基于现代仓储管理理念的高校大学生电子档案管理研究
胡映君
不断提高高校大学生档案管理水平是我国高等教育改革与发展的必然要求。本文尝试引入现代仓储管理理念，分析高校大学生档案管理中存在的问题，提出现代仓储管理理念与档案管理相结合的观点，从而改善和提高高校大学生档案管理水平，提出建立高校大学生电子档案，以便更加适应和满足服务需求。
1??现代仓储管理与高校大学生档案管理可比性分析
1.1??现代仓储管理与高校大学生档案管理概述。仓储管理，是指对仓库及仓库内的物资所进行的管理，是仓储机构为了充分利用所具有的仓储资源提供高效的仓储服务所进行的计划、组织、控制和协调过程。具体地说，现代仓储管理包括仓储资源的获得、仓储商务管理、仓储流程管理、仓储作业管理、保管管理、安全管理等多种管理工作以及相关的操作。
高校大学生档案管理是指对学生自高中阶段起在校期间所形成的全部材料进行整理、归档，提供学生档案的政审、查询、借阅服务及转递等工作。
1.2??现代仓储管理与高校大学生档案管理的可比性分析。仓储作业过程是指以保管活动为中心，从仓库接受商品入库开始，到按需要把商品全部完好地发送出去的全部过程。它主要由入库、保管、出库三个阶段组成。从其作业性质来看，可以归纳为商品检验、保管保养、装卸与搬运、加工、包装和发运等六个作业环节。如果把这个过程看作一个系统，系统的输入是需要储存的商品，输出的则是经过保存的商品。
对比高校大学生档案管理与仓储管理，不难看出，高校大学生档案室就相当于其中一个物流节点——仓库，学生档案管理的工作同样包含了入库、保管、出库三个阶段。当然，高校大学生档案管理的服务对象是高校、学生以及用人单位等，有别于现代仓储管理的最终服务对象为消费者。
以下将结合广东财经大学学生档案室的实际情况，介绍高校大学生档案管理流程：
第一，入库过程：入学时，省内生源亲自携带高中期间个人档案（包括高考考生材料和团员材料）到广东财经大学报到;省外生源则由高中阶段所在学校通过机要局送达广东财经大学。新生入学后，各学院将学生的高中相关档案材料收齐后做好登记工作，统一移交至学生档案室，经审核无误后，方可入库。
第二，保管过程：学生在校期间，会逐渐形成大学期间个人档案（包括高考材料、学籍表、高校毕业生登记表、学位资格审核表、成绩单、大学生素质拓展成绩单、党团材料、奖惩材料、就业通知书存根、体检表以及助学贷款合同及委托函等）。这些资料统一由学生档案室进行管理。
第三，出库过程：主要是指应届毕业生档案整理、转寄工作。档案去向主要分为暂缓就业、有报到证、读研、公务员自带、申请缓寄以及异动等六种学生档案类型。如图1所示
综上所述，将现代仓储管理理念引入高校大学生档案管理具有一定的可行性。
2??广东财经大学学生档案室管理工作中存在的问题
2.1??作业流程欠缺协调性。学生大学期间档案材料主要来自教务处、团委和各学院，由辅导员收集移交学生档案室进行动态管理。各部门根据实际制定工作流程，在材料收取过程相互之间协调不善，甚至出现在毕业生档案整理过程不能及时收齐，导致档案个别无法按时寄出的现象。随着扩大招生规模，在校学生档案数量逐渐增多，学生档案室采用“专职档案管理人员+勤工助学学生”的用人方式。而专职学生档案管理人员仅有一人，多名学生进行轮岗值班，每个工作人员都按自己的作业方式工作，作业流程不协调，导致每次学生轮岗时都必须进行工作交接。
2.2??信息化程度偏低。在计算机网络高速发展的年代，信息化成了一种必然。随着招生人数的不断增加，毕业生的就业方式灵活多变，加上档案机要投递方式的特殊性，落后的管理手段已不能适应新形势的发展需要。而高校大学生档案管理工作中普遍存在的问题是工作量大、操作繁琐、容易出错等高错误率和低效率的现象。广东财经大学学生档案室的学生档案管理目前还处于传统的手工操作模式，缺少一套完整的学生档案管理应用软件。如在毕业生档案整理过程中，采用的计算机技术仅仅停留在Excel、功能极其简单的广东财经大学学生档案管理系统以及大学生就业在线系统。邮寄学生档案时，机要局所提供的机要编号也需要手工输入Excel电子表中，这又增加了一道手工程序。毕业生若想了解其档案去向，则需联系档案室进行查询，却没有网上高校大学生电子档案管理查询系统可提供给学生自行查阅，信息网络共享程度低。由于工作的不彻底性，使得暑假期间需要有人值班为毕业生提供档案情况查询等服务。
2.3??资源浪费现象严重。一方面是时间的浪费。如在高校大学生档案管理过程中，档案入库前，由各学院独立审核整理新生档案后，仍需要学生档案室进行多次全盘检查审核，存在无效检查工作现象。另一方面是重复作业导致配套材料浪费。根据档案室要求毕业生档案是以各学院为单位，严格以学号为序，按每20袋一捆，每捆名单一式三份的形式操作的。假如学院有关人员万一一时疏忽，找不到某毕业生的报到证，得将其列为异动，但是一旦找回其报到证，则需要重新归类，放回原来的位置。这样看似简单，可是，很有可能需要全部重新捆绑档案，并重新打印名单。
3??引入现代仓储管理理念，提高高校大学生电子档案管理信息化服务水平
3.1??形成标准化管理，提高作业协调性。在现代物流管理中，要使整个物流系统形成一个统一的有机整体，具有标准化理念起到桥梁性的关键作用。标准化的工作流程可以使每一个不同的操作员工都能按同样的步骤提供相同质量的服务。没有标准化的工作流程，导致操作服务水平依赖于员工个人的经验、能力和责任心，这将造成服务水平不稳定。
如图2所示，在下列坐标系中，横轴表示时间，纵轴表示流程改进效果。左图是没有标准化工作流程的情况，有了好的改善可能会暂时带来一些绩效的提高，然后工作人员可能又会习惯性地回到以前的工作状态，流程改善的成果并没有被充分应用。而右图是有标准化工作流程的情况，一旦有了任何改进，都会进行记录并重新出新版本的标准化工作流程，然后每个人都按这个流程做，这就会让绩效和服务水平一步一个台阶稳步提高。
通过以上分析，很明显，标准化建设对于高校大学生档案管理同样具有重要的借鉴意义。要保证学生档案材料产生过程的连续性，必须建立标准化的档案管理和检查制度，提高档案管理效率，才能更加完整、准确地提供高校大学生的信息，从而在一定程度上，避免学生档案室与各学院信息之间的脱节，提高作业协调性。对于学生来说，标准化程度的提高，使其明确需要做什么和怎样做等问题，形成较强的系统性，减少不必要的重复。在对2014级学生档案管理中制定的一份标准化的电子版excel表格《新生档案明细情况登记表》和填写标准，经学生档案室与各学院的严格执行，再次进行电子版Excel表格的汇总时，相同结构源数据的多表合一，用简单的SQL语句的方式即可迅速完成，错误率也较之前有了明显的降低。
3.2??加强信息化管理，提高办事效率。人、机、物三元世界的高度融合引发了数据规模的爆炸式增长和数据模式下的高度复杂化，世界已进入网络化的大数据时代，搭建好高校大学生电子档案信息化管理系统，实现高校大学生档案管理中各项工作信息化、网络化至关重要。为了确保高校大学生档案管理的信息完整与安全，该系统应该主要通过用户管理、数据备份和恢复、运行日志登记等方面加以保证，系统用户分学生档案室、教务处、团委、招生办、各学院、学生六类用户，制定实现系统权限;系统中相关业务数据库数据交叉及数据唯一性识别;系统数据导入、导出、录入标准化及规范化管理等规则，实现毕业生及用人单位可网上查询相关信息。此外，毕业生档案主要通过机要邮寄方式转递，因此，机要局与高校共建信息平台有利于提高毕业生档案机要邮寄的效率，节约资源，减少浪费。
3.3??加强目标成本管理，节约档案管理成本。在高校大学生档案管理过程中，成本是必须发生的，但它又是可控的。降低高校大学生档案管理成本是一项综合性的工作。加强档案管理队伍建设，提高工作人员的业务水平，对档案适当进行分类管理，如效仿ABC分类法，完成学生档案材料的收集、整理、审查、转寄等日常管理工作，杜绝返工现象。转变学生档案管理模式，高考材料、学籍材料、毕业登记表等材料，应尽快实现以电子档案、光盘等形式来保存，尽量减少纸质材料费用的消耗，从而降低寄存费用，实现高校大学生纸质档案与电子档案管理双套制的新管理模式。在数据化校园背景下，实现高校大学生电子档案管理信息化全方位动态管理，落实服务理念。
*本文为广东省档案局档案科技项目“大学生电子档案对职业指导的作用研究”（项目编号：YDK-84-2014）成果之一。
（作者单位：广东财经大学学工部??来稿日期：2015-04-17）
