.
Keywords： Information archives; Digital record; System theory; Information construction of archives
1 檔案信息化内涵分析
档案信息化就是因应这种变革产生的概念，其内涵主要包括两个方面，一是档案的形态脱离实物载体，且档案信息以数字化的形式存在，并通过网络、计算机等数字设备进行传递、利用、加工和存储;二是档案管理信息化，这又包括两个层面，第一个层面是针对信息化形式的档案，通过不断加深对其运动规律的认识，为档案管理提供制度规则。第二个层面是利用信息技术对数字化和非数字化的档案进行管理。其重点在数字化的档案管理上。这是因为传统的档案绝大部分可以在信息化条件上转化为数字化档案，未来数字化档案将是档案的主要形式。[1]
2 系统实现框架分析
在系统论中，事物被视为由相互间具有一定联系的要素组成，实现一定的功能。系统必须要与外界进行适当的物质、能量和信息交换，才能保证自己对所处环境的适应性。
基于此，本文的分析框架为：在厘清基本概念的基础上，一是确定档案信息化建设的目标;二是围绕目标对档案信息化建设进行系统划分，分析其要素与结构;三是探讨档案信息化建设的输入输出与外部环境;四是档案信息化建设的系统方法。
3 建设目标分析
其一，档案价值实现目标。随着数字档案馆的建设以及档案信息资源共享服务平台建设的推进，档案信息的利用必然朝着跨区域、跨部门、综合化发展，从而为充分实现档案价值提供了有力保障。[2]
其二，管理模式优化目标。在数字记录时代，档案工作的各个环节都面临着与以往不同的情形。如收集环节，数字记录时代的档案可以在很大程度上实现自动收集，做到生成即收集。这是传统档案工作无法实现的。这些变化表明原有的管理模式已无法对数字记录时代的档案进行有效地管理和利用，同时，数字记录时代的档案运动规律与传统档案大不相同。这种运动规律的变化对传统的档案管理模式提出了挑战。
为此，档案信息化建设另一个重要目标就是积极探索认识数字记录时代档案运动规律，构建相应的理论，针对数字记录时代档案的特征与运动规律构建与之相适应的管理模式与制度体系。
4 建设要素与结构分析
所谓系统要素，是指相互联系的若干功能单元，它们即可以是单一的不可再分的，也可以是具有自身结构的子系统。依据其建设目标，本文把档案信息化建设的要素分为建设主体、运行规则、基础设施和档案信息资源四个主要的要素。
4.1 建设主体
在档案信息化建设中，建设主体是指档案主管部门与档案馆。其中，档案主管部门的职责主要是对档案工作进行监督与指导，其中国家档案主管部门还具有对“全国档案事业的统筹规划和组织协调，建立统一制度”的职责。档案主管部门的职能是对档案工作进行监督与指导，提供制度供给。新修订《档案法》第六章第四十二条明确规定了档案信息化建设和信息安全保障是档案主管部门监督指导的重要内容之一。第二章第八条则明确了国家档案主管部门有权制定统一的档案工作制度。这些制度是其他各级档案主管部门在档案信息化建设中进行监督与指导的依据。[3]
档案信息化建设中，档案馆既是制度体系的供给者之一，也是档案信息化基础设施和档案信息资源建设的主体，并负责提供信息化条件的档案信息资源利用。新修订《档案法》第三章第十九条、第五章第三十九条和第四十条、第四章第二十八条以及第三十三条和第三十四条均从不同侧面对此进行了明确规定。
4.2 运行规则、基础设施和档案信息资源
档案信息化系统运行的规则是指在档案信息化建设与管理、运行过程中遵循的制度体系，包括立法机关颁布的法律法规、档案主管部门制定的规章、标准以及档案馆制订的各项管理制度等。运行规则决定了档案信息化建设中各要素间的联系如何构建以及互动方式，是实现档案信息化建设目标的制度保障。档案信息化系统中的基础设施是指支撑档案信息化的网络、硬件、软件等。档案信息资源是指档案馆接收或转化的数字化档案。
4.3 档案信息化建设的要素结构
系统的要素结构是指要素间的有机联系。正是存在着这种联系，各个要素才能协同发挥作用，共同实现系统功能。
档案主管部门负责制订档案信息化的规章、规范、标准等管理规范，并依据这些规范对档案馆进行监督和指导。档案馆根据档案主管部门制订的规范，完善自身的管理制度体系，同时依据制度体系进行档案信息化建设工作。这两个层面的制度共同构成了档案信息化的制度体系。
同时，档案馆还需要向档案主管部门报送必要的工作信息，供主管部门进行决策参考。基础设施是档案数字资源建设的基本保障，也是档案主管部门进行管理的物质基础。档案数字资源是档案馆提供档案服务的基础。随着技术的不断进步，档案数字资源的建设与管理、利用对基础设施不断提出新的要求，促使基础设施不断改进。[4]
5 输入输出与外部环境分析
系统的输入输出决定的系统的边界。在档案信息化建设中，首先是物质输入，体现为政府预算中对档案信息化建设的经费投入和政府相关部门给予档案主管部门和管理部门的物质和人员投入;其次是信息输入，主要包括国家的政策法规和机关、团体、企业事业单位依法归档形成的档案;最后是能量输入，主要是各类基础设施与人员的能源消耗。
档案信息化系统的输出则主要是数字化形式档案，输出对象包括政府机关、社会公众、相关研究人员等。档案主管部门與各级各类档案馆，应切实保障档案信息化建设的有效输入。
对档案信息化建设而言，其外部环境主要包括两大部分，一是制度环境，主要是指国家及其他行政部门制订的与档案信息化相关的法律、法规、条例、规章、办法等;二是技术环境，技术环境的变化，既会促进档案信息化建设，也会给信息安全等领域带来全新的问题，这些都是在档案信息化建设中要加以重视的问题。
档案主管部门在制度供给时，要考虑其他制度带来的影响与制约，并据此对自身的制度供给及时做出调整。作为档案主管部门与档案馆，要有效识别技术变化带来的机遇与风险，通过有效制度供给对此加以利用或规避。
6 档案信息化建设的系统方法
6.1 主体管理能力建设
管理能力建设，对档案主管部门而言，既要发挥监督指导的职能，也要扮演档案信息化制度体系的主要供给者，还要确保在档案信息化建设中有稳定持续的输入和从事大量协调工作以保证工作顺利开展;对档案馆而言，既要强化信息技术应用能力建设，也要强化档案管理制度体系建设。同时，两类主体均需要强化人才队伍建设，建设一支有较高理论素养，懂技术的人才队伍是档案信息化建设成功的基础保障。
管理能力建设的另一个重要方面是构建融智型的机制与体制。所谓融智，是指充分利用社会智力资源来推进档案信息化建设。在档案信息化建设过程中可以与高校、科研院所、企业顺畅对接，从理论认识、制度、方案制订与实施各个层面充分利用其他主体的智力资源。这就要求档案主管部门与档案馆在机制体制上具有相应的保障。
6.2 输入输出控制
一是政策输入。新修订《档案法》明确规定档案事业要纳入国民经济和社会发展规划，档案事业经费纳入政府预算，档案信息化建设要纳入各级政府的信息化发展规划。应做好规划工作，为档案信息化建设打下良好的物质基础。
二是资源输入。在加快传统档案载体的数字化转换工作的同时，尽快依法完善电子档案接收制度，如加快制订《电子档案管理办法》等，为档案信息资源建设奠定基础。
资源输入的另一个方面是档案信息资源共享服务平台建设。档案信息化专网可以采用先局部后整体，分级建设，最后组网的原则，即以省级行政区域为主体统一建设标准，先省内建设联网，再逐步实行全国联网。
三是价值输出。数字档案馆是信息化背景下档案获得有效利用的重要途径之一。新修订《档案法》明确提出有条件的档案馆应当建设数字档案馆。档案馆应当根据自身保管的档案信息资源情况，尽快把数字档案馆的建设列入建设目标，为档案信息的利用提供便利。
*本文系国家档案局科技项目“面向治理体系现代化和应急处置决策需求的档案数据能力建设研究”（项目编号：2020-R-5）和郑州航院研究生创新计划基金项目“重大公共危机档案数据资源价值计量与评估”（项目编号：2020CX15）的研究成果。
参考文献：
[1]郑川，朱天梅，朱伶杰，乐庆玲，李萍.档案信息化人才需求视角下的课程与教学思考[J].档案学通讯，2021（01）：110-112.
[2]朱丹酃，崔玉吉.基于依法治档的航天企业档案信息化管理探索[J].档案管理，2021（02）：16-17.
[3]程春雨.积极顺应信息技术发展趋势 加快推进档案信息化战略转型[J].中国档案，2021（03）：40-41.
[4]刘永，庞宇飞，任妍.档案信息化发展指数研究之构建方法[J].档案管理，2020（06）：39-40.
（作者单位：陈丽颖，洛阳轨道交通集团有限责任公司;李亚珂，朱富成，滕立，刘双红 郑州航空工业管理学院，河南省信息智能处理工程技术研究中心 来稿日期：2020-12-20）
