出版社库存管理探析
郑永吉
摘 要：保持新书出版品种的基本稳定、为市场提供丰富多样的图书产品对所有出版社都相当重要，库存管理对每个出版社的生产经营和流畅运转都十分有意义。作者根据多年的工作经验，从实际工作角度梳理了处理出版社库存书应考虑的问题，希望能为同行的库存书管理提供一些启示和帮助。
关键词：库存管理 在库图书报废 断品种
经过多年的发展，我国出版行业取得重大进步，互联网和新媒体给人们提供了新的获取信息和知识的渠道，但是图书依然以其强大的生命力顽强地活跃在人们的生活中，给各行各业各个年龄层次的人们带来独特的乐趣和进步的营养。“书籍是人类进步的阶梯”，这句话在今天依然有现实的意义。想一想如果没有了图书，我们的生活中是不是真的像缺少了什么？但是出版社的发展中确实有需要解决的问题，库存管理就是其中的一个。
目前只有极少数出版社可以称为畅销书出版社，绝大多数出版社对图书品种的依赖还十分突出。实际上，保持新书出版品种的基本稳定、为市场提供丰富多样的图书产品对所有出版社都相当重要，库存管理对每个出版社的生产经营和流畅运转都十分有意义。
一、合理规划库房使用面积
近几年我国新书出版品种呈现稳中趋降，基本稳定在每年20多万种，但多年来积累的图书品种和库存量使得不少出版社书库呈现紧张状况。解决的方法有两个，一是扩大库房面积，有搬迁库房的，也有另建或另租库房的，甚至出现一社多库;二是提高原有库房的利用率，不断改进和提高图书储存和流转的科学性，实现书库的良性运转。前一种方法有很多不便和弊病，本文主要探讨后一种方法，如有不妥之处，可以进一步深入讨论。
出版社销售规模不断扩大，图书库存适当增长是必要的，但是库房面积有适当规模时应当保持基本稳定，立足于现有库房的科学使用满足生产经营需要。
多大面积是“适当规模”？目前规模较大的出版社库房一般是平面库和立体库（立体书架）的组合，个人认为平面库的面积应该能容纳该出版社一年至两年的新书出版品种，根据出版类别和销售量的不同有所差别，平面库能容纳两年的新书是最好的，但至少能容纳一年新书才会使物流部门的工作稍微从容些。立体库应该占到库房总面积的三分之一至二分之一。虽然各个出版社产品销售特点不一样，但书库总面积至少能平面容纳该出版社两年出版的新书品种是一个基本条件，比如一个出版社年出版新书品种约1000种，书库总面积应该大致能平面容纳2000个品种，至于是2000个台子还是3000个台子根据出版社的图书大小和销售量大致确定。
大多数图书的生命周期是一致的，即使是科技图书也已经和社科、大众生活、少儿类图书等不相上下，两三年后基本属于尾数销售，剩下大浪淘沙后的优质畅销品种和新书一起支撑起出版社的生存和发展。当然教材图书有特殊性，生命周期较长，需要另外考虑。
規模小的出版社可以把立体库更细化些，每个立体书架可以放置2-3种不等的图书品种，但是通常讲每个立体书架放3种图书比较合理，也简单易操作，立体书架过高会加大物流工作的难度，降低效率。平面库和立体库一起构成出版社的库房，大致可以容纳出版社四五年的图书品种，这是出版社可供图书的基本品种总量。
二、实现库房良性运转
出版社的新书品种不断入库，需要对在库图书做处理来满足新书入库的需求，一般称在库图书报废，即对在库图书某些品种做全部或部分报废。
书库实现良性运转十分重要，出版社在库图书处理要付出一定代价，断掉一些品种是必要的，出版社的领导和员工要有统一认识。有一种观点并不完全正确，即计算每种图书的年度库存费用，预计各品种未来一年的销售收入，然后决定是不是应该断掉这个品种。这种观点忽略了其他各种成本，在条件允许的情况下可以考虑，并不普遍适用。实际上可以通过测算看出，断掉相当数量的尾段品种对出版社的图书销售收入影响并不大，这些品种在出版社年度销售收入中的占比很低，而出版社可以借此实现良性轻快运转。
在库图书处理可从以下几个方面把握。
1.在库图书处理要断掉一些品种，并削减一些品种的库存量
理论上周期以每季度、每半年、每一年都可以。如果书库已经满负荷利用，每半年做一次是必要的;如果书库尚有周转余地，每年必须做一次;如果出版社品种不多，运作效率高，每季度是可行的。周期短对出版社经济效益影响正面，但教材需要考虑销售数据的季节性。
2.断品种的原则
不少出版社在库图书报废标准中规定以图书毛发货册数作为报废的主要依据，这一点可以变更为以最近一年（或半年，依处理周期）的毛发货实洋来确定，即给出版社带来实际收益最小的品种优先断。册数本不科学，在网络销售发达的今天，销售折扣可以有很大不同，实洋是最可靠的判断原则。断品种一般是立体库品种，但在实际操作时应该加上平面库品种，即满足一个周期并避开图书首发期的品种，按毛发货实洋大排序确定，断掉一定数量的品种为其他图书留出空间。
3.削减库存量的品种
削减库存量是为了把该品种移至立体库，腾出平面库，为新书入库预留位置，所以这些品种应该大多是平面库的品种。预留未来三或四年（可依据实际情况确定）销售量后，这些品种即可移至立体库。需要注意，并不是所有品种都要处理，一是一定时间内（如最近两年）入库的新品种一般不做处理，二是一定时间内（如最近一年）重印过的品种不包含在内。
4.断品种的品种数量
如果每年处理一次，断品种的数量原则上应该和出版社每年的新书品种相匹配，考虑到销售完毕自然放弃的品种，断品种数量一般按年出版新书数量的三分之二左右处理较合适，可根据出版社实际情况灵活处理。
5.教材图书的预留年限
由于教材无论绝对销售量有多大，一般使用周期会较长，所以教材图书在做销售预留时要适当延长年限，一般不低于五年。
6.与编辑部门协商确认
断品种和削减库存量的品种要经过编辑部门确认。有些品种有特殊情况发行系统中难以标识或没有标识，经过编辑部门确认后再做处理更加可靠。
有人讲，在库图书报废后有时又会遇到要重印的情况，这是个例，也是正常现象，无论如何我们不可能为了极少数图书可能出现新的需求而把全部品种放置不动，这样会导致生产经营难以进行。另外，在正常情况下，凡是做过在库处理的图书品种，应在图书管理系统中提示，除了满足特别的一次性需求外，不再进行重印。
三、退货清理中的回收问题
退货清理对所有出版社来说都是日常的工作，根据退回图书的品相决定是否回库是最基本的原则，但是该品种是否值得回收很多出版社并没有做系统性工作。把握好图书是否值得回收可以在很大程度上减轻退货清理的工作量，并对库存管理带来很大好处。图书是否值得回收主要考虑三个方面，一是库存图书做过报废处理的不再回收，二是日常加注“放弃重印”标志的品种不再回收，三是新书（如首次入库时间在一年半以内）以外的品种用近一年的毛发货数据判断是否值得回收。毛发货数据不好的品种要和库存数量作对比，如果库存数量已足够满足未来三到四年的毛发货需求，无论图书品相如何都不再回收入库。
判断图书库存是不是合理，一般会用在库图书的周转率作为参考，不同类别图书的周转率有很大不同，如科技图书周转率一般较低，生活、少儿类图书周转率较高，但最重要的一定是成本利润核算，最佳的印数和销售周期的匹配是核心，出版社可以根据自身的状况做出改进和提高。
近几年图书定价不断提高，有些出版社图书定价提高幅度大，对图书库存码洋有不小影响，所以只看图书库存码洋的变化有时候并不全面，要结合图书物理库存的现状做出良好的庫存管理方案。
图书管理软件系统是做好图书入库、科学管理和发运的重要依托，图书发行数据也常常是各出版社分析数据做好各项决策的基本依据，所以配备完善先进的图书管理软件平台十分必要。
图书首印和重印数量的科学合理当然是提高效益的重要前提，也会减轻库存的压力，但库存管理本身是独立性工作，其他手段难以替代。对于有一定规模的出版社，库存管理对生产经营有重要影响，科学管理也可以每年为出版社提高效率，减少损失，创造效益，所以做好库存管理有很现实的重要价值。
（作者单位系化学工业出版社有限公司）
